Secţiunea 2 - Ordonatorul de credite - Regulamentul 1046/18-iul-2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii, de modificare a Regulamentelor (UE) nr. 1296/2013, (UE) nr. 1301/2013, (UE) nr. 1303/2013, (UE) nr. 1304/2013, (UE) nr. 1309/2013, (UE) nr. 1316/2013, (UE) nr. 223/2014, (UE) nr. 283/2014 şi a Deciziei nr. 541/2014/UE şi de abrogare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012
Acte UE
Jurnalul Oficial 193L
Ieşit din vigoare Versiune de la: 9 Noiembrie 2022
Secţiunea 2:Ordonatorul de credite
Art. 73: Ordonatorul de credite
(1)Fiecare instituţie a Uniunii exercită funcţiile de ordonator de credite.
(2)În sensul prezentului titlu, "personal" înseamnă persoanele cărora li se aplică Statutul funcţionarilor.
(3)Fiecare instituţie a Uniunii, în conformitate cu regulamentul său de procedură, deleagă funcţiile de ordonator de credite personalului de nivel adecvat. În cadrul normelor sale administrative interne, instituţia stabileşte personalul căruia îi deleagă respectivele funcţii, sfera de aplicare a competenţelor delegate şi dacă respectivele competenţe pot fi subdelegate de către persoanele cărora le-au fost delegate.
(4)Competenţele de ordonator de credite sunt delegate sau subdelegate numai personalului.
(5)Ordonatorul de credite competent acţionează în limitele stabilite prin actul de delegare sau de subdelegare. Ordonatorul de credite competent poate fi asistat de unul sau mai mulţi membri ai personalului însărcinaţi să efectueze, sub responsabilitatea sa, anumite operaţiuni necesare pentru execuţia bugetului şi pentru producerea de informaţii financiare şi de gestiune.
(6)Fiecare instituţie a Uniunii şi fiecare organ al Uniunii menţionat la articolul 70 informează Parlamentul European, Consiliul, Curtea de Conturi, şi contabilul Comisiei, în termen de două săptămâni, cu privire la numirea şi încetarea exercitării funcţiei ordonatorilor de credite delegaţi, a auditorilor interni şi a contabililor şi cu privire la toate normele interne pe care le adoptă în materie de chestiuni financiare.
(7)Fiecare instituţie a Uniunii informează Curtea de Conturi cu privire la deciziile de delegare şi cu privire la desemnarea administratorilor conturilor de avans în temeiul articolelor 79 şi 88.
Art. 74: Competenţele şi funcţiile ordonatorului de credite
(1)În instituţia Uniunii în cauză, ordonatorul de credite răspunde de execuţia veniturilor şi a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, inclusiv prin asigurarea raportării privind performanţa, şi de asigurarea respectării cerinţelor de legalitate şi regularitate şi de egalitate de tratament al destinatarilor.
(2)În sensul prezentului articol alineatul (1), în conformitate cu articolul 36 şi cu standardele minime adoptate de fiecare instituţie a Uniunii şi ţinând seama în mod corespunzător de riscurile asociate mediului de gestiune şi naturii acţiunilor finanţate, ordonatorul de credite delegat stabileşte structura organizatorică şi sistemele interne de control adecvate pentru îndeplinirea funcţiilor sale. Instituirea acestei structuri şi a acestor sisteme se bazează pe o analiză exhaustivă a riscurilor, care ţine seama de consideraţiile privind raportul cost-eficacitate şi performanţa acestora.
(3)Pentru execuţia cheltuielilor, ordonatorul de credite competent îşi asumă angajamente bugetare şi juridice, lichidează cheltuieli, ordonanţează plăţi şi desfăşoară activităţile preliminare în vederea execuţiei creditelor.
(4)Pentru execuţia veniturilor, ordonatorul de credite competent efectuează estimări ale creanţelor, realizează o constatare a creanţelor de recuperat şi emite ordine de recuperare. Dacă este cazul, ordonatorul de credite competent renunţă la creanţele constatate.
(5)Pentru a preveni erorile şi neregulile înainte ca operaţiunile să fie autorizate şi pentru a reduce riscurile de neîndeplinire a obiectivelor, fiecare operaţiune face obiectul a cel puţin unui control ex ante referitor la aspectele sale operaţionale şi financiare, pe baza unei strategii de control multianuale care ia în considerare riscurile.
Frecvenţa şi intensitatea controalelor ex ante sunt stabilite de ordonatorul de credite competent, ţinând seama atât de rezultatele controalelor anterioare, cât şi de consideraţiile bazate pe analiza riscurilor şi de cele privind raportul cost-eficacitate, pe baza propriei analize a riscurilor a ordonatorului de credite. În cazul în care există îndoieli, ordonatorul de credite competent pentru validarea operaţiunilor respective solicită, în cadrul controlului ex ante, informaţii suplimentare sau efectuează un control la faţa locului în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile.
Pentru o operaţiune dată, verificarea se realizează de alţi membri ai personalului decât cei care au iniţiat operaţiunea. Membrii personalului care realizează verificarea nu se află în subordinea membrilor personalului care au iniţiat operaţiunea.
(6)Ordonatorul de credite delegat poate efectua controale ex post pentru a detecta şi a corecta erorile şi neregulile din cadrul operaţiunilor după ce acestea au fost autorizate. Aceste controale, care pot fi organizate pe bază de sondaj, în funcţie de riscuri, ţin seama de rezultatele controalelor anterioare, precum şi de consideraţiile privind raportul cost-eficacitate şi performanţa.
Controalele ex post sunt efectuate de alţi membri ai personalului decât cei care efectuează controalele ex ante. Membrii personalului însărcinaţi cu efectuarea controalelor ex post nu se află în subordinea membrilor personalului însărcinaţi cu efectuarea controalelor ex ante.
Normele şi modalităţile, inclusiv calendarele de desfăşurare a auditurilor beneficiarilor sunt clare, coerente şi transparente şi sunt puse la dispoziţie beneficiarilor la semnarea acordului de grant.
(7)Ordonatorii de credite competenţi şi personalul competent pentru execuţia bugetară au competenţele profesionale necesare.
În fiecare instituţie a Uniunii, ordonatorul de credite delegat se asigură:
a)că ordonatorii de credite subdelegaţi şi personalul lor primesc informaţii relevante actualizate periodic şi beneficiază de formare privind standardele de control şi metodele şi tehnicile disponibile în acest sens;
b)că se iau măsuri, dacă este cazul, pentru a asigura funcţionarea eficace şi eficientă a sistemelor de control în conformitate cu alineatul (2).
(8)Dacă un membru al personalului implicat în gestiunea financiară şi controlul operaţiunilor consideră că o decizie pe care trebuie să o aplice sau să o accepte la solicitarea superiorului său implică nereguli sau contravine principiului bunei gestiuni financiare ori normelor profesionale pe care trebuie să le respecte, acesta îşi informează superiorul ierarhic. Dacă informarea se face în scris, superiorul ierarhic răspunde în scris. În cazul în care superiorul ierarhic nu ia măsuri sau confirmă decizia ori instrucţiunea iniţială, iar membrul personalului consideră că această confirmare nu constituie un răspuns rezonabil la preocuparea sa, membrul personalului informează în scris ordonatorul de credite delegat. În cazul în care ordonatorul de credite delegat nu răspunde într-un interval rezonabil, date fiind circumstanţele cazului şi, în orice caz, în termen de o lună, membrul personalului informează comitetul relevant menţionat la articolul 143.
În eventualitatea unor activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie care pot prejudicia interesele Uniunii, membrul personalului informează autorităţile şi organismele desemnate în Statutul funcţionarilor şi în deciziile instituţiilor Uniunii privind clauzele şi condiţiile investigaţiilor interne referitoare la prevenirea fraudei, a corupţiei şi a oricărei alte activităţi ilegale care dăunează intereselor Uniunii. În contractele cu auditorii externi care auditează gestiunea financiară a Uniunii se include obligaţia auditorului extern de a informa ordonatorul de credite delegat cu privire la orice activitate ilegală, de fraudă sau de corupţie suspectată care poate prejudicia interesele Uniunii.
(9)Ordonatorul de credite delegat prezintă instituţiei Uniunii de care aparţine un raport anual de activitate cu privire la îndeplinirea funcţiilor care îi revin, raport care cuprinde informaţii financiare şi de gestiune, inclusiv rezultatele controalelor, în care declară că, exceptând situaţiile în care se specifică altfel în cadrul unor obiecţii emise cu privire la anumite domenii de venituri şi de cheltuieli, a obţinut o asigurare rezonabilă conform căreia:
a)informaţiile cuprinse în raport oferă o imagine corectă şi fidelă;
b)resursele alocate activităţilor descrise în raport au fost utilizate în scopul preconizat şi în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare; şi
c)procedurile de control instituite oferă garanţiile necesare cu privire la legalitatea şi regularitatea operaţiunilor subiacente.
Raportul anual de activitate include informaţii privind operaţiunile desfăşurate, în raport cu obiectivele şi consideraţiile privind performanţa stabilite în planurile strategice, riscurile asociate respectivelor operaţiuni, utilizarea resurselor furnizate, precum şi eficienţa şi eficacitatea sistemelor de control intern. Raportul include o evaluare globală a costurilor şi a beneficiilor controalelor, precum şi informaţii referitoare la măsura în care cheltuielile operaţionale autorizate contribuie la realizarea obiectivelor strategice ale Uniunii şi generează o valoare adăugată europeană. Comisia pregăteşte un rezumat al rapoartelor anuale de activitate pentru exerciţiul precedent.
Rapoartele anuale de activitate pentru exerciţiul financiar ale ordonatorilor de credite şi, după caz, ale ordonatorilor de credite delegaţi ai instituţiilor Uniunii, organelor Uniunii, oficiilor şi agenţiilor europene se publică până la data de 1 iulie a exerciţiului financiar următor pe site-ul instituţiei Uniunii, organului Uniunii, oficiului sau agenţiei europene respective, într-o formă uşor accesibilă, cu respectarea consideraţiilor de confidenţialitate şi de securitate justificate în mod corespunzător.
(10)Ordonatorul de credite delegat înregistrează, pentru fiecare exerciţiu financiar, contractele încheiate prin procedurile de negociere în conformitate cu punctul 11.1 literele (a)-(f) şi la punctul 39 din anexa I. Dacă proporţia procedurilor de negociere în raport cu numărul contractelor atribuite de acelaşi ordonator de credite delegat creşte considerabil faţă de exerciţiile anterioare sau dacă proporţia în cauză este în mod clar mai mare decât media înregistrată pentru instituţia Uniunii, ordonatorul de credite competent prezintă instituţiei Uniunii un raport în care precizează toate măsurile luate pentru inversarea tendinţei respective. Fiecare instituţie a Uniunii trimite Parlamentului European şi Consiliului un raport privind procedurile de negociere. În cazul Comisiei, raportul respectiv se anexează la rezumatul rapoartelor anuale de activitate menţionate la prezentul articol alineatul (9).
Art. 75: Păstrarea documentelor justificative de către ordonatorii de credite
Ordonatorul de credite instituie un sistem pe suport de hârtie sau electronic pentru păstrarea documentelor justificative originale referitoare la execuţia bugetului. Astfel de documente se păstrează timp de cel puţin cinci ani de la data la care Parlamentul European acordă descărcarea de gestiune aferentă exerciţiului financiar la care se referă documentele.
Fără a aduce atingere primului paragraf, documentele privind operaţiunile se păstrează în orice caz până la sfârşitul exerciţiului următor celui în care operaţiunile respective au fost închise definitiv.
Dacă este posibil, datele cu caracter personal din documentele justificative se şterg atunci când datele respective nu sunt necesare în scopul descărcării de gestiune, al controlului şi al auditului. În cazul păstrării datelor privind traficul, se aplică articolul 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
Art. 76: Competenţele şi funcţiile şefilor delegaţiilor Uniunii
(1)Atunci când şefii delegaţiilor Uniunii acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), aceştia se află în subordinea Comisiei, ca instituţie a Uniunii responsabilă de definirea, exercitarea, monitorizarea şi evaluarea funcţiilor şi a responsabilităţilor care le revin în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi şi cooperează strâns cu Comisia în ceea ce priveşte execuţia adecvată a fondurilor, pentru a asigura, în special, legalitatea şi regularitatea operaţiunilor financiare, respectarea principiului bunei gestiuni financiare în gestionarea fondurilor şi protecţia efectivă a intereselor financiare ale Uniunii. Aceştia intră sub incidenţa normelor interne ale Comisiei şi a Cartei Comisiei pentru executarea sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate. Pentru îndeplinirea funcţiilor care le revin, aceştia pot beneficia de asistenţă din partea personalului Comisiei din delegaţiile Uniunii.
În acest sens, şefii delegaţiilor Uniunii iau măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie care este probabil să pună în pericol capacitatea Comisiei de a-şi îndeplini responsabilităţile în ceea ce priveşte execuţia bugetului care le-a fost subdelegată, precum şi orice conflict de priorităţi care ar putea avea un impact asupra executării sarcinilor de gestiune financiară care le-au fost subdelegate.
În cazul apariţiei unei situaţii sau a unui conflict dintre cele menţionate la al doilea paragraf, şefii delegaţiilor Uniunii informează fără întârziere directorii generali competenţi din cadrul Comisiei şi al SEAE cu privire la acest aspect. Directorii generali respectivi iau măsurile necesare pentru remedierea situaţiei.
(2)În cazul în care se găsesc în situaţia menţionată la articolul 74 alineatul (8), şefii delegaţiilor Uniunii fac apel la comitetul menţionat la articolul 143. În eventualitatea unor activităţi ilegale, de fraudă sau de corupţie care pot prejudicia interesele Uniunii, aceştia informează autorităţile şi organismele desemnate de legislaţia aplicabilă.
(3)Şefii delegaţiilor Uniunii care acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), prezintă rapoarte ordonatorului lor de credite delegat, astfel încât acesta din urmă să poată integra rapoartele în cauză în raportul său anual de activitate menţionat la articolul 74 alineatul (9). Rapoartele prezentate de şefii delegaţiilor Uniunii cuprind informaţii privind eficienţa şi eficacitatea sistemelor de control intern instituite în cadrul delegaţiei lor, precum şi informaţii privind gestiunea operaţiunilor care le-au fost subdelegate, şi oferă asigurarea prevăzută la articolul 92 alineatul (5) al treilea paragraf. Rapoartele respective se anexează la raportul anual de activitate al ordonatorului de credite delegat şi se pun la dispoziţia Parlamentului European şi a Consiliului, ţinându-se cont, dacă este cazul, de caracterul lor confidenţial.
Şefii delegaţiilor Uniunii cooperează pe deplin cu instituţiile Uniunii implicate în procedura de descărcare de gestiune şi furnizează, după caz, informaţiile suplimentare necesare. În acest context, li se poate solicita să participe la reuniuni ale organismelor relevante şi să ofere asistenţă ordonatorului de credite delegat competent.
Şefii delegaţiilor Uniunii care acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi, în conformitate cu articolul 60 alineatul (2), răspund tuturor solicitărilor adresate de către ordonatorul de credite delegat al Comisiei la cererea Comisiei sau, în contextul descărcării de gestiune, la cererea Parlamentului European.
Comisia se asigură că subdelegarea de competenţe către şefii delegaţiilor Uniunii nu aduce atingere procedurii de descărcare de gestiune prevăzute la articolul 319 din TFUE.
(4)Alineatele (1), (2) şi (3) se aplică, de asemenea, şefilor adjuncţi ai delegaţiilor Uniunii atunci când acţionează în calitate de ordonatori de credite subdelegaţi în absenţa şefilor delegaţiilor Uniunii.