Capitolul v - DOCUMENTAŢIE - Regulamentul 2091/17-oct-2025 de stabilire a bunelor practici de fabricaţie pentru produsele medicinale veterinare în conformitate cu Regulamentul (UE) 2019/6 al Parlamentului European şi al Consiliului
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
Neintrat în vigoare Versiune de la: 27 Octombrie 2025
CAPITOLUL V:DOCUMENTAŢIE
Art. 20: Sistem de documentare
(1)Se instituie şi se menţine un sistem de documentare adecvat pentru atingerea obiectivelor sistemului de calitate farmaceutică.
(2)Sistemul de documentare trebuie să acopere în mod cuprinzător instrucţiunile şi specificaţiile, precum şi alte documente relevante pentru sistemul de calitate farmaceutică şi să asigure păstrarea evidenţelor activităţilor care pot afecta direct sau indirect calitatea produselor medicinale veterinare.
(3)Conţinutul documentelor trebuie să fie lipsit de ambiguitate şi menţinut la zi.
(4)Documentaţia poate fi păstrată sub diverse forme, iar cerinţele prevăzute în prezentul capitol sunt aplicabile indiferent de formă. În cazul în care se utilizează suporturi electronice, fotografice, înregistrări video sau alte sisteme de prelucrare a datelor, sistemele relevante se validează mai întâi pentru a se asigura că aceste sisteme sunt adecvate pentru a stoca datele în mod corespunzător în perioada necesară de stocare.
Art. 21: Specificaţii şi instrucţiuni
(1)Specificaţiile şi instrucţiunile se stabilesc în mod ordonat şi se redactează în mod clar.
(2)Specificaţiile pentru materialele utilizate în fabricarea de produse medicinale veterinare şi pentru produsul finit, precum şi instrucţiunile de fabricaţie trebuie să fie adecvate pentru a asigura conformitatea cu termenii autorizaţiei de comercializare şi cu nivelul de calitate necesar. În special, se documentează în mod corespunzător următoarele:
a)specificaţii pentru substanţele active şi alte substanţe utilizate la fabricarea produsului medicinal veterinar şi pentru materialele de ambalare directă, inclusiv următoarele:
- o descriere a substanţelor active sau a altor substanţe utilizate, inclusiv orice informaţii relevante necesare pentru evitarea riscului de eroare (de exemplu, utilizarea codurilor interne) şi identificarea furnizorului (furnizorilor) autorizat (autorizaţi). Dacă este cazul, se face trimitere la o monografie care figurează într-o farmacopee;
- cerinţele calitative şi cantitative, precum şi criteriile de acceptare, după caz;
- instrucţiuni privind prelevarea de probe şi testarea, după caz;
- condiţiile de stocare şi, după caz, orice măsuri speciale de precauţie privind manipularea;
- perioada maximă de stocare;
b)specificaţiile pentru produsele intermediare şi produsele în vrac, inclusiv criteriile de eliberare şi perioada maximă de stocare, se stabilesc pentru etapele critice şi atunci când produsele respective sunt achiziţionate sau expediate;
c)specificaţii pentru produsele finite, în special:
- denumirea sau identificarea produsului şi, după caz, codul de referinţă;
- o descriere a formei farmaceutice şi a ambalajului;
- instrucţiuni privind prelevarea de probe şi testarea;
- cerinţele calitative şi cantitative cu limite de acceptare;
- condiţiile de stocare şi, după caz, orice măsuri speciale de precauţie privind manipularea;
- termenul de valabilitate;
d)instrucţiuni de fabricaţie (inclusiv o descriere a echipamentelor principale care urmează să fie utilizate) şi controale ale proceselor, inclusiv următoarele:
- denumirea produsului, cu un cod de referinţă al produsului referitor la specificaţia sa;
- o descriere a formei farmaceutice, a concentraţiei produsului şi a dimensiunii lotului;
- o listă a tuturor materialelor care urmează să fie utilizate şi cantităţile relevante din fiecare;
- o indicaţie a randamentului final preconizat cu limitele acceptabile şi, după caz, a randamentelor intermediare relevante;
- o indicaţie a locului în care ar trebui să aibă loc etapa relevantă şi a echipamentelor principale care urmează să fie utilizate;
- o indicaţie sau o trimitere la metodele care trebuie utilizate pentru pregătirea echipamentelor critice (de exemplu, curăţare, asamblare, calibrare, sterilizare);
- instrucţiuni detaliate, pe etape, care trebuie urmate (de exemplu, verificarea faptului că echipamentele şi staţia de lucru nu au pe suprafaţa lor produse anterioare, verificarea materialelor, tratamentele prealabile, secvenţa pentru adăugarea de materiale, parametrii critici ai procesului, cum ar fi timpul, temperatura etc.);
- instrucţiuni pentru toate controalele proceselor, împreună cu limitele acestora;
- dacă este necesar, cerinţele privind stocarea în vrac a produselor, inclusiv recipientul, etichetarea şi, după caz, condiţiile speciale de stocare;
- orice măsură specială de precauţie care trebuie respectată;
e)instrucţiuni de ambalare pentru fiecare produs medicinal veterinar şi dimensiunea ambalajului, inclusiv:
- denumirea produsului, precum şi numărul lotului produsului în vrac şi al produsului finit;
- o descriere a formei farmaceutice şi a concentraţiei, dacă este cazul;
- dimensiunea ambalajului exprimată ca număr, greutate sau volum de produs în recipientul final;
- o listă completă a tuturor materialelor de ambalare necesare, inclusiv cantităţile, dimensiunile şi tipurile, cu codul sau numărul de referinţă corespunzător specificaţiei fiecărui material de ambalare;
- instrucţiuni relevante, cu indicarea echipamentelor care urmează să fie utilizate şi a măsurilor de precauţie relevante, inclusiv necesitatea unei examinări atente a zonei şi a echipamentelor pentru a se stabili dacă linia este degajată înainte de începerea operaţiunilor;
- detalii privind controalele proceselor, cu instrucţiuni pentru prelevarea de probe şi limite de acceptare.
(3)Documentele care conţin specificaţii şi instrucţiuni, inclusiv orice modificare a acestora, se aprobă, se semnează şi se datează de către persoane autorizate şi se stabileşte data intrării în funcţiune. Se iau măsuri pentru a se asigura că se utilizează numai versiunea actuală a unui document.
Art. 22: Evidenţe
(1)Se păstrează evidenţe adecvate pentru a permite reconstituirea întregului istoric al unui lot. Se documentează cel puţin următoarele:
a)procese-verbale de predare-primire pentru fiecare livrare de materiale utilizate la fabricarea produselor medicinale veterinare, inclusiv a produselor în vrac, a produselor intermediare şi a materialelor de ambalare. Procesele-verbale de predare-primire trebuie să includă:
- denumirea materialului pe nota de livrare şi pe recipiente, precum şi orice denumire internă sau cod intern, dacă este cazul;
- denumirea furnizorului şi a producătorului;
- numărul lotului sau numărul de referinţă alocat de furnizor;
- cantitatea totală şi numărul de recipiente primite;
- data primirii;
- numărul lotului atribuit după primire;
- orice observaţie relevantă;
b)o evidenţă privind procesarea lotului care conţine următoarele informaţii:
- denumirea produsului şi numărul lotului;
- datele şi momentele de începere, de parcurgere a etapelor intermediare critice şi de finalizare a producţiei;
- numărul lotului sau numărul de control analitic şi cantităţile cântărite efectiv din fiecare material utilizat;
- o identificare (de exemplu, prin intermediul iniţialelor sau al unui alt sistem adecvat) a operatorului care a efectuat fiecare etapă semnificativă şi, după caz, a persoanei care a verificat aceste operaţiuni;
- o evidenţă a controalelor proceselor şi a iniţialelor operatorului care le-a efectuat;
- detalii privind operaţiunile de fabricaţie efectuate şi identificarea echipamentelor principale utilizate;
- randamentul produsului obţinut în etapele relevante de fabricaţie;
- note cu privire la orice problemă sau eveniment neobişnuit care ar putea avea un impact asupra calităţii produsului, inclusiv detaliile relevante, cu o autorizaţie semnată pentru orice abatere de la instrucţiunile de fabricaţie;
- aprobarea evidenţei privind procesarea lotului de către persoana responsabilă de operaţiunile de procesare.
În cazul în care un proces validat este monitorizat şi controlat în mod continuu, evidenţa lotului poate fi limitată la rapoarte generate automat cu rezumate privind conformitatea şi rapoarte privind datele excepţionale sau care se abat de la specificaţii;
c)o evidenţă privind ambalajul lotului care trebuie să conţină următoarele informaţii:
- denumirea produsului şi numărul lotului;
- datele şi momentele operaţiunilor de ambalare;
- o identificare (de exemplu, prin intermediul iniţialelor sau al unui alt sistem adecvat) a operatorului care a efectuat fiecare etapă semnificativă şi, după caz, a persoanei care a verificat operaţiunile respective;
- evidenţe ale verificărilor privind conformitatea, cu instrucţiunile de ambalare, inclusiv rezultatele controalelor proceselor;
- detalii privind operaţiunile de ambalare efectuate şi identificarea echipamentelor principale şi a liniilor de ambalare utilizate;
- ori de câte ori este posibil, probe de materiale de ambalare tipărite utilizate, inclusiv codul lotului, data expirării şi orice supratipărire suplimentară;
- note cu privire la orice problemă sau eveniment neobişnuit care ar putea avea un impact asupra calităţii produsului, inclusiv detalii, cu o autorizaţie semnată pentru orice abatere de la instrucţiunile de ambalare;
- cantităţile şi numărul de referinţă sau de identificare ale tuturor materialelor de ambalare tipărite şi ale produselor în vrac eliberate, utilizate, distruse sau returnate în stoc, precum şi cantităţile de produs obţinut, pentru a asigura o reconciliere adecvată. Aceste informaţii pot fi omise în cazul în care există controale electronice;
- aprobarea evidenţei privind ambalarea lotului de către persoana responsabilă de operaţiunile de ambalare.
(2)Evidenţele se întocmesc sau se finalizează în momentul realizării fiecărei acţiuni, astfel încât să permită trasabilitatea tuturor activităţilor semnificative legate de fabricarea produselor medicinale veterinare.
(3)Se ţin registre pentru testele analitice majore sau critice, pentru echipamentele de producţie şi pentru zonele în care un produs a fost procesat. Ele se utilizează pentru a înregistra, în ordine cronologică, după caz, orice utilizare a unor zone, echipamente sau metode, calibrări, operaţiuni de întreţinere, curăţare sau reparare, inclusiv datele şi identitatea persoanelor care au efectuat operaţiunile respective.
(4)Evidenţele relevante trebuie să fie baza evaluării caracterului adecvat pentru certificarea şi eliberarea unui anumit lot.
Art. 23: Alte documente
(1)Politicile şi procedurile aplicate pentru a asigura calitatea produsului se documentează în mod corespunzător, incluzând următoarele:
a)formare;
b)validarea procesului de fabricaţie şi a metodelor analitice relevante;
c)calificarea sediilor şi a echipamentelor (inclusiv a utilităţilor şi a sistemelor);
d)proceduri sau instrucţiuni pentru manipularea materialelor şi a produselor;
e)procedurile de eliberare şi respingere a materialelor şi a produselor;
f)procedurile de curăţare şi validarea acestora, care trebuie să fie în conformitate cu cerinţele prevăzute în anexa V;
g)procedurile vizând controlul calităţii;
h)întreţinerea şi calibrarea echipamentelor;
i)monitorizarea mediului;
j)investigaţii privind abaterile şi neconformităţile;
k)proceduri de tratare a reclamaţiilor în materie de calitate şi de rechemare sau returnare a produselor;
l)proceduri de gestionare a modificărilor aduse procesului de fabricaţie (controlul modificărilor);
m)audituri interne, precum şi audituri ale furnizorilor şi subcontractanţilor;
n)transferul de tehnologie, după caz.
(2)Trebuie să fie disponibile proceduri operaţionale clare pentru principalele echipamente de fabricare şi testare.
(3)Pentru fiecare loc de fabricaţie implicat în fabricarea produselor medicinale veterinare se întocmeşte un dosar standard al unităţii, care oferă o descriere amănunţită a sediilor, a activităţilor desfăşurate în locul de fabricaţie şi a sistemului de asigurare a calităţii implementat. În anexa VI este prevăzut un model.
Art. 24: Perioadele de păstrare a datelor
(1)Documentaţia referitoare la lot se păstrează timp de un an de la expirarea lotului la care se referă sau timp de cel puţin cinci ani de la certificarea lotului de către persoana calificată, luându-se în considerare perioada cea mai lungă.
(2)Documentaţia esenţială care susţine informaţiile din autorizaţia de comercializare se păstrează atât timp cât autorizaţia rămâne în vigoare, inclusiv datele brute relevante, cum ar fi datele referitoare la validare sau la stabilitate. Se poate considera acceptabil să se retragă anumite documente, cum ar fi datele brute care susţin rapoartele referitoare la validare sau la stabilitate, în cazul în care datele au fost înlocuite de un set complet de date noi. Justificarea se documentează şi iau în considerare cerinţele pentru păstrarea documentaţiei referitoare la lot. În cazul datelor referitoare la validarea proceselor, datele brute însoţitoare se păstrează pentru o perioadă cel puţin egală cu cea a evidenţelor aferente tuturor loturilor a căror eliberare a fost susţinută pe baza exerciţiului de validare respectiv.
(3)Pentru alte tipuri de documente, perioada de păstrare depinde de activitatea comercială pe care o susţine documentaţia.
Art. 25: Integritatea datelor
(1)Se pun în aplicare măsuri adecvate pentru a asigura integritatea datelor din momentul în care datele sunt generate şi pe parcursul întregii perioade de păstrare relevante, inclusiv:
a)punerea în aplicare a unor măsuri de protecţie a datelor împotriva pierderii sau deteriorării accidentale cu ajutorul unor metode adecvate, cum ar fi duplicarea sau realizarea unor copii de rezervă şi transferarea pe un alt sistem de stocare;
b)punerea în aplicare a unor măsuri de protecţie a datelor împotriva intervenţiilor frauduloase sau neautorizate. În cazul sistemelor computerizate, trebuie să se instituie controale adecvate pentru a limita accesul la persoanele autorizate, cum ar fi utilizarea de chei, carduri de acces, coduri personale cu parole, date biometrice sau acces restricţionat la echipamentele informatice şi la zonele de stocare a datelor. Tipul de controale de securitate se adaptează la caracterul critic al sistemului computerizat;
c)punerea în aplicare a măsurilor de asigurare a exactităţii, a exhaustivităţii, a disponibilităţii şi a lizibilităţii documentelor pe parcursul întregii perioade de păstrare. Menţiunile scrise de mână se realizează în mod clar, lizibil şi indelebil.
Măsurile puse în aplicare trebuie să fie proporţionale cu riscurile şi cu caracterul critic al datelor.
(2)Eliberarea, revizuirea, înlocuirea şi retragerea tuturor documentelor se controlează prin ţinerea unei evidenţe a tuturor revizuirilor (istoricul revizuirilor).
(3)Orice modificare adusă unei menţiuni dintr-un un document se semnează şi se datează. Modificarea trebuie să permită citirea informaţiilor originale. Dacă este cazul, se consemnează motivul modificării.