Capitolul iii - Gestionarea documentelor neclasificate pe suport hârtie - Ordinul 118/2021 privind redactarea şi gestionarea documentelor neclasificate, circuitul şi promovarea corespondenţei la nivelul Ministerului Afacerilor Interne
M.Of. 850
În vigoare Versiune de la: 7 Septembrie 2021
CAPITOLUL III:Gestionarea documentelor neclasificate pe suport hârtie
Art. 8: Evidenţa documentelor preconstituite
(1)La nivelul fiecărei unităţi/structuri MAI, care îşi organizează secretariat propriu, registrele de evidenţă, condicile, carnete de borderouri şi alte forme de evidenţă specifică, prevăzute de reglementările legale în materie, denumite în continuare documente preconstituite, se înregistrează anual în Registrul unic de evidenţă a documentelor preconstituite neclasificate, denumit în continuare registrul unic, prevăzut în anexa nr. 2.
(2)Registrul unic se ia în evidenţă, la prima poziţie a acestuia, în prima zi lucrătoare a anului calendaristic.
(3)În cazul în care, pe parcursul anului, este necesară introducerea în uz a unui nou document preconstituit, acesta se ia în evidenţă în registrul unic la data începerii utilizării sale.
(4)Documentele preconstituite neclasificate se pot utiliza pe o perioadă de maximum 10 ani, cu condiţia reînregistrării anuale a acestora.
(5)Înainte de a fi înregistrate în registrul unic, filele documentelor preconstituite se numerotează în colţul din dreapta sus, iar numărul de file este consemnat pe prima sau pe ultima pagină nescrisă a documentului preconstituit, cu menţionarea gradului, numelui, prenumelui, datei efectuării numerotării, şi se certifică prin semnătură de către persoana care solicită luarea în evidenţă a documentului, astfel: "Prezentul/Prezenta registru/condică/borderou etc. conţine un număr de ........... (cifre şi litere) ................ file".
Art. 9: Primirea documentelor neclasificate
(1)La nivelul unităţilor MAI, documentele neclasificate se primesc prin intermediul poştei militare, poştei civile, platformelor de tehnologia informaţiei, prin fax, S.M.E.C. şi prin depunerea acestora la sediile unităţilor de persoane anume desemnate, respectiv de către persoane fizice.
(2)Unităţile MAI stabilesc prin dispoziţie zilnică/ordin de zi o adresă oficială de corespondenţă electronică şi persoanele care gestionează respectiva adresă.
(3)Corespondenţa primită în corpul mesajului electronic de la o adresă oficială de corespondenţă electronică reprezintă punctul de vedere al unităţii transmiţătoare.
(4)În unităţile care deţin mijloace speciale pentru verificarea corespondenţei primite se efectuează controlul cu raze X.
(5)Corespondenţa primită din partea altor autorităţi sau instituţii publice cu menţiunea "Personal" sau "Confidenţial" se prezintă persoanei căreia îi este adresată, iar, în lipsa acesteia, persoanei desemnate în acest sens.
(6)Corespondenţa cu menţiunea "Personal" sau "Confidenţial", transmisă de către cetăţeni, organizaţii sau asociaţii, adresată conducerii ministerului/unităţii, se deschide de personalul compartimentului pentru relaţii cu publicul.
(7)În afara programului de lucru, potrivit specificului unităţii, activitatea de primire a documentelor neclasificate poate fi realizată de către ofiţerul de serviciu/dispecerat/centru operaţional, după caz.
Art. 10: Trierea documentelor neclasificate
Corespondenţa neclasificată primită la structura de secretariat se triază în funcţie de destinatar, în funcţie de conţinut sau pe baza altor criterii stabilite prin dispoziţie/ordin de conducătorul unităţii, în raport cu specificul activităţilor desfăşurate şi volumul corespondenţei.
Art. 11: Înregistrarea documentelor neclasificate
(1)Numerele de înregistrare pentru documentele neclasificate se repartizează, în luna decembrie, pentru anul următor, de către:
a)Direcţia secretariat general, denumită în continuare DSG, pentru aparatul central al MAI, iar pentru unităţile subordonate, la solicitarea acestora;
b)unităţi centrale, prin structura de secretariat, pentru unităţile şi structurile teritoriale subordonate.
(2)După primirea grupelor de numere de înregistrare, structurile de secretariat vor consemna în dispoziţia/ordinul de zi pe unitate nr. 1 a/al anului în care vor fi utilizate următoarele:
a)distribuirea numerelor de înregistrare structurilor organizatorice din unitate, după caz;
b)utilizarea numerelor de înregistrare alocate pe clase/niveluri de secretizare;
c)utilizarea numerelor de înregistrare alocate pe problematici (petiţii, adeverinţe etc.);
d)persoana responsabilă pentru gestionarea grupei de numere de înregistrare din cadrul structurii şi înlocuitorul acesteia, după caz.
(3)În situaţia în care, pe parcursul anului, se constată că grupa de numere de înregistrare alocată iniţial nu este suficientă, se poate cere suplimentarea acesteia.
(4)Structura de secretariat sau personalul anume desemnat din cadrul unităţii consemnează în dispoziţia/ordinul de zi pe unitate orice modificare apărută în utilizarea numerelor de înregistrare alocate.
Art. 12: Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei
(1)Înregistrarea documentelor neclasificate se realizează separat de cele clasificate, în Registrul de intrare-ieşire a documentelor neclasificate, prevăzut în anexa nr. 3, denumit în continuare registru de intrare-ieşire.
(2)Pe coperta registrului de intrare-ieşire se consemnează denumirea unităţii, anul înregistrării, numerele extreme de înregistrare conţinute, data începerii, data încheierii, numărul filelor şi termenul de păstrare.
(3)Orice măsură dispusă cu privire la un document neclasificat se consemnează cronologic, în registrul de intrare-ieşire, conform Metodologiei de completare a registrului de intrare-ieşire prevăzută în anexa nr. 4, astfel încât să rezulte cu exactitate circuitul acestuia, de la emitere/primire până la clasarea/arhivarea acestuia.
Art. 13: Reguli de completare a registrului de intrare-ieşire a corespondenţei
(1)Înregistrarea documentelor neclasificate în registrul de intrare-ieşire începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an calendaristic.
(2)Documentele neclasificate, atât cele primite, cât şi cele elaborate în cadrul unităţilor, se înregistrează în registrul de intrare-ieşire, cronologic, în ordinea primirii sau emiterii acestora.
(3)Înregistrarea documentelor primite se realizează prin aplicarea pe acestea a ştampilei de înregistrare a unităţii, înscrierea în câmpurile acesteia a numărului de înregistrare atribuit şi a datei, iar în registrul de intrare-ieşire se completează rubricile aferente numărului de înregistrare alocat.
(4)Documentelor neclasificate emise de unităţile/structurile MAI li se alocă numere de înregistrare din registrul de intrare-ieşire prin înscrierea pe document, pe marcajul aferent, a numărului de înregistrare şi a datei. Dacă documentul emis nu are înscris marcajul aferent, pe document se aplică ştampila de înregistrare şi se procedează la înscrierea în câmpurile acesteia a numărului de înregistrare atribuit şi a datei.
(5)În registrul de intrare-ieşire se completează toate rândurile, iar în cazul în care există resturi de spaţii necompletate pe o pagină, acestea se barează în mod vizibil.
(6)Înregistrarea documentelor în registrul de intrare-ieşire se realizează obligatoriu cu instrumente de scris cu cerneală sau pastă permanentă, fiind interzise menţiunile în creion.
(7)Documentele primite se înregistrează, de regulă, înainte de prezentarea lor, pentru a fi rezoluţionate, conducătorului unităţii.
(8)Documentele emise în cadrul unităţilor MAI se înregistrează în ziua semnării/aprobării lor la nivel maxim ierarhic.
(9)Rapoartele personale se înregistrează în momentul depunerii acestora la structura de secretariat.
(10)În cazul existenţei mai multor compartimente de muncă şi a unui volum mare de documente primite, emise sau întocmite pentru uz intern, înregistrarea se poate face şi la fiecare compartiment în parte. În această situaţie se alocă, prin dispoziţia sau ordinul conducătorului unităţii, fiecărui compartiment un set de numere de înregistrare, fără ca acestea să se repete de la un compartiment la altul, precum şi registrele aferente.
(11)La sfârşitul anului sau la încheierea unui volum al registrului se certifică numerele de înregistrare utilizate şi numărul filelor folosite.
Art. 14: Corespondenţa exceptată de la înregistrare
În registrul de intrare-ieşire nu se înregistrează ziarele, comunicatele de presă, felicitările, invitaţiile, cărţile, alte publicaţii primite fără adresă de înaintare, precum şi documentele pentru care sunt prevăzute evidenţe speciale, menţionate în mod expres în actele normative care reglementează domeniul respectiv.
Art. 15: Conexarea documentelor
(1)Orice document primit, care se referă la o lucrare în curs de rezolvare, se înregistrează cu număr separat, corespunzător datei la care s-a primit, menţionându-se la rubrica "Unde s-a clasat lucrarea (serviciul/biroul/compartimentul) ", "conexat la numărul .......... lucrarea de bază) ", iar la lucrarea de bază se menţionează "conexat cu numărul ................ (lucrarea conexată) ".
(2)Documentele primite la date diferite, de la acelaşi emitent şi cu acelaşi număr de înregistrare, primesc un singur număr de înregistrare, cu efectuarea menţiunilor corespunzătoare în registrul de intrare-ieşire.
(3)Documentele întocmite în vederea soluţionării unei lucrări se înregistrează cu număr separat şi se conexează la lucrarea de bază.
(4)Prin excepţie de la alin. (3), în cazul documentelor expediate ca răspuns, precum şi în alte situaţii stabilite de conducătorul unităţii, documentele primesc numărul de înregistrare al lucrării de bază.
(5)Adresa de înaintare a unui document primeşte numărul de înregistrare al documentului neclasificat pe care îl însoţeşte.
Art. 16: Anularea înregistrărilor consemnate eronat în registrul de intrare-ieşire
(1)În cazul completării eronate a rubricilor din registrul de intrare-ieşire nu se efectuează corecturi prin suprascriere sau ştergere cu radieră, pastă/bandă corectoare, ci se procedează la anularea înregistrării prin tăierea cu o linie oblică a tuturor rubricilor corespunzătoare respectivului număr, iar la rubrica "Unde s-a clasat lucrarea (serviciul/biroul/compartimentul) " se consemnează textul ANULAT, precum şi gradul, numele şi prenumele lucrătorului care a efectuat înregistrarea eronată, data şi semnătura acestuia.
(2)Numărul respectiv nu se mai foloseşte pentru a înregistra alt document.
Art. 17: Evidenţa corespondenţei în registrul de tranzit
(1)Înregistrarea documentelor care se gestionează într-o altă formă de evidenţă, precum şi a plicurilor sau coletelor, care provin de la autorităţi sau instituţii publice, inscripţionate cu menţiunea "Personal" sau "Confidenţial", care nu se deschid, se efectuează în registrul de tranzit al documentelor neclasificate, denumit în continuare registrul de tranzit, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 5.
(2)Documentele primite la nivelul unităţii, care sunt destinate altor unităţi din cadrul MAI, sunt luate în evidenţă în registrul de tranzit şi sunt expediate destinatarului în drept al corespondenţei.
(3)În situaţia în care plicurile închise, inscripţionate cu menţiunea "Personal" sau "Confidenţial", înregistrate anterior în registrul de tranzit, sunt returnate de către destinatar în formă deschisă, documentele conţinute se înregistrează de personalul structurii de secretariat, potrivit art. 13, cu efectuarea menţiunilor necesare în registrele de evidenţă.
Art. 18: Rezoluţionarea corespondenţei
La nivelul unităţilor MAI corespondenţa se prezintă conducătorului unităţii sau înlocuitorului legal la comanda unităţii în vederea repartizării pentru soluţionare, indicării modalităţii de soluţionare, stabilirii termenelor de rezolvare ori, după caz, solicitării unor puncte de vedere sau avize.
Art. 19: Repartizarea corespondenţei pentru soluţionare
(1)După dispunerea de măsuri de către conducerea unităţii, personalul structurii de secretariat preia corespondenţa, consemnează rezoluţia conducerii în registrul de intrare-ieşire şi o distribuie destinatarilor, pe bază de semnătură, în Condica de predare-primire a documentelor neclasificate, denumită în continuare condica de predare-primire, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 6.
(2)La nivelul fiecărei structuri, documentele neclasificate se predau lucrătorilor, potrivit rezoluţiei, pe bază de semnătură în condica de predare-primire, de către personalul structurii de secretariat.
(3)Distribuirea corespondenţei către destinatari se poate efectua şi prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei.
(4)Dacă în rezoluţie au fost înscrise două sau mai multe structuri/persoane, structura de secretariat distribuie originalul primei structuri/persoane nominalizate, iar celorlalte structuri/persoane din rezoluţie li se distribuie câte o copie.
(5)Lucrarea se soluţionează de prima structură/persoană nominalizată, care centralizează propunerile celorlalte structuri/persoane.
Art. 20: Definitivarea corespondenţei
(1)Corespondenţa se promovează/expediază, numai după definitivare.
(2)Corespondenţa este definitivată atunci când a fost însuşită de către conducătorul unităţii/structurii.
Art. 21: Expedierea documentelor neclasificate
(1)Documentele neclasificate se pot expedia prin intermediul poştei militare, poştei civile, platformelor de tehnologia informaţiei, prin fax sau prin intermediul persoanelor anume desemnate din cadrul unităţilor MAI.
(2)Expedierea documentelor neclasificate prin intermediul poştei militare se realizează conform prevederilor legale în vigoare.
(3)Când situaţia impune, documentele neclasificate pot fi predate direct solicitantului, pe bază de semnătură în condica de predare-primire.
(4)Documentele care au înscrisă, sub destinatarul documentului, menţiunea "Personal" sau "Confidenţial" se expediază în plicuri închise, pe care este consemnată şi această menţiune.
(5)Prin utilizarea adresei oficiale de corespondenţă electronică, în baza dispoziţiei rezolutive a şefului unităţii, consemnată pe lucrarea de bază, răspunsul poate fi transmis în corpul mesajului electronic, nemaifiind necesare redactarea şi semnarea unui document distinct.
Art. 22: Clasarea, scăderea şi păstrarea documentelor neclasificate
(1)Clasarea reprezintă scoaterea unui document din circuitul activ al documentelor.
(2)După soluţionare, documentele neclasificate se păstrează în cadrul structurii care le-a rezolvat. Pe prima pagină a documentelor sau pe mapele/dosarele în care acestea se păstrează, se înscrie indicativul din Nomenclatorul arhivistic, conform problematicii.
(3)Documentele soluţionate se grupează anual în dosare, conform Nomenclatorului arhivistic, şi se efectuează scăderea acestora în registrele de intrare-ieşire.
(4)Scăderea lucrărilor în registrele de intrare-ieşire constă în înscrierea la rubrica "Unde s-a clasat lucrarea (serviciul/biroul/compartimentul) " a indicativului din Nomenclatorul arhivistic, conform problematicii documentului, a volumului dosarului şi a filei unde se regăseşte lucrarea.
(5)Responsabilitatea scăderii corespondenţei revine personalului care a întocmit unităţile arhivistice (structura ce a soluţionat/creat documentele).
Art. 23: Clasarea, scăderea şi arhivarea documentelor preconstituite
(1)Dosarele şi documentele preconstituite se încheie anual şi se depun la depozitul de arhivă, pe bază de inventare, în al doilea an de la crearea lor.
(2)Documentele preconstituite, reînregistrate, se încheie în ultimul an al utilizării acestora şi se depun la depozitul de arhivă, pe bază de inventare, în al doilea an de la data ultimei reînregistrări.
Art. 24: Arhivarea documentelor neclasificate
Arhivarea documentelor neclasificate se face conform normelor legale în vigoare, referitoare la activitatea de arhivare.