Capitolul 4 - Actorii financiari - Regulamentul 1046/18-iul-2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 şi a Deciziei nr. 541/2014/UE şi de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012
Acte UE
Jurnalul Oficial 193L
Ieşit din vigoare Versiune de la: 9 Noiembrie 2022
CAPITOLUL 4:Actorii financiari
Art. 72: Separarea funcţiilor
(1)Funcţiile ordonatorului de credite şi cele ale contabilului sunt separate şi incompatibile între ele.
(2)Fiecare instituţie a Uniunii pune la dispoziţia fiecărui actor financiar resursele necesare pentru îndeplinirea funcţiilor care îi revin şi o cartă în care sunt descrise în detaliu sarcinile, drepturile şi obligaţiile sale.
Art. 73: Ordonatorul de credite
(1)Fiecare instituţie a Uniunii exercită funcţiile de ordonator de credite.
(2)În sensul prezentului titlu, "personal" înseamnă persoanele cărora li se aplică Statutul funcţionarilor.
(3)Fiecare instituţie a Uniunii, în conformitate cu regulamentul său de procedură, deleagă funcţiile de ordonator de credite personalului de nivel adecvat. În cadrul normelor sale administrative interne, instituţia stabileşte personalul căruia îi deleagă respectivele funcţii, sfera de aplicare a competenţelor delegate şi dacă respectivele competenţe pot fi subdelegate de către persoanele cărora le-au fost delegate.
(4)Competenţele de ordonator de credite sunt delegate sau subdelegate numai personalului.
(5)Ordonatorul de credite competent acţionează în limitele stabilite prin actul de delegare sau de subdelegare. Ordonatorul de credite competent poate fi asistat de unul sau mai mulţi membri ai personalului însărcinaţi să efectueze, sub responsabilitatea sa, anumite operaţiuni necesare pentru execuţia bugetului şi pentru producerea de informaţii financiare şi de gestiune.
(6)Fiecare instituţie a Uniunii şi fiecare organ al Uniunii menţionat la articolul 70 informează Parlamentul European, Consiliul, Curtea de Conturi, şi contabilul Comisiei, în termen de două săptămâni, cu privire la numirea şi încetarea exercitării funcţiei ordonatorilor de credite delegaţi, a auditorilor interni şi a contabililor şi cu privire la toate normele interne pe care le adoptă în materie de chestiuni financiare.
(7)Fiecare instituţie a Uniunii informează Curtea de Conturi cu privire la deciziile de delegare şi cu privire la desemnarea administratorilor conturilor de avans în temeiul articolelor 79 şi 88.
Art. 74: Competenţele şi funcţiile ordonatorului de credite
(1)În instituţia Uniunii în cauză, ordonatorul de credite răspunde de execuţia veniturilor şi a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, inclusiv prin asigurarea raportării privind performanţa, şi de asigurarea respectării cerinţelor de legalitate şi regularitate şi de egalitate de tratament al destinatarilor.
(2)În sensul prezentului articol alineatul (1), în conformitate cu articolul 36 şi cu standardele minime adoptate de fiecare instituţie a Uniunii şi ţinând seama în mod corespunzător de riscurile asociate mediului de gestiune şi naturii acţiunilor finanţate, ordonatorul de credite delegat stabileşte structura organizatorică şi sistemele interne de control adecvate pentru îndeplinirea funcţiilor sale. Instituirea acestei structuri şi a acestor sisteme se bazează pe o analiză exhaustivă a riscurilor, care ţine seama de consideraţiile privind raportul cost-eficacitate şi performanţa acestora.
(3)Pentru execuţia cheltuielilor, ordonatorul de credite competent îşi asumă angajamente bugetare şi juridice, lichidează cheltuieli, ordonanţează plăţi şi desfăşoară activităţile preliminare în vederea execuţiei creditelor.
(4)Pentru execuţia veniturilor, ordonatorul de credite competent efectuează estimări ale creanţelor, realizează o constatare a creanţelor de recuperat şi emite ordine de recuperare. Dacă este cazul, ordonatorul de credite competent renunţă la creanţele constatate.
(5)Pentru a preveni erorile şi neregulile înainte ca operaţiunile să fie autorizate şi pentru a reduce riscurile de neîndeplinire a obiectivelor, fiecare operaţiune face obiectul a cel puţin unui control ex ante referitor la aspectele sale operaţionale şi financiare, pe baza unei strategii de control multianuale care ia în considerare riscurile.
Frecvenţa şi intensitatea controalelor ex ante sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, ţinând seama atât de rezultatele controalelor anterioare, cât şi de consideraţiile bazate pe analiza riscurilor şi de cele privind raportul cost-eficacitate, pe baza propriei analize a riscurilor a ordonatorului de credite. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent pentru validarea operaţiunilor respective solicită, în cadrul controlului ex ante, informaţii suplimentare sau efectuează un control la faţa locului în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile.
Pentru o operaţiune dată, verificarea se realizează de alţi membri ai personalului decât cei care au iniţiat operaţiunea. Membrii personalului care realizează verificarea nu se află în subordinea membrilor personalului care au iniţiat operaţiunea.
(6)Ordonatorul de credite delegat poate efectua controale ex post pentru a detecta şi a corecta erorile şi neregulile din cadrul operaţiunilor după ce acestea au fost autorizate. Aceste controale, care pot fi organizate pe bază de sondaj, în funcţie de riscuri, ţin seama de rezultatele controalelor anterioare, precum şi de consideraţiile privind raportul cost-eficacitate şi performanţa.
Controalele ex post sunt efectuate de alţi membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex ante. Membrii personalului însărcinaţi cu efectuarea controalelor ex post nu se află în subordinea membrilor personalului însărcinaţi cu efectuarea controalelor ex ante.
Normele şi modalităţile, inclusiv calendarele de desfăşurare a auditurilor beneficiarilor sunt clare, coerente şi transparente şi sunt puse la dispoziţie beneficiarilor la semnarea acordului de grant.
(7)Ordonatorii de credite competenţi şi personalul competent pentru execuţia bugetară au competenţele profesionale necesare.
În fiecare instituţie a Uniunii, ordonatorul de credite delegat se asigură:
a)că ordonatorii de credite subdelegaţi şi personalul lor primesc informaţii relevante actualizate periodic şi beneficiază de formare privind standardele de control şi metodele şi tehnicile disponibile în acest sens;
b)că se iau măsuri, dacă este cazul, pentru a asigura funcţionarea eficace şi eficientă a sistemelor de control în conformitate cu alineatul (2).
(8)Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară şi controlul operaţiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său implică nereguli sau contravine principiului bunei gestiuni financiare ori normelor profesionale pe care trebuie să le respecte, acesta îşi informează superiorul ierarhic. Dacă informarea se face în scris, superiorul ierarhic răspunde în scris. În cazul în care superiorul ierarhic nu ia măsuri sau confirmă decizia ori instrucţiunea iniţială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris ordonatorul de credite delegat. În cazul în care ordonatorul de credite delegat nu răspunde într-un interval rezonabil, date fiind circumstanţele cazului şi, în orice caz, în termen de o lună, membrul personalului informează comitetul relevant menţionat la articolul 143.
În eventualitatea unor activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie care pot prejudicia interesele Uniunii, membrul personalului informează autorităţile şi organismele desemnate în Statutul funcţionarilor şi în deciziile instituţiilor Uniunii privind clauzele şi condiţiile investigaţiilor interne referitoare la prevenirea fraudei, a corupţiei şi a oricărei alte activităţi ilegale care dăunează intereselor Uniunii. În contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a Uniunii se include obligaţia auditorului extern de a informa ordonatorul de credite delegat cu privire la orice activitate ilegală, de fraudă sau de corupţie suspectată care poate prejudicia interesele Uniunii.
(9)Ordonatorul de credite delegat prezintă instituţiei Uniunii de care aparţine un raport anual de activitate cu privire la îndeplinirea funcţiilor care îi revin, raport care cuprinde informaţii financiare şi de gestiune, inclusiv rezultatele controalelor, în care declară că, exceptând situaţiile în care se specifică altfel în cadrul unor obiecţii emise cu privire la anumite domenii de venituri şi de cheltuieli, a obţinut o asigurare rezonabilă conform căreia:
a)informaţiile cuprinse în raport oferă o imagine corectă şi fidelă;
b)resursele alocate activităţilor descrise în raport au fost utilizate în scopul preconizat şi în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare; şi
c)procedurile de control instituite oferă garanţiile necesare cu privire la legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente.
Raportul anual de activitate include informaţii privind operaţiunile desfăşurate, în raport cu obiectivele şi consideraţiile privind performanţa stabilite în planurile strategice, riscurile asociate respectivelor operaţiuni, utilizarea resurselor furnizate, precum şi eficienţa şi eficacitatea sistemelor de control intern. Raportul include o evaluare globală a costurilor şi a beneficiilor controalelor, precum şi informaţii referitoare la măsura în care cheltuielile operaţionale autorizate contribuie la realizarea obiectivelor strategice ale Uniunii şi generează o valoare adăugată europeană. Comisia pregăteşte un rezumat al rapoartelor anuale de activitate pentru exerciţiul precedent.
Rapoartele anuale de activitate pentru exerciţiul financiar ale ordonatorilor de credite şi, după caz, ale ordonatorilor de credite delegaţi ai instituţiilor Uniunii, organelor Uniunii, oficiilor şi agenţiilor europene se publică până la data de 1 iulie a exerciţiului financiar următor pe site-ul instituţiei Uniunii, organului Uniunii, oficiului sau agenţiei europene respective, într-o formă uşor accesibilă, cu respectarea consideraţiilor de confidenţialitate şi de securitate justificate în mod corespunzător.
(10)Ordonatorul de credite delegat înregistrează, pentru fiecare exerciţiu financiar, contractele încheiate prin procedurile de negociere în conformitate cu punctul 11.1 literele (a)-(f) şi la punctul 39 din anexa I. Dacă proporţia procedurilor de negociere în raport cu numărul contractelor atribuite de acelaşi ordonator de credite delegat creşte considerabil faţă de exerciţiile anterioare sau dacă proporţia în cauză este în mod clar mai mare decât media înregistrată pentru instituţia Uniunii, ordonatorul de credite competent prezintă instituţiei Uniunii un raport în care precizează toate măsurile luate pentru inversarea tendinţei respective. Fiecare instituţie a Uniunii trimite Parlamentului European şi Consiliului un raport privind procedurile de negociere. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menţionate la prezentul articol alineatul (9).
Art. 75: Păstrarea documentelor justificative de către ordonatorii de credite
Ordonatorul de credite instituie un sistem pe suport de hârtie sau electronic pentru păstrarea documentelor justificative originale referitoare la execuţia bugetului. Astfel de documente se păstrează timp de cel puţin cinci ani de la data la care Parlamentul European acordă descărcarea de gestiune aferentă exerciţiului financiar la care se referă documentele.
Fără a aduce atingere primului paragraf, documentele privind operaţiunile se păstrează în orice caz până la sfârşitul exerciţiului următor celui în care operaţiunile respective au fost închise definitiv.
Dacă este posibil, datele cu caracter personal din documentele justificative se şterg atunci când datele respective nu sunt necesare în scopul descărcării de gestiune, al controlului şi al auditului. În cazul păstrării datelor privind traficul, se aplică articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Art. 76: Competenţele şi funcţiile şefilor delegaţiilor Uniunii
(1)Atunci când şefii delegaţiilor Uniunii acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), aceştia se află în subordinea Comisiei, ca instituţie a Uniunii responsabilă de definirea, exercitarea, monitorizarea şi evaluarea funcţiilor şi a responsabilităţilor care le revin în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi şi cooperează strâns cu Comisia în ceea ce priveşte execuţia adecvată a fondurilor, pentru a asigura, în special, legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare, respectarea principiului bunei gestiuni financiare în gestionarea fondurilor şi protecţia efectivă a intereselor financiare ale Uniunii. Aceştia intră sub incidenţa normelor interne ale Comisiei şi a Cartei Comisiei pentru executarea sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate. Pentru îndeplinirea funcţiilor care le revin, aceştia pot beneficia de asistenţă din partea personalului Comisiei din delegaţiile Uniunii.
În acest sens, şefii delegaţiilor Uniunii iau măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie care este probabil să pună în pericol capacitatea Comisiei de a-şi îndeplini responsabilităţile în ceea ce priveşte execuţia bugetului care le-a fost subdelegată, precum şi orice conflict de priorităţi care ar putea avea un impact asupra executării sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
În cazul apariţiei unei situaţii sau a unui conflict dintre cele menţionate la al doilea paragraf, şefii delegaţiilor Uniunii informează fără întârziere directorii generali competenţi din cadrul Comisiei şi al SEAE cu privire la acest aspect. Directorii generali respectivi iau măsurile necesare pentru remedierea situaţiei.
(2)În cazul în care se găsesc în situaţia menţionată la articolul 74 alineatul (8), şefii delegaţiilor Uniunii fac apel la comitetul menţionat la articolul 143. În eventualitatea unor activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie care pot prejudicia interesele Uniunii, aceştia informează autorităţile şi organismele desemnate de legislaţia aplicabilă.
(3)Şefii delegaţiilor Uniunii care acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), prezintă rapoarte ordonatorului lor de credite delegat, astfel încât acesta din urmă să poată integra rapoartele în cauză în raportul său anual de activitate menţionat la articolul 74 alineatul (9). Rapoartele prezentate de şefii delegaţiilor Uniunii cuprind informaţii privind eficienţa şi eficacitatea sistemelor de control intern instituite în cadrul delegaţiei lor, precum şi informaţii privind gestiunea operaţiunilor care le-au fost subdelegate, şi oferă asigurarea prevăzută la articolul 92 alineatul (5) al treilea paragraf. Rapoartele respective se anexează la raportul anual de activitate al ordonatorului de credite delegat şi se pun la dispoziţia Parlamentului European şi a Consiliului, ţinându-se cont, dacă este cazul, de caracterul lor confidenţial.
Şefii delegaţiilor Uniunii cooperează pe deplin cu instituţiile Uniunii implicate în procedura de descărcare de gestiune şi furnizează, după caz, informaţiile suplimentare necesare. În acest context, li se poate solicita să participe la reuniuni ale organismelor relevante şi să ofere asistenţă ordonatorului de credite delegat competent.
Şefii delegaţiilor Uniunii care acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), răspund tuturor solicitărilor adresate de către ordonatorul de credite delegat al Comisiei la cererea Comisiei sau, în contextul descărcării de gestiune, la cererea Parlamentului European.
Comisia se asigură că subdelegarea de competenţe către şefii delegaţiilor Uniunii nu aduce atingere procedurii de descărcare de gestiune prevăzute la articolul 319 din TFUE.
(4)Alineatele (1), (2) şi (3) se aplică, de asemenea, şefilor adjuncţi ai delegaţiilor Uniunii atunci când acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi în absenţa şefilor delegaţiilor Uniunii.
Art. 77: Competenţele şi funcţiile contabilului
(1)Fiecare instituţie a Uniunii desemnează un contabil care răspunde, în instituţia respectivă, de următoarele aspecte:
a)execuţia corectă a plăţilor, încasarea corectă a veniturilor şi recuperarea corectă a creanţelor constatate;
b)pregătirea şi prezentarea conturilor în conformitate cu titlul XIII;
c)ţinerea contabilităţii în conformitate cu articolele 82 şi 84;
d)stabilirea normelor şi a procedurilor contabile, precum şi a planului de conturi în conformitate cu articolele 80-84;
e)instituirea şi validarea sistemelor contabile şi, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informaţiilor contabile;
f)gestionarea trezoreriei.
În ceea ce priveşte sarcinile menţionate la litera (e) de la primul paragraf, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare.
(2)Responsabilităţile contabilului SEAE vizează numai secţiunea din buget aferentă SEAE, astfel cum este executată de acest organism. Contabilul Comisiei rămâne responsabil de întreaga secţiune din buget aferentă Comisiei, inclusiv pentru operaţiunile contabile referitoare la credite subdelegate şefilor delegaţiilor Uniunii.
De asemenea, contabilul Comisiei acţionează în calitate de contabil al SEAE în ceea ce priveşte execuţia secţiunii din buget aferente SEAE.
Art. 78: Numirea şi eliberarea din funcţie a contabilului
(1)Fiecare instituţie a Uniunii numeşte un contabil din rândul funcţionarilor cărora li se aplică Statutul funcţionarilor.
Contabilul este ales de instituţia Uniunii ţinând seama de competenţa sa deosebită dovedită pe baza diplomelor de studii sau a experienţei profesionale echivalente.
(2)Două sau mai multe instituţii sau organe ale Uniunii pot numi acelaşi contabil. În acest caz, ele iau măsurile necesare pentru evitarea oricărui conflict de interese.
(3)În cazul încetării exercitării funcţiei contabilului se întocmeşte fără întârziere o balanţă de verificare.
(4)Balanţa de verificare însoţită de un raport de predare este transmisă noului contabil de contabilul a cărui funcţie încetează sau, dacă acest lucru nu este posibil, de către un funcţionar din departamentul său.
Noul contabil semnează balanţa de verificare, în semn de acceptare, în termen de cel mult o lună de la data transmiterii şi poate formula obiecţii.
Raportul de predare conţine rezultatul balanţei de verificare şi eventualele obiecţii formulate.
Art. 79: Competenţe care pot fi delegate de către contabil
În îndeplinirea funcţiilor sale, contabilul poate să delege anumite sarcini personalului subordonat şi administratorilor conturilor de avans numiţi în conformitate cu articolul 89 alineatul (1).
Actul de delegare stabileşte sarcinile respective.
Art. 80: Normele contabile
(1)Normele contabile care trebuie aplicate de instituţiile Uniunii, de oficiile europene şi de agenţiile şi de organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 se bazează pe standardele contabile acceptate la nivel internaţional pentru sectorul public. Contabilul Comisiei adoptă aceste norme după consultarea contabililor celorlalte instituţii ale Uniunii, ai oficiilor europene şi ai organelor Uniunii.
(2)Contabilul se poate abate de la standardele menţionate la alineatul (1) dacă estimează că acest lucru este necesar pentru a reda o imagine corectă a activelor şi pasivelor, a cheltuielilor, a veniturilor şi a fluxurilor de numerar. Atunci când o normă contabilă se abate semnificativ de la standardele respective, în notele la situaţiile financiare se precizează acest fapt şi motivele care stau la baza lui.
(3)Normele contabile menţionate la alineatul (1) stabilesc structura şi conţinutul situaţiilor financiare, precum şi principiile contabile subiacente conturilor.
(4)Rapoartele privind execuţia bugetară menţionate la articolul 241 respectă principiile bugetare stabilite în prezentul regulament. Acestea prezintă o evidenţă detaliată a execuţiei bugetare. În aceste rapoarte se înregistrează toate operaţiunile de venituri şi cheltuieli prevăzute în prezentul titlu şi se redă o imagine corectă a operaţiunilor respective.
Art. 81: Organizarea conturilor
(1)Contabilul fiecărei instituţii sau fiecărui organ ale Uniunii întocmeşte şi păstrează la zi o documentaţie care descrie organizarea conturilor şi procedurile contabile din instituţia sau organul Uniunii de care aparţine.
(2)Veniturile şi cheltuielile se înregistrează în sistemul computerizat, în funcţie de natura economică a operaţiunii, drept venituri sau cheltuieli curente sau drept capital.
Art. 82: Ţinerea contabilităţii
(1)Contabilul Comisiei este responsabil de stabilirea planurilor de conturi armonizate care urmează să fie aplicate de instituţiile Uniunii, de oficiile europene şi de agenţiile şi de organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2.
(2)Contabilul obţine de la ordonatorii de credite toate informaţiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine corectă a situaţiei financiare a instituţiilor Uniunii şi a execuţiei bugetare. Ordonatorii de credite garantează fiabilitatea informaţiilor respective.
(3)Înainte de adoptarea conturilor de către instituţia Uniunii sau de către organul Uniunii menţionat la articolul 70, contabilul le semnează, certificând astfel că a obţinut o asigurare rezonabilă conform căreia acestea redau o imagine corectă a situaţiei financiare a instituţiei Uniunii sau a organului Uniunii menţionat la articolul 70.
În acest scop, contabilul verifică dacă elaborarea conturilor a avut loc în conformitate cu normele contabile menţionate la articolul 80 şi cu procedurile contabile menţionate la articolul 77 alineatul (1) primul paragraf litera (d), şi dacă toate veniturile şi cheltuielile au fost contabilizate.
(4)Ordonatorul de credite delegat trimite contabilului, în conformitate cu normele adoptate de către contabil, informaţiile financiare şi de gestiune necesare pentru îndeplinirea funcţiilor contabilului.
Contabilul este informat de ordonatorul de credite, periodic şi cel puţin pentru închiderea conturilor, cu privire la datele financiare relevante ale conturilor bancare fiduciare, astfel încât utilizarea fondurilor Uniunii să se poată reflecta în contabilitatea Uniunii.
Ordonatorii de credite continuă să fie pe deplin răspunzători de utilizarea corectă a fondurilor pe care le gestionează, de legalitatea şi regularitatea cheltuielilor aflate sub controlul lor şi de exhaustivitatea şi exactitatea informaţiilor trimise contabilului.
(5)Ordonatorul de credite competent îl informează pe contabil cu privire la toate evoluţiile sau modificările semnificative ale unui sistem de gestiune financiară, ale unui sistem de inventariere sau ale unui sistem de evaluare a activelor şi a pasivelor, dacă sistemul respectiv furnizează date pentru contabilitatea instituţiei Uniunii sau dacă este utilizat în scopul justificării datelor acesteia, astfel încât contabilul să poată verifica dacă se respectă criteriile de validare.
În orice moment, contabilul poate reexamina un sistem de gestiune financiară deja validat şi poate solicita ca ordonatorul de credite competent să stabilească un plan de acţiune pentru a corecta, în timp util, eventualele deficienţe.
Ordonatorul de credite competent asigură exhaustivitatea informaţiilor trimise contabilului.
(6)Contabilul este împuternicit să verifice informaţiile primite şi să efectueze orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru validarea conturilor.
Contabilul formulează obiecţii, dacă este necesar, şi furnizează explicaţii cu privire la natura şi sfera de aplicare a acestora.
(7)Sistemul contabil al unei instituţii a Uniunii are scopul de a organiza informaţiile bugetare şi financiare astfel încât cifrele să poată fi introduse, clasate şi înregistrate.
(8)Sistemul contabil este format din contabilitatea generală şi din contabilitatea bugetară. Aceste contabilităţi se ţin în euro, pe baza anului calendaristic.
(9)Ordonatorul de credite delegat poate ţine, de asemenea, o contabilitate analitică detaliată.
(10)Documentele justificative referitoare la sistemul contabil şi la întocmirea conturilor prevăzute la articolul 241 se păstrează pentru o perioadă de cel puţin cinci ani de la data la care Parlamentul European acordă descărcarea de gestiune aferentă exerciţiului financiar la care se referă documentele.
Documentele privind operaţiunile care nu au fost închise definitiv se păstrează însă până la sfârşitul exerciţiului următor celui în care operaţiunile au fost închise. În cazul păstrării datelor privind traficul, se aplică articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Fiecare instituţie a Uniunii decide în ce departament trebuie păstrate documentele justificative.
Art. 83: Conţinutul şi ţinerea contabilităţii bugetare
(1)Contabilitatea bugetară prezintă, pentru fiecare subdiviziune din buget:
a)în cazul cheltuielilor:
(i)creditele autorizate în buget, inclusiv creditele înregistrate în bugetele rectificative, creditele reportate, creditele disponibile după colectarea veniturilor alocate, transferurile de credite şi totalul creditelor disponibile;
(ii)creditele de angajament şi creditele de plată aferente exerciţiului financiar;
b)în cazul veniturilor:
(i)estimările din buget, inclusiv estimările din bugetele rectificative, veniturile alocate şi cuantumul total al venitului estimat;
(ii)drepturile constatate şi sumele recuperate pentru exerciţiul financiar;
c)angajamentele neplătite încă şi veniturile nerecuperate încă, reportate din exerciţiile financiare precedente. Creditele de angajament şi creditele de plată menţionate la primul paragraf litera (a) se înregistrează şi se prezintă separat.
(2)Contabilitatea bugetară prezintă separat:
a)utilizarea creditelor reportate şi a creditelor aferente exerciţiului financiar;
b)lichidarea angajamentelor restante.
În ceea ce priveşte veniturile, sumele nerecuperate încă din exerciţiile financiare precedente se prezintă separat.
Art. 84: Contabilitatea generală
(1)Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, utilizând metoda înregistrării în partidă dublă, toate evenimentele şi operaţiunile care afectează situaţia economică şi financiară şi activele şi pasivele instituţiilor Uniunii, ale agenţiilor şi ale organelor Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2.
(2)Mişcările şi soldurile din contabilitatea generală se înregistrează în registre contabile.
(3)Toate înregistrările contabile, inclusiv ajustările contabile, se bazează pe documente justificative, la care fac trimitere.
(4)Sistemul contabil permite urmărirea clară prin audit a tuturor înregistrărilor contabile.
Art. 85: Conturi bancare
(1)Pentru gestionarea trezoreriei, contabilul poate să deschidă sau să solicite deschiderea de conturi în numele instituţiei Uniunii de care aparţine la instituţii financiare sau la bănci centrale naţionale. Contabilului îi revine responsabilitatea de a închide aceste conturi sau de a se asigura că acestea sunt închise.
(2)Condiţiile pentru deschiderea, operarea şi utilizarea conturilor bancare prevăd, în funcţie de cerinţele de control intern, ca cecurile, ordinele de virament bancar sau orice alte operaţiuni bancare să fie semnate de unul sau mai mulţi membri ai personalului autorizaţi în mod corespunzător. Instrucţiunile manuale se semnează de cel puţin doi membri ai personalului autorizaţi în mod corespunzător sau de contabil.
(3)În contextul punerii în aplicare a unui program sau a unei acţiuni, se pot deschide conturi fiduciare în numele Comisiei pentru a permite gestionarea acestor conturi de către o entitate în temeiul articolului 62 alineatul (1) primul paragraf litera (c) punctul (ii), (iii), (v) sau (vi).
Aceste conturi se deschid sub responsabilitatea ordonatorului de credite însărcinat cu punerea în aplicare a programului sau a acţiunii, de comun acord cu contabilul Comisiei.
Aceste conturi se gestionează sub responsabilitatea ordonatorului de credite.
(4)Contabilul Comisiei stabileşte norme privind deschiderea, gestionarea şi închiderea conturilor fiduciare şi utilizarea acestora.
Art. 86: Gestionarea trezoreriei
(1)Cu excepţia cazului în care prezentul regulament prevede altfel, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerarul şi echivalentele de numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranţă a acestora.
(2)Contabilul se asigură că instituţia Uniunii de care aparţine are la dispoziţie fonduri suficiente pentru a acoperi necesarul de numerar rezultat din execuţia bugetară în cadrul de reglementare aplicabil şi instituie proceduri pentru a se asigura că niciunul dintre conturile deschise în conformitate cu articolul 85 alineatul (1) şi cu articolul 89 alineatul (3) nu are sold debitor.
(3)Plăţile se efectuează prin virament bancar, prin cec sau din conturile de avans sau, în cazul în care contabilul autorizează în mod expres acest lucru, prin carte de debit, prin debitare directă sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu normele stabilite de contabil.
Înainte de a încheia un angajament faţă de un terţ, ordonatorul de credite confirmă identitatea beneficiarului, stabileşte entitatea juridică şi detaliile de plată ale beneficiarilor şi le introduce în dosarul comun pe instituţia Uniunii de care este responsabil contabilul, pentru a asigura transparenţa, răspunderea şi execuţia corespunzătoare a plăţilor.
Contabilul poate efectua plăţi numai în cazul în care entitatea juridică a beneficiarului plăţii şi detaliile privind plata au fost înregistrate în prealabil într-un dosar comun pe instituţia Uniunii de care contabilul este responsabil.
Ordonatorii de credite informează contabilul cu privire la orice modificare privind entitatea juridică şi detaliile de plată care le-a fost comunicată de către beneficiarul plăţii şi verifică validitatea respectivelor date înainte să ordonanţeze plata.
Art. 87: Inventarierea activelor
(1)Instituţiile şi agenţiile Uniunii sau organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 întocmeşte inventare cantitative şi valorice ale tuturor imobilizărilor corporale, necorporale şi financiare care le aparţin, în conformitate cu un model instituit de contabilul Comisiei.
De asemenea, acestea verifică dacă înregistrările din inventarele lor corespund situaţiei reale.
Toate bunurile achiziţionate care au o perioadă de utilizare mai mare de un an, care nu sunt consumabile şi al căror preţ de achiziţionare sau cost de producţie este mai mare decât cel indicat în procedurile contabile menţionate la articolul 77 se înregistrează în inventar şi în conturile de imobilizări.
(2)Vânzarea de imobilizări corporale ale Uniunii face obiectul unei publicităţi adecvate.
(3)Instituţiile Uniunii şi agenţiile sau organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 adoptă dispoziţii privind protejarea activelor incluse în inventarele lor şi stabilesc care sunt departamentele administrative responsabile pentru sistemul de inventariere.
Art. 88: Conturi de avans
(1)Conturile de avans pot fi constituite pentru plata cheltuielilor în cazul în care, din cauza cuantumurilor limitate implicate, este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operaţiuni de plată prin proceduri bugetare. Conturile de avans pot fi constituite, de asemenea, pentru colectarea altor venituri decât resursele proprii.
În delegaţiile Uniunii, conturile de avans pot fi, de asemenea, utilizate pentru executarea unor plăţi cu valori limitate prin procedurile bugetare, în cazul în care această utilizare este eficientă şi eficace în contextul cerinţelor locale.
Cuantumul maxim care poate fi plătit de administratorul contului de avans, atunci când este practic imposibil sau ineficient să se efectueze operaţiuni de plată prin proceduri bugetare, se stabileşte de către contabil şi nu depăşeşte în niciun caz 60 000 EUR pentru fiecare cheltuială.
Cu toate acestea, în domeniul ajutoarelor pentru gestionarea crizelor şi al operaţiunilor de ajutor umanitar, conturile de avans pot fi utilizate fără stabilirea unor plafoane, cu respectarea nivelului creditelor stabilite de Parlamentul European şi de Consiliu la linia bugetară corespunzătoare pentru exerciţiul financiar în curs şi în conformitate cu normele interne ale Comisiei.
(2)În delegaţiile Uniunii, se constituie conturi de avans pentru plata cheltuielilor din ambele secţiuni din buget aferente Comisiei şi SEAE, asigurându-se trasabilitatea completă a cheltuielilor.
Art. 89: Crearea şi administrarea conturilor de avans
(1)Crearea unui cont de avans şi numirea unui administrator al contului de avans fac obiectul unei decizii a contabilului instituţiei Uniunii, pe baza unei propuneri motivate în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent. Decizia respectivă stabileşte responsabilităţile şi obligaţiile administratorului contului de avans şi ale ordonatorului de credite.
Administratorii conturilor de avans sunt aleşi din rândul funcţionarilor sau, dacă este necesar şi doar în cazuri bine întemeiate, din rândul altor membri ai personalului sau în conformitate cu condiţiile stabilite în normele interne ale Comisiei, din rândul personalului angajat de Comisie în domeniul ajutoarelor pentru gestionarea crizelor şi al operaţiunilor de ajutor umanitar, cu condiţia ca contractele de muncă ale acestora să garanteze un nivel echivalent de protecţie în ceea ce priveşte răspunderea aplicabilă personalului în conformitate cu articolul 95. Administratorii conturilor de avans sunt aleşi ţinând seama de cunoştinţele, competenţele şi calificările speciale ale acestora dovedite pe baza diplomelor de studii sau a experienţei profesionale corespunzătoare sau în urma participării la un program adecvat de formare.
(2)În propunerile de decizii de constituire a unui cont de avans, ordonatorul de credite competent asigură că:
a)se acordă prioritate utilizării procedurilor bugetare în cazul în care există acces la sistemul contabil computerizat central;
b)conturile de avans sunt utilizate numai în cazuri bine întemeiate.
În deciziile privind crearea unui cont de avans, contabilul precizează condiţiile de operare şi condiţiile de utilizare a acestuia.
Modificarea condiţiilor de operare a unui cont de avans face, de asemenea, obiectul unei decizii a contabilului, la propunerea motivată în mod corespunzător a ordonatorului de credite competent.
(3)Conturile bancare de avans sunt deschise şi monitorizate de contabil, care autorizează, de asemenea, semnăturile delegate pentru acestea, pe baza unei propuneri motivate corespunzător din partea ordonatorului de credite competent.
(4)Conturile de avans sunt alimentate de contabilul instituţiei Uniunii şi se află în responsabilitatea administratorilor conturilor de avans.
(5)Plăţile efectuate sunt urmate de decizii formale finale de lichidare sau de ordine de plată semnate de ordonatorul de credite competent.
Tranzacţiile de avans sunt regularizate de ordonatorul de credite până la sfârşitul lunii următoare, astfel încât soldul contabil şi soldul bancar să poată fi reconciliate.
(6)Contabilul efectuează verificări sau dispune efectuarea de verificări de către un membru al personalului din propriul său departament sau din departamentul de ordonanţare împuternicit în mod expres în acest scop. De regulă, aceste verificări sunt efectuate la faţa locului şi, atunci când este necesar, inopinat, pentru a verifica existenţa fondurilor alocate administratorilor conturilor de avans şi a evidenţelor contabile şi pentru a controla respectarea termenului stabilit în ceea ce priveşte regularizarea tranzacţiilor de avans. Contabilul comunică rezultatele verificărilor respective ordonatorului de credite competent.