Capitolul iv - Organizarea şi executarea controalelor - Ordinul 138/2016 privind organizarea şi executarea controalelor în Ministerul Afacerilor Interne

M.Of. 700

În vigoare
Versiune de la: 27 Martie 2017
CAPITOLUL IV:Organizarea şi executarea controalelor
SECŢIUNEA 1:Dispoziţii comune
Art. 10
(1)Inspecţia, controlul de fond şi controlul tematic se realizează planificat. În vederea planificării controalelor, anual, până la data de 31 ianuarie, se aprobă următoarele documente:
a)Planul unic de inspecţii şi controale tematice - de către ministrul afacerilor interne, la propunerea Corpului de control al ministrului;
b)Planul de controale tematice - de către secretarul de stat coordonator, pentru controalele tematice executate la instituţiile prefectului de către alte structuri decât cea prevăzută la lit. a);
c)Planul unic de controale de fond şi controale tematice - de către conducătorii entităţilor MAI care dispun executarea acestor controale.
(2)Prin excepţie de la prevederile alin. (1), controlul tematic se poate realiza şi neplanificat, atunci când intervine un eveniment neprevăzut care face necesară executarea unui astfel de control.
Art. 11
(1)Cu ocazia executării controalelor se urmăreşte realizarea obiectivelor generale şi a unor obiective specifice.
(2)Obiectivele generale urmărite cu ocazia executării controalelor vizează, după caz, următoarele:
a)modul de îndeplinire a obiectivelor stabilite în strategii şi planuri de acţiuni care privesc activitatea entităţii MAI supusă controlului;
b)modul de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial;
c)evaluarea eficienţei acţiunilor organizate prin prisma raportului dintre resursele alocate şi rezultatele obţinute, din perspectiva siguranţei cetăţeanului şi a comunităţii;
d)existenţa şi aplicabilitatea programelor strategice de prevenire, identificare şi combatere a infracţionalităţii, capacitatea de operaţionalizare şi raţionalizare a resurselor umane în concordanţă cu nevoile operative;
e)existenţa şi eficacitatea unor programe operative specifice/planuri de măsuri pentru eliminarea cauzelor/vulnerabilităţilor ce determină un nivel ridicat de risc infracţional;
f)capacitatea managerială de implementare a unui program coerent şi continuu de pregătire, instruire, perfecţionare şi antrenament, în relaţionare directă cu specificul atribuţiilor;
g)organizarea şi executarea activităţilor specifice conform atribuţiilor funcţionale, în limita competenţelor conferite de lege personalului de control;
h)activitatea de management resurse umane, respectiv recrutarea, selecţia şi încadrarea personalului, gestiunea personalului şi practica disciplinară, formarea profesională, precum şi de organizare;
i)activitatea de planificare structurală, organizarea activităţilor pentru creşterea capacităţii de răspuns a structurii/instituţiei în situaţii deosebite şi a capacităţii operative, de intervenţie şi cooperare;
j)activitatea de înzestrare şi respectarea disciplinei în domeniu;
k)activitatea logistică;
l)activitatea medicală şi sanitar-veterinară;
m)activitatea financiar-contabilă;
n)activitatea de comunicaţii şi informatică;
o)activitatea de secretariat, relaţii publice, relaţii cu publicul, arhivă şi informare-documentare;
p)activitatea de protecţie a informaţiilor clasificate;
q)activitatea juridică;
r)pregătirea pentru reacţii în situaţii de criză şi logistica pentru stări excepţionale;
s)diagnoza climatului organizaţional, gradul de încredere al comunităţii şi imaginea instituţiilor în rândul opiniei publice;
t)activitatea în domeniul politicilor publice şi planificării strategice şi bugetare;
u)activitatea de afaceri europene, Schengen şi relaţii internaţionale;
v)activitatea specifică de implementare în entităţile MAI a proiectelor finanţate din fonduri externe nerambursabile, în limitele competenţelor legale;
w)modul de utilizare a bazelor de date.
(3)Obiectivele specifice urmărite cu ocazia executării controalelor se stabilesc în planurile de control.
Art. 12
(1)Controlul se execută pe baza planului de inspecţie, planului de control de fond, planului de control tematic sau planului de control inopinat, după caz.

(2)Planurile prevăzute la alin. (1), denumite generic planuri de control, se aprobă de către:
a)ministrul afacerilor interne, pentru controalele executate de Corpul de control al ministrului;
b)secretarul de stat coordonator, pentru controalele tematice executate la instituţiile prefectului de către alte structuri decât cea prevăzută la lit. a);
c)directorul general al Corpului de control al ministrului, pentru cazurile în care conducerea MAI a dispus efectuarea controlului;
d)conducătorul entităţii MAI care a dispus controlul.
(3)Cu ocazia controlului executat de o altă structură decât cea de control se informează structura de control din cadrul entităţii MAI al cărei comandant/şef a dispus controlul, referitor la obiectivele planului de control.
(4)Planurile de control au următoarea structură:
a)scopul şi obiectivele controlului;
b)perioada de activitate supusă controlului;
c)componenţa comisiei de control şi a subcomisiilor;
d)durata estimată de executare a controlului.
(5)Controlul inopinat se poate declanşa fără plan de control, în baza dispoziţiei conducerii MAI sau, după caz, a conducătorului entităţii MAI. În acest caz, planul de control are structura prevăzută la alin. (4) lit. a)-c) şi se aprobă în prima zi lucrătoare de la declanşarea controlului.

Art. 13
(1)Controlul se execută de o comisie de control formată din personal al Corpului de control al ministrului sau al structurii de control, precum şi, după caz, din specialişti ai altor structuri. Componenţa comisiei de control se stabileşte prin planul de control sau, în situaţia de la art. 12 alin. (5), prin dispoziţia scrisă a persoanei care a dispus controlul.

(2)Comisia de control este condusă de un preşedinte, calitate care revine:
a)directorului general al Corpului de control al ministrului, adjunctului acestuia, sau persoanei cu funcţie de conducere cel puţin la nivel de şef serviciu din cadrul acestei structuri - pentru inspecţii;
b)persoanei numite prin dispoziţie a directorului general al Corpului de control - pentru controalele tematice şi controalele inopinate;
c)persoanei numite prin ordin sau dispoziţie a conducătorului entităţii MAI care a dispus controlul - pentru controalele dispuse de aceste entităţi MAI.
(3)Pentru urmărirea îndeplinirii obiectivelor generale prevăzute la art. 11 alin. (2), în componenţa comisiei de control sunt cooptaţi, la solicitarea preşedintelui acesteia, specialişti cu experienţă profesională în domeniul evaluat.
(4)Specialiştii prevăzuţi la alin. (1) provin din:
a)unităţi ale aparatului central şi instituţii/structuri aflate în subordinea sau din cadrul MAI, desemnaţi de conducătorii acestora, cu ocazia executării de către Corpul de control al ministrului a inspecţiilor, controalelor tematice şi inopinate;
b)entităţile MAI ai căror conducători au dispus executarea controalelor de fond, tematice şi inopinate, precum şi din unităţile subordonate acestora.
(5)Pe durata executării controlului, specialiştii cooptaţi se subordonează preşedintelui comisiei de control.
SECŢIUNEA 2:Organizarea şi executarea controlului
Art. 14
(1)Preşedintele comisiei de control răspunde de pregătirea controlului, sens în care dispune, înaintea declanşării acestuia, măsurile necesare documentării şi instruirii membrilor comisiei în legătură cu specificul misiunilor şi sarcinilor entităţilor MAI supuse controlului, cunoaşterea legislaţiei, a ordinelor, instrucţiunilor şi dispoziţiilor de linie.
(2)Preşedintele comisiei de control îl înştiinţează pe conducătorul entităţii MAI supuse controlului cu privire la executarea activităţii.
(3)Înştiinţarea prevăzută la alin. (2) se realizează cu cel puţin 5 zile înaintea declanşării controlului. Conducătorul entităţii MAI înştiinţate ia măsuri de pregătire a personalului pentru control şi întocmeşte un raport de informare până la data declanşării controlului, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 1.
(4)Prin excepţie de la prevederile alin. (2), controlul tematic neplanificat se poate executa fără înştiinţarea conducătorului entităţii MAI supuse controlului.
(5)Prin excepţie de la prevederile alin. (2), controlul inopinat se execută fără înştiinţarea conducătorului entităţii MAI supuse controlului.
Art. 15
(1)Controlul debutează prin prezentarea de către preşedintele comisiei, la sediul entităţii MAI supuse controlului, a scopului, obiectivelor controlului şi a componenţei comisiei şi subcomisiilor de control.
(2)După finalizarea prezentării prevăzute la alin. (1), conducătorul entităţii MAI supuse controlului prezintă comisiei de control raportul de informare întocmit potrivit art. 14 alin. (3) şi personalul cu funcţii de conducere.
Art. 16
(1)Pe timpul controlului, atât personalul de control, cât şi personalul supus controlului trebuie să adopte o conduită ireproşabilă, în deplină concordanţă cu reglementările legale în vigoare, fiindu-i interzis să recurgă la ameninţări, intimidări, promisiuni ori violenţe, inclusiv asupra petenţilor sau martorilor, cu scopul de a obţine mărturisiri, rapoarte sau declaraţii ori de a influenţa rezultatul unor verificări sau constatări.
(2)Personalul supus controlului este obligat să pună la dispoziţia comisiei de control toate materialele şi documentele întocmite sau deţinute în exercitarea atribuţiilor de serviciu şi să furnizeze toate datele şi informaţiile care au legătură cu îndeplinirea sarcinilor de serviciu.
Art. 17
(1)În cazul în care personalul supus controlului se află în concediu de odihnă, în concediu medical, este internat în spital, este în misiune, delegaţie, detaşat ori în alte situaţii obiective, controlul se realizează în lipsa acestuia.
(2)La solicitarea preşedintelui comisiei de control, şeful structurii de resurse umane din cadrul entităţii MAI supuse controlului are obligaţia de a comunica în scris, de îndată, data prezentării la serviciu a personalului prevăzut la alin. (1).
(3)Personalului prevăzut la alin. (1) i se aduce la cunoştinţă rezultatul controlului în părţile care îl privesc, din oficiu, în termen de 5 zile de la data înregistrării comunicării primite, prevăzute la alin. (2), numai dacă au fost reţinute aspecte imputabile acestuia, sau, la cerere, de către:
a)comisia de control, dacă persoana vizată este conducătorul entităţii MAI supuse controlului;
b)conducătorul entităţii MAI supuse controlului, dacă persoana vizată se află în subordinea acestuia.
Art. 18
Pentru atingerea obiectivelor controlului se pot desfăşura activităţi, cu respectarea prevederilor legale în vigoare, după cum urmează:
a)verificarea şi ridicarea unor înscrisuri sau documente;
b)constatarea la faţa locului a unor situaţii de fapt;
c)controlul activităţii unor persoane;
d)solicitarea de rapoarte/declaraţii, inventarieri, revizii, controale financiar-contabile;
e)solicitarea unor puncte de vedere, de specialitate;
f)orice alte activităţi necesare desfăşurării controlului, permise de lege.
Art. 19
(1)Pe timpul controlului, membrii comisiei de control întocmesc note de constatare, în două exemplare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 2. Acestea conţin principalele concluzii rezultate la sfârşitul evaluării fiecărui domeniu de activitate, fiecărei structuri a entităţii MAI supuse controlului.
(2)Notele de constatare se aduc la cunoştinţă, sub semnătură, conducătorilor entităţii MAI supuse controlului şi personalului în sarcina căruia au fost constatate deficienţe, cărora li se comunică un exemplar al acestora.
(3)Cu ocazia desfăşurării activităţilor prevăzute la alin. (2) se întocmeşte un proces-verbal, în care se menţionează eventuale observaţii, obiecţii şi puncte de vedere ale conducătorului entităţii MAI supuse controlului şi ale persoanelor în sarcina cărora au fost reţinute deficienţe. Acestea se analizează de către comisia de control cu ocazia întocmirii raportului de control.
(4)Conducătorul entităţii MAI supuse controlului şi persoanele în sarcina cărora au fost reţinute deficienţe pot formula obiecţii în scris, motivate, cu privire la conţinutul notelor de constatare, în termen de 3 zile lucrătoare de la data aducerii lor la cunoştinţă.
(5)Procesul-verbal întocmit potrivit alin. (3) şi obiecţiile formulate în scris potrivit alin. (4) se anexează la raportul de control şi fac parte integrantă din acesta.
Art. 20
(1)Atunci când, pe timpul executării controlului, personalul supus controlului comite abateri disciplinare, preşedintele comisiei de control îi sesizează în scris cu privire la acest aspect pe conducătorii entităţilor MAI supuse controlului, în vederea dispunerii măsurilor legale.
(2)În cazul în care pe timpul executării controlului se constată că anterior iniţierii controlului au fost săvârşite nereguli care constituie abateri disciplinare ori rezultă indicii temeinice că a fost prejudiciat patrimoniul entităţii MAI supuse controlului, preşedintele comisiei de control dispune sau, după caz, propune spre aprobare măsuri potrivit dispoziţiilor legale.
(3)Ori de câte ori există o suspiciune rezonabilă cu privire la săvârşirea unei infracţiuni, membrii comisiei de control sunt obligaţi să întocmească un proces-verbal despre împrejurările constatate şi să ia măsuri de conservare a locului săvârşirii infracţiunii şi de ridicare sau conservare a mijloacelor materiale de probă. Aceştia au obligaţia de a consemna în procesul-verbal eventualele precizări sau explicaţii date de făptuitor sau persoanele prezente la locul constatării. Actele încheiate, împreună cu mijloacele materiale de probă, se înaintează, de îndată, organelor de urmărire penală competente de către preşedintele comisiei de control. Aceleaşi obligaţii le incumbă membrilor comisiei de control şi dacă au luat cunoştinţă de săvârşirea unei infracţiuni pentru care acţiunea penală se pune în mişcare din oficiu.
Art. 21
(1)În situaţia în care obiectivele stabilite prin planul de control nu au fost realizate sau au apărut elemente de noutate pentru a căror lămurire sunt necesare alte verificări, perioada de executare a controlului se poate prelungi până la realizarea acestora, la propunerea preşedintelui comisiei de control, cu aprobarea persoanei care a dispus executarea controlului şi cu notificarea în mod corespunzător a structurii controlate.
(2)În cazul controlului inopinat, dacă în termen de 10 zile nu a fost finalizat, se solicită persoanei care l-a dispus aprobarea prelungirii executării acestuia.
(3)Atunci când preşedintele comisiei de control apreciază că obiectivele controlului au fost atinse, declară închis controlul, cu informarea în scris a conducătorului entităţii MAI supuse controlului.
Art. 22
(1)Constatările efectuate pe timpul controlului, concluziile şi măsurile propuse de comisia de control se materializează într-un raport de control.
(2)Raportul de control se elaborează de comisia de control şi se supune aprobării persoanei care a dispus executarea controlului, în termen de 30 de zile de la închiderea acestuia.
(3)Raportul de control cuprinde:
a)principalele realizări;
b)deficienţele, disfuncţiile, neregulile şi măsurile de ordin organizatoric, administrativ şi disciplinar;
c)concluziile comisiei de control privind observaţiile, obiecţiile şi punctele de vedere formulate cu privire la conţinutul notelor de constatare, potrivit art. 19 alin. (3) sau, după caz, art. 19 alin. (4);

d)alte aspecte care pot contribui la creşterea eficacităţii şi eficienţei activităţilor evaluate.
(4)La raportul de control se anexează Planul cu măsuri pentru remedierea deficienţelor şi îmbunătăţirea activităţilor.
(5)Prin raportul de control se poate propune şi recompensarea personalului a cărui activitate a fost supusă controlului.
(6)Raportul de control, anexele acestuia şi notele de constatare se clasifică numai dacă în conţinutul acestora se regăsesc informaţii care presupun aplicarea prevederilor legale privind protecţia informaţiilor clasificate.
Art. 23
Documentele întocmite cu ocazia activităţilor premergătoare controlului, precum şi cele întocmite pe timpul controlului se înregistrează la secretariatul unităţii din care face parte preşedintele comisiei de control.

Art. 24
Raportul de control aprobat în condiţiile art. 22 alin. (2) se comunică de către preşedintele comisiei de control, în 5 zile de la data aprobării, după cum urmează:
a)conducătorului ierarhic superior conducătorului entităţii MAI supuse controlului, în vederea luării măsurilor necesare pentru remedierea aspectelor negative constatate şi diseminarea aspectelor pozitive - bunele practici;
b)conducătorului entităţii MAI supuse controlului, pentru punerea în aplicare a măsurilor dispuse.
Art. 25
(1)Raportul privind stadiul realizării măsurilor prevăzute în raportul de control al Corpului de control al ministrului se întocmeşte de către conducătorul entităţii MAI supuse controlului, iar conducătorul ierarhic superior al acestuia îl înaintează Corpului de control al ministrului, astfel:
a)în termen de 3 luni de la data comunicării raportului de control, potrivit art. 24;
b)în termenele stabilite în raportul de control.
(2)În cazul în care, din motive obiective, anumite măsuri prevăzute în raportul de control al Corpului de control al ministrului nu pot fi îndeplinite în termenele stabilite, conducătorul ierarhic superior, care are obligaţia de a înainta raportul, poate solicita persoanei care a aprobat planul de control prorogarea acestor termene.

(3)
[textul din Art. 25, alin. (3) din capitolul IV, sectiunea 2 a fost abrogat la 27-mar-2017 de Art. I, punctul 6. din Ordinul 32/2017]
Art. 26
Corpul de control al ministrului şi celelalte structuri de control pot verifica modul de executare a măsurilor stabilite, în termen de 6 luni de la prezentarea raportului de control.