Secţiunea 3 - Condiţii de funcţionare - Legea 1/2020 privind pensiile ocupaţionale

M.Of. 10

În vigoare
Versiune de la: 17 Iulie 2025 până la: 15 Ianuarie 2026
SECŢIUNEA 3:Condiţii de funcţionare
Art. 24: Cerinţe generale de guvernanţă
(1)Administratorul are obligaţia să adopte măsurile corespunzătoare privind aplicarea unui sistem de guvernanţă corporativă care să asigure o administrare corectă, eficientă şi prudentă bazată pe principiul continuităţii activităţii, proporţional cu natura, amploarea şi complexitatea activităţilor desfăşurate.
(2)Sistemul de guvernanţă corporativă aplicat trebuie să respecte următoarele cerinţe:
a)asigurarea unei structuri organizatorice transparente şi adecvate;
b)alocarea adecvată şi separarea corespunzătoare a responsabilităţilor;
c)administrarea corespunzătoare a riscurilor/managementul riscurilor;
d)adecvarea politicilor şi strategiilor, precum şi a mecanismelor de control intern;
e)asigurarea unei bune organizări administrative şi contabile;
f)asigurarea unui sistem eficient de comunicare şi de transmitere a informaţiilor;
g)aplicarea unor proceduri operaţionale care să împiedice divulgarea informaţiilor confidenţiale;
h)includerea unei analize a factorilor de mediu, sociali şi de guvernanţă legaţi de activele care fac obiectul investiţiilor.
(3)Administratorul are obligaţia să adopte, să aplice şi să menţină politici şi proceduri corespunzătoare pentru a se asigura că membrii structurii de conducere a administratorului şi persoanele care deţin funcţii-cheie îndeplinesc în permanenţă cerinţele de bună reputaţie şi integritate.
(4)Conducerea administratorului poate fi asigurată numai de către persoanele fizice care, potrivit actelor constitutive şi/sau hotărârii organelor statutare ale administratorului, sunt împuternicite să conducă şi să coordoneze activitatea acestuia.
Art. 25: Politica de remunerare
(1)Administratorul are obligaţia să elaboreze şi să aplice o politică judicioasă de remunerare pentru toate persoanele din structura de conducere, precum şi pentru cele care deţin funcţii-cheie şi pentru alte categorii de angajaţi ale căror activităţi profesionale au un impact important asupra profilului de risc.
(2)Administratorul, în absenţa unor dispoziţii legale contrare, dă publicităţii, în mod regulat, informaţiile relevante referitoare la politica de remunerare, în conformitate cu reglementările emise de A.S.F.
(3)Politica de remunerare prevăzută la alin. (1) respectă următoarele principii:
a)se stabileşte, se pune în aplicare şi se menţine în funcţie de activităţile, profilul de risc, obiectivele, interesul pe termen lung şi performanţa activităţii de administrare în ansamblu şi sprijină administrarea corectă, prudentă şi eficientă a fondurilor;
b)este corelată cu interesele pe termen lung ale participanţilor;
c)include măsuri menite să evite conflictele de interese;
d)este compatibilă cu gestionarea corectă şi eficientă a riscurilor şi nu încurajează asumarea unor riscuri incompatibile cu profilul de risc şi politicile şi strategiile fondului;
e)se aplică şi prestatorilor de servicii în cazul activităţilor externalizate.
Art. 26: Separarea funcţiilor
(1)Administratorul trebuie să separe funcţiile de decizie de funcţiile de execuţie şi de funcţiile-cheie.
(2)Administratorul constituie structuri responsabile cu activităţile de audit intern, control intern, administrare a riscurilor, analiza oportunităţilor investiţionale şi plasarea activelor în conformitate cu strategia stabilită de consiliul de administraţie/consiliul de supraveghere şi dispune, atunci când este cazul, de funcţie actuarială.
(3)Persoana care deţine o funcţie-cheie raportează eventualele constatări şi face recomandări structurii de conducere a administratorului potrivit competenţei acesteia, care stabileşte ce acţiuni trebuie întreprinse.
(4)Fără a aduce atingere dreptului de a nu se autoincrimina, persoana care deţine o funcţie-cheie informează A.S.F. dacă structura de conducere a administratorului nu ia în timp util şi în mod adecvat măsurile corective în următoarele cazuri:
a)atunci când persoana care deţine o funcţie-cheie a sesizat un risc substanţial ca administratorul să nu respecte o cerinţă legală importantă şi a informat structura de conducere a administratorului cu privire la acest risc şi în cazul în care acest lucru ar putea avea un impact semnificativ asupra intereselor participanţilor; ori
b)atunci când persoana care deţine o funcţie-cheie a sesizat o încălcare a legislaţiei aplicabile administratorului şi activităţilor sale în cadrul acestei funcţii-cheie şi a informat structura de conducere a administratorului cu privire la aceasta.
(5)Aplicarea prevederilor alin. (4) nu constituie motiv pentru sancţionarea persoanei care deţine o funcţie-cheie de către administrator.
Art. 27: Funcţia de audit intern
(1)Administratorul are obligaţia de a constitui o structură de audit intern, a cărei activitate se realizează conform Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)Auditul intern trebuie să acopere toate activităţile de administrare a fondurilor.
(3)Administratorul notifică A.S.F. persoana care conduce structura responsabilă cu activităţile de audit intern.
(4)Obiectivele auditului intern sunt:
a)asigurarea că politicile şi procedurile administratorului sunt respectate în cadrul tuturor activităţilor şi structurilor;
b)revizuirea politicilor, procedurilor, proceselor şi mecanismelor de control, astfel încât acestea să fie suficiente şi adecvate activităţii desfăşurate.
(5)În vederea îndeplinirii obiectivelor, activitatea de audit intern include următoarele:
a)evaluarea eficienţei şi a gradului de adecvare a activităţii de control intern, de administrare a riscurilor şi a investiţiilor;
b)analizarea relevanţei şi integrităţii datelor furnizate de sistemele informatice;
c)evaluarea acurateţei şi credibilităţii înregistrărilor contabile şi situaţiilor financiare;
d)evaluarea modului în care se asigură protejarea elementelor patrimoniale bilanţiere şi extrabilanţiere şi identificarea metodelor de prevenire a fraudelor şi a pierderilor de orice fel.
(6)Este interzisă externalizarea activităţii de audit intern de către administrator.
(7)Fiecare misiune de audit intern face obiectul unui raport de audit intern care este prezentat consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere.
(8)Raportul prevăzut la alin. (7) trebuie să cuprindă următoarele elemente:
a)perioada supusă auditării interne;
b)lista activităţilor desfăşurate de către structura de audit intern aferente perioadei auditate;
c)descrierea principalelor activităţi desfăşurate;
d)persoanele responsabile pentru efectuarea respectivelor activităţi;
e)deficienţele identificate şi recomandările structurii de audit intern pentru remedierea acestora;
f)situaţia privind planul de măsuri pentru soluţionarea deficienţelor identificate, separat pentru deficienţele curente şi cele identificate prin rapoartele de audit intern anterioare, în cazul în care acestea din urmă nu au fost soluţionate corespunzător.
(9)Persoana care conduce structura de audit intern are obligaţia de a întocmi un raport semestrial privind misiunile de audit intern desfăşurate, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.
(10)Auditorii interni au acces la orice date sau înregistrări, precum şi la documente şi informaţii relevante necesare îndeplinirii atribuţiilor care le revin.
(11)În îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, persoana care conduce structura de audit intern urmăreşte modul de implementare a recomandărilor formulate în raportul de audit intern.
Art. 28: Funcţia actuarială
(1)Atunci când prospectul prevede acoperirea riscurilor biometrice şi/sau garantează rata de rentabilitate a investiţiilor sau un anumit nivel al garanţiilor, administratorul constituie sau dispune de o funcţie actuarială responsabilă cu:
a)coordonarea şi monitorizarea calculului provizioanelor tehnice;
b)evaluarea adecvării metodologiilor şi modelelor de bază utilizate la calculul provizioanelor tehnice şi a ipotezelor formulate în acest scop;
c)determinarea în ce măsură datele utilizate la calcularea provizioanelor tehnice sunt suficiente şi calitatea acestora;
d)compararea ipotezelor utilizate la calculul provizioanelor tehnice cu experienţa;
e)informarea consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere cu privire la adecvarea calculării provizioanelor tehnice;
f)exprimarea unei opinii privind strategia de aderare, în cazul în care prospectul prevede;
g)exprimarea unei opinii privind adecvarea mecanismelor de asigurare în cazul în care prospectul prevede astfel de mecanisme; şi
h)participarea la punerea în aplicare efectivă a sistemului de gestionare a riscurilor.
(2)Administratorul desemnează cel puţin o persoană independentă, din interiorul sau din afara entităţii, care să răspundă de funcţia actuarială.
(3)Administratorul notifică A.S.F. persoana responsabilă cu funcţia actuarială.
(4)În exercitarea atribuţiilor sale, persoana responsabilă cu funcţia actuarială are obligaţia de a întocmi anual un raport actuarial, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.
(5)A.S.F. poate contracta o societate cu expertiză recunoscută în domeniu pentru validarea valorii provizionului tehnic, calculată şi raportată de către administratori.

Art. 29: Funcţia de control intern/conformitate
(1)Administratorul are obligaţia de a constitui o structură de control intern/conformitate pentru care trebuie prevăzute următoarele elemente:
a)rolul şi responsabilităţile structurii de conducere în relaţia cu structura de control intern;
b)activităţile de control intern şi separarea responsabilităţilor;
c)activităţile de monitorizare şi corectare a deficienţelor.
(2)Obiectivele activităţii de control intern/conformitate sunt:
a)desfăşurarea acesteia în condiţii de eficienţă;
b)furnizarea unor informaţii corecte, credibile, relevante, complete şi oportune în luarea deciziilor de către membrii consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere sau directori/directorat, după caz, precum şi de către utilizatorii externi ai informaţiilor;
c)supravegherea respectării de către administrator şi personalul acestuia a actelor normative aplicabile şi a reglementărilor/normelor/procedurilor/regulilor interne;
d)reducerea riscurilor de neîndeplinire a obligaţiilor de către administrator.
(3)Activitatea de control intern/conformitate se desfăşoară în mod independent de activităţile pe care administratorul le monitorizează şi controlează, astfel încât:
a)să evalueze în mod continuu eficacitatea şi modul adecvat de punere în aplicare a măsurilor şi procedurilor administratorului, precum şi măsurile dispuse pentru rezolvarea oricăror situaţii de neîndeplinire a obligaţiilor acestuia;
b)să urmărească desfăşurarea activităţii de administrare a fondului în condiţii de eficacitate.
(4)Pentru a permite persoanei care conduce structura de control intern/conformitate să îşi ducă la îndeplinire responsabilităţile în mod corect şi independent, administratorul trebuie să se asigure că aceasta:
a)are autoritatea, resursele şi experienţa necesare, precum şi acces la toate informaţiile relevante;
b)are atribuţii aferente activităţii de control intern, precum şi metode de remunerare, astfel încât să nu îi fie afectată obiectivitatea sau să conducă la această posibilitate;
c)nu este implicată în desfăşurarea activităţilor pe care le monitorizează;
d)participă, în calitate de invitat, la şedinţa consiliului de administraţie/consiliului de supraveghere, atunci când pe ordinea de zi a acesteia este prevăzută dezbaterea raportului prevăzut la alin. (7).
(5)Activitatea de control intern/conformitate este implementată pentru fiecare nivel organizatoric al administratorului şi se exercită în funcţie de dimensiunea, natura şi complexitatea acestuia.
(6)Este interzisă externalizarea activităţii de control intern/conformitate de către administrator.
(7)În exercitarea atribuţiilor sale, persoana care conduce structura de control intern/conformitate are obligaţia de a întocmi semestrial un raport de control intern, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.
Art. 30: Funcţia de administrare a riscurilor
(1)Administratorul are obligaţia de a constitui o structură de administrare a riscurilor.
(2)Obiectivele activităţii de administrare a riscurilor sunt identificarea, analizarea, evaluarea, diminuarea, monitorizarea şi raportarea riscurilor la care sunt expuse fondurile şi administratorul, în mod proporţional cu dimensiunea şi organizarea lor internă, precum şi cu volumul, natura, amploarea şi complexitatea activităţii desfăşurate.
(3)Activitatea de administrare a riscurilor trebuie să se realizeze cu luarea în considerare a factorilor interni şi externi care afectează activitatea fondului şi administratorului acestuia, având în vedere următoarele:
a)calculul şi constituirea provizionului;
b)administrarea activelor şi a pasivelor;
c)strategia de investiţii;
d)gestionarea riscului de lichiditate şi a riscului de concentrare;
e)gestionarea riscului operaţional;
f)asigurarea şi alte tehnici de diminuare a riscurilor;
g)riscurile de mediu, sociale şi de guvernanţă asociate cu portofoliul de investiţii şi gestionarea acestora;
h)alţi factori prevăzuţi de reglementările A.S.F.
(4)În funcţie de tipul schemei de pensii ocupaţionale, sistemul de gestionare a riscurilor trebuie să ia în considerare riscurile suportate de participanţi.
(5)Pentru riscurile identificate, administratorul efectuează analize cantitative şi/sau calitative, utilizând teste de stres, după caz.
(6)Persoana care conduce structura de administrare a riscurilor raportează structurii de conducere în scopul de a oferi fundamentare pentru revizuirea şi îmbunătăţirea politicii de administrare a riscurilor şi a limitelor de expunere fixate, inclusiv pentru adoptarea de măsuri adecvate dacă rezultatele testelor indică o vulnerabilitate semnificativă.
(7)Persoana care conduce structura de administrare a riscurilor are obligaţia de a întocmi semestrial un raport de risc, în conformitate cu art. 115, care se transmite A.S.F. în conformitate cu reglementările acesteia.
(8)Este interzisă externalizarea activităţii de administrare a riscurilor.
Art. 31: Funcţia de administrare a investiţiilor
(1)Administratorul are obligaţia de a constitui o structură separată, responsabilă cu administrarea investiţiilor, cu analiza oportunităţilor investiţionale şi plasarea activelor în conformitate cu strategia stabilită de consiliul de administraţie sau de consiliul de supraveghere, după caz.
(2)Este interzisă externalizarea activităţii de administrare a investiţiilor.
Art. 32: Obligaţia privind existenţa unui sistem informatic
Administratorul trebuie să dispună de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranţă a evidenţelor operaţionale şi contabile ale fondului, ale valorii activului net, ale numărului de unităţi de fond ale participanţilor, ale plăţii drepturilor participanţilor/moştenitorilor acestora, definiţi conform prevederilor Codului civil, evidenţierea modului de calcul al tuturor comisioanelor, taxelor şi tarifelor încasate sau datorate, a modului de calcul al obligaţiilor de plată.
Art. 33: Începerea activităţii de administrare
Administratorul poate începe activitatea de administrare de la data comunicării deciziei de autorizare de administrare a fondului.
Art. 34: Activitatea de administrare a fondurilor
(1)Activitatea de administrare a fondurilor cuprinde următoarele:
a)administrarea şi investirea activelor fondului;
b)evaluarea portofoliului de active şi determinarea valorii activului şi pasivului fondului;
c)gestionarea operaţiunilor zilnice ale fondului;
d)convertirea contribuţiilor;
e)calculul activului net al fondului;
f)calculul şi plata pensiilor ocupaţionale, după caz;
g)constituirea şi actualizarea registrului participanţilor;
h)calculul ratelor de rentabilitate;
i)reflectarea elementelor de natura activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, cheltuielilor şi veniturilor;
j)calculul provizionului tehnic;
k)gestionarea relaţiilor cu entităţile implicate în domeniul pensiilor ocupaţionale;
l)dispunerea efectuării plăţilor datorate entităţilor implicate în domeniul pensiilor ocupaţionale şi A.S.F.;
m)elaborarea, prezentarea, depunerea, publicarea şi distribuirea către A.S.F., angajatori şi participanţi, a situaţiilor financiare anuale şi a rapoartelor prevăzute de prezenta lege;
n)gestionarea, păstrarea şi arhivarea documentelor privind fondul, angajatorii, contribuţiile, participanţii şi moştenitorii acestora, definiţi conform prevederilor Codului civil, după caz, precum şi altele asimilate, cu respectarea legislaţiei în domeniu;
o)alte activităţi prevăzute în reglementările A.S.F.
(2)Ca principiu general, administratorul ţine seama, după caz, în cadrul activităţii de administrare a fondurilor, de obiectivul repartizării echitabile a riscurilor şi a beneficiilor între generaţii.
Art. 35: Segregarea activelor
(1)Activităţile de administrare şi furnizare a pensiilor ocupaţionale, precum şi toate activele şi angajamentele corespunzătoare acestora sunt restricţionate, gestionate şi organizate separat de alte activităţi ale administratorului, fără posibilitate de transfer, cu excepţia operaţiunilor de corecţie sau regularizare aferente plăţilor/încasărilor eronate.

(11)Operaţiunile de corecţie sau regularizare aferente plăţilor/încasărilor eronate vor fi efectuate în conformitate cu reglementările emise de A.S.F. şi vor fi notificate în prealabil acesteia.

(2)Activele şi pasivele unui fond sunt evidenţiate şi ţinute separat de cele ale administratorului, ale celorlalte fonduri de pensii ocupaţionale administrate, precum şi de cele ale altor fonduri de pensii private administrate.
Art. 36: Externalizarea
(1)Administratorul poate externaliza, parţial sau în totalitate, activităţile prevăzute la art. 34 alin. (1) lit. h)-o) unor prestatori de servicii care să opereze în numele său.

(2)Administratorul nu poate delega răspunderea şi rămâne pe deplin responsabil de respectarea obligaţiilor care îi revin în temeiul prezentei legi atunci când externalizează activităţi conform alin. (1).

(3)Externalizarea se realizează în aşa fel încât să se evite oricare dintre următoarele consecinţe:
a)diminuarea calităţii sistemului de guvernanţă al administratorului;
b)creşterea nejustificată a riscului operaţional;
c)subminarea capacităţii A.S.F. de a supraveghea respectarea de către administrator a obligaţiilor sale;
d)prestarea de servicii către participanţi şi moştenitorii acestora, definiţi conform prevederilor Codului civil, în mod defectuos, cu încălcarea prevederilor legale şi contractuale.
(4)Administratorul asigură funcţionarea corespunzătoare a activităţilor externalizate prin procesul de selecţie a unui prestator de servicii şi prin monitorizarea continuă a activităţilor acestuia.
(5)Externalizarea activităţilor prevăzute la alin. (1) se realizează în baza unui contract încheiat între administrator şi prestatorul de servicii.
(6)Administratorul este obligat să notifice A.S.F. intenţia de a efectua operaţiunile prevăzute la alin. (1), înainte de a încheia contractul prevăzut la alin. (5).
Art. 37: Taxa de funcţionare
Administratorul achită A.S.F. de la momentul autorizării fondului, pe toată durata de funcţionare a acestuia, o taxă lunară, conform reglementărilor A.S.F.
Art. 38: Emiterea de reglementări privind modul de funcţionare a administratorilor
(1)A.S.F. emite reglementări cu privire la:
a)cerinţele pentru autorizarea persoanelor din structura de conducere şi a celor care deţin funcţii-cheie;
b)principiile de organizare şi funcţionare a structurilor prevăzute la art. 26 alin. (2);
c)conţinutul minim al rapoartelor prevăzute la art. 28 alin. (4), art. 29 alin. (7) şi art. 30 alin. (7);
d)calculul şi raportarea taxei de funcţionare a administratorilor;
e)reguli aplicabile externalizării activităţilor care intră sub incidenţa prezentei legi;
f)contabilitatea administratorilor şi a fondurilor, respectiv a Fondului de garantare;
g)organizarea activităţii de arhivă a administratorilor.
(2)Emiterea reglementărilor prevăzute la alin. (1) lit. f) se realizează cu avizul Ministerului Finanţelor Publice.