Norme Metodologice din 2008 de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile
M.Of. 870
Ieşit din vigoare Versiune de la: 1 Ianuarie 2011
Norme Metodologice din 2008 de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile
Dată act: 27-nov-2008
Emitent: Ministerul Economiei si Finantelor
(A)Norme generale
1.Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, în momentul efectuarii lor, în documente justificative, pe baza carora se fac înregistrari în contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).
2.Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeste documentul;
- numarul documentului si data întocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (când este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor în drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrarilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în conditiile în care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale în vigoare.
3.În cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de înregistrare si capitalul social, dupa caz.
4.Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrarii în gestiune a bunurilor respective.
5.În cazul în care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, încheiate în acest scop, si documentul prin care se face dovada platii, respectiv dispozitia de plata/încasare.
6.În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, contabilitatea se tine în limba româna si în moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate în valuta se tine atât în moneda nationala, cât si în valuta, potrivit reglementarilor elaborate în acest sens.
Documentele justificative si financiar-contabile pot fi întocmite si într-o alta limba si alta moneda daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factura).
7.Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea si înregistrarea în contabilitate a operatiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
- felul, numarul si data documentului justificativ;
- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
- semnaturile pentru întocmire si verificare, dupa caz.
8.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.
9.Regimul juridic al documentelor în forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante în forma electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.
Facturile si chitantele în forma electronica, emise fara îndeplinirea conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata, nu au calitatea de document justificativ, în întelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata.
10.În documentele justificative si în cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere între operatiunile înscrise în acestea sau file lipsa.
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, mentionându-se si data efectuarii corecturii.
11.În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul întocmit gresit se anuleaza si ramâne în carnetul respectiv.
La corectarea documentului justificativ în care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atât a predatorului, cât si a primitorului.
12.În cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, mentionându-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari în fisiere sau în baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unitatii.
13.În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), în relatiile dintre terti si unitatile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzatoare a înregistrarilor în contabilitate sa se respecte urmatoarele reguli:
- documentele justificative sa fie întocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;
- documentele contabile, întocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile încheiate, tertii raspunzând de corectitudinea prelucrarii datelor;
- în conditiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoana fizica sau juridica autorizata potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati, republicata, unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la terti, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor înregistrate.
14.În vederea înregistrarii în jurnale, fise si în celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
Înregistrarile în contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.
În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrarile în contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.
În cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.
Corectarea înregistrarilor facute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
Înregistrarile în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate si sistematic, în conturi sintetice si analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de înregistrare în contabilitate.
Înregistrarile în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.
141.Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare se efectuează, de regulă, lunar.142.Prin excepţie de la prevederile pct. 141, entităţile care în exerciţiul financiar precedent au înregistrat o cifră de afaceri sub echivalentul în lei al sumei de 35.000 euro pot înregistra în contabilitate operaţiunile economico-financiare la alte perioade decât lunar, dar nu mai târziu de data pentru care se întocmesc declaraţiile privind impozitul pe profit, respectiv data situaţiilor financiare anuale sau a raportărilor contabile stabilite potrivit legii. În acest caz, înregistrarea în contabilitate se efectuează pe baza documentelor justificative sau a unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi la aceeaşi perioadă, situaţie în care documentele justificative se anexează la acesta.În mod similar, înregistrarea în Registrul-jurnal şi Cartea mare se efectuează pentru aceeaşi perioadă.143.Pentru determinarea plafonului prevăzut la pct. 142 se utilizează cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil la data încheierii exerciţiului financiar precedent.15.Factura se întocmeste si se utilizeaza în conformitate cu prevederile Codului fiscal.
Pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fara drept de deducere a taxei pe valoarea adaugata si nu sunt obligate sa întocmeasca facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal si ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operatiunile economice se înregistreaza în baza contractelor încheiate între parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de însotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.
16.Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate în functie de specificul si necesitatile persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de întocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.
Numarul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevazut în prezentele norme metodologice, în conditiile în care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.
În situatia în care activitatea de întocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este încredintata în baza unui contract de prestari de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza în mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada în contract clauze referitoare la întocmirea si utilizarea formularelor în aceste conditii.
Se pot stabili norme proprii de întocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale în vigoare.
Neîntocmirea, întocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.
17.Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:
- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. În alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
- persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
(B)Registrele de contabilitate
18.Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) si Cartea mare (cod 14-1-3).
Registrele de contabilitate se utilizeaza în stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta în mod ordonat si astfel completate încât sa permita în orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completarii lor.
19.Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare.
Operatiunile de aceeasi natura, realizate în acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza înregistrarii în Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia încasarii-achitarii facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.
Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectueaza la cererea organelor de control sau în functie de necesitatile proprii.
20.Persoanele fizice care desfasoara activitati independente si conduc contabilitatea în partida simpla, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasari si plati (cod 14-1-1/b), precum si alte documente de evidenta prevazute de legislatia în domeniu.
21.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate în functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeste la înfiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau încetarii activitatii, precum si în alte situatii prevazute de lege, pe baza de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfârsitul exercitiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pâna la data încheierii exercitiului financiar.
22.Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se întocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.
23.Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine câte o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza întocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Editarea Cartii mari se efectueaza la cererea organelor de control sau în functie de necesitatile proprii.
24.Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizeaza tehnica de calcul trebuie sa asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de pastrare.
Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, care utilizeaza, potrivit legii, registre si formulare specifice privind activitatea financiara si contabila, reglementate prin actele normative în vigoare, procedeaza la înscrierea datelor în aceste registre si formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum si prezentelor norme metodologice privind documentele justificative si financiar-contabile.
(C)Formele de înregistrare în contabilitate
25.Formele de înregistrare în contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica în contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar.
26.Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operatiunilor economico-financiare în cazul unitatilor care conduc contabilitatea în partida dubla sunt: "pe jurnale", "maestru-sah" si forma combinata "maestru-sah cu jurnale".
27.În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- jurnale auxiliare;
- Balanta de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se întocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se înregistreaza în mod cronologic în Registrul-jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt:
1.Jurnal privind operatiunile de casa si banca (cod 14-6-5);
2.Jurnal privind decontarile cu furnizorii (cod 14-6-6);
3.Situatia încasarii-achitarii facturilor (cod 14-6-7);
4.Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8);
5.Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate (cod 14-6-10);'
6.Jurnal privind operatiuni diverse (cod 14-6-17).
Lunar sau la alta perioada prevazuta de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lânga jurnalul privind operatiunile de credit se întocmeste si situatia privind operatiunile de debit.
Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv la un moment dat.
Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor si sta la baza întocmirii balantei de verificare.
Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrarii corecte în contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se întocmesc raportarile contabile stabilite potrivit legii.
Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel putin anual, la încheierea exercitiului financiar sau la termenele de întocmire a raportarilor contabile, la alte perioade prevazute de actele normative în vigoare si ori de câte ori se considera necesar.
28.În cadrul formei de înregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a);
- Balanta de verificare.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".
În vederea înregistrarii în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatiuni.
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrarilor contabile în conturile sintetice.
Înregistrarile în Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedata de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.
Balanta de verificare se întocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrarilor în contabilitatea analitica se pot întocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârsitul trimestrului pentru care se întocmesc situatiile financiare.
29.În cazul utilizarii formei de înregistrare combinata "maestru-sah cu jurnale", pe lânga fomularele mentionate la forma de înregistrare "maestru-sah" se utilizeaza jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".
În Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinata rulajului debitor sau creditor, cât si în coloanele conturilor corespondente.
La institutiile publice si persoanele juridice fara scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate "maestru-sah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe fise de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de înregistrare "maestru-sah".
(D)Metodele de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor
30.Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.
Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.
Metoda cantitativ-valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.
Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie în folosinta, precum si a altor categorii de bunuri.
31.Metoda operativ-contabila consta în tinerea, în cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. În contabilitate, aceasta metoda consta în tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Controlul exactitatii înregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie în registrul stocurilor.
În metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).
Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operatiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantitatilor aflate în stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârsitul lunii (perioadei), în scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
La gestiune, fisele de magazie se tin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fise cantitatile se înregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de însotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de însotire a marfii, factura, bon de transfer etc.), pozitie cu pozitie. De asemenea, în fisele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrari" si minusurile de la inventar pe coloana "Iesiri".
Erorile constatate în evidenta gestiunilor se corecteaza în prezenta persoanei care raspunde de înregistrarile efectuate în fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului
compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.
Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor în fisele de magazie constituie dovada verificarii înregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.
În contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, în cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se înregistreaza în contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
Verificarea înregistrarilor efectuate în conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârsitul fiecarei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate în stoc pe baza preturilor de înregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).
În cazul în care se constata ca exista frecvente diferente între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din Registrul stocurilor.
32.Pentru produse finite si produse reziduale, metoda operativ-contabila se aplica în acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. În acest caz, evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfasurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrarile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor de miscare a produselor respective.
Verificarea înregistrarilor la sfârsitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse si pe total cont, prin transcrierea cantitatilor în stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de înregistrare.
33.Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta în tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecarei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara în analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii înregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate în fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.
În metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare:
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a);
- Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).
Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin în ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. În fisele de magazie, înregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. În contabilitate, documentele se înregistreaza în fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce în prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se întocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale, pentru înregistrare în contabilitatea sintetica.
Controlul înregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, întocmita separat pentru fiecare cont de stoc.
În vederea întocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.
În cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum si în cazul institutiilor care au subunitati cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitica a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al institutiei al carei conducator are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei de evidenta a materialelor si a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta (cod 14-3-9).
34.Metoda cantitativ-valorica pentru evidenta analitica a produselor finite si produselor reziduale se aplica în acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri, cu urmatoarele particularitati:
- atât intrarile, cât si iesirile valorice pot fi înregistrate în fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmultirea cantitatilor totale de produse finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fara a mai fi necesara evaluarea cantitatilor de produse în documente;
- pentru controlul înregistrarilor din contabilitatea sintetica si cea analitica a produselor finite, în locul balantei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.
35.Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate în unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atât la gestiune, cât si în contabilitate, iar verificarea concordantei înregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vânzare, iar în fisele valorice (tinute pe gestiuni în cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate) înregistrarile se fac pe baza acelorasi documente.
Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate în gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.
36.Metoda global-valorica se foloseste, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalarii, precum si la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidenta cantitativa se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fiselor de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), care se completeaza de gestionar sau de catre persoana desemnata.
Evidenta valorica a miscarilor se tine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a). Înregistrarile în fisele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor consumabile respective si se preiau de catre contabilitatea stocurilor, în prealabil facându-se verificarea înregistrarilor din fisele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigura înregistrarea acestora atât în fisele valorice pe gestiuni, cât si în conturile sintetice de stocuri.
37.Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinta se tine numai evidenta cantitativa cu ajutorul formularului Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9).
În contabilitate, evidenta valorica se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), pe sectii (locuri de munca, unitati etc.), în care înregistrarile se fac valoric în functie de intrari si iesiri (scoateri din uz).
În situatia returnarii obiectului de inventar uzat, operatiunea înregistrata în Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrari în evidenta magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confrunta cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9).
Controlul exactitatii înregistrarilor se efectueaza la perioadele stabilite de unitate si cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b) si confruntându-se soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
38.Contabilitatea analitica a SDV-urilor speciale si AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri si AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.
39.Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.
40.Entitatile care utilizeaza metoda inventarului intermitent efectueaza inventarierea faptica a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dupa caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligatii fiscale.
Metoda inventarului intermitent consta în faptul ca intrarile de stocuri nu se înregistreaza prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.
Stabilirea iesirilor de stocuri în cursul perioadei are la baza inventarierea faptica a stocurilor la sfârsitul perioadei. Iesirile de stocuri se determina ca diferenta între valoarea stocurilor initiale, la care se adauga valoarea intrarilor, si valoarea stocurilor la sfârsitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relatia E = Si + I - Sf,
unde:
E - iesiri;
I - intrari;
Si - stoc initial;
Sf - stoc final.
La începutul exercitiului, respectiv al perioadei, dupa caz, se anuleaza stocul existent ca o iesire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.
- articol contabil 6xx = 3xx.
La sfârsitul perioadei stocurile determinate în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul de productie sau vândute, dupa caz, se înregistreaza ca o intrare de stoc
- articol contabil 3xx = 6xx.
Inventarierea stocurilor la sfârsitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv.
În conditiile în care comisiile de inventariere nu constata existenta de stocuri faptice, vor mentiona acest fapt în procesul-verbal al comisiei de inventariere.
La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de productie a stocurilor se tine o evidenta tehnica operativa a stocurilor pe baza de fisa de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.
Iesirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiara, vor fi corelate cu cheltuielile evidentiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dupa caz, în functie de consumurile tehnologice normate.
Inventarul intermitent nu se utilizeaza în comertul cu amanuntul în situatia în care se aplica metoda global-valorica.
Perioada la care se efectueaza inventarierea faptica a stocurilor se alege astfel încât sa poata fi stabilite corect obligatiile legale (contabile, fiscale etc).
(E)Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse
41.Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.
Pentru acele situatii în care prin alte reglementari speciale se prevede ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosita copia documentului respectiv.
42.Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).
În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa încheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si împrejurarile în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul unitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentului; si
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.
Când disparitia documentelor se datoreaza însusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme metodologice se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.
În conditiile în care documentul pierdut a fost întocmit de catre unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleasi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, mentionându-se în antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza înregistrarilor în contabilitate.
43.Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostinteaza imediat organele de urmarire penala.
44.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate în legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
45.În cazul în care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
46.Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
47.În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
- o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala; sau
- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala.
48.Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.
Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, în conditiile legii.
În cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza împreuna cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
49.Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea înregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.
(F)Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile
50.Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate.
Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice române care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si în alte locatii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
51.Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54.
52.Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
53.Documentele prevazute în anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
54.Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
55.În caz de încetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.
56.Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
- documentele se grupeaza în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continând documente justificative si contabile se pastreaza în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhiva, precum si miscarea acestora în decursul timpului.
57.Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
(G)Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiara si contabila
58.Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.
La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere urmatoarele:
a)cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementarilor în vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, în functie de modificarile intervenite în legislatie;
b)cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;
c)gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;
d)stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;
e)solutionarea eventualelor erori care pot sa apara în functionarea sistemului informatic;
f)verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;
g)verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea sa fie efectuate în concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
h)verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
59.Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
a)sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
b)sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor în conditii de siguranta;
c)fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa se regaseasca în continutul unui document, la care sa poata avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control;
d)sa asigure listele operatiunilor efectuate în contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate în ordine cronologica, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugari ulterioare;
e)sa asigure reluarea automata în calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
f)sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicata;
g)sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h)sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada închisa;
i)sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale înregistrarilor contabile:
- data efectuarii înregistrarii contabile a operatiunii;
- jurnalul de origine în care se regasesc înregistrarile contabile;
- numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j)sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
k)sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
- tipul documentului sau al situatiei;
- denumirea unitatii;
- perioada la care se refera informatia;
- datarea listarilor;
- paginarea cronologica;
- precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;
l)sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;
m)sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
n)sa permita, în orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
o)sa nu permita:
- deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
- modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine înregistrari sau sold;
- editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
p)sa permita suprimarea unui cont care nu are înregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual;
r)sa prevada în documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- retea de calculatoare;
- portabilitatea fisierelor de date;
s)sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluari pe loturi cu control ulterior;
- preluari în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor doua tipuri;
t)sa permita culegerea unui numar nelimitat de înregistrari pentru operatiunile contabile;
u)sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;
v)sa respecte reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.
60.Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.
Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
61.Utilizatorul trebuie:
- sa se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
- sa organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informatiile sa poata fi reprocesate;
- sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program utilizat.
62.Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.
Daca unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere între datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospatate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.
63.Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.
(H)Conditiile în care se pot întocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile
64.Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a continutului documentelor financiar-contabile.
65.Documentele financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie sa fie semnate de persoana care le întocmeste, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
66.Trebuie sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:
a)confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b)confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
c)confidentialitatea si integritatea datelor;
d)restrictionarea, detectarea si monitorizarea accesului în sistem;
e)restaurarea informatiilor gestionate de sistem în cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de câte ori este nevoie a informatiilor stocate;
- înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat într-o alta locatie.
67.Trebuie sa se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.
Publicat în Monitorul Oficial cu numarul 870 din data de 23 decembrie 2008
Documente corelate
Dacă doriți să acces la toate documente corelate, autentifică-te în Sintact. Nu ai un cont Sintact? Cere un cont demo »