Capitolul iii - Identificarea în mediul electronic şi înregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor fizice, persoanelor juridice şi a altor entităţi fără personalitate juridică, precum şi a reprezentanţilor sau împuterniciţilor acestora - Procedura din 2022 de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanţă între organul fiscal central şi persoanele fizice, persoanele juridice şi alte entităţi fără personalitate juridică
M.Of. 585
În vigoare Versiune de la: 16 Iunie 2022
CAPITOLUL III:Identificarea în mediul electronic şi înregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor fizice, persoanelor juridice şi a altor entităţi fără personalitate juridică, precum şi a reprezentanţilor sau împuterniciţilor acestora
SECŢIUNEA 1:Identificarea în mediul electronic prin certificat calificat şi înregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor care deţin certificat calificat
Art. 9: Cererea de înregistrare ca utilizator SPV a persoanelor care deţin certificat calificat
(1)Persoanele care deţin certificat calificat pot solicita înregistrarea ca utilizator SPV.
(2)Cererea de înregistrare ca utilizator SPV se face prin intermediul aplicaţiilor informatice specifice, pe platforma informatică dedicată.
(3)Cererea prevăzută la alin. (2) cuprinde informaţii obligatorii şi informaţii opţionale.
(4)Informaţiile obligatoriu a fi furnizate de persoana care deţine certificat calificat sunt:
a)datele de identificare;
b)elementele de identificare a certificatului calificat;
c)elementele de identificare ale documentelor de identitate, respectiv ale documentelor constitutive, după caz;
d)adresa de poştă electronică;
e)numărul de telefon mobil valid;
f)acceptul privind termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.
(5)Informaţiile opţional a fi furnizate se referă la acordul pentru primirea de atenţionări prin poştă electronică.
(6)Verificarea veridicităţii şi actualităţii datelor se face cu emitenţii certificatului calificat.
Art. 10: Aprobarea cererii de înregistrare ca utilizator SPV a persoanelor care deţin certificat calificat
(1)După completarea cererii prevăzute la art. 9 şi lansarea de către utilizator a procedurii de verificare a datelor acesteia, datele se verifică automat.
(2)În situaţia în care solicitantul nu este de acord cu termenii şi condiţiile de utilizare a SPV sau numărul de telefon nu este valid, persoana nu poate finaliza procedura de înregistrare.
(3)Cererea prevăzută la art. 9 se aprobă dacă informaţiile obligatoriu a fi furnizate prevăzute la art. 9 alin. (4) sunt corecte şi dacă solicitantul este de acord cu termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.
(4)Ca urmare a aprobării cererii, serviciile SPV sunt puse la dispoziţia solicitantului, acesta fiind informat în mod corespunzător pe adresa de poştă electronică comunicată în cererea prevăzută la art. 9.
(5)În situaţia în care cererea prevăzută la art. 9 a fost respinsă, deţinătorul certificatului calificat poate relua procedura de înregistrare.
Art. 11: Modificarea datelor de înregistrare şi radierea înregistrării ca utilizator SPV prin utilizarea unui certificat calificat
(1)Deţinătorul de certificat calificat poate modifica elementele de înregistrare ca utilizator SPV sau poate cere renunţarea la utilizarea SPV.
(2)Pentru modificarea datelor de înregistrare ca utilizator SPV se utilizează aplicaţiile informatice specifice oferite de SPV.
(3)Renunţarea la utilizarea SPV se face potrivit dispoziţiilor art. 25.
SECŢIUNEA 2:Identificarea în mediul electronic şi înregistrarea ca utilizator SPV a persoanelor juridice, a entităţilor fără personalitate juridică, a reprezentanţilor, precum şi a împuterniciţilor
Art. 12: Reguli privind înregistrarea şi accesul la SPV a persoanelor juridice, a entităţilor fără personalitate juridică, a reprezentanţilor, precum şi a împuterniciţilor
(1)Persoanele juridice sau alte entităţi fără personalitate juridică se pot identifica în mediul electronic astfel:
a)cu certificatul calificat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică;
b)cu certificatul calificat deţinut de persoana fizică reprezentant legal al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică;
c)cu certificatul calificat deţinut de reprezentantul desemnat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică;
d)cu certificatul calificat deţinut de împuternicitul persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică.
(2)Persoanele fizice care deţin certificat calificat se pot identifica în mediul electronic astfel:
a)cu certificatul calificat al persoanei fizice;
b)cu certificatul calificat al împuternicitului.
(3)Persoanele fizice care nu deţin certificat calificat şi nu au obligaţia deţinerii acestuia, dar optează pentru utilizarea SPV prin intermediul unui împuternicit, se identifică în mediul electronic prin intermediul certificatului calificat al împuternicitului.
(4)În sensul prezentei proceduri, reprezentantul desemnat este persoana fizică, angajat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, desemnată de către reprezentantul legal al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică, pentru înregistrarea şi utilizarea SPV.
(5)Ori de câte ori se schimbă reprezentantul legal sau reprezentantul desemnat, în vederea accesului la SPV, noul reprezentant legal sau reprezentantul desemnat al unei persoane juridice sau al unei entităţi fără personalitate juridică, înregistrată ca utilizator SPV, trebuie să dispună de îndată măsuri privind înregistrarea unei alte persoane, titular al unui certificat calificat, şi revocarea înregistrării persoanei schimbate.
(6)În scopul accesului la SPV, persoanele fizice, persoanele juridice sau alte entităţi fără personalitate juridică pot desemna un împuternicit în condiţiile art. 18 din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare.
(7)În cazul schimbării reprezentantului legal, al reprezentantului desemnat sau al împuternicitului, prevederile art. 9, 10, 13 şi 14 sunt aplicabile în mod corespunzător.
(8)Revocarea împuternicirii şi revocarea desemnării reprezentantului operează faţă de organul fiscal central de la data înregistrării acesteia la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, în SPV sau la organul fiscal competent şi aprobarea acesteia.
(9)Utilizarea SPV prin împuternicit sau prin reprezentantul desemnat este posibilă dacă îndeplineşte, cumulativ, următoarele condiţii:
a)împuternicirea sau mandatul de reprezentare este generală/general pentru toate operaţiunile din SPV;
b)împuternicirea sau mandatul de reprezentare conţine acordul cu privire la accesul la informaţiile referitoare la istoricul acţiunilor anterioare din SPV al persoanei reprezentate;
c)sunt acceptaţi termenii şi condiţiile de utilizare a SPV.
Art. 13: Cererea de înregistrare ca utilizator SPV a persoanelor juridice, a altor entităţi fără personalitate juridică, a reprezentanţilor, precum şi a împuterniciţilor
(1)Persoanele fizice care deţin certificat calificat pot solicita înregistrarea ca utilizator SPV cu calitatea de:
a)reprezentant legal al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică;
b)reprezentant desemnat al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică;
c)împuternicit al persoanei fizice, al persoanei juridice sau al entităţii fără personalitate juridică.
(2)Persoanele care deţin certificat calificat pot solicita înregistrarea ca utilizator SPV cu calitatea prevăzută la alin. (1) potrivit art. 9.
(3)Cererea de înregistrare ca utilizator SPV pentru persoanele având calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit se face prin intermediul aplicaţiilor informatice specifice, pe platforma informatică dedicată.
(4)Cererea prevăzută la alin. (3) cuprinde informaţii obligatorii şi opţionale.
(5)Informaţiile obligatoriu a fi furnizate sunt:
a)datele de identificare ale persoanei fizice, persoanei juridice sau ale entităţii reprezentate/împuternicite/reprezentantului, după caz;
b)calitatea de reprezentant sau de împuternicit;
c)numărul de telefon mobil valid al reprezentantului sau al împuternicitului;
d)acceptul privind termenii şi condiţiile de utilizare a SPV;
e)documentul semnat cu certificat electronic calificat care atestă calitatea de reprezentant desemnat sau împuternicit sau documentul electronic copie a imaginii documentului care atestă calitatea de reprezentant desemnat sau împuternicit;
f)adresa de poştă electronică;
g)elementele de identificare a certificatului calificat.
(6)Informaţiile opţional a fi furnizate sunt:
a)acordul privind primirea de atenţionări prin poştă electronică;
b)documentul semnat cu certificat electronic calificat care atestă calitatea de reprezentant legal sau documentul electronic copie a imaginii documentului care atestă calitatea de reprezentant legal.
Art. 14: Aprobarea cererii de înregistrare ca utilizator SPV a persoanelor juridice, a altor entităţi fără personalitate juridică, a reprezentanţilor, precum şi a împuterniciţilor
(1)După completarea şi transmiterea cererii de înregistrare prevăzută la art. 13, organul fiscal central înregistrează cererea şi atribuie un număr de înregistrare pe care îl comunică solicitantului prin aplicaţia dedicată.
(2)Organul fiscal central verifică corectitudinea informaţiilor înscrise în cerere şi în documentul prevăzut la art. 13 şi validează informaţiile. Validarea informaţiilor are ca efect aprobarea cererii.
(3)În situaţia în care informaţiile referitoare la datele de identificare înscrise în cerere sunt incorecte, cererea de înregistrare în SPV a persoanei juridice, a entităţii fără personalitate juridică sau a persoanei fizice se respinge.
(4)În situaţia în care solicitantul nu este de acord cu termenii şi condiţiile de utilizare a SPV sau numărul de telefon mobil nu este valid, nu se poate finaliza procedura de înregistrare.
(5)În situaţia în care împuternicirea nu este generală pentru toate operaţiunile din SPV sau desemnarea ca reprezentant nu este generală pentru toate operaţiunile din SPV, se informează solicitantul la adresa de poştă electronică, în termen de 5 zile de la înregistrare. În acest caz cererea se respinge.
(6)În situaţia în care informaţiile referitoare la datele de identificare înscrise în cerere sunt corecte, dar informaţiile referitoare la calitatea de reprezentant sau calitatea de împuternicit nu se pot verifica sau din verificarea documentului rezultă că acesta conţine informaţii incomplete sau incorecte, se notifică solicitantul la adresa de poştă electronică, în termen de 5 zile de la înregistrare, cu privire la faptul că aprobarea cererii de înregistrare se face la ghişeu.
(7)În cazul în care documentul furnizat este un document electronic copie a imaginii documentului care atestă calitatea de reprezentant desemnat sau împuternicit, se notifică solicitantul la adresa de poştă electronică, în termen de 5 zile de la înregistrare, cu privire la faptul că aprobarea cererii de înregistrare se face la ghişeu.
(8)În cazul aprobării la ghişeu, reprezentantul legal/reprezentantul desemnat/împuternicitul se prezintă la orice unitate fiscală din subordinea Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.
(9)În vederea aprobării la ghişeu a cererii prevăzute la alin. (1), reprezentantul legal/reprezentantul desemnat/împuternicitul prezintă organului fiscal central prevăzut la alin. (8) următoarele:
a)numărul de înregistrare atribuit potrivit alin. (1);
b)documentul de identitate, în original;
c)documentul din care rezultă calitatea de reprezentant legal sau reprezentant desemnat, respectiv de împuternicit potrivit art. 18 alin. (2) din Codul de procedură fiscală, în original sau copie legalizată, după caz, indicate în cererea cu numărul de înregistrare prevăzut la lit. a).
(10)Organul fiscal procedează la aprobarea cererii la ghişeu ori de câte ori a fost realizată identificarea fizică, verificarea documentelor justificative a fost realizată cu succes, documentul de desemnare a reprezentantului sau împuternicirea sunt generale şi, după caz, verificarea informaţiilor sau documentelor prezentate a fost realizată cu succes.
(11)În cazul în care documentul furnizat/prezentat din care rezultă calitatea de reprezentant legal/reprezentant desemnat sau de împuternicit este în formă autentică, accesul în SPV este aprobat în termen de două zile lucrătoare de la înregistrarea cererii prevăzute la alin. (1) sau de la prezentarea la ghişeu prevăzută la alin. (8).
(12)În situaţia în care cererea nu este aprobată, organul fiscal central comunică solicitantului, la adresa de poştă electronică, respingerea cererii, precum şi motivele respingerii.
(13)În cazul în care persoana fizică, persoana juridică sau entitatea care a desemnat un împuternicit sau un reprezentant este utilizator SPV, aprobarea sau respingerea cererii prevăzute la alin. (1), precum şi motivele respingerii se comunică prin SPV şi acestora.
(14)Punerea la dispoziţia solicitantului a serviciilor de comunicare electronică, drept urmare a aprobării cererii, se realizează în 2 zile lucrătoare de la verificarea corectitudinii informaţiilor şi se comunică solicitantului la adresa de poştă electronică completată în cererea prevăzută la art. 13.
(15)În situaţia în care, în termen de 10 zile de la completarea şi activarea procedurii de verificare a datelor înscrise în cererea prevăzută la art. 13, nu sunt îndeplinite obligaţiile prevăzute la alin. (6)-(9), cererea se consideră respinsă.
Art. 15: Cererea de revocare a împuternicirii sau a desemnării ca utilizator SPV
(1)Persoana fizică/Reprezentantul legal al unei persoane juridice sau reprezentantul desemnat al entităţii fără personalitate juridică care este înregistrată ca utilizator SPV potrivit prevederilor art. 9 şi 10 poate solicita revocarea calităţii de:
a)împuternicit al său pentru utilizarea serviciilor de comunicare electronică prin SPV;
b)reprezentant desemnat al său pentru utilizarea serviciilor de comunicare electronică prin SPV.
(2)Pentru completarea cererii de revocare se utilizează aplicaţia informatică specifică oferită de SPV.
(3)Cererea prevăzută la alin. (2) cuprinde următoarele informaţii obligatorii:
a)datele de identificare ale persoanei pentru care se solicită revocarea;
b)calitatea de împuternicit sau reprezentant desemnat, după caz.
Art. 16: Aprobarea cererii de revocare a împuternicirii sau a desemnării ca utilizator SPV
(1)După completarea şi transmiterea cererii de revocare prevăzute la art. 15, organul fiscal central înregistrează cererea de revocare şi atribuie un număr de înregistrare pe care îl comunică solicitantului la adresa de poştă electronică sau prin SPV.
(2)Organul fiscal central verifică corectitudinea informaţiilor înscrise în cererea prevăzută la art. 15 şi validează informaţiile. Validarea informaţiilor are ca efect aprobarea cererii.
(3)În situaţia în care informaţiile referitoare la datele de identificare ale împuternicitului sau reprezentantului desemnat sau calitatea acestuia sunt incorecte, cererea de revocare se respinge.
(4)Aprobarea sau respingerea cererii prevăzute la alin. (1), precum şi motivele respingerii se comunică solicitantului pe adresa de poştă electronică sau prin SPV.
(5)În cazul în care persoana fizică/reprezentantul legal al unei persoane juridice sau reprezentantul desemnat al entităţii fără personalitate juridică nu a dispus în prealabil solicitării revocării potrivit art. 15 măsuri privind înregistrarea unei alte persoane, titular al unui certificat calificat, se aplică în mod corespunzător prevederile art. 25.
SECŢIUNEA 3:Identificarea persoanei fizice prin NPOTP şi înregistrarea ca utilizator SPV
Art. 17: Cererea de înregistrare prin NPOTP
(1)Pentru completarea cererii de înregistrare pentru identificarea electronică prin NPOTP, persoana fizică utilizează serviciul de înregistrare oferit de platforma informatică dedicată.
(2)Cererea prevăzută la alin. (1) cuprinde informaţii obligatorii şi opţionale.
(3)Informaţiile obligatoriu a fi furnizate sunt:
a)datele de identificare a persoanei fizice, precum şi tipul documentului de identitate, seria şi numărul documentului de identitate, numărul de telefon mobil valid;
b)datele de identificare în mediul electronic: identificatorul utilizatorului, parola, întrebarea de siguranţă, răspunsul la întrebarea de siguranţă;
c)modalitatea de verificare a datelor furnizate de persoana fizică;
d)acceptul privind termenii şi condiţiile de utilizare a SPV;
e)adresa de poştă electronică.
(4)Informaţia opţional a fi furnizată se referă la acordul pentru primirea de atenţionări prin poştă electronică.
(5)Utilizatorul trebuie să aibă un identificator unic şi să folosească o singură adresă de poştă electronică.
(6)Persoana fizică decide modalitatea de verificare a datelor furnizate în cerere prin alegerea uneia dintre următoarele opţiuni:
a)aprobare în mediul electronic. În acest caz, persoana fizică trebuie să indice o informaţie fiscală personală cunoscută numai de organul fiscal central şi persoana fizică, aşa cum este cerută de aplicaţia informatică, în scopul identificării electronice;
b)aprobare la ghişeu. În acest caz persoana fizică trebuie să se prezinte la orice organ fiscal din subordinea Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, în scopul identificării fizice;
c)aprobare prin identificarea persoanei la distanţă prin mijloace video. În acest caz, persoana fizică furnizează informaţiile prevăzute la alin. (3), precum şi documentul electronic copie a imaginii documentului de identitate şi efectuează programare online, prin intermediul aplicaţiei disponibile pe portalul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, selectând data şi ora la care este disponibilă pentru a fi iniţiată procedura de identificare a persoanei la distanţă prin mijloace video.
(7)După completarea cererii şi lansarea de către utilizator a procedurii de verificare a datelor acesteia, organul fiscal central înregistrează cererea şi atribuie un număr de înregistrare pe care îl comunică persoanei fizice prin aplicaţia dedicată.
Art. 18: Aprobarea cererii de înregistrare depuse prin NPOTP
(1)În cazul aprobării în mediul electronic, organul fiscal central verifică corectitudinea informaţiilor prevăzute la art. 17 alin. (6) lit. a) şi validează informaţiile. Validarea informaţiilor are ca efect aprobarea cererii.
(2)În cazul tipului de aprobare la ghişeu, persoana fizică prezintă organului fiscal central numărul de înregistrare atribuit potrivit art. 17 alin. (7), precum şi documentul de identitate indicat în cererea depusă potrivit art. 17. Organul fiscal central procedează la aprobarea cererii ori de câte ori identificarea fizică a fost realizată cu succes.
(3)În cazul exercitării de către persoana fizică a opţiunii privind aprobarea prin identificarea persoanei la distanţă prin mijloace video, organul fiscal central iniţiază identificarea prin sistem video, ca urmare a programării/reprogramării la data şi ora alese.
(4)În vederea identificării persoanei la distanţă prin mijloace video, organul fiscal central transmite persoanei fizice o informare, pe adresa de poştă electronică completată în formularul de înregistrare, care cuprinde:
a)instrucţiuni de desfăşurare a identificării persoanei la distanţă prin mijloace video ce se va derula;
b)comunicarea faptului că, în situaţia în care nu poate participa la sesiunea de identificare la distanţă prin mijloace video la data şi ora programate, acesta are posibilitatea de a solicita o reprogramare, prin accesarea aplicaţiei de programări online pusă la dispoziţie;
c)comunicarea faptului că neprezentarea la ora şi data ce vor fi comunicate va conduce la respingerea înregistrării în SPV;
d)reguli de conduită.
(5)În situaţia în care persoana fizică nu este prezentă la sesiunea de identificare la distanţă prin mijloace video la data şi ora programate/reprogramate, cererea de înregistrare în SPV se respinge.
(6)În cazul în care persoana fizică nu furnizează documentul electronic copie a imaginii documentului de identitate valabil şi/sau datele nu sunt corecte, atunci cererea de înregistrare în SPV se respinge.
(7)În timpul sesiunii de identificare la distanţă prin mijloace video funcţionarul public formulează întrebări cu privire la informaţii ce trebuie să conţină elemente cunoscute de organul fiscal central şi persoana fizică prin care se verifică identitatea.
(8)În situaţia în care persoana fizică nu răspunde corect întrebărilor adresate, cererea de înregistrare în SPV se respinge.
(9)În cazul în care identificarea la distanţă prin mijloace video se întrerupe din motive tehnice independente de voinţa solicitantului şi/sau a organul fiscal central, se transmite un mesaj contribuabilului pe adresa de poştă electronică cu privire la faptul că trebuie să se reprogrameze.
(10)În cazul în care identificarea la distanţă prin mijloace video s-a realizat cu succes, se procedează la aprobarea cererii şi se transmite un mesaj contribuabilului pe adresa de poştă electronică.
(11)Punerea la dispoziţia persoanei fizice a serviciilor de comunicare electronică, drept urmare a aprobării cererii, se realizează în două zile lucrătoare de la verificarea corectitudinii informaţiilor şi se comunică pe adresa de poştă electronică comunicată în cererea de înregistrare prevăzută la art. 17.
(12)Organul fiscal central organizează o gestiune şi o evidenţă separate a documentelor legate de procedura verificării la ghişeu a datelor furnizate pentru aprobarea cererilor de înregistrare pentru identificarea electronică prin utilizarea prin NPOTP.
(13)Organul fiscal central arhivează datele furnizate pentru aprobarea cererilor de înregistrare, potrivit prevederilor legale în vigoare.
(14)În situaţia în care, în termen de 10 zile de la completarea şi activarea procedurii de verificare a datelor cererii prevăzute la art. 17, nu este îndeplinită obligaţia prevăzută la alin. (2) şi (3), această cerere se consideră respinsă.
(15)În situaţia în care cererea prevăzută la art. 17 a fost respinsă, persoana fizică poate relua procedura de înregistrare.
(16)În situaţia în care cererea prevăzută la art. 17 se aprobă şi au fost depuse alte cereri de înregistrare prin NPOTP, se resping celelalte cereri de înregistrare ale persoanei fizice în curs de aprobare.
(17)În situaţia în care persoana fizică nu este de acord cu termenii şi condiţiile de utilizare a SPV sau numărul de telefon nu este valid, persoana nu poate finaliza procedura de înregistrare.
(18)Agenţia Naţională de Administrare Fiscală va lua măsurile necesare, cu sprijinul Centrului Naţional pentru Informaţii Financiare, pentru îndeplinirea cerinţelor prevăzute în Normele privind reglementarea, recunoaşterea, aprobarea sau acceptarea procedurii de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video, aprobate prin Decizia preşedintelui Autorităţii pentru Digitalizarea României nr. 564/2021, în termenul prevăzut la art. 25 alin. (1) din acestea.
Art. 19: Modificarea elementelor de identificare electronică şi radierea înregistrării prin NPOTP
(1)Persoana fizică poate cere oricând organului fiscal central modificarea datelor de identificare disponibile sau renunţarea la identificarea electronică prin utilizarea NPOTP, prin intermediul aplicaţiei dedicate.
(2)Pentru renunţarea la utilizarea SPV se aplică prevederile art. 25.