Secţiunea 4 - Cerinţe organizatorice şi raportări - Norma 22/2021 privind distribuţia de asigurări

M.Of. 835

În vigoare

Versiune de la: 1 Septembrie 2021

SECŢIUNEA 4:Cerinţe organizatorice şi raportări

Art. 24: Cerinţe organizatorice pentru societăţi şi intermediarii principali

(1)Societăţile şi intermediarii principali desfăşoară activitate de distribuţie numai la:

a)sediile principale sau secundare ale acestora ori, după caz, ale agenţilor sau agenţilor auxiliari persoane juridice, respectiv asistenţilor sau asistenţilor auxiliari persoane juridice;

b)sediile principale sau secundare ale clienţilor sau potenţialilor clienţi persoane juridice sau în alte locaţii agreate cu clienţii;

c)domiciliul sau, după caz, reşedinţa clienţilor sau potenţialilor clienţi persoane fizice sau în alte locaţii agreate cu clienţii.

(2)Este interzisă distribuţia stradală în locaţii improvizate şi/sau mobile şi în alte locaţii faţă de cele prevăzute la alin. (1).

(3)Intermediarii principali pot să îşi promoveze serviciile proprii oferite prin intermediul tuturor canalelor de comunicare, cu respectarea legislaţiei naţionale privind forma şi conţinutul mijloacelor de publicitate, în vederea protejării interesului public.

(4)Companiile de brokeraj pot fructifica ori investi capitalul social, veniturile realizate din activitatea de distribuţie, precum şi rezervele de capital în bunuri mobile ori imobile, precum depozite bancare, acţiuni, obligaţiuni, alte titluri de valori mobiliare, imobile destinate activităţii proprii sau închirierii.

(5)Veniturile companiilor de brokeraj din activitatea de închiriere a imobilelor pot reprezenta până la 50% din veniturile aferente activităţii de distribuţie.

(6)În cazul în care A.S.F. consideră necesar, societăţile şi intermediarii principali asigură contactul cu intermediarii secundari cu care colaborează în cadrul procesului de supraveghere, inclusiv în timpul acţiunii de control.

(7)În vederea evaluării situaţiei financiare stabile conform prevederilor art. 11 alin. (6) din Legea nr. 236/2018 şi pentru prezentarea garanţiilor prevăzute la art. 11 alin. (7) din aceeaşi lege, asigurătorii îşi stabilesc politici şi/sau proceduri proprii, luând în considerare următoarele aspecte, fără a se limita la acestea:

a)fonduri/capitaluri proprii pozitive ale intermediarilor persoane juridice;

b)depunerea primelor de asigurare fără întârzieri repetate.

(8)Intermediarilor principali le sunt interzise următoarele practici:

a)oferirea, negocierea ori distribuţia de produse de asigurare prin metoda de vânzare piramidală sau alte metode similare;

b)condiţionarea participării unei persoane la cursuri de instruire/seminare de specialitate privind încheierea de asigurări, în nume propriu ori pentru alţi membri ai familiei;

c)propunerea adresată unei persoane care are ca finalitate câştiguri financiare rezultate din creşterea numărului de persoane recrutate prin adeziuni sau înscrise pe anumite liste;

d)publicitatea înşelătoare, informaţiile care induc în eroare, promisiunile false sau prezentarea eronată a unor materiale având drept scop recrutarea de noi colaboratori sau potenţiali clienţi în vederea realizării unor campanii ulterioare în domeniul asigurărilor-reasigurărilor.

(9)Societăţile aprobă, aplică şi revizuiesc periodic proceduri interne adecvate privind:

a)înregistrarea intermediarilor secundari şi monitorizarea cerinţelor de menţinere a înregistrării aplicabile acestora;

b)pregătirea profesională şi buna reputaţie a angajaţilor proprii.

(10)Asigurătorii instituie, aplică, menţin şi revizuiesc politici eficiente şi/sau proceduri privind:

a)procesul de aprobare a fiecărui produs, proporţional şi adecvat naturii acestuia, şi/sau a ajustărilor semnificative ale produselor existente;

b)conflictele de interese, adaptate la dimensiunea şi modul lor de organizare, precum şi la natura, anvergura şi complexitatea activităţii lor;

c)remunerarea pentru activitatea de distribuţie, atât pentru personalul propriu, cât şi pentru intermediari;

d)stimulentele şi regimurile de stimulente acordate în activitatea de distribuţie;

e)evaluarea caracterului adecvat şi evaluarea caracterului corespunzător, conform art. 27 din Legea nr. 236/2018, standardele şi cerinţele care trebuie respectate pentru obţinerea informaţiilor necesare pentru fiecare din aceste evaluări şi pentru derularea evaluărilor;

f)soluţionarea amiabilă a litigiilor dintre aceştia şi intermediari, intermediari de asigurări auxiliare şi contractanţi, care cuprinde cel puţin:

(i)obligativitatea înregistrării şi a formulării de răspunsuri la solicitările primite de societate sau, după caz, de către intermediarii principali şi secundari persoane juridice;

(ii)termenul de răspuns;

g)respectarea legislaţiei privind protecţia consumatorilor, în special din perspectiva definirii contractelor utilizate pentru fiecare produs sau serviciu oferit clienţilor şi a conduitei în relaţia cu aceştia.

(11)Funcţia prevăzută la art. 11 alin. (9) din Legea nr. 236/2018 asigură inclusiv aplicarea corespunzătoare a politicilor şi procedurilor prevăzute la alin. (9).

(12)Registrul prevăzut la art. 11 alin. (10) din Legea nr. 236/2018 conţine inclusiv documente relevante în legătură cu aplicarea alin. (10).

(13)În aplicarea prevederilor art. 4 alin. (25) din Legea nr. 236/2018, societăţile şi intermediarii principali instituie reguli şi proceduri interne care să permită raportarea internă de către angajaţii acestora şi intermediarii secundari cu care colaborează a încălcărilor efective sau potenţiale ale prevederilor Legii nr. 236/2018 şi ale normelor de aplicare ale acesteia, prin intermediul unui canal specific, independent şi autonom.

(14)În sensul prevederilor alin. (13) se consideră că pentru a îndeplini cerinţa constituirii unui canal specific, independent şi autonom, societăţile şi intermediarii principali înfiinţează şi administrează o adresă de poştă electronică, la care au acces toţi angajaţii acestora, şi prin intermediul căreia aceştia pot transmite intern raportări de încălcări ale prevederilor legale.

Art. 25: Cerinţe organizatorice pentru intermediarii secundari

(1)Ulterior înregistrării intermediarilor secundari, persoane fizice şi juridice, în RIS, cerinţele prevăzute la art. 14-16 sunt îndeplinite pe toată perioada de desfăşurare a activităţii de distribuţie.

(2)Modificările cerinţelor prevăzute la art. 14-16 sunt comunicate asigurătorilor sau intermediarilor principali, după caz, în vederea verificării şi avizării acestora.

(3)Cerinţele de aprobare prevăzute pentru conducătorul/conducătorii executiv/executivi al/ai intermediarilor secundari, în vederea înregistrării intermediarului secundar, persoană juridică, prevăzute la art. 14 alin. (2) şi art. 15 alin. (2), se aplică inclusiv persoanelor fizice şi juridice care dobândesc ulterior această calitate.

(4)Activitatea de distribuţie în calitate de intermediar secundar, persoană fizică sau juridică, inclusiv prin angajaţi, se poate desfăşura numai la:

a)sediile principale sau secundare ale clienţilor ori ale potenţialilor clienţi persoane juridice;

b)domiciliul sau, după caz, reşedinţa clienţilor ori a potenţialilor clienţi persoane fizice sau în alte locaţii agreate cu aceştia;

c)sediile principale şi/sau secundare ale acestora sau ale societăţilor şi intermediarilor principali cu care aceştia colaborează.

(5)Este interzisă distribuţia stradală în locaţii improvizate şi/sau mobile, în alte locaţii faţă de cele prevăzute la alin. (4).

(6)Intermediarii secundari pot să promoveze produsele şi serviciile oferite prin intermediul tuturor canalelor de comunicare, cu respectarea legislaţiei naţionale privind forma şi conţinutul mijloacelor de publicitate, în vederea protejării interesului public.

Art. 26: Raportări ale companiilor de brokeraj

(1)Companiile de brokeraj transmit A.S.F. raportările şi informaţiile solicitate în vederea desfăşurării procesului de monitorizare şi supraveghere, cu respectarea termenelor de transmitere a acestora către A.S.F.

(2)Companiile de brokeraj se înregistrează ca utilizatori în aplicaţia ASF-EWS, în baza formularului de înregistrare publicat pe site-ul A.S.F.

(3)Raportările transmise de către companiile de brokeraj, privind primele de asigurare distribuite, conţin informaţii care corespund evidenţei tehnico-operative, iar raportarea privind veniturile realizate din activitatea de distribuţie corespunde evidenţei financiar-contabile.

(4)Companiile de brokeraj transmit, la solicitarea A.S.F., în termenele indicate de aceasta, informaţii şi documente necesare în vederea clarificării aspectelor rezultate din analiza raportărilor, inclusiv date şi documente care stau la baza înregistrărilor în contabilitate şi în evidenţa tehnico-operativă.

(5)Raportările se transmit în format electronic în aplicaţia ASF-EWS, conducerea executivă îşi asumă realitatea şi exactitatea informaţiilor şi datelor încărcate în aplicaţie şi rămâne răspunzătoare pentru acestea.

(6)Concomitent cu transmiterea raportărilor, conducerea executivă transmite, electronic, o adresă cu informaţii cu privire la colaborarea cu intermediari exceptaţi în perioada de raportare, dacă este cazul.

(7)Prin excepţie de la prevederile alin. (5), raportările semestriale şi anuale prevăzute la alin. (8) lit. a) pct. (i) şi lit. b) sunt transmise de companiile de brokeraj în format electronic, în aplicaţia ASF-EWS, dar şi pe hârtie, cu respectarea prevederilor legale în vigoare.

(8)Companiile de brokeraj transmit A.S.F. următoarele raportări:

a)raportări anuale:

(i)situaţiile financiare anuale, conform reglementărilor contabile în vigoare;

(ii)raportări referitoare la auditarea sistemelor informatice, conform reglementărilor în vigoare privind gestionarea riscurilor operaţionale generate de sistemele informatice;

b)raportări semestriale: oraportări contabile, conform reglementărilor contabile în vigoare;

c)raportări trimestriale:

(i)raportarea privind activitatea de distribuţie, conform anexei nr. 8;

(ii)raportarea privind activitatea de distribuţie pe teritoriul altor state membre, conform machetelor nr. 3 şi 4 din anexa nr. 9, pentru companiile de brokeraj care au notificat extinderea activităţii de distribuţie;

(iii)raportarea privind situaţia veniturilor totale obţinute de companiile de brokeraj, conform anexei nr. 10;

(iv)raportarea privind situaţia activelor şi pasivelor bilanţiere deţinute de companiile de brokeraj, conform anexei nr. 11;

(v)raportarea privind situaţia datoriilor şi a creanţelor din activitatea de distribuţie, conform anexei nr. 12;

(vi)raportarea privind taxa de funcţionare pentru activitatea de distribuţie şi situaţiile rectificative aferente, conform reglementărilor în vigoare privind veniturile A.S.F.

(9)Raportările menţionate la alin. (8), cu excepţia celor de la lit. a) pct. (ii), lit. b) şi lit. c) pct. (ii)-(v), sunt transmise la A.S.F. şi de intermediarii de asigurări care desfăşoară activitate de distribuţie pe teritoriul României în baza dreptului de stabilire.

(10)Fără a aduce atingere termenelor prevăzute la art. 28 alin. (1), în situaţia în care, într-o perioadă de 6 luni consecutiv, companiile de brokeraj nu au transmis nicio raportare către A.S.F., acestea sunt sancţionate conform art. 28 alin. (3) lit. b) din Legea nr. 236/2018.

(11)Raportarea prevăzută la alin. (8) lit. c) pct. (ii) include şi activitatea desfăşurată de către intermediarii secundari care au notificat la A.S.F. desfăşurarea activităţii de distribuţie pe teritoriul altor state membre, sub răspunderea companiilor de brokeraj.

Art. 27: Raportări ale instituţiilor de credit şi firmelor de investiţii

(1)Instituţiile de credit şi firmele de investiţii, în calitate de intermediari principali, transmit A.S.F. informaţiile solicitate în vederea desfăşurării procesului de monitorizare şi supraveghere, cu respectarea termenelor de transmitere a acestora către A.S.F.

(2)Instituţiile de credit şi firmele de investiţii respectă prevederile menţionate la art. 26 alin. (2)-(6).

(3)Instituţiile de credit şi firmele de investiţii transmit A.S.F. următoarele raportări:

a)raportări anuale referitoare la auditarea sistemelor informatice, conform reglementărilor în vigoare privind gestionarea riscurilor operaţionale generate de sistemele informatice utilizate în activitatea de distribuţie de asigurări;

b)raportări trimestriale:

(i)raportarea privind activitatea de distribuţie, conform anexei nr. 8;

(ii)raportarea privind activitatea de distribuţie pe teritoriul altor state membre, conform machetelor nr. 3 şi 4 din anexa nr. 9, pentru instituţiile de credit şi firmele de investiţii care au notificat, în calitate de intermediari principali, extinderea activităţii de distribuţie;

(iii)raportarea privind situaţia veniturilor obţinute din activitatea de distribuţie, conform anexei nr. 10;

(iv)raportarea privind situaţia datoriilor şi a creanţelor din activitatea de distribuţie, conform anexei nr. 12;

(v)raportarea privind taxa de distribuţie şi situaţiile rectificative aferente, conform reglementărilor în vigoare privind veniturile A.S.F.

(4)Fără a aduce atingere termenelor prevăzute la art. 29 alin. (1), în situaţia în care, într-o perioadă de 6 luni consecutiv, instituţiile de credit şi firmele de investiţii nu au transmis nicio raportare către A.S.F., acestea sunt sancţionate conform art. 28 alin. (3) lit. b) din Legea nr. 236/2018.

(5)Raportarea prevăzută la alin. (3) lit. b) pct. (ii) include şi activitatea desfăşurată de către intermediarii secundari care au notificat la A.S.F. desfăşurarea activităţii de distribuţie pe teritoriul altor state membre, sub răspunderea intermediarilor principali.

Art. 28: Raportări ale societăţilor

(1)Societăţile respectă în mod similar prevederile aplicabile companiilor de brokeraj menţionate la art. 26 alin. (1), (2) şi (5) şi transmit A.S.F. raportări privind activitatea de distribuţie, astfel:

a)prin angajaţi, conform machetei nr. 1 din anexa nr. 13;

b)prin comercializare electronică, conform machetei nr. 2 din anexa nr. 13;

c)prin intermediari principali, conform machetei nr. 1 din anexa nr. 14;

d)prin intermediari secundari, conform machetei nr. 2 din anexa nr. 14;

e)prin intermediari exceptaţi, conform machetei nr. 3 din anexa nr. 14;

f)pe teritoriul altor state membre, conform machetelor nr. 1 şi 2 din anexa nr. 9, pentru societăţile care au notificat extinderea activităţii de distribuţie.

(2)Raportările prevăzute la alin. (1) sunt transmise şi de societăţile care desfăşoară activitate de distribuţie pe teritoriul României în baza dreptului de stabilire.

(3)Societăţile transmit, la solicitarea şi în termenele indicate de A.S.F., informaţii şi documente necesare în vederea clarificării aspectelor rezultate din analiza raportărilor.

(4)Raportarea prevăzută la alin. (1) lit. f) include şi activitatea desfăşurată de către intermediarii secundari care au notificat la A.S.F. desfăşurarea activităţii de distribuţie pe teritoriul altor state membre, sub răspunderea societăţilor.

Art. 29: Termene de transmitere raportări

(1)Companiile de brokeraj transmit raportările prevăzute la art. 26, astfel:

a)cele anuale:

(i)până la termenul stabilit prin normele metodologice aplicabile companiilor de brokeraj, pentru încheierea exerciţiului financiar, pentru situaţiile financiare prevăzute la art. 26 alin. (8) lit. a) pct. (i);

(ii)conform reglementărilor privind auditarea sistemelor informatice, pentru raportarea prevăzută la art. 26 alin. (8) lit. a) pct. (ii);

b)cele semestriale, până la termenul stabilit prin sistemul de raportare contabilă semestrială, pentru raportările prevăzute la art. 26 alin. (8) lit. b);

c)cele trimestriale:

(i)până în ultima zi a lunii următoare încheierii trimestrului, pentru raportările prevăzute la art. 26 alin. (8) lit. c) pct. (i)-(v);

(ii)conform prevederilor reglementărilor în vigoare privind veniturile A.S.F., pentru raportarea prevăzută la art. 26 alin. (8) lit. c) pct. (vi).

(2)Rectificările raportărilor se vor întocmi şi transmite la A.S.F. ori de câte ori se constată erori/diferenţe faţă de raportarea iniţială, cu excepţia rectificărilor raportărilor aferente trimestrului IV, prevăzute la art. 26 alin. (8) lit. c) pct. (i)-(v), care se transmit odată cu situaţiile financiare anuale.

(3)Instituţiile de credit şi firmele de investiţii transmit raportările prevăzute la art. 27 astfel:

a)cele anuale, în termenul prevăzut la alin. (1) lit. a);

b)cele trimestriale:

(i)până în ultima zi a lunii următoare încheierii trimestrului, pentru raportările prevăzute la art. 27 alin. (3) lit. b) pct. (i)-(iv);

(ii)conform prevederilor reglementărilor în vigoare privind veniturile A.S.F., pentru raportarea prevăzută la art. 27 alin. (3) lit. b) pct. (v).

(4)Rectificările raportărilor se vor întocmi şi transmite la A.S.F. ori de câte ori se constată erori/diferenţe faţă de raportarea iniţială, cu excepţia rectificărilor raportărilor aferente trimestrului IV, prevăzute la art. 27 alin. (3) lit. b) pct. (i)-(iv), care se transmit la termenul prevăzut la alin. (1) lit. a).

(5)Societăţile transmit raportările trimestriale, prevăzute la art. 28, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare încheierii trimestrului.

(6)Rectificările raportărilor se vor întocmi şi transmite la A.S.F. ori de câte ori se constată erori/diferenţe faţă de raportarea iniţială, cu excepţia rectificărilor raportărilor aferente trimestrului IV, prevăzute la art. 28, care se transmit până la termenul prevăzut pentru trimestrul I al anului următor.