Capitolul iii - Păstrarea evidenţelor şi a arhivelor istorice - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare
Versiune de la: 23 Decembrie 2025
CAPITOLUL III:Păstrarea evidenţelor şi a arhivelor istorice
Art. 11: Criterii de păstrare şi stocare
(1)Perioada de păstrare a diferitelor categorii de dosare se stabileşte în cazul AEPD prin decizii administrative, de exemplu calendare de păstrare elaborate pe baza contextului organizatoric, a legislaţiei existente şi a obligaţiilor legale ale AEPD.
(2)Stocarea şi păstrarea evidenţelor, pentru durata necesară, se realizează în următoarele condiţii:
a)evidenţele sunt stocate în forma în care au fost create, trimise sau primite sau într-o formă care păstrează autenticitatea, fiabilitatea şi integritatea conţinutului lor şi a metadatelor care le însoţesc;
b)conţinutul evidenţelor şi metadatele relevante ale acestora trebuie să fie lizibile pe toată perioada de stocare de către orice persoană autorizată să aibă acces la acestea;
c)în cazul în care evidenţele sunt trimise sau primite pe cale electronică, informaţiile necesare pentru a stabili originea sau destinaţia evidenţei, precum şi data şi ora primirii sau înregistrării fac parte din metadatele minime care trebuie stocate;
d)în ceea ce priveşte procedurile electronice gestionate de sistemele informatice, informaţiile cu privire la etapele formale ale procedurii şi la fluxurile de lucru pentru aprobarea acesteia se stochează în condiţii care să asigure că etapele respective, precum şi autorii şi participanţii pot fi identificaţi atât timp cât este necesar în conformitate cu cerinţele financiare, juridice şi administrative aplicabile.
Art. 12: Strategia de păstrare digitală
AEPD stabileşte şi pune în aplicare o strategie de păstrare digitală pentru a asigura accesul pe termen lung la evidenţele electronice pe baza calendarelor de păstrare menţionate la articolul 11 alineatul (1). AEPD se asigură că sunt instituite procese, instrumente şi resurse pentru a garanta autenticitatea, fiabilitatea şi integritatea evidenţelor şi accesibilitatea lor pentru perioada necesară.
Art. 13: Evaluarea
(1)Evaluarea evidenţelor şi a dosarelor AEPD se efectuează periodic pentru a aprecia dacă trebuie transferate în arhive sau eliminate.
(2)Un set de metadate privind evidenţele şi dosarele evaluate se păstrează în registrul electronic oficial ca dovadă a acestor evidenţe şi dosare şi a transferului lor în arhive sau a eliminării lor şi pentru a putea răspunde cererilor de căutare interne sau externe.
(3)Evidenţele şi dosarele considerate a avea valoare istorică sunt pregătite în vederea păstrării permanente şi a transferului către arhivele istorice.
(4)Responsabilitatea unui serviciu pentru conţinutul intelectual al oricărei evidenţe sau al oricărui dosar continuă după transferul către arhivele AEPD.
Art. 14: Prelucrarea datelor cu caracter personal conţinute în arhivele AEPD
(1)Atunci când prelucrează date cu caracter personal în scopuri de arhivare în interes public, AEPD pune în aplicare garanţii adecvate pentru a asigura respectarea articolului 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Astfel de garanţii cuprind măsurile tehnice şi organizatorice necesare pentru a se asigura în special respectarea principiului reducerii la minimum a datelor. Garanţiile cuprind:
a)selectarea evidenţelor şi a dosarelor în vederea transferului către arhivele istorice se efectuează pe baza calendarelor de păstrare ale AEPD. Înainte de închiderea şi transferul oricărei evidenţe sau al oricărui dosar, departamentul responsabil trebuie să evalueze, în cadrul procedurii administrative de închidere, dacă sunt păstrate numai datele cu caracter personal necesare şi proporţionale în scopul arhivării istorice. Această evaluare se efectuează de la caz la caz în conformitate cu principiul reducerii la minimum a datelor. Modalităţile şi criteriile acestei evaluări sunt precizate mai în detaliu în normele de punere în aplicare a prezentei decizii. Toate celelalte dosare, inclusiv dosarele structurate de date cu caracter personal, precum dosarele personale şi medicale sau cele menţionate la articolul 26 din Statutul funcţionarilor Uniunii şi Regimul aplicabil celorlalţi agenţi (10), nu sunt transferate în arhivele istorice, ci sunt eliminate la sfârşitul perioadei de păstrare administrativă a acestora, astfel cum se stabileşte în normele aplicabile relevante şi în conformitate cu normele de punere în aplicare a prezentei decizii;
(10)Regulamentul nr. 31 (CEE), nr. 11 (CEEA) de stabilire a Statutului funcţionarilor şi a Regimului aplicabil celorlalţi agenţi ai Comunităţii Economice Europene şi ai Comunităţii Europene a Energiei Atomice (JO 45, 14.6.1962, p. 1385/62, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/oj).
b)calendarele de păstrare ale AEPD autorizează eliminarea administrativă a anumitor tipuri de evidenţe, identificate în acestea, înainte de expirarea perioadei de păstrare administrativă care se aplică dosarelor corespunzătoare. În consecinţă, aceste tipuri de evidenţe sunt excluse de la prelucrarea în scopuri de arhivare în interes public;
c)înainte de a evalua dosarele care urmează a fi transferate în arhivele AEPD, serviciile AEPD evaluează posibila prezenţă a evidenţelor care conţin categorii speciale de date cu caracter personal [astfel cum sunt definite la articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725]. În plus, acestea evaluează necesitatea şi proporţionalitatea prelucrării în scopuri de arhivare în interes public şi se consultă cu serviciul de arhive al AEPD pentru a stabili măsurile specifice adecvate care trebuie puse în aplicare în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) litera (j).
(2)În conformitate cu articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, AEPD poate aplica derogări de la drepturile persoanelor vizate menţionate la articolul 17 (Dreptul de acces al persoanei vizate), articolul 18 (Dreptul la rectificare), articolul 20 (Dreptul la restricţionarea prelucrării), articolul 21 (Obligaţia de notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării) şi articolul 23 (Dreptul la opoziţie) din Regulamentul (UE) 2018/1725, sub rezerva condiţiilor şi garanţiilor adecvate prevăzute la articolul 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care aplicarea unei derogări este necesară pentru îndeplinirea scopurilor de arhivare în interes public şi pentru păstrarea integrităţii arhivelor istorice ale AEPD. În conformitate cu dispoziţiile articolului 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, se pot aplica derogări de la următoarele drepturi ale persoanelor vizate:
a)dreptul de acces, astfel cum prevede articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care exercitarea acestui drept este de natură să facă imposibilă sau să afecteze grav realizarea scopurilor specifice în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în scopuri de arhivare în interes public, iar o astfel de derogare este necesară pentru îndeplinirea acestor scopuri. La evaluarea şi documentarea acţiunii care urmează să fie întreprinsă cu privire la cererea persoanei vizate, se acordă o atenţie deosebită informaţiilor furnizate de persoana vizată, precum şi naturii, întinderii şi dimensiunii evidenţelor care ar putea fi afectate;
b)dreptul la rectificare, astfel cum prevede articolul 18 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care rectificarea face imposibilă păstrarea integrităţii şi autenticităţii evidenţelor selectate pentru păstrarea permanentă în arhivele istorice. Aceasta nu aduce atingere posibilităţii de a adăuga o declaraţie suplimentară sau o notă la evidenţa în cauză, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedeşte imposibil sau implică un efort administrativ disproporţionat;
c)dreptul la restricţionarea prelucrării, astfel cum este prevăzut la articolul 20 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care datele cu caracter personal sunt cuprinse în evidenţe selectate pentru păstrarea permanentă în arhivele istorice ale AEPD ca parte integrantă şi indispensabilă a evidenţelor respective;
d)obligaţia de notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării, astfel cum este prevăzută la articolul 21 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care această notificare este de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopurilor specifice de arhivare în interes public, iar o astfel de derogare este necesară pentru îndeplinirea acestor scopuri. La evaluarea şi documentarea acţiunii care trebuie întreprinsă cu privire la cerinţa de notificare, se acordă o atenţie deosebită informaţiilor disponibile, precum şi naturii specifice şi sferei evidenţelor care ar putea fi vizate;
e)dreptul de a se opune prelucrării, astfel cum este prevăzut la articolul 23 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care datele cu caracter personal sunt cuprinse în evidenţe selectate pentru păstrare permanentă în arhivele istorice ale AEPD ca parte integrantă şi indispensabilă a evidenţelor respective.
(3)AEPD depune, în scopul răspunderii, o evidenţă care descrie motivele care stau la baza derogărilor aplicate, dreptul persoanei vizate în raport cu care se aplică derogarea şi rezultatul evaluării efectuate. Evidenţele respective şi, după caz, documentele referitoare la contextul factual sau juridic fac parte dintr-un registru ad-hoc, care, la cerere, este pus la dispoziţia Autorităţii Europene pentru Protecţia Datelor, în calitate de autoritate de supraveghere a protecţiei datelor.
(4)AEPD se consultă cu responsabilul cu protecţia datelor (RPD) atunci când analizează aplicarea derogărilor de la drepturile persoanelor vizate în conformitate cu prezenta decizie într-o anumită situaţie şi, în orice caz, înainte de a lua o decizie de aplicare a unei astfel de derogări în temeiul prezentei decizii. Responsabilului cu protecţia datelor i se acordă acces la evidenţe şi la orice documente care stau la baza elementelor de fapt şi de drept. Implicarea responsabilului cu protecţia datelor în acest proces este documentată în mod corespunzător.
Art. 15: Depozitarea arhivelor istorice ale AEPD la Institutul Universitar European (IUE)
(1)În conformitate cu articolul 8 alineatul (1) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (UE) 2015/496, AEPD depune la IUE documentele care fac parte din arhivele sale istorice şi pe care le-a deschis către public.
(2)Depunerea poate fi fizică în cazul dosarelor originale pe suport de hârtie sau electronică în cazul evidenţelor create şi păstrate digital. În acest din urmă caz, se iau măsuri specifice pentru a se asigura că IUE din Florenţa are acces la arhivele electronice ale AEPD, în conformitate cu articolul 1 din anexa la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (UE) 2015/496.
(3)AEPD oferă IUE, când este posibil, acces la copii digitalizate ale evidenţelor păstrate pe suport analogic, pentru a promova consultarea online şi transparenţa arhivelor istorice ale AEPD.
(4)Se va ţine seama în mod corespunzător de evidenţele care conţin documente clasificate sau de evidenţele care fac obiectul excepţiilor referitoare la viaţa privată şi integritatea persoanelor sau la interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală, astfel cum se menţionează la articolul 2 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1700/2003.
(5)IUE este principalul punct de acces la arhivele istorice ale AEPD care sunt deschise către public.
(6)Responsabilul cu evidenţele şi arhivele din cadrul AEPD trimite IUE descrieri ale arhivelor care fac obiectul depozitării la IUE. Pentru a facilita schimbul de metadate cu IUE, interoperabilitatea este utilizată în conformitate cu standardele internaţionale.
(7)IUE exercită prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 8 alineatul (11) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (UE) 2015/496, pe baza instrucţiunilor AEPD, care acţionează în calitate de operator al datelor cu caracter personal conţinute în arhivele sale istorice depozitate la IUE.
(8)AEPD furnizează instrucţiunile necesare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal conţinute în arhivele depozitate la IUE şi monitorizează modul de îndeplinire a acestora.