Subcapitolul 2 - Procedura de selecţie. Iniţierea şi organizarea procedurii - Norme Metodologice din 2016 pentru stabilirea criteriilor de selecţie, de întocmire a listei scurte de până la 5 candidaţi pentru fiecare post, a clasamentului acestora, a procedurii privind numirile finale, precum şi a altor măsuri necesare implementării prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 109/2011 privind guvernanţa corporativă a întreprinderilor publice
M.Of. 803
Ieşit din vigoare Versiune de la: 12 Octombrie 2016
SUBCAPITOLUL 2:
SECŢIUNEA 1:Procedura de selecţie. Iniţierea şi organizarea procedurii
Art. 4
(1)În vederea desemnării membrilor consiliului la regiile autonome, procedura de selecţie este iniţiată de conducătorul autorităţii publice tutelare, care decide şi cu privire la contractarea serviciilor unui expert independent, în condiţiile legii.
(2)Conducătorul autorităţii publice tutelare informează de îndată Ministerul Finanţelor Publice despre decizia luată potrivit alin. (1).
(3)În vederea desemnării membrilor consiliului la societăţi, adunarea generală a acţionarilor, convocată la cererea acţionarului-stat sau unitate administrativ-teritorială, hotărăşte declanşarea procedurii de selecţie a membrilor consiliului, potrivit prevederilor art. 644 din ordonanţa de urgenţă şi art. V din Legea nr. 111/2016. În hotărâre se menţionează şi dacă acţionarul-stat sau unitate administrativ-teritorială organizează o procedură de selecţie, pentru a propune candidaţi de membri ai consiliului, potrivit art. 29 alin. (3) şi (4) din ordonanţa de urgenţă, respectiv dacă va propune consiliul candidaţi de membri ai consiliului, în aplicarea art. 29 alin. (2) din ordonanţa de urgenţă.
(4)În cazul în care autoritatea publică tutelară propune candidaţi pentru funcţia de administrator, în aplicarea art. 29 alin. (3) şi (4) din ordonanţa de urgenţă, autoritatea publică tutelară decide modalitatea prin care se realizează procedura de selecţie, respectiv dacă se realizează de către comisia de selecţie, în baza unei proceduri interne, de către comisia de selecţie asistată de un expert independent sau de către un expert independent.
(5)În cazul în care consiliul propune candidaţi pentru funcţia de administrator, în aplicarea art. 29 alin. (2) din ordonanţa de urgenţă, consiliul va demara procedura de selecţie după data hotărârii adunării generale a acţionarilor de aprobare a declanşării procedurii de selecţie de către consiliu, în mod similar, potrivit prevederilor alin. (4).
Art. 5
(1)La regiile autonome, autoritatea publică tutelară elaborează componenta iniţială a planului de selecţie, în consultare cu consiliul şi cu Ministerul Finanţelor Publice, în termen de maximum 10 zile de la data luării deciziei de către autoritatea publică tutelară.
(2)La societăţi, dacă selecţia este efectuată de comitetul de nominalizare şi remunerare, acesta se consultă cu acţionarii în vederea elaborării componentei iniţiale a planului de selecţie, care trebuie finalizată în termen de maximum 10 zile de la data declanşării procedurii de selecţie. În acest scop comitetul de nominalizare şi remunerare va transmite autorităţii publice tutelare şi va publica pe pagina proprie de internet a societăţii, în vederea consultării acţionarilor, proiectul componentei iniţiale a planului de selecţie în termen de 5 zile de la data declanşării procedurii de selecţie pentru formularea de propuneri în vederea definitivării acestora.
(3)La societăţi, dacă selecţia se efectuează de către autoritatea publică tutelară, aceasta se consultă cu comitetul de nominalizare şi remunerare şi cu acţionarii în vederea elaborării componentei iniţiale a planului de selecţie, care trebuie finalizată în termen de maximum 10 zile de la data declanşării procedurii de selecţie. În acest scop autoritatea publică tutelară va publica pe pagina proprie de internet, în termen de 5 zile de la data declanşării procedurii de selecţie, proiectul componentei iniţiale a planului de selecţie, pentru formularea de propuneri în vederea definitivării acestora.
Art. 6
Planul de selecţie trebuie să fie elaborat cu claritate pentru a putea determina toate aspectele-cheie ale procedurii de selecţie, în concordanţă cu ordonanţa de urgenţă şi cu prezentele norme.
Art. 7
Expertul independent contractat asistă şi colaborează cu comisia de selecţie constituită la nivelul autorităţii publice tutelare sau cu comitetul de nominalizare şi remunerare din cadrul consiliului de administraţie în toate activităţile necesare procedurii de selecţie.
SECŢIUNEA 2:Contractarea expertului independent specializat în recrutarea resurselor umane
Art. 8
(1)În cazul în care se decide contractarea serviciilor unui expert independent, plata acestuia se efectuează de contractant.
(2)Termenii de referinţă pentru expertul independent sunt propuşi pe baza componentei iniţiale a planului de selecţie:
a)pentru regiile autonome, de către autoritatea publică tutelară cu consultarea consiliului regiei autonome;
b)pentru societăţi, de către autoritatea publică tutelară sau comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz.
(3)Termenii de referinţă se aprobă de către conducătorul autorităţii publice tutelare sau, după caz, de consiliu.
(4)Autoritatea publică tutelară sau, după caz, consiliul poate solicita expertului independent o opinie consultativă asupra profilului consiliului regiei autonome sau societăţii.
Art. 9
Autoritatea publică tutelară decide dacă structura de guvernanţă corporativă sau, după caz, consiliul, în cazul regiilor autonome, conduce şi coordonează toate activităţile ce ţin de monitorizarea caracterului adecvat al structurii consiliului şi în toate aspectele ce ţin de procedura de reînnoire a mandatului şi selecţie, în concordanţă cu prevederile ordonanţei de urgenţă şi ale prezentelor norme.
Art. 10
Selecţia expertului independent specializat în recrutarea resurselor umane se realizează în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi cu luarea în considerare a criteriilor mai jos enumerate, dar fără a se limita la acestea:
a)portofoliul de clienţi în ultimii 3 ani pentru selecţia administratorilor sau directorilor la întreprinderi publice sau private;
b)valoarea totală a contractelor de recrutare în ultimii 3 ani pentru activitatea de selecţie a administratorilor şi directorilor;
c)componenţa echipei de proiect cu referire la numărul de experţi ce poate fi alocat proiectului şi expertiza acestora în proceduri de recrutare de administratori;
d)gradul de expertiză a expertului independent persoană juridică în privinţa recrutării de administratori/directori în sectorul de activitate al întreprinderii publice;
e)managementul de proiect şi capacităţile de coordonare ale expertului;
f)experienţă în dezvoltarea profilului pentru consiliu, bazată pe integrare personalizată a nevoilor de strategii de afaceri, organizaţionale, de conducere şi guvernanţă;
g)procentul de candidaţi recomandaţi şi ulterior selectaţi, care îşi păstrează această calitate pentru mai mult de un an în ultimii 3 ani.
SECŢIUNEA 3:Constituirea comisiei de selecţie
Art. 11
(1)Comisia de selecţie se înfiinţează prin act administrativ al autorităţii publice tutelare. În cazul societăţilor prevăzute la art. 2 pct. 2 lit. c) din ordonanţa de urgenţă, comisia de selecţie se înfiinţează prin decizie a conducătorului întreprinderilor publice prevăzute la art. 2 pct. 2 lit. a) şi b).
(2)Pentru desemnarea reprezentantului Ministerului Finanţelor Publice, se înfiinţează o comisie de selecţie prin ordin al ministrului finanţelor publice.
(3)Preşedintele comisiei trebuie să îşi desfăşoare activitatea în cadrul autorităţii publice tutelare, cerinţă ce nu este obligatorie pentru ceilalţi membri ai comisiei.
(4)Numărul şi componenţa comisiei se stabilesc de fiecare autoritate publică tutelară.
Art. 12
Comisia de selecţie prevăzută la art. 11 are următoarele atribuţii:
a)în cazul în care nu au fost contractate serviciile unui expert independent, derulează întreaga procedură de selecţie şi propune candidaţii selectaţi în lista scurtă în vederea numirii pentru poziţia de membri în consiliu, pe baza raportului privind numirile finale întocmit în acest scop;
b)în cazul în care au fost contractate serviciile unui expert independent, realizează evaluarea finală a candidaţilor selectaţi în lista scurtă şi face propuneri în vederea numirii pentru poziţia de membri în consiliu, pe baza raportului privind numirile finale întocmit în acest scop;
c)se consultă îndeaproape cu comitetul de nominalizare şi remunerare din cadrul consiliului, cu expertul independent, cu alte organisme implicate în procedura de selecţie, după caz;
d)orice alte atribuţii stabilite prin actul administrativ de înfiinţare.
SECŢIUNEA 4:Planul de selecţie
Art. 13
La regiile autonome, autoritatea publică tutelară, prin comisia de selecţie sau, după caz prin expertul independent, cu consultarea consiliului, elaborează componenta integrală a planului de selecţie, prin stabilirea activităţilor, responsabilităţilor, termenelor şi elementelor aferente perioadei cuprinse între data declanşării procedurii de selecţie şi data prezentării raportului final în vederea numirii candidaţilor.
Art. 14
În cazul societăţilor, componenta integrală a planului de selecţie se elaborează după cum urmează:
a)de către comitetul de nominalizare şi remunerare în consultare cu autoritatea publică tutelară, atunci când selecţia se efectuează de către societate, şi asistate de expertul independent, după caz;
b)de către comisia de selecţie, în consultare cu comitetul de nominalizare şi remunerare, atunci când selecţia se efectuează de autoritatea publică tutelară, şi asistate de expertul independent, după caz;
c)de expertul independent în consultare cu comitetul de nominalizare şi remunerare şi autoritatea publică tutelară, atunci când selecţia se efectuează de expertul independent.
Art. 15
Planul de selecţie conţine, dar fără a se limita la acestea, următoarele:
a)un sumar al deciziilor-cheie cu termene şi părţi implicate în procedura de selecţie;
b)un inventar al etapelor de selecţie, al deciziilor ce urmează a fi luate, documente şi materiale ce urmează a fi produse, planul de interviu, termene-limită, persoane responsabile, persoane de contact pentru informaţii şi detalii suplimentare;
c)specificaţii pentru fiecare element al procedurii de selecţie în privinţa persoanelor responsabile, care pot fi contactate pentru suport, care trebuie să fie consultate înainte de decizii sau finalizare, care trebuie să fie informate după decizie sau finalizare;
d)o listă cu persoanele de contact împreună cu toate contactele lor profesionale pentru toate structurile implicate în planul de selecţie în cauză sau reprezentanţii autorizaţi ai acestora;
e)specificarea metodelor de comunicare ce urmează a fi folosite;
f)identificarea activităţilor care trebuie completate la timp sau după termenul-limită;
g)identificarea activităţilor curente aflate în desfăşurare;
h)identificarea deciziilor, materialelor, aspectelor care încă sunt de soluţionat, cu precizarea persoanei responsabile;
i)riscuri posibile şi măsuri ce vor fi luate pentru diminuarea acestor riscuri, asigurându-se că intervalul de timp prevăzut în dispoziţiile ordonanţei de urgenţă este respectat, drepturile acţionarilor sunt respectate şi că interesele întreprinderii publice sunt asigurate;
j)data şi emitentul fiecărei versiuni a planului de selecţie;
k)dispoziţiile de confidenţialitate şi de acces la documente.
Art. 16
Toate materialele şi documentele identificate în planul de selecţie, precum şi cele ce sunt necesare sau, după caz, vor fi folosite în acest proces trebuie să fie personalizate şi completate pentru fiecare procedură de selecţie.
Art. 17
(1)Planul de selecţie cuprinde modele de materiale şi documente personalizate şi completate pentru fiecare procedură de selecţie.
(2)Modelele prevăzute la alin. (1) sunt următoarele, dar fără a se limita la acestea:
a)profilul consiliului în funcţie;
b)profilul noului consiliu;
c)profilul fiecărui membru al consiliului;
d)anunţurile privind selecţia, pentru presa tipărită şi online;
e)materiale referitoare la declaraţia de intenţie;
f)fişe de sinteză pentru fiecare fază a planului de selecţie;
g)plan de interviu;
h)formulare de nominalizare pentru candidaţii propuşi;
i)recomandări de nominalizare;
j)proiectul contractului de mandat;
k)formulare de confidenţialitate;
l)formulare ale declaraţiilor necesare a fi completate de către candidaţi;
m)lista elementelor confidenţiale şi a celor ce pot fi făcute publice;
n)lista detaliată a documentelor necesare în vederea depunerii candidaturii de către persoane fizice şi persoane juridice, în funcţie de etapele procedurii de selecţie;
o)lista elementelor pentru verificarea candidaţilor aflaţi în lista scurtă.
Art. 18
Introducerea datelor în planul de selecţie se efectuează de către comitetul de nominalizare şi remunerare, comisia de selecţie sau, după caz, structura de guvernanţă corporativă, conform atribuţiilor stabilite prin actele de înfiinţare ale acestora.
SECŢIUNEA 5:Profilul membrilor consiliului
Art. 19
Pentru constituirea profilului membrilor consiliului pot fi avute în vedere următoarele cerinţe, fără a se limita la acestea:
a)să aibă minimum de cunoştinţe, aptitudini şi experienţă necesară pentru a-şi îndeplini cu succes mandatul de administrator;
b)să cunoască responsabilităţile postului şi să îşi poată forma viziuni pe termen mediu şi lung;
c)să aibă capacitatea de asumare a responsabilităţilor faţă de întregul consiliu şi să dea dovadă de integritate şi independenţă;
d)să aibă cunoştinţele necesare, aptitudinile şi experienţă în critica constructivă, muncă în echipă, comunicare, cultură financiară, luarea de decizii şi detectarea tiparelor pentru a contribui la activitatea consiliului ca întreg.
Art. 20
(1)Fiecare autoritate publică tutelară sau societate elaborează un profil personalizat al consiliului într-un mod transparent, sistematic şi riguros pentru a se asigura că sunt identificate capacităţile necesare pentru alcătuirea celui mai bun consiliu şi, respectiv, cei mai buni candidaţi pentru consiliu.
(2)Autoritatea publică tutelară sau societatea, după caz, elaborează profilul consiliului prin cuantificarea cerinţelor prevăzute la art. 19 în cadrul matricei.
(3)Autoritatea publică tutelară, cu consultarea acţionarilor ce deţin pachete de acţiuni de peste 5% din capitalul social al întreprinderii publice la care se aplică selecţia, definitivează versiunea finală a profilului personalizat al consiliului. În acest scop autoritatea publică tutelară va transmite, în termen de 5 zile de la data declanşării procedurii de selecţie, acţionarilor care deţin mai mult de 5% din capitalul social al societăţii proiectul profilului personalizat al consiliului pentru formularea de propuneri în vederea definitivării acestora.
Art. 21
În cazul regiilor autonome, profilul consiliului este elaborat de structura de guvernanţă corporativă din cadrul autorităţii publice tutelare pentru fiecare regie, în consultare cu consiliul, sau cu sprijinul expertului independent, după caz.
Art. 22
În cazul societăţilor, profilul consiliului este elaborat de comitetul de nominalizare şi remunerare al consiliului în consultare cu structura de guvernanţă corporativă din cadrul autorităţii publice tutelare.
Art. 23
(1)Profilul consiliului se bazează pe următoarele componente:
a)analiza cerinţelor contextuale ale întreprinderii publice, în general, şi ale consiliului, în particular;
b)matricea unui profil al consiliului.
(2)Componentele profilului consiliului prevăzute la alin. (1) trebuie să aibă corespondent în cerinţele legate de aptitudinile, cunoştinţele, experienţa şi alţi indicatori măsurabili stabiliţi, astfel încât să satisfacă toate necesităţile pentru selectarea membrilor individuali ai consiliului sau pentru poziţiile din consiliu.
SECŢIUNEA 6:Cerinţe contextuale
Art. 24
Analiza prevăzută la art. 23 alin. (1) lit. a) se efectuează pe baza:
a)reglementărilor legale şi recomandărilor de bune practici;
b)poziţionării strategice a întreprinderii publice stabilite în condiţiile art. 25.
Art. 25
(1)Pentru poziţionarea strategică prevăzută la art. 24 lit. b) în vederea determinării profilului consiliului se au în vedere următoarele, dar fără a se limita la acestea:
a)scrisoarea de aşteptări;
b)planul de administrare, după caz;
c)tendinţe de reglementare şi de piaţă pe termen mediu şi lung;
d)modelul de afaceri.
(2)Actualizarea cerinţelor contextuale şi a caracteristicilor profilului consiliului se realizează anual, ori de câte ori este cazul, de structura de guvernanţă din cadrul autorităţii publice tutelare şi distribuit către părţile responsabile de procedura de selecţie, la regiile autonome.
Art. 26
În cazul regiilor autonome, autoritatea publică tutelară, cu consultarea consiliului, după caz cu sprijinul expertului independent, este responsabilă pentru efectuarea şi actualizarea analizei cerinţelor contextuale, dacă nu a fost stabilit altfel, în planul de selecţie.
Art. 27
În cazul societăţilor, comitetul de nominalizare şi remunerare în numele consiliului este responsabil pentru efectuarea şi actualizarea analizei cerinţelor contextuale, dacă nu a fost stabilit altfel în planul de selecţie.
SECŢIUNEA 7:Matricea profilului consiliului
Art. 28
(1)Proiectul matricei profilului consiliului întreprinderii publice se elaborează după cum urmează:
a)de comitetul de nominalizare şi remunerare din cadrul consiliului în funcţie, cu consultarea autorităţii publice tutelare;
b)de către autoritatea publică tutelară, prin comisia de selecţie.
(2)Scopul matricei prevăzute la alin. (1) este asigurarea, pe baza analizei sistematice, a existenţei unei proceduri de selecţie transparente, formale, competitive şi comprehensive din punct de vedere decizional.
(3)Matricea profilului pentru fiecare consiliu trebuie să conţină următoarele:
a)definirea criteriilor şi precizarea de indicatori pentru acestea;
b)identificarea criteriilor obligatorii şi a celor opţionale;
c)definirea unei grile comune de evaluare pentru toate criteriile;
d)ponderi pentru fiecare criteriu, în funcţie de importanţa acestora;
e)gruparea criteriilor pentru analiză comparativă;
f)specificarea unui prag minim colectiv pentru fiecare criteriu la care este necesar, dacă există sau se aplică;
g)subtotaluri, totaluri, totaluri ponderate şi ponderi, pentru criterii şi pentru administratorii individuali.
Art. 29
Scopul analizei numerice din cadrul matricei este acela de a clarifica avantajele şi dezavantajele, punctele forte, zonele pentru dezvoltare şi dimensiunile activităţii consiliului pe care le poate îmbunătăţi, fie şi temporar.
Art. 30
(1)Analizele efectuate pe baza elementelor cuprinse în matricea profilului consiliului dau posibilitatea autorităţii publice tutelare, comisiei sau comitetului de nominalizare şi remunerare, după caz, în consultare cu expertul independent, dacă s-a hotărât contractarea acestuia, să stabilească, dar fără a se limita la acestea, următoarele:
a)balanţa competenţelor şi trăsăturilor pentru consiliu, în prezent şi în viitor, pentru îndeplinirea cerinţelor şi dezvoltărilor strategice ale întreprinderii publice;
b)caracterul adecvat al profilului consiliului având în vedere prevederile legale, bunele practici şi politicile interne ale întreprinderii publice;
c)identificarea zonelor în care consiliul trebuie să îşi îmbunătăţească capacitatea prin instruire şi dezvoltare profesională, asistenţă profesională sau prin contractarea serviciilor de specialitate;
d)definirea profilului de candidat pentru consiliu;
e)identificarea instrumentelor de evaluare, inclusiv prin întocmirea fişei de evaluare, ce conduc la desemnarea de candidaţi care vor fi numiţi în calitate de membri în consiliu de către autoritatea publică tutelară.
(2)În cadrul procedurii de selecţie a candidaţilor, deciziile luate de comisie în legătură cu profilul consiliului trebuie să facă referire expresă la analiza matricei de profil a candidatului.
(3)Deciziile care nu sunt în totalitate aliniate cu rezultatele matricei trebuie justificate în scris şi comunicate conducerii autorităţii publice tutelare.
SECŢIUNEA 8:Tipuri de criterii de selecţie
Art. 31
(1)Matricea profilului consiliului diferenţiază între criterii obligatorii şi criterii opţionale, necesare pentru un anumit consiliu bazat pe competenţe, care au fost identificate în urma analizei cerinţelor contextuale.
(2)Criteriile obligatorii sunt competenţe şi trăsături care trebuie să fie îndeplinite de către toţi candidaţii sau de către acei membri din consiliu pentru care există un nivel minim de competenţă aplicabil.
(3)Criteriile opţionale sunt competenţe şi trăsături care pot fi îndeplinite de unii dintre membrii consiliului, dar nu în mod necesar de către toţi, pentru care nu există un nivel minim de competenţă aplicabil tuturor membrilor consiliului.
Art. 32
Matricea conţine un nivel minim colectiv al pragului indicatorilor de competenţă, care reflectă nivelul minim al competenţei colective pe care membrii individuali ai consiliului trebuie să o posede împreună, astfel încât consiliul să fie capabil să întrunească nivelul de capacităţi al consiliului identificat în analiza cerinţelor contextuale.
Art. 33
(1)Criteriile ce trebuie folosite în cadrul procedurii de selecţie sunt diferenţiate în grupe şi subgrupe, după cum urmează:
A.competenţe:
a)competenţe specifice sectorului;
b)competenţe profesionale de importanţă strategică;
c)competenţe de guvernanţă corporativă;
d)competenţe sociale şi personale;
e)experienţă pe plan local şi internaţional;
f)competenţe şi restricţii specifice pentru funcţionarii publici sau alte categorii de personal din cadrul autorităţii publice tutelare ori din cadrul altor autorităţi sau instituţii publice;
g)altele;
B.trăsături:
a)reputaţie personală şi profesională;
b)integritate;
c)independenţă;
d)expunere politică;
e)abilităţi de comunicare interpersonală;
f)aliniere cu scrisoarea de aşteptări a acţionarilor;
g)diversitate de gen;
h)altele, în funcţie de specificitatea întreprinderii publice;
C.alte condiţii care pot fi eliminatorii:
a)rezultatele economico-financiare ale întreprinderilor în care şi-a exercitat mandatul de administrator sau de director;
b)înscrieri în cazierul fiscal şi judiciar;
c)altele, în funcţie de specificitatea întreprinderii publice şi prevederile legale aplicabile.
(2)Modelul matricei, precum şi instrucţiunile de întocmire şi de interpretare a conţinutului matricei sunt prezentate în anexa nr. 1a la prezenta normă.
(3)Autoritatea publică tutelară sau comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz, stabileşte care dintre criteriile prevăzute la alin. (1) şi exemplificate în anexa nr. 1a sunt criterii obligatorii şi care sunt opţionale, în funcţie de specificul şi complexitatea activităţii întreprinderii publice, precum şi ponderea acestora în întocmirea listei scurte.
(4)Criteriile prevăzute la alin. (1) se actualizează periodic de către Ministerul Finanţelor Publice, la propunerea autorităţilor publice tutelare, prin ordin.
Art. 34
Profilul consiliului se aprobă astfel:
a)în cazul regiilor autonome, de către autoritatea publică tutelară la propunerea structurii de guvernanţă corporativă sau, după caz, a consiliului;
b)în cazul societăţilor, de către adunarea generală a acţionarilor, după ce a fost avizat de consiliu la recomandarea comitetului de nominalizare şi remunerare sau, după caz, de către autoritatea publică tutelară.
SECŢIUNEA 9:Profilul candidatului pentru poziţia de membru în consiliu
Art. 35
Profilul candidatului este alcătuit din două componente:
a)descrierea rolului acestuia, derivat din cerinţele contextuale ale întreprinderii publice;
b)definirea unei combinaţii specifice fiecărui candidat, formată dintr-un set de criterii derivate din matricea profilului consiliului.
Art. 36
(1)Profilul candidatului se aprobă conform art. 34.
(2)În cazul entităţilor prevăzute la art. 1 alin. (2) din ordonanţa de urgenţă, care îndeplinesc cerinţele prevederilor art. 2 pct. 2 din ordonanţa de urgenţă, profilul candidatului se stabileşte cu respectarea dispoziţiilor legale în materie prevăzute de legislaţia specifică activităţii acestor entităţi.
Art. 37
La stabilirea rolului candidatului se au în vedere, dar fără a se limita la acestea, următoarele:
a)contextul organizaţional;
b)obiectivele şi rezultatele aşteptate de la întreprinderea publică, astfel cum derivă din scrisoarea de aşteptări;
c)strategia întreprinderii publice şi elementele-cheie cerute consiliului pentru asigurarea unei activităţi de succes a întreprinderii publice;
d)atribuţiile consiliului.
Art. 38
Prezentarea criteriilor pentru candidaţi trebuie să fie efectuată în detaliu pentru a le permite candidaţilor să evalueze dacă îndeplinesc criteriile în vederea întocmirii dosarului de candidatură.
SECŢIUNEA 10:Implementarea planului de selecţie. Identificarea şi căutarea candidaţilor
Art. 39
(1)Publicarea anunţului privind selecţia membrilor consiliului se face astfel:
a)prin grija autorităţii publice tutelare, conform prevederilor ordonanţei de urgenţă, în cazul regiilor autonome;
b)prin grija autorităţii publice tutelare sau de către societate, după cum selecţia este efectuată de către comisie sau de către comitetul de nominalizare şi remunerare.
(2)Termenul-limită pentru depunerea, respectiv transmiterea dosarului de candidatură este de 30 de zile de la data publicării anunţului.
Art. 40
Dosarele de candidatură depuse în termen formează împreună lista lungă, care are caracter confidenţial şi nu trebuie să fie publicată.
Art. 41
Coordonarea activităţilor care stau la baza elaborării listei prevăzute la art. 40 se face de către comisia prevăzută la art. 11 alin. (1) sau de către comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz.
Art. 42
(1)Dosarele de candidatură sunt evaluate în raport cu minimul de criterii stabilite pentru selecţie, iar cele ce nu întrunesc minimul de criterii al profilului de candidat sunt respinse din lista lungă.
(2)Dacă informaţiile din dosare nu sunt concludente în ceea ce priveşte întrunirea minimului de criterii stabilite pentru selecţie de către candidaţi, comisia sau comitetul de nominalizare şi remunerare, cu sprijinul expertului independent, după caz, solicită clarificări suplimentare sau decide respingerea candidaturii.
(3)Candidaţii respinşi de pe lista lungă sunt informaţi în scris despre această decizie.
Art. 43
(1)Verificarea informaţiilor din dosarele de candidatură rămase pe lista lungă şi stabilirea punctajului conform grilei de evaluare pentru fiecare criteriu din cadrul matricei profilului pentru fiecare candidat se efectuează în scris sau prin clarificări verbale, de către:
a)comisie sau expertul independent, în cazul regiei autonome;
b)comisia de selecţie, comitetul de nominalizare şi remunerare sau expertul independent, după caz, în cazul societăţii.
(2)Candidaţii rămaşi în lista lungă după efectuarea verificărilor conform alin. (1) sunt supuşi unei analize comparative, prin raportare la profilul consiliului.
(3)Candidaţii selectaţi care întrunesc cerinţele de competenţe ale consiliului, dar care au obţinut un punctaj conform grilei de evaluare mai mic decât al celorlalţi candidaţi sunt eliminaţi de pe lista lungă.
(4)Comisia, comitetul de nominalizare şi remunerare sau expertul independent, după caz, solicită informaţii suplimentare faţă de cele din dosarul de candidatură atunci când consideră necesar, pentru a asigura rigoarea şi corectitudinea deciziilor luate.
(5)Informaţiile suplimentare se obţin, fără a se limita la acestea, prin următoarele mijloace:
a)unul sau mai multe interviuri directe cu candidaţii;
b)verificarea activităţii desfăşurate anterior de candidaţi;
c)verificarea referinţelor oferite de către candidaţi.
(6)Ca urmare a informaţiilor suplimentare obţinute conform alin. (5), se poate revizui, îmbunătăţi şi valida acurateţea rezultatelor pe baza punctajului obţinut în matricea profilului de candidat.
(7)Candidaţii sunt eliminaţi de pe lista lungă în ordinea descrescătoare a punctajului obţinut conform matricei profilului, până la limita a maximum 5 candidaţi pentru fiecare post de membru în consiliu, rezultând astfel lista scurtă.
SECŢIUNEA 11:Crearea listei scurte a candidaţilor. Procesul de evaluare a listei scurte. Criterii de stabilire a clasamentului candidaţilor
Art. 44
(1)Lista scurtă a candidaţilor este realizată de comisia de selecţie, de expertul independent contractat sau de comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz, prin procedura prevăzută la art. 43.
(2)Candidaţilor aflaţi în lista scurtă li se comunică de către comisia de selecţie ori, după caz, comitetul de nominalizare şi remunerare faptul că în termen de 15 zile de la data emiterii sau stabilirii listei scurte trebuie să depună în scris la autoritatea publică tutelară sau întreprinderea publică, după caz, declaraţia de intenţie.
(3)Comisia de selecţie sau comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz, analizează declaraţia de intenţie şi integrează rezultatele analizei în matricea profilului de candidat. Rezultatele din matricea profilului de candidat se analizează în funcţie de matricea profilului consiliului.
(4)Comisia de selecţie sau comitetul de nominalizare şi remunerare solicită matricea profilului candidatului de la acţionarii minoritari sau de la Ministerul Finanţelor Publice, în cazul regiilor autonome, ce au finalizat propria evaluare, în vederea includerii acestora în componenţa consiliului şi în analiza generală a matricei acestuia.
(5)Selecţia finală a candidaţilor aflaţi în lista scurtă se face pe baza de interviu, organizat de către comisia de selecţie sau comitetul de nominalizare şi remunerare, după caz, în baza planului de interviu.
(6)În vederea organizării interviului se au în vedere, fără a se limita la acestea, următoarele:
a)dosarul de candidatură;
b)matricea profilului de candidat;
c)declaraţia de intenţie a candidatului.
(7)După finalizarea interviurilor, comisia de selecţie sau comitetul de nominalizare şi remunerare întocmeşte raportul pentru numirile finale, care include clasificarea candidaţilor cu motivarea acesteia.
(8)În cazul reprezentantului Ministerului Finanţelor Publice, propunerea de numire se transmite autorităţii publice tutelare sub forma unui ordin de desemnare a acestuia.
(9)Raportul prevăzut la alin. (7) se transmite astfel:
a)la conducătorul autorităţii publice tutelare, în vederea luării deciziei de numire, pentru regiile autonome.
b)la conducătorul autorităţii publice tutelare, în vederea mandatării reprezentanţilor statului în adunarea generală a acţionarilor, pentru propunerea de membri în consiliu, în cazul societăţilor.
SECŢIUNEA 12:Evaluarea activităţii membrilor care doresc reînnoirea mandatului
Art. 45
(1)Evaluarea administratorilor în funcţie, care solicită reînnoirea mandatului, se efectuează de către autoritatea publică tutelară, prin comisia de selecţie sau structura de guvernanţă corporativă, după caz.
(2)Termenele şi documentele procedurale necesare evaluării se stabilesc de către autoritatea publică tutelară.
Art. 46
Prezentele norme pot fi aplicate şi în cazul societăţilor care nu sunt organizate ca societăţi pe acţiuni, numărul administratorilor şi procedura de selecţie a acestora, precum şi constituirea unor comitete ale administratorilor sunt stabilite de autoritatea publică tutelară prin actul constitutiv al societăţilor respective, care poate decide şi în sensul aplicării prezentelor norme metodologice.