Art. 14. - Art. 14: Prelucrarea datelor cu caracter personal conţinute în arhivele AEPD - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare

Versiune de la: 23 Decembrie 2025

Art. 14: Prelucrarea datelor cu caracter personal conţinute în arhivele AEPD

(1)Atunci când prelucrează date cu caracter personal în scopuri de arhivare în interes public, AEPD pune în aplicare garanţii adecvate pentru a asigura respectarea articolului 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725. Astfel de garanţii cuprind măsurile tehnice şi organizatorice necesare pentru a se asigura în special respectarea principiului reducerii la minimum a datelor. Garanţiile cuprind:

a)selectarea evidenţelor şi a dosarelor în vederea transferului către arhivele istorice se efectuează pe baza calendarelor de păstrare ale AEPD. Înainte de închiderea şi transferul oricărei evidenţe sau al oricărui dosar, departamentul responsabil trebuie să evalueze, în cadrul procedurii administrative de închidere, dacă sunt păstrate numai datele cu caracter personal necesare şi proporţionale în scopul arhivării istorice. Această evaluare se efectuează de la caz la caz în conformitate cu principiul reducerii la minimum a datelor. Modalităţile şi criteriile acestei evaluări sunt precizate mai în detaliu în normele de punere în aplicare a prezentei decizii. Toate celelalte dosare, inclusiv dosarele structurate de date cu caracter personal, precum dosarele personale şi medicale sau cele menţionate la articolul 26 din Statutul funcţionarilor Uniunii şi Regimul aplicabil celorlalţi agenţi (¹⁰), nu sunt transferate în arhivele istorice, ci sunt eliminate la sfârşitul perioadei de păstrare administrativă a acestora, astfel cum se stabileşte în normele aplicabile relevante şi în conformitate cu normele de punere în aplicare a prezentei decizii;

c)înainte de a evalua dosarele care urmează a fi transferate în arhivele AEPD, serviciile AEPD evaluează posibila prezenţă a evidenţelor care conţin categorii speciale de date cu caracter personal [astfel cum sunt definite la articolul 10 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725]. În plus, acestea evaluează necesitatea şi proporţionalitatea prelucrării în scopuri de arhivare în interes public şi se consultă cu serviciul de arhive al AEPD pentru a stabili măsurile specifice adecvate care trebuie puse în aplicare în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) litera (j).

(2)În conformitate cu articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, AEPD poate aplica derogări de la drepturile persoanelor vizate menţionate la articolul 17 (Dreptul de acces al persoanei vizate), articolul 18 (Dreptul la rectificare), articolul 20 (Dreptul la restricţionarea prelucrării), articolul 21 (Obligaţia de notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării) şi articolul 23 (Dreptul la opoziţie) din Regulamentul (UE) 2018/1725, sub rezerva condiţiilor şi garanţiilor adecvate prevăzute la articolul 13 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care aplicarea unei derogări este necesară pentru îndeplinirea scopurilor de arhivare în interes public şi pentru păstrarea integrităţii arhivelor istorice ale AEPD. În conformitate cu dispoziţiile articolului 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725, se pot aplica derogări de la următoarele drepturi ale persoanelor vizate:

a)dreptul de acces, astfel cum prevede articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care exercitarea acestui drept este de natură să facă imposibilă sau să afecteze grav realizarea scopurilor specifice în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în scopuri de arhivare în interes public, iar o astfel de derogare este necesară pentru îndeplinirea acestor scopuri. La evaluarea şi documentarea acţiunii care urmează să fie întreprinsă cu privire la cererea persoanei vizate, se acordă o atenţie deosebită informaţiilor furnizate de persoana vizată, precum şi naturii, întinderii şi dimensiunii evidenţelor care ar putea fi afectate;

b)dreptul la rectificare, astfel cum prevede articolul 18 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care rectificarea face imposibilă păstrarea integrităţii şi autenticităţii evidenţelor selectate pentru păstrarea permanentă în arhivele istorice. Aceasta nu aduce atingere posibilităţii de a adăuga o declaraţie suplimentară sau o notă la evidenţa în cauză, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedeşte imposibil sau implică un efort administrativ disproporţionat;

d)obligaţia de notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării, astfel cum este prevăzută la articolul 21 din Regulamentul (UE) 2018/1725, în măsura în care această notificare este de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopurilor specifice de arhivare în interes public, iar o astfel de derogare este necesară pentru îndeplinirea acestor scopuri. La evaluarea şi documentarea acţiunii care trebuie întreprinsă cu privire la cerinţa de notificare, se acordă o atenţie deosebită informaţiilor disponibile, precum şi naturii specifice şi sferei evidenţelor care ar putea fi vizate;

(3)AEPD depune, în scopul răspunderii, o evidenţă care descrie motivele care stau la baza derogărilor aplicate, dreptul persoanei vizate în raport cu care se aplică derogarea şi rezultatul evaluării efectuate. Evidenţele respective şi, după caz, documentele referitoare la contextul factual sau juridic fac parte dintr-un registru ad-hoc, care, la cerere, este pus la dispoziţia Autorităţii Europene pentru Protecţia Datelor, în calitate de autoritate de supraveghere a protecţiei datelor.

(4)AEPD se consultă cu responsabilul cu protecţia datelor (RPD) atunci când analizează aplicarea derogărilor de la drepturile persoanelor vizate în conformitate cu prezenta decizie într-o anumită situaţie şi, în orice caz, înainte de a lua o decizie de aplicare a unei astfel de derogări în temeiul prezentei decizii. Responsabilului cu protecţia datelor i se acordă acces la evidenţe şi la orice documente care stau la baza elementelor de fapt şi de drept. Implicarea responsabilului cu protecţia datelor în acest proces este documentată în mod corespunzător.