Secţiunea 3 - Contabilul - Regulamentul 1046/18-iul-2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 şi a Deciziei nr. 541/2014/UE şi de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012
Acte UE
Jurnalul Oficial 193L
Ieşit din vigoare Versiune de la: 9 Noiembrie 2022
Secţiunea 3:Contabilul
Art. 77: Competenţele şi funcţiile contabilului
(1)Fiecare instituţie a Uniunii desemnează un contabil care răspunde, în instituţia respectivă, de următoarele aspecte:
a)execuţia corectă a plăţilor, încasarea corectă a veniturilor şi recuperarea corectă a creanţelor constatate;
b)pregătirea şi prezentarea conturilor în conformitate cu titlul XIII;
c)ţinerea contabilităţii în conformitate cu articolele 82 şi 84;
d)stabilirea normelor şi a procedurilor contabile, precum şi a planului de conturi în conformitate cu articolele 80-84;
e)instituirea şi validarea sistemelor contabile şi, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informaţiilor contabile;
f)gestionarea trezoreriei.
În ceea ce priveşte sarcinile menţionate la litera (e) de la primul paragraf, contabilul este împuternicit să verifice în orice moment conformitatea cu criteriile de validare.
(2)Responsabilităţile contabilului SEAE vizează numai secţiunea din buget aferentă SEAE, astfel cum este executată de acest organism. Contabilul Comisiei rămâne responsabil de întreaga secţiune din buget aferentă Comisiei, inclusiv pentru operaţiunile contabile referitoare la credite subdelegate şefilor delegaţiilor Uniunii.
De asemenea, contabilul Comisiei acţionează în calitate de contabil al SEAE în ceea ce priveşte execuţia secţiunii din buget aferente SEAE.
Art. 78: Numirea şi eliberarea din funcţie a contabilului
(1)Fiecare instituţie a Uniunii numeşte un contabil din rândul funcţionarilor cărora li se aplică Statutul funcţionarilor.
Contabilul este ales de instituţia Uniunii ţinând seama de competenţa sa deosebită dovedită pe baza diplomelor de studii sau a experienţei profesionale echivalente.
(2)Două sau mai multe instituţii sau organe ale Uniunii pot numi acelaşi contabil. În acest caz, ele iau măsurile necesare pentru evitarea oricărui conflict de interese.
(3)În cazul încetării exercitării funcţiei contabilului se întocmeşte fără întârziere o balanţă de verificare.
(4)Balanţa de verificare însoţită de un raport de predare este transmisă noului contabil de contabilul a cărui funcţie încetează sau, dacă acest lucru nu este posibil, de către un funcţionar din departamentul său.
Noul contabil semnează balanţa de verificare, în semn de acceptare, în termen de cel mult o lună de la data transmiterii şi poate formula obiecţii.
Raportul de predare conţine rezultatul balanţei de verificare şi eventualele obiecţii formulate.
Art. 79: Competenţe care pot fi delegate de către contabil
În îndeplinirea funcţiilor sale, contabilul poate să delege anumite sarcini personalului subordonat şi administratorilor conturilor de avans numiţi în conformitate cu articolul 89 alineatul (1).
Actul de delegare stabileşte sarcinile respective.
Art. 80: Normele contabile
(1)Normele contabile care trebuie aplicate de instituţiile Uniunii, de oficiile europene şi de agenţiile şi de organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 se bazează pe standardele contabile acceptate la nivel internaţional pentru sectorul public. Contabilul Comisiei adoptă aceste norme după consultarea contabililor celorlalte instituţii ale Uniunii, ai oficiilor europene şi ai organelor Uniunii.
(2)Contabilul se poate abate de la standardele menţionate la alineatul (1) dacă estimează că acest lucru este necesar pentru a reda o imagine corectă a activelor şi pasivelor, a cheltuielilor, a veniturilor şi a fluxurilor de numerar. Atunci când o normă contabilă se abate semnificativ de la standardele respective, în notele la situaţiile financiare se precizează acest fapt şi motivele care stau la baza lui.
(3)Normele contabile menţionate la alineatul (1) stabilesc structura şi conţinutul situaţiilor financiare, precum şi principiile contabile subiacente conturilor.
(4)Rapoartele privind execuţia bugetară menţionate la articolul 241 respectă principiile bugetare stabilite în prezentul regulament. Acestea prezintă o evidenţă detaliată a execuţiei bugetare. În aceste rapoarte se înregistrează toate operaţiunile de venituri şi cheltuieli prevăzute în prezentul titlu şi se redă o imagine corectă a operaţiunilor respective.
Art. 81: Organizarea conturilor
(1)Contabilul fiecărei instituţii sau fiecărui organ ale Uniunii întocmeşte şi păstrează la zi o documentaţie care descrie organizarea conturilor şi procedurile contabile din instituţia sau organul Uniunii de care aparţine.
(2)Veniturile şi cheltuielile se înregistrează în sistemul computerizat, în funcţie de natura economică a operaţiunii, drept venituri sau cheltuieli curente sau drept capital.
Art. 82: Ţinerea contabilităţii
(1)Contabilul Comisiei este responsabil de stabilirea planurilor de conturi armonizate care urmează să fie aplicate de instituţiile Uniunii, de oficiile europene şi de agenţiile şi de organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2.
(2)Contabilul obţine de la ordonatorii de credite toate informaţiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine corectă a situaţiei financiare a instituţiilor Uniunii şi a execuţiei bugetare. Ordonatorii de credite garantează fiabilitatea informaţiilor respective.
(3)Înainte de adoptarea conturilor de către instituţia Uniunii sau de către organul Uniunii menţionat la articolul 70, contabilul le semnează, certificând astfel că a obţinut o asigurare rezonabilă conform căreia acestea redau o imagine corectă a situaţiei financiare a instituţiei Uniunii sau a organului Uniunii menţionat la articolul 70.
În acest scop, contabilul verifică dacă elaborarea conturilor a avut loc în conformitate cu normele contabile menţionate la articolul 80 şi cu procedurile contabile menţionate la articolul 77 alineatul (1) primul paragraf litera (d), şi dacă toate veniturile şi cheltuielile au fost contabilizate.
(4)Ordonatorul de credite delegat trimite contabilului, în conformitate cu normele adoptate de către contabil, informaţiile financiare şi de gestiune necesare pentru îndeplinirea funcţiilor contabilului.
Contabilul este informat de ordonatorul de credite, periodic şi cel puţin pentru închiderea conturilor, cu privire la datele financiare relevante ale conturilor bancare fiduciare, astfel încât utilizarea fondurilor Uniunii să se poată reflecta în contabilitatea Uniunii.
Ordonatorii de credite continuă să fie pe deplin răspunzători de utilizarea corectă a fondurilor pe care le gestionează, de legalitatea şi regularitatea cheltuielilor aflate sub controlul lor şi de exhaustivitatea şi exactitatea informaţiilor trimise contabilului.
(5)Ordonatorul de credite competent îl informează pe contabil cu privire la toate evoluţiile sau modificările semnificative ale unui sistem de gestiune financiară, ale unui sistem de inventariere sau ale unui sistem de evaluare a activelor şi a pasivelor, dacă sistemul respectiv furnizează date pentru contabilitatea instituţiei Uniunii sau dacă este utilizat în scopul justificării datelor acesteia, astfel încât contabilul să poată verifica dacă se respectă criteriile de validare.
În orice moment, contabilul poate reexamina un sistem de gestiune financiară deja validat şi poate solicita ca ordonatorul de credite competent să stabilească un plan de acţiune pentru a corecta, în timp util, eventualele deficienţe.
Ordonatorul de credite competent asigură exhaustivitatea informaţiilor trimise contabilului.
(6)Contabilul este împuternicit să verifice informaţiile primite şi să efectueze orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru validarea conturilor.
Contabilul formulează obiecţii, dacă este necesar, şi furnizează explicaţii cu privire la natura şi sfera de aplicare a acestora.
(7)Sistemul contabil al unei instituţii a Uniunii are scopul de a organiza informaţiile bugetare şi financiare astfel încât cifrele să poată fi introduse, clasate şi înregistrate.
(8)Sistemul contabil este format din contabilitatea generală şi din contabilitatea bugetară. Aceste contabilităţi se ţin în euro, pe baza anului calendaristic.
(9)Ordonatorul de credite delegat poate ţine, de asemenea, o contabilitate analitică detaliată.
(10)Documentele justificative referitoare la sistemul contabil şi la întocmirea conturilor prevăzute la articolul 241 se păstrează pentru o perioadă de cel puţin cinci ani de la data la care Parlamentul European acordă descărcarea de gestiune aferentă exerciţiului financiar la care se referă documentele.
Documentele privind operaţiunile care nu au fost închise definitiv se păstrează însă până la sfârşitul exerciţiului următor celui în care operaţiunile au fost închise. În cazul păstrării datelor privind traficul, se aplică articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Fiecare instituţie a Uniunii decide în ce departament trebuie păstrate documentele justificative.
Art. 83: Conţinutul şi ţinerea contabilităţii bugetare
(1)Contabilitatea bugetară prezintă, pentru fiecare subdiviziune din buget:
a)în cazul cheltuielilor:
(i)creditele autorizate în buget, inclusiv creditele înregistrate în bugetele rectificative, creditele reportate, creditele disponibile după colectarea veniturilor alocate, transferurile de credite şi totalul creditelor disponibile;
(ii)creditele de angajament şi creditele de plată aferente exerciţiului financiar;
b)în cazul veniturilor:
(i)estimările din buget, inclusiv estimările din bugetele rectificative, veniturile alocate şi cuantumul total al venitului estimat;
(ii)drepturile constatate şi sumele recuperate pentru exerciţiul financiar;
c)angajamentele neplătite încă şi veniturile nerecuperate încă, reportate din exerciţiile financiare precedente. Creditele de angajament şi creditele de plată menţionate la primul paragraf litera (a) se înregistrează şi se prezintă separat.
(2)Contabilitatea bugetară prezintă separat:
a)utilizarea creditelor reportate şi a creditelor aferente exerciţiului financiar;
b)lichidarea angajamentelor restante.
În ceea ce priveşte veniturile, sumele nerecuperate încă din exerciţiile financiare precedente se prezintă separat.
Art. 84: Contabilitatea generală
(1)Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, utilizând metoda înregistrării în partidă dublă, toate evenimentele şi operaţiunile care afectează situaţia economică şi financiară şi activele şi pasivele instituţiilor Uniunii, ale agenţiilor şi ale organelor Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2.
(2)Mişcările şi soldurile din contabilitatea generală se înregistrează în registre contabile.
(3)Toate înregistrările contabile, inclusiv ajustările contabile, se bazează pe documente justificative, la care fac trimitere.
(4)Sistemul contabil permite urmărirea clară prin audit a tuturor înregistrărilor contabile.
Art. 85: Conturi bancare
(1)Pentru gestionarea trezoreriei, contabilul poate să deschidă sau să solicite deschiderea de conturi în numele instituţiei Uniunii de care aparţine la instituţii financiare sau la bănci centrale naţionale. Contabilului îi revine responsabilitatea de a închide aceste conturi sau de a se asigura că acestea sunt închise.
(2)Condiţiile pentru deschiderea, operarea şi utilizarea conturilor bancare prevăd, în funcţie de cerinţele de control intern, ca cecurile, ordinele de virament bancar sau orice alte operaţiuni bancare să fie semnate de unul sau mai mulţi membri ai personalului autorizaţi în mod corespunzător. Instrucţiunile manuale se semnează de cel puţin doi membri ai personalului autorizaţi în mod corespunzător sau de contabil.
(3)În contextul punerii în aplicare a unui program sau a unei acţiuni, se pot deschide conturi fiduciare în numele Comisiei pentru a permite gestionarea acestor conturi de către o entitate în temeiul articolului 62 alineatul (1) primul paragraf litera (c) punctul (ii), (iii), (v) sau (vi).
Aceste conturi se deschid sub responsabilitatea ordonatorului de credite însărcinat cu punerea în aplicare a programului sau a acţiunii, de comun acord cu contabilul Comisiei.
Aceste conturi se gestionează sub responsabilitatea ordonatorului de credite.
(4)Contabilul Comisiei stabileşte norme privind deschiderea, gestionarea şi închiderea conturilor fiduciare şi utilizarea acestora.
Art. 86: Gestionarea trezoreriei
(1)Cu excepţia cazului în care prezentul regulament prevede altfel, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerarul şi echivalentele de numerar. Contabilul este răspunzător pentru păstrarea în siguranţă a acestora.
(2)Contabilul se asigură că instituţia Uniunii de care aparţine are la dispoziţie fonduri suficiente pentru a acoperi necesarul de numerar rezultat din execuţia bugetară în cadrul de reglementare aplicabil şi instituie proceduri pentru a se asigura că niciunul dintre conturile deschise în conformitate cu articolul 85 alineatul (1) şi cu articolul 89 alineatul (3) nu are sold debitor.
(3)Plăţile se efectuează prin virament bancar, prin cec sau din conturile de avans sau, în cazul în care contabilul autorizează în mod expres acest lucru, prin carte de debit, prin debitare directă sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu normele stabilite de contabil.
Înainte de a încheia un angajament faţă de un terţ, ordonatorul de credite confirmă identitatea beneficiarului, stabileşte entitatea juridică şi detaliile de plată ale beneficiarilor şi le introduce în dosarul comun pe instituţia Uniunii de care este responsabil contabilul, pentru a asigura transparenţa, răspunderea şi execuţia corespunzătoare a plăţilor.
Contabilul poate efectua plăţi numai în cazul în care entitatea juridică a beneficiarului plăţii şi detaliile privind plata au fost înregistrate în prealabil într-un dosar comun pe instituţia Uniunii de care contabilul este responsabil.
Ordonatorii de credite informează contabilul cu privire la orice modificare privind entitatea juridică şi detaliile de plată care le-a fost comunicată de către beneficiarul plăţii şi verifică validitatea respectivelor date înainte să ordonanţeze plata.
Art. 87: Inventarierea activelor
(1)Instituţiile şi agenţiile Uniunii sau organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 întocmeşte inventare cantitative şi valorice ale tuturor imobilizărilor corporale, necorporale şi financiare care le aparţin, în conformitate cu un model instituit de contabilul Comisiei.
De asemenea, acestea verifică dacă înregistrările din inventarele lor corespund situaţiei reale.
Toate bunurile achiziţionate care au o perioadă de utilizare mai mare de un an, care nu sunt consumabile şi al căror preţ de achiziţionare sau cost de producţie este mai mare decât cel indicat în procedurile contabile menţionate la articolul 77 se înregistrează în inventar şi în conturile de imobilizări.
(2)Vânzarea de imobilizări corporale ale Uniunii face obiectul unei publicităţi adecvate.
(3)Instituţiile Uniunii şi agenţiile sau organele Uniunii menţionate în prezentul titlu capitolul 3 secţiunea 2 adoptă dispoziţii privind protejarea activelor incluse în inventarele lor şi stabilesc care sunt departamentele administrative responsabile pentru sistemul de inventariere.