Capitolul ix - Eliberarea certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a formularelor standard multilingve - Norme Metodologice din 2024 de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă
M.Of. 269
În vigoare Versiune de la: 31 Martie 2024
CAPITOLUL IX:Eliberarea certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a formularelor standard multilingve
SECŢIUNEA 1:Eliberarea certificatelor de stare civilă
Art. 158
(1)Certificatele de stare civilă se eliberează în format fizic şi electronic în baza actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, de către oricare S.P.C.L.E.P. sau, după caz, primărie a unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P., misiune diplomatică sau oficiu consular de carieră a/al României în străinătate, iar de către D.G.E.P. şi S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. numai în situaţiile prevăzute la art. 10 alin. (6) şi (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; forma şi conţinutul certificatelor de stare civilă în format fizic sunt prevăzute în anexele nr. 1-3 şi cele în format electronic sunt prevăzute în anexele nr. 4-6; certificatele de stare civilă electronice se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.
(2)La cerere, se pot elibera certificate de stare civilă care să asigure, pe versoul acestora, traducerea în una dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene, cu excepţia celor în care este emis certificatul; textul menţiunilor înscrise pe certificatele de stare civilă nu se traduce.
(3)Certificatele de stare civilă se eliberează, la cerere, persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) tezele I şi a II-a din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, pe baza înregistrărilor şi a menţiunilor înscrise în registrele de stare civilă, inclusiv din registrele întocmite de parohii, din cele deţinute de primării şi de Arhivele Naţionale, cu respectarea prevederilor art. 36.
(4)Înregistrarea cererilor privind eliberarea certificatelor de stare civilă se face în Registrul local de intrare-ieşire definit la art. 16 lit. d).
(5)Cetăţenilor români cu domiciliul în România li se eliberează certificatul de stare civilă în baza actului de identitate, aflat în termen de valabilitate; dacă actul de identitate este expirat, eliberarea certificatului de stare civilă se face astfel:
a)în baza verificărilor efectuate de ofiţerul de stare civilă în S.N.I.E.P.; în situaţia în care fizionomia solicitantului nu corespunde cu imaginea asociată datelor de identitate din R.N.E.P., se indică acestuia să solicite mai întâi eliberarea unui act de identitate;
b)odată cu solicitarea actului de identitate, în condiţiile prevăzute la art. 57 din Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, precum şi pentru stabilirea formei şi conţinutului actelor de identitate, ale dovezii de reşedinţă şi ale cărţii de imobil, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 295/2021.
(6)Cetăţenilor români cu domiciliul în străinătate ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza paşaportului; dacă paşaportul românesc este expirat, ofiţerul de stare civilă efectuează verificări pentru a stabili datele cu care cetăţeanul român este înscris în S.N.I.E.P. şi în evidenţele D.G.P. şi procedează potrivit alin. (5), iar eliberarea certificatului de stare civilă se face în baza acestor verificări şi a paşaportului expirat sau a titlului de călătorie, după caz.
(7)Cetăţenilor români cu reşedinţa în străinătate care se adresează misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare ale României li se eliberează certificate pe baza paşaportului sau a titlului de călătorie, după caz.
(8)Cetăţenilor români domiciliaţi în străinătate ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza documentului valabil eliberat de autorităţile străine şi a verificărilor efectuate de ofiţerul de stare civilă pentru a stabili datele cu care cetăţeanul român este înscris în S.N.I.E.P., S.I.I.E.A.S.C. şi evidenţele D.G.P., după caz, dacă:
a)paşaportul românesc este pierdut/furat/deteriorat;
b)nu au avut niciodată act de identitate sau paşaport românesc.
(9)Cetăţenilor străini ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în România li se eliberează certificate pe baza paşaportului sau, pentru cetăţenii Uniunii Europene, Spaţiului Economic European şi Confederaţiei Elveţiene, pe baza actului de identitate.
(10)Minorii care au împlinit vârsta de 14 ani şi au act de identitate solicită şi primesc certificatul de naştere în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială ori prin împuternicire avocaţială, iar cei care nu au avut niciodată act de identitate solicită eliberarea certificatului de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi, tutore sau, după caz, de reprezentantul legal, care semnează cererea.
(11)Prin excepţie de la alin. (1), în cazul persoanelor majore a căror naştere a fost înregistrată tardiv ca urmare a punerii în aplicare a hotărârii judecătoreşti definitive, certificatul de naştere se eliberează la solicitarea titularului prin cerere adresată ofiţerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unităţii administrativ-teritoriale care a efectuat verificările în dosarul privind înregistrarea tardivă a naşterii.
(12)Prin excepţie de la alin. (1), pentru persoanele majore a căror naştere a fost înregistrată tardiv în baza aprobării primarului şi a avizului conform al S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B, certificatul de naştere se eliberează la solicitarea titularului prin cerere adresată ofiţerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unităţii administrativ-teritoriale care a înregistrat naşterea.
(13)În situaţia în care, la depunerea cererilor de eliberare a certificatelor, se stabileşte că au intervenit modificări la numele de familie şi/sau prenumele titularului actului, cetăţean român sau persoană fără cetăţenie cu domiciliul în România, acestea se soluţionează după înscrierea menţiunilor corespunzătoare.
(14)Cetăţenilor străini, cetăţenilor Uniunii Europene, Spaţiului Economic European şi Confederaţiei Elveţiene sau persoanelor fără cetăţenie care se află pe teritoriul României, ale căror acte de stare civilă au fost întocmite în registrele române, li se eliberează certificate de stare civilă în aceleaşi condiţii ca şi cetăţenilor români.
(15)Dacă titularul actului, cetăţean străin sau cetăţean al Uniunii Europene, Spaţiului Economic European ori Confederaţiei Elveţiene, şi-a schimbat numele de familie şi/sau prenumele în străinătate, iar această menţiune nu este înscrisă pe marginea actului, la cerere se prezintă actul de identitate sau paşaportul, după caz, precum şi traducerea în limba română a documentului legalizată, din care să rezulte schimbarea de nume.
(16)Pentru persoanele reţinute, arestate preventiv ori care execută o pedeapsă privativă de libertate/o măsură educativă privativă de libertate, cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se soluţionează de către S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căruia/căreia se află locul de deţinere; cererea se transmite prin administraţia locului de deţinere care certifică şi identitatea solicitantului; pentru persoanele arestate la domiciliu cererea de eliberare a certificatelor de stare civilă se depune prin împuternicit.
(17)Atunci când cererea de eliberare a certificatului de stare civilă a fost depusă la oricare S.P.C.L.E.P./primărie a unităţii administrativ-teritoriale din România sau aceasta a fost transmisă electronic, în portalul extern al S.I.I.E.A.S.C., prin mijloace de autentificare, la S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale care a întocmit actul de stare civilă, certificatul de stare civilă, tipizat, se livrează la adresa din România, indicată în cerere.
(18)Dacă cererea de eliberare a certificatului de stare civilă s-a depus sau s-a transmis electronic la misiunea diplomatică/oficiul consular de carieră a/al României, certificatul de stare civilă, tipizat, se poate livra în străinătate, prin servicii de curierat, la adresă indicată în cerere.
(19)În cazul în care titularul nu poate fi găsit la adresa menţionată în cerere, certificatul de stare civilă se va ridica de la S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale sau de la misiunea diplomatică/oficiul consular de carieră a/al României unde s-a depus ori s-a transmis electronic cererea.
(20)Cheltuielile de expediţie a certificatului de stare civilă sunt suportate de către persoanele prevăzute la art. 10 alin. (1) teza I din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(21)În cazul în care cererea a fost transmisă prin poşta electronică, iar identificarea persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) teza I din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, nu s-a făcut prin mijloace de autentificare electronice, pentru ridicarea certificatului de stare civilă acestea se prezintă la S.P.C.L.E.P./primăria către care s-a transmis cererea.
(22)La rubrica "Menţiuni" din certificatul de stare civilă se înscrie cetăţenia titularului actului, cetăţean străin sau cetăţean al Uniunii Europene, Spaţiului Economic European ori Confederaţiei Elveţiene, conform textului prevăzut la anexa nr. 20.
(23)Fiecare certificat de stare civilă este înseriat; seria este formată din 3 litere şi 7 cifre, se atribuie din S.I.I.E.A.S.C. şi se tipăreşte pe hârtia specială în partea dreaptă de jos a filei.
Art. 159
(1)Cererile cetăţenilor străini şi ale cetăţenilor Uniunii Europene, Spaţiului Economic European şi Confederaţiei Elveţiene privind eliberarea certificatelor de stare civilă, în format fizic, ale căror acte sau fapte de stare civilă s-au produs şi s-au înregistrat în România, adresate misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale statelor de cetăţenie acreditate în România, se soluţionează de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăria unităţii administrativ-teritoriale care a întocmit actul de stare civilă, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (10) şi (11) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, prin D.G.E.P.
(2)La primirea solicitării de la D.G.E.P., ofiţerul de stare civilă identifică actul, completează certificatul de stare civilă şi îl expediază prin intermediul serviciilor poştale cu respectarea dispoziţiilor Hotărârii Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei clasificate, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 160
(1)Certificatele de stare civilă se completează în limba română, ţinând seama atât de datele care rezultă din cuprinsul actului din Registrul de stare civilă exemplarul II, cât şi de modificările ce decurg din menţiunile înscrise ulterior întocmirii acestuia.
(2)La completarea certificatelor de stare civilă se respectă următoarele reguli:
a)dacă în actul de stare civilă nu este completată rubrica referitoare la numele de familie sau prenumele unuia ori ale ambilor părinţi, nu se completează nici rubricile corespunzătoare din certificatul de stare civilă;
b)rubricile din certificatul de stare civilă care nu se completează se barează cu o linie orizontală;
c)dacă naşterea s-a produs în străinătate, la rubrica "Localitatea" se înscrie localitatea unde s-a născut, iar rubrica "Judeţul" se înlocuieşte cu denumirea actuală a ţării; în acelaşi mod se procedează şi în cazul rubricilor "Locul încheierii căsătoriei" şi "Locul decesului";
d)în cazul actelor transcrise, înregistrate tardiv, reconstituite sau întocmite ulterior, la rubrica "Menţiuni" se înscrie, după caz, una dintre sintagmele: "ACT TRANSCRIS", "ACT ÎNREGISTRAT TARDIV", "ACT RECONSTITUIT" ori "ACT ÎNTOCMIT ULTERIOR";
e)rubricile referitoare la locul naşterii, locul încheierii căsătoriei şi la locul decesului din certificatele de stare civilă se completează cu denumirea actuală, potrivit organizării administrativ-teritoriale a României; astfel se procedează şi pentru completarea rubricilor referitoare la judeţ; în cazul municipiului Bucureşti, la rubrica "comuna/oraşul/municipiul" se înscrie "sectorul", iar cuvântul "judeţ" se înlocuieşte cu "Municipiul Bucureşti"; completarea tuturor rubricilor din actele şi certificatele de stare civilă se face cu respectarea întocmai a regulilor gramaticale stabilite de Academia Română; la rubrica privind emitentul se înscrie denumirea actuală;
f)certificatele de stare civilă se semnează olograf sau electronic de ofiţerul de stare civilă, în funcţie de forma fizică sau electronică a acestora, aplicându-se sigiliul stării civile, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 22, respectiv sigiliul generat de S.I.I.E.A.S.C.;
g)rubricile privind numele de familie, prenumele, denumirea localităţii, judeţul sau ţara, sexul se completează cu majuscule, de tipar şi diacritice, după caz;
h)completarea certificatelor cu diacritice atunci când acestea nu se regăsesc în actul transcris se face la cererea scrisă a solicitantului, cu efectuarea menţiunilor corespunzătoare pe marginea actului de stare civilă conform textului prevăzut la anexa nr. 20, urmând ca pe viitor să se elibereze certificate de stare civilă numai astfel;
i)la completarea rubricilor referitoare la numele de familie şi prenume se foloseşte litera "â" sau "î", după dorinţa solicitantului, în baza cererii scrise a acestuia, cu efectuarea menţiunii pe marginea actului de stare civilă conform textului prevăzut la anexa nr. 20, urmând ca pe viitor să se elibereze certificat de stare civilă numai astfel;
j)rubricile din cuprinsul certificatelor de stare civilă privind numele de familie şi prenumele titularului şi ale părinţilor se completează folosindu-se cratima; pentru actele de stare civilă întocmite în perioada 2.02.2011-18.05.2012, precum şi pentru actele transcrise, certificatele de stare civilă se completează cu cratimă la cererea scrisă a persoanei îndreptăţite cu efectuarea menţiunilor corespunzătoare pe marginea actului de stare civilă conform textului prevăzut la anexa nr. 20, urmând ca pe viitor să se elibereze certificate de stare civilă numai astfel.
(3)Pentru stabilirea exactă a numelui copiilor recunoscuţi şi apoi legitimaţi prin căsătoria ulterioară a părinţilor se va ţine seama de următoarele:
a)cei recunoscuţi până la 10 iulie 1943 şi nelegitimaţi prin căsătoria ulterioară a părinţilor poartă numele de familie al mamei, iar dacă au fost legitimaţi poartă numele de familie al tatălui;
b)cei recunoscuţi sau legitimaţi între 10 iulie 1943 şi 31 ianuarie 1954 poartă numele de familie al celor care i-au recunoscut sau i-au legitimat;
c)cei recunoscuţi în localităţile din Ardealul de Nord până la 6 martie 1945, dacă nu au fost şi legitimaţi prin căsătorie, poartă numele de familie al mamei, iar dacă au fost legitimaţi, poartă numele de familie al tatălui.
Art. 161
Seria şi numărul certificatului, precum şi data eliberării acestuia se înscriu, în actele de stare civilă, la rubrica "CERTIFICATE ELIBERATE".
Art. 162
(1)Certificatele de stare civilă se eliberează la întocmirea actului de stare civilă persoanelor îndreptăţite/reprezentanţilor legali/titularilor potrivit legii sau, ulterior, la cerere.
(2)În situaţia certificatelor de stare civilă eliberate la cerere, acestea se tipăresc în prezenţa solicitantului sau se emit electronic odată cu depunerea cererii, ori ulterior, dacă sunt necesare verificări, într-un termen de până la 30 de zile.
(3)Persoanele îndreptăţite să primească certificate de stare civilă pot deţine în acelaşi timp atât certificat de stare civilă electronic, cât şi în format fizic.
(4)La cerere se pot elibera certificate cu menţiunile înscrise în actele de stare civilă, cu excepţia menţiunilor referitoare la adopţie; certificatele de stare civilă eliberate anterior nu mai produc efecte juridice.
Art. 163
(1)În caz de pierdere, furt, plastifiere, reţinere de către autorităţile străine, deteriorare sau distrugere a certificatului de stare civilă, persoanei îndreptăţite i se eliberează, la cerere, un nou certificat.
(2)Cererea pentru eliberarea noului certificat trebuie să cuprindă, în mod amănunţit, împrejurările în care acesta a fost pierdut, furat, deteriorat sau distrus.
Art. 164
Atât la primirea cererii, cât şi la eliberarea certificatului de stare civilă, ofiţerul de stare civilă este obligat să verifice identitatea persoanei care l-a solicitat, pe baza actului de identitate sau a verificărilor efectuate în S.I.I.E.A.S.C. sau R.N.E.P. ori, după caz, a documentului prevăzut la art. 64 alin. (4)-(7) însoţit, după caz, de documentul prevăzut la art. 158 alin. (15); dacă cererea se depune potrivit art. 158 alin. (5) lit. b), verificarea identităţii se face de către personalul cu atribuţii de evidenţă a persoanelor.
Art. 165
(1)Certificatele de stare civilă greşite sau deteriorate la completare se anulează prin înscrierea, cu majuscule, a textului "ANULAT".
(2)Certificatele de stare civilă prezentate cu modificări, ştersături, adăugări sau neconcordanţe cu privire la datele înscrise se reţin de către ofiţerul de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei unităţii administrativ-teritoriale sau de lucrătorii de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. şi se anulează prin tocare ireversibilă.
(3)De la data reţinerii, certificatele de stare civilă sunt considerate nule.
(4)Despre anularea prin tocare ireversibilă a certificatelor de stare civilă se face menţiune în S.I.I.E.A.S.C.
Art. 166
(1)Certificatul de naştere se eliberează titularului actului sau reprezentantului legal, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocaţială.
(2)Eliberarea unui nou certificat de naştere în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior.
(3)Dacă un copil este născut viu şi a decedat până la data înregistrării naşterii, la cererea părinţilor, se eliberează certificatul de naştere, cu menţiunea "DECEDAT", sau numai certificatul de deces.
Art. 167
(1)Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soţi sau, la cerere, ambilor soţi ori reprezentanţilor legali ai acestora, personal sau prin împuternicit cu procură specială ori împuternicire avocaţială; eliberarea unui nou certificat de căsătorie în format fizic sau electronic îl anulează pe cel similar, emis anterior, deţinut de soţul care solicită certificatul.
(2)Pentru soţul supravieţuitor sau în caz de divorţ se pot elibera certificate de căsătorie doar cu menţiunile corespunzătoare.
(3)În cazul actelor de căsătorie în cuprinsul cărora nu se regăseşte rubrica privind "numele de familie al soţilor după căsătorie", la eliberarea certificatelor se solicită declaraţie dată în faţa ofiţerului de stare civilă sau a notarului din partea ambilor soţi, cetăţeni români, cu privire la numele de familie ce se înscrie în certificat; în actul de căsătorie se operează textul de menţiune prevăzut în anexa nr. 20.
Art. 168
(1)Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptăţite, personal sau prin împuternicit cu procură specială sau împuternicire avocaţială, ori, cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale care a înregistrat decesul, persoanelor care justifică un interes legitim.
(2)Pentru valorificarea unor drepturi, prin excepţie de la alin. (1), membrilor de familie li se pot elibera concomitent sau succesiv certificate de deces.
(3)Este interzisă înscrierea prin menţiune a cauzei decesului în certificatul de deces.
Art. 169
În cazuri deosebite, precum persoane grav bolnave, netransportabile, internate în unităţi sanitare şi centre de servicii sociale, se eliberează certificate de naştere sau de căsătorie şi altor persoane, cu aprobarea primarului în baza documentelor justificative prezentate de solicitant.
Art. 170
Cererile pentru procurarea de certificate/extrase de stare civilă/extrase multilingve ale actelor de stare civilă emise de autorităţile străine se soluţionează prin intermediul M.A.E. - DCons; în cazuri deosebite, când nu există persoane interesate în procurarea documentului, certificatul/extrasul de stare civilă/extrasul multilingv al actului de stare civilă se obţine prin intermediul D.G.E.P.
SECŢIUNEA 2:Eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă
Art. 171
(1)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă se eliberează în aplicarea prevederilor Convenţiei nr. 16 a Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, denumită în continuare Convenţia nr. 16, din Registrul de stare civilă exemplarul II, în baza actelor de stare civilă, de către oricare S.P.C.L.E.P. sau, după caz, primărie a unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P. ori misiune diplomatică sau oficiu consular de carieră a/al României, iar de către D.G.E.P. şi S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. numai în situaţiile prevăzute la art. 4 alin. (51) şi art. 10 alin. (6) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă îndeplinesc condiţiile necesare pentru a putea fi recunoscute de către statele părţi la Convenţia nr. 16 şi sunt recunoscute de către autorităţile şi instituţiile publice române ca având aceeaşi valoare juridică ca şi certificatele/extrasele de stare civilă emise de statele părţi la Convenţia nr. 16.
Art. 172
(1)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă privind naşterea, căsătoria sau decesul, eliberate de autorităţile române, sunt documente cu aceeaşi putere doveditoare ca şi certificatele de stare civilă şi se folosesc de către titulari şi persoanele îndreptăţite în faţa autorităţilor străine din statele părţi la Convenţia nr. 16.
(2)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autorităţile române pot fi folosite de către cetăţenii români aflaţi în străinătate, inclusiv în faţa misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României, cu excepţia situaţiei când necesitatea prezentării certificatului de stare civilă în original în faţa acestor autorităţi este prevăzută în mod expres prin dispoziţiile legale în vigoare.
(3)Forma şi conţinutul extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autorităţile române în format fizic sunt prevăzute în anexele nr. 7-9, iar cele în format electronic sunt prevăzute în anexele nr. 10-12; extrasele multilingve electronice se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.
Art. 173
Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă eliberate în condiţiile Convenţiei nr. 16 de către autorităţile competente ale statelor părţi la această convenţie, altele decât România, sunt recunoscute de către autorităţile şi instituţiile publice române fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă şi se utilizează în aceleaşi condiţii ca şi certificatele de stare civilă.
Art. 174
(1)Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă se eliberează în condiţiile prevăzute la art. 158 alin. (3)-(18) şi alin. (21), art. 159 şi 161 din prezentele norme metodologice.
(2)La cerere, solicitanţilor li se eliberează concomitent mai multe extrase multilingve completate în baza aceluiaşi act de stare civilă.
(3)Fiecare extras multilingv al actului de stare civilă este înseriat; seria este formată din 3 litere şi 7 cifre, se atribuie din S.I.I.E.A.S.C. şi se tipăreşte pe hârtia specială în partea stângă sus a filei.
Art. 175
Extrasele multilingve ale actelor de stare civilă se completează în limba română, cu majuscule, de tipar, ţinând seama atât de datele care rezultă din cuprinsul actului din registrul de stare civilă, cât şi de modificările intervenite potrivit menţiunilor înscrise ulterior întocmirii acestuia.
Art. 176
La completarea extraselor multilingve se respectă următoarele reguli:
a)denumirea oricărei localităţi menţionate într-un extras multilingv se completează cu denumirea actuală potrivit organizării administrativ-teritoriale a României; localitatea este urmată de denumirea statului unde aceasta este situată, atunci când statul este altul decât România;
b)în cazul în care o rubrică din actul de stare civilă nu este completată, rubrica corespunzătoare din extrasul multilingv al actului de stare civilă se barează cu o linie orizontală, înainte de a fi semnat extrasul;
c)în cazul în care o rubrică din actul de stare civilă este completată, rubrica corespunzătoare din extrasul multilingv al actului de stare civilă se completează cu menţiunile respective, iar spaţiul rămas liber se barează cu o linie orizontală, înainte de a fi semnat extrasul;
d)rubrica "ALTE MENŢIUNI CU PRIVIRE LA ACT" din cuprinsul extraselor multilingve ale actelor de stare civilă privind naşterea şi căsătoria, ce conţine simboluri care să indice căsătoria, divorţul, anularea căsătoriei, decesul titularului actului de naştere, precum şi decesul soţului sau al soţiei, se completează utilizându-se exclusiv următoarele simboluri: Mar = căsătorie, Div = divorţ, A = anulare, D = deces, Dm = decesul soţului, Df = decesul soţiei, Né/Née = născut/născută, CM = contract matrimonial, SC = separaţie de corp;
e)simbolurile Mar, Div, A, D, Dm şi Df sunt urmate de data şi locul producerii evenimentului; simbolul Mar este urmat, în plus, de numele de familie şi prenumele soţului/soţiei; simbolul Né/Née este urmat de numele de familie purtat la naştere şi simbolul CM este urmat de regimul matrimonial ales;
f)extrasele multilingve ale actelor de stare civilă conţin data eliberării lor, semnătura olografă sau electronică a ofiţerului de stare civilă, precum şi sigiliul stării civile, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 22, respectiv sigiliul generat automat de S.I.I.E.A.S.C.;
g)în cuprinsul extrasului multilingv al actului de stare civilă, datele sunt înscrise cu cifre arabe, indicând succesiv ziua, luna şi anul; ziua şi luna sunt indicate prin două cifre, iar anul prin 4 cifre; primele 9 zile ale lunii şi primele 9 luni ale anului sunt indicate prin cifre de la 01 la 09;
h)pentru a indica sexul sunt utilizate exclusiv simbolurile M = masculin, respectiv F = feminin.
Art. 177
În vederea valorificării drepturilor şi intereselor cetăţenilor români în străinătate, din oficiu sau la cererea organismelor/instituţiilor din străinătate adresate misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România sau misiunilor diplomatice ori oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, D.G.E.P. emite şi transmite extrase multilingve ale actelor de stare civilă ale cetăţenilor români.
Art. 179
Adăugarea unor rubrici sau simboluri în cuprinsul extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de instituţiile prevăzute la art. 171 alin. (1), altele decât cele cuprinse în modelele stabilite în anexele nr. 7-12, este supusă acordului prealabil al Adunării Generale a Comisiei Internaţionale de Stare Civilă.
SECŢIUNEA 3:Eliberarea formularelor standard multilingve
Art. 180
(1)În aplicarea capitolului IV - Simplificarea altor formalităţi privind traducerile şi formularele standard multilingve din Regulamentul (UE) 2016/1.191, ofiţerii de stare civilă emit formulare standard multilingve, care însoţesc certificatele de stare civilă şi adeverinţa cu privire la statutul civil.
(2)Formularele standard multilingve sunt instrumente ajutătoare pentru traducere şi se prezintă numai împreună cu documentele oficiale, originale, pe care le însoţesc, neavând valoare juridică autonomă.
(3)Documentele de stare civilă emise de autorităţile străine în conformitate cu dreptul intern, care sunt însoţite de formulare standard multilingve, sunt acceptate fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă.
(4)Dacă documentele de stare civilă prevăzute la alin. (3) conţin menţiuni, acestea vor face obiectul unei traduceri separate, diferită de formularul standard multilingv, efectuată de către traducători autorizaţi prin grija solicitantului.
Art. 181
(1)Formularele standard multilingve se eliberează, la cerere, numai persoanelor îndreptăţite să primească certificatele de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil la care se anexează formularele standard multilingve; este posibilă eliberarea concomitentă a mai multor formulare standard multilingve pentru un singur certificat de stare civilă sau adeverinţă cu privire la statutul civil, în funcţie de solicitarea persoanei interesate.
(2)Formularele standard multilingve se eliberează de către ofiţerii de stare civilă din cadrul oricărui/oricărei S.P.C.L.E.P. sau primării a unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P., precum şi de către ofiţerii de stare civilă din cadrul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României.
(3)Formularele standard multilingve pot fi eliberate fie în acelaşi timp cu emiterea certificatului de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil la care se ataşează, fie ulterior, pentru certificatele/adeverinţele emise la o dată anterioară, de către ofiţerul de stare civilă din cadrul oricărui/oricărei S.P.C.L.E.P. sau primării a unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P. ori de către misiunile diplomatice sau de oficiile consulare de carieră ale României.
(4)Ofiţerul de stare civilă care primeşte solicitarea efectuează verificări în S.I.I.E.A.S.C sau, după caz, la S.P.C.L.E.P. primăria care are în păstrare actul de stare civilă în baza căruia a fost emis/ă certificatul de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil prezentat/ă de către solicitant; la solicitarea formularului standard multilingv se prezintă, obligatoriu, certificatul de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil în original.
(5)În cererea de eliberare a unui formular standard multilingv, solicitantul trebuie să menţioneze statul membru în care vor fi folosite certificatul de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil şi formularul standard multilingv, precum şi formatul bilingv în care acesta/aceasta va fi eliberat/ă.
Art. 182
(1)În formularul standard multilingv se completează numai câmpurile corespunzătoare care conţin informaţiile ce se regăsesc în certificatul de stare civilă/adeverinţa cu privire la statutul civil prezentate în original, iar celelalte câmpuri se barează cu o linie orizontală.
(2)Completarea câmpurilor din formularele standard multilingve se efectuează cu respectarea semnificaţiei rubricilor acestora.
(3)După completarea electronică a formularului standard multilingv, acesta se tipăreşte, se semnează olograf de către ofiţerul de stare civilă şi se aplică sigiliul stării civile prevăzut în anexa nr. 22 pe fiecare pagină; în cazul emiterii în format electronic a formularului standard multilingv, acesta se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.
Art. 183
(1)În situaţia primirii de către S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P./misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României în străinătate a unor formulare standard multilingve emise de autorităţi din alte state membre, ofiţerul de stare civilă:
a)poate solicita, dacă acest lucru este necesar în scopul prelucrării respectivului document oficial, ca persoana să furnizeze o traducere autentică sau o transliterare a conţinutului formularului standard multilingv în limba română, dacă rubricile formularului standard multilingv sunt completate cu caractere din alfabetul chirilic sau grecesc;
b)poate hotărî refuzarea acceptării şi procesării documentului de stare civilă dacă informaţiile incluse în formularul standard multilingv nu sunt suficiente în scopul prelucrării respectivului document oficial sau dacă formularul standard multilingv nu conţine elementele esenţiale ale documentului oficial original, cum ar fi eventuale menţiuni.
(2)În cazul în care se prezintă un document oficial şi formularul standard multilingv aferent, emise de o autoritate dintr-un stat membru al Uniunii Europene, asupra cărora există o îndoială întemeiată cu privire la autenticitatea acestora, ofiţerul de stare civilă transmite D.G.E.P. documentele în cauză pentru a fi verificate prin intermediul Sistemului de informare al pieţei interne.