Art. 13. - Art. 13: Reguli de completare a registrului de intrare-ieşire a corespondenţei - Ordinul 118/2021 privind redactarea şi gestionarea documentelor neclasificate, circuitul şi promovarea corespondenţei la nivelul Ministerului Afacerilor Interne
M.Of. 850
În vigoare Versiune de la: 7 Septembrie 2021
Art. 13: Reguli de completare a registrului de intrare-ieşire a corespondenţei
(1)Înregistrarea documentelor neclasificate în registrul de intrare-ieşire începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie a fiecărui an calendaristic.
(2)Documentele neclasificate, atât cele primite, cât şi cele elaborate în cadrul unităţilor, se înregistrează în registrul de intrare-ieşire, cronologic, în ordinea primirii sau emiterii acestora.
(3)Înregistrarea documentelor primite se realizează prin aplicarea pe acestea a ştampilei de înregistrare a unităţii, înscrierea în câmpurile acesteia a numărului de înregistrare atribuit şi a datei, iar în registrul de intrare-ieşire se completează rubricile aferente numărului de înregistrare alocat.
(4)Documentelor neclasificate emise de unităţile/structurile MAI li se alocă numere de înregistrare din registrul de intrare-ieşire prin înscrierea pe document, pe marcajul aferent, a numărului de înregistrare şi a datei. Dacă documentul emis nu are înscris marcajul aferent, pe document se aplică ştampila de înregistrare şi se procedează la înscrierea în câmpurile acesteia a numărului de înregistrare atribuit şi a datei.
(5)În registrul de intrare-ieşire se completează toate rândurile, iar în cazul în care există resturi de spaţii necompletate pe o pagină, acestea se barează în mod vizibil.
(6)Înregistrarea documentelor în registrul de intrare-ieşire se realizează obligatoriu cu instrumente de scris cu cerneală sau pastă permanentă, fiind interzise menţiunile în creion.
(7)Documentele primite se înregistrează, de regulă, înainte de prezentarea lor, pentru a fi rezoluţionate, conducătorului unităţii.
(8)Documentele emise în cadrul unităţilor MAI se înregistrează în ziua semnării/aprobării lor la nivel maxim ierarhic.
(9)Rapoartele personale se înregistrează în momentul depunerii acestora la structura de secretariat.
(10)În cazul existenţei mai multor compartimente de muncă şi a unui volum mare de documente primite, emise sau întocmite pentru uz intern, înregistrarea se poate face şi la fiecare compartiment în parte. În această situaţie se alocă, prin dispoziţia sau ordinul conducătorului unităţii, fiecărui compartiment un set de numere de înregistrare, fără ca acestea să se repete de la un compartiment la altul, precum şi registrele aferente.
(11)La sfârşitul anului sau la încheierea unui volum al registrului se certifică numerele de înregistrare utilizate şi numărul filelor folosite.