Capitolul iii - Activitatea de depozitare şi custodie - Norma 26/2020 privind activitatea de depozitare şi custodie a activelor fondurilor de pensii ocupaţionale şi de modificare a unor norme ale Autorităţii de Supraveghere Financiară

M.Of. 388

În vigoare

Versiune de la: 14 Mai 2020

CAPITOLUL III:Activitatea de depozitare şi custodie

(1)Activitatea de depozitare se desfăşoară în baza unui contract de depozitare care se încheie între administrator, ca reprezentant al fondului de pensii ocupaţionale în relaţiile cu terţii, şi depozitarul activelor respectivului fond de pensii ocupaţionale.

(2)Contractul de depozitare este întocmit conform modelului-cadru prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 9

(1)Activitatea de custodie se desfăşoară în baza unui contract de custodie care se încheie între administrator, ca reprezentant al fondului de pensii ocupaţionale în relaţiile cu terţii, şi depozitarul activelor respectivului fond de pensii ocupaţionale.

(2)Contractul de custodie cuprinde cel puţin clauze referitoare la:

a)drepturi şi obligaţii pentru părţi, care să includă cel puţin obligaţia custodelui de a returna către fondul de pensii ocupaţionale toate activele acestuia care, indiferent de cauză, nu se mai regăsesc în portofoliul fondului de pensii ocupaţionale, precum şi dreptul custodelui de a pune în aplicare proceduri şi metode prin care să se asigure că are un control adecvat asupra tuturor operaţiunilor desfăşurate în numele şi pe seama fondului de pensii ocupaţionale;

b)decontarea tranzacţiilor;

c)păstrarea activelor în custodie;

d)confirmarea/raportarea deţinerilor către administratori şi A.S.F., după caz;

e)urmărirea şi procesarea evenimentelor de grup, după caz;

f)colectarea cupoanelor/dividendelor, după caz;

g)servicii de recuperare de impozite, după caz;

h)servicii de reprezentare în adunările generale ale acţionarilor, după caz.

(3)Pentru desfăşurarea activităţii de custodie a activelor unui fond de pensii ocupaţionale, depozitarul trebuie să dispună de proceduri care să cuprindă cel puţin următoarele:

a)confirmarea şi/sau raportarea deţinerilor către depozitari centrali externi şi/sau locali, subcustozi, autorităţi, emitenţi;

b)reconcilierea cu depozitarii centrali externi şi/sau locali şi/sau subcustozi;

c)informarea structurii care desfăşoară activitate de depozitare despre evenimentele de grup;

d)reconcilierea zilnică cu serviciul depozitare pentru deţinerile în custodie, preţurile folosite, evaluarea instrumentelor şi calculul comisioanelor;

e)mijloace prin care să se asigure că există drepturile de proprietate asupra acelor active ale fondurilor de pensii ocupaţionale pe care depozitarul consideră că, din punct de vedere tehnic, nu le poate păstra în custodie;

f)mijloace prin care să se asigure că întreg procesul de investire şi/sau dezinvestire, precum şi circuitul financiar implicat sunt sub controlul său.

Art. 10

(1)Depozitarul are obligaţia întocmirii şi actualizării unui registru propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale pentru care desfăşoară activitatea de depozitare.

(2)Registrul menţionat la alin. (1) conţine ansamblul datelor organizate şi înregistrate în mod cronologic şi sistematic.

Art. 11

Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale trebuie să cuprindă elementele de identificare ale participanţilor, respectiv numele, prenumele şi codul numeric personal, evidenţa contribuţiilor plătite, precum şi informaţiile următoare:

a)data la care s-au semnat actele individuale de aderare;

b)valoarea contribuţiilor brute virate şi identificate în contul colector;

c)valoarea contribuţiilor nete convertite în unităţi de fond;

d)valoarea comisioanelor reţinute din contribuţiile brute ale participanţilor;

e)data la care s-au virat contribuţiile brute;

f)data la care s-au convertit contribuţiile nete în unităţi de fond;

g)valoarea unitară a activului net la care s-a efectuat convertirea contribuţiei;

h)numărul de unităţi de fond aferent contribuţiei nete convertite;

i)numărul total al unităţilor de fond;

Art. 12

Administratorii au obligaţia să transmită depozitarilor, pentru fiecare participant, informaţiile prevăzute la art. 11, în termen de două zile lucrătoare de la data înregistrării în registrul participanţilor întocmit de administrator.

Art. 13

(1)Pentru a asigura înregistrarea corectă a datelor în Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale întocmit de depozitar, administratorii au obligaţia să transmită acestuia, în format electronic, toate informaţiile în baza cărora s-au efectuat alocări sau anulări de unităţi de fond pe conturile participanţilor, în aceeaşi zi în care acestea au fost înregistrate în Registrul participanţilor întocmit de administrator.

(2)Depozitarul are obligaţia de a actualiza informaţiile din Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale, în baza informaţiilor transmise conform prevederilor alin. (1) şi ale art. 12 în termen de o zi lucrătoare de la data la care acestea au fost primite de la administratori.

(3)Depozitarul are obligaţia de a asigura înscrierea corectă a datelor în Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale.

Art. 14

Depozitarul are obligaţia ca lunar să verifice datele înscrise în Registrul propriu al participanţilor aferent fiecărui fond de pensii ocupaţionale pentru care are calitatea de depozitar cu datele din Registrul participanţilor al fiecărui fond de pensii ocupaţionale, întocmit şi actualizat de administratorul acestuia, eventualele neconcordanţe fiind conciliate între părţi.

Art. 15

(1)Depozitarul trebuie să dispună de un sistem informatic care să asigure păstrarea în siguranţă a informaţiilor din Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale.

(2)Depozitarul are obligaţia să realizeze şi să păstreze copii de siguranţă ale informaţiilor stocate în sistemul informatic privind Registrul propriu al participanţilor la fondurile de pensii ocupaţionale.

Art. 16

(1)În exercitarea activităţii de depozitare şi custodie, instituţia de credit acţionează numai pe baza instrucţiunilor scrise primite de la administratorul fondului de pensii ocupaţionale şi în limita prevederilor legale aplicabile.

(2)Pentru efectuarea operaţiunilor de depozitare şi custodie, instituţia de credit se asigură că:

a)dispune de personal suficient având în vedere natura, complexitatea şi numărul operaţiunilor derulate de către fondurile de pensii ocupaţionale, numărul acestora şi volumul activelor aflate în administrare;

b)personalul dispune de capacităţi profesionale adecvate activităţii desfăşurate;

c)personalul beneficiază de formare profesională periodică adecvată activităţii desfăşurate;

d)personalul cunoaşte şi aplică prevederile legislative şi procedurile interne ale depozitarului;

e)instituţia de credit evaluează cel puţin anual erorile operaţionale şi ia măsuri pentru a asigura pe viitor minimizarea numărului acestora şi a impactului lor asupra fondurilor de pensii ocupaţionale.

(3)Instituţia de credit notifică A.S.F. cu privire la persoanele responsabile şi cu atribuţii în desfăşurarea activităţilor de depozitare şi custodie, precum şi cu privire la înlocuitorii acestora, în termen de două zile lucrătoare de la desemnarea lor.

(4)Instituţiile de credit care desfăşoară activităţi de depozitare şi custodie pentru fondurile de pensii ocupaţionale trebuie să asigure separarea operaţională a activităţii de depozitare de activitatea de custodie, acestea neputându-se efectua de aceleaşi persoane.

Art. 17

Depozitarul solicită administratorului orice informaţii şi/sau documente pe care le consideră necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare a obligaţiilor sale care rezultă din prevederile legale în vigoare şi/ori din contractul de depozitare şi/ori din contractul de custodie.

Art. 18

Administratorul are obligaţia şi nu poate refuza, sub pretextul confidenţialităţii, transmiterea informaţiilor şi/sau a documentelor necesare îndeplinirii obligaţiilor depozitarului.

Art. 19

Depozitarul primeşte sumele reprezentând contribuţiile participanţilor unui fond de pensii ocupaţionale în contul colector al fondului, deschis numai la depozitar.

Art. 20

(1)Depozitarul înregistrează, verifică şi monitorizează toate activele fiecărui fond de pensii ocupaţionale pentru care desfăşoară activitatea de depozitare şi custodie.

(2)Depozitarul înregistrează, verifică şi monitorizează toate activele corespunzătoare provizionului tehnic constituit de administrator pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale pentru care desfăşoară activitatea de depozitare şi custodie.

Art. 21

(1)Activele fondurilor de pensii ocupaţionale se evidenţiază în conturi separate pentru fiecare fond, diferite de cele ale administratorului şi ale depozitarului.

(2)Depozitarul deschide conturi de instrumente financiare şi conturi bancare pentru decontarea tranzacţiilor, pe numele fiecărui fond de pensii ocupaţionale, acestea fiind debitate/creditate numai în baza funcţiilor sale de depozitare şi custodie şi în strictă conformitate cu instrucţiunile administratorului.

(3)Activele fondurilor de pensii ocupaţionale sunt depozitate separat pentru fiecare fond şi sunt înregistrate în aşa fel încât să fie identificate ca proprietate a fondului de pensii ocupaţionale pentru care se desfăşoară activitatea de depozitare.

(4)Toate operaţiunile de creditare sau debitare a conturilor de active financiare ale fondului de pensii ocupaţionale se realizează numai prin intermediul depozitarului.

(5)Toate operaţiunile de creditare sau debitare a conturilor de active corespunzătoare provizionului tehnic constituit pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale se realizează numai prin intermediul depozitarului.

Art. 22

Depozitarul certifică existenţa activelor fondului de pensii ocupaţionale şi calculează valoarea activului net şi numărul de unităţi de fond ale fondului de pensii ocupaţionale pe baza informaţiilor şi documentelor proprii, precum şi pe baza documentelor emise de alte instituţii prin intermediul cărora au fost realizate investiţii în numele fondului.

Art. 23

(1)Depozitarul efectuează plăţi din contul fondului de pensii ocupaţionale numai la primirea instrucţiunilor corespunzătoare din partea administratorului, în următoarele cazuri:

a)pentru efectuarea de investiţii, potrivit prevederilor legale;

b)pentru stingerea obligaţiilor, inclusiv plata taxelor, comisioanelor şi a cheltuielilor operaţionale ale fondului de pensii ocupaţionale;

c)pentru orice alt scop precizat în instrucţiuni, întocmite cu respectarea prevederilor documentelor de constituire a fondului de pensii ocupaţionale.

(2)Depozitarul procedează la disponibilizarea instrumentelor financiare din portofoliul unui fond de pensii ocupaţionale numai la primirea instrucţiunilor corespunzătoare de la administrator, concomitent cu creditarea contului fondului cu suma reprezentând contravaloarea respectivelor instrumente financiare.

Art. 24

(1)Depozitarul derulează operaţiuni cu activele corespunzătoare provizionului tehnic pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale numai pentru efectuarea de investiţii potrivit legislaţiei aplicabile, concomitent cu creditarea/debitarea contului aferent, pe baza instrucţiunilor corespunzătoare din partea administratorului, precum şi pe baza documentelor emise de alte instituţii prin intermediul cărora au fost realizate investiţiile.

(2)Depozitarul certifică existenţa şi valoarea activelor care acoperă provizionul tehnic constituit pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale.

Art. 25

(1)Depozitarul este obligat să păstreze confidenţialitatea informaţiilor şi/sau a documentelor primite din partea administratorului în procesul de evaluare a legalităţii operaţiunilor efectuate de către acesta în contul fondului de pensii ocupaţionale administrat.

(2)Depozitarul nu poate să invoce clauza de confidenţialitate, prevăzută la alin. (1), în cazul controalelor efectuate de către A.S.F. şi/sau de Banca Naţională a României şi al solicitărilor acestora.

Art. 26

Pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale pentru care desfăşoară activitatea de depozitare şi custodie, depozitarul calculează şi transmite A.S.F., în fiecare zi lucrătoare, valoarea activului net, valoarea unitară a activului net şi numărul de unităţi de fond.

Art. 27

Depozitarul informează în scris A.S.F. despre orice acte sau fapte suspecte de a reprezenta o încălcare a prevederilor legale aplicabile ori ale documentelor de constituire a fondului, de care a luat cunoştinţă în legătură cu fondurile de pensii pentru care desfăşoară activitatea de depozitare şi custodie.

Art. 28

Depozitarul informează în scris A.S.F. cu privire la orice refuz al administratorului de a furniza informaţii şi/sau documente, împreună cu o descriere a operaţiunii pentru care sa formulat respectivul refuz, în termen de maximum o zi lucrătoare de la primirea refuzului administratorului.

Art. 29

În situaţia prevăzută la art. 28, A.S.F. poate suspenda transformarea în unităţi de fond a contribuţiilor primite, precum şi transferul participanţilor la/de la alte fonduri de pensii ocupaţionale, până la clarificarea situaţiei.

Art. 30

În cazul în care, după furnizarea tuturor documentelor şi/sau a informaţiilor relevante solicitate de către depozitar, există divergenţe între acesta şi administrator cu privire la efectuarea unei operaţiuni, depozitarul informează imediat A.S.F. şi transmite toate informaţiile şi copiile documentelor relevante cu privire la respectiva operaţiune.

Art. 31

Depozitarul este obligat să informeze în scris A.S.F. cu privire la orice abuz al administratorului în legătură cu activele fondului de pensii ocupaţionale depozitate sau cu activele corespunzătoare provizionului tehnic constituit pentru fiecare fond de pensii ocupaţionale.

Art. 32

(1)Depozitarul poate încredinţa obligaţiile sale, asumate prin contractul de custodie, unei alte entităţi supravegheate de o autoritate cu competenţe de supraveghere financiară, numai în cazurile de custodie a activelor achiziţionate pe pieţele externe, sub sancţiunea retragerii avizului ca depozitar al activelor fondurilor de pensii ocupaţionale.

(2)Obligaţiile depozitarului nu sunt afectate de faptul că a încredinţat unei alte entităţi toate sau o parte din activele pe care le are în păstrare.

(3)Depozitarul nu este absolvit de responsabilitatea privind asigurarea păstrării în siguranţă a activelor aflate în custodia unei alte entităţi.

Art. 33

(1)Este interzis depozitarului să garanteze în orice mod sau să dispună în orice alt fel de instrumentele financiare sau de sumele de bani încredinţate spre păstrare de către administrator în numele său şi/sau în numele fondului de pensii ocupaţionale.

(2)Depozitarului îi este interzis să transfere instrumentele financiare sau sumele de bani încredinţate spre păstrare în numele său şi/sau în numele fondului de pensii ocupaţionale, în lipsa unor instrucţiuni corespunzătoare din partea administratorului.

(3)Interdicţiile prevăzute la alin. (1) şi (2) nu se aplică în cazul dispunerii de către A.S.F. a unor măsuri speciale sau în situaţia aplicării unor prevederi legale incidente.

Art. 34

Este interzis depozitarului să acorde credite, sub orice formă, administratorului şi fondului de pensii ocupaţionale.

Art. 35

Activele unui fond de pensii ocupaţionale nu pot face obiectul procedurilor de executare silită declanşate de creditorii depozitarului, nu pot fi puse sub sechestru sau poprite de către aceştia şi nu pot face parte din masa credală în caz de faliment al instituţiei de credit.