Decizia 2898/05-nov-2024 privind poziţia care urmează să fie adoptată în numele Uniunii Europene în cadrul comitetului mixt constituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, şi Noua Zeelandă, pe de altă parte, privind participarea Noii Zeelande la programele Uniunii, în ceea ce priveşte adoptarea regulamentului de procedură al comitetului mixt

(1)

Comitetul mixt este alcătuit din reprezentanţi ai Uniunii şi ai Noii Zeelande.

(2)

Comitetul mixt este coprezidat de înalţi funcţionari sau de persoanele desemnate de aceştia, acţionând în calitate de reprezentanţi ai Uniunii şi, respectiv, ai Noii Zeelande.

(3)

Uniunea şi Noua Zeelandă îşi notifică reciproc numele, poziţia şi datele de contact ale funcţionarului care este copreşedintele comitetului mixt din partea Uniunii şi, respectiv, a Noii Zeelande. Se consideră că funcţionarul respectiv continuă să îndeplinească funcţia de copreşedinte pentru Uniune şi, respectiv, pentru Noua Zeelandă până la data la care Uniunea sau Noua Zeelandă a notificat celeilalte părţi un nou copreşedinte.

(4)

Se consideră că un copreşedinte este autorizat să reprezinte Uniunea, respectiv Noua Zeelandă, până la data la care îi este notificat celeilalte părţi un nou copreşedinte.

(1)

Secretariatul comitetului mixt (denumit în continuare "secretariatul") este alcătuit dintr-un funcţionar al Uniunii şi dintr-un funcţionar al Noii Zeelande. Secretariatul îndeplineşte atribuţiile care îi sunt conferite prin prezentul regulament de procedură.

(2)

Uniunea şi Noua Zeelandă îşi notifică reciproc numele, poziţia şi datele de contact ale funcţionarului care este membru al secretariatului din partea Uniunii şi, respectiv, a Noii Zeelande. Se consideră că funcţionarul respectiv continuă să acţioneze ca membru al Secretariatului din partea Uniunii, respectiv a Noii Zeelande, până la data notificării unui nou funcţionar de către Uniune sau de către Noua Zeelandă.

(1)

În conformitate cu articolul 14 alineatul (5) din acord, comitetul mixt se reuneşte cel puţin o dată pe an, precum şi ori de câte ori circumstanţe speciale impun acest lucru, la cererea oricăreia dintre părţi.

(2)

Acesta se reuneşte, în principiu, alternativ în Belgia şi în Noua Zeelandă, cu excepţia cazului în care copreşedinţii decid altfel. Reuniunile pot avea loc, de asemenea, prin videoconferinţă sau teleconferinţă, cu acordul copreşedinţilor.

(3)

Între reuniuni, comitetul mixt îşi desfăşoară activitatea în permanenţă prin orice mijloc de comunicare, în special prin schimb de e-mailuri.

(1)

Într-un termen rezonabil înainte de fiecare reuniune, Uniunea şi Noua Zeelandă se informează reciproc prin intermediul secretariatului cu privire la componenţa prevăzută a delegaţiilor lor respective şi specifică numele şi funcţia fiecărui membru al delegaţiei.

(2)

După caz, copreşedinţii pot, de comun acord, să invite experţi (şi anume persoane care nu sunt funcţionari guvernamentali) să participe la reuniunile comitetului mixt pentru a oferi informaţii cu privire la subiecte specifice şi în legătură cu părţile reuniunii în care sunt discutate astfel de subiecte specifice.

(3)

Reprezentantul părţii care organizează şi găzduieşte reuniunea, după ce a obţinut aprobarea celeilalte părţi, stabileşte data şi locul reuniunii.

(1)

Uniunea şi Noua Zeelandă trimit secretariatului corespondenţa adresată comitetului mixt. Această corespondenţă poate fi trimisă sub orice formă de comunicare scrisă, inclusiv prin e-mail.

(2)

Secretariatul asigură transmiterea către copreşedinţi a corespondenţei adresate comitetului mixt şi distribuirea ei, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 6.

(3)

Orice corespondenţă trimisă de copreşedinţi sau adresată direct acestora se transmite secretariatului şi se distribuie, dacă este cazul, în conformitate cu articolul 6.

(1)

Secretariatul întocmeşte, pentru fiecare reuniune, un proiect de ordine de zi provizorie. În acest scop, cu cel puţin patru săptămâni înainte de data reuniunii, primul proiect de ordine de zi provizorie, împreună cu documentele referitoare la fiecare punct care figurează pe ordinea de zi, este pregătit de către funcţionarul care acţionează în calitate de membru al secretariatului părţii care găzduieşte reuniunea şi este transmis pentru observaţii membrului secretariatului celeilalte părţi. Odată pregătit de secretariat, proiectul de ordine de zi provizorie, împreună cu toate documentele relevante, se transmite copreşedinţilor spre aprobare cu cel puţin 10 zile înainte de data reuniunii.

(2)

Ordinea de zi provizorie include punctele care au fost solicitate de către părţi. Orice astfel de solicitare se înaintează secretariatului, împreună cu toate documentele relevante, cu cel puţin 15 zile înainte de începerea reuniunii.

(3)

În cazuri excepţionale, copreşedinţii pot conveni să reducă termenele prevăzute la alineatele (1) şi (2).

(4)

La începutul fiecărei reuniuni, comitetul mixt îşi adoptă ordinea de zi.

(5)

Punctele care nu apar în proiectul de ordine de zi pot fi adăugate, iar alte puncte din proiectul de ordine de zi pot fi eliminate, amânate sau modificate în cadrul reuniunii, cu condiţia ca cele două părţi să fie de acord.

(1)

Reuniunile comitetului mixt nu sunt publice, cu excepţia cazului în care copreşedinţii decid altfel.

(2)

Fiecare parte poate decide cu privire la publicarea deciziilor comitetului mixt în propriul său jurnal oficial sau online, după consultarea prealabilă a celeilalte părţi.

(3)

În cazul în care Uniunea sau Noua Zeelandă prezintă comitetului mixt informaţii confidenţiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor cu putere de lege şi al normelor administrative relevante, cealaltă parte tratează informaţiile primite ca fiind confidenţiale.

(4)

În cazul în care Comisia Europeană transmite comitetului mixt informaţii confidenţiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul legislaţiei sale relevante privind securitatea informaţiilor (¹), Noua Zeelandă asigură un nivel comparabil de confidenţialitate şi protecţie pentru informaţiile primite. În cazul în care Noua Zeelandă prezintă comitetului mixt informaţii confidenţiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor cu putere de lege şi al normelor administrative relevante, Comisia Europeană tratează informaţiile primite ca fiind confidenţiale.

(5)

Fiecare parte tratează cererile de acces la documentele comitetului mixt în conformitate cu actele cu putere de lege şi normele sale administrative relevante.

(1)

Se întocmesc procese-verbale ale tuturor reuniunilor comitetului mixt.

(2)

Proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni este redactat de către funcţionarul care acţionează în calitate de membru al secretariatului părţii care găzduieşte reuniunea, în termen de 15 zile de la încheierea reuniunii, cu excepţia cazului în care copreşedinţii decid altfel. Proiectul de proces-verbal se transmite membrului secretariatului celeilalte părţi pentru observaţii. Acesta din urmă poate prezenta observaţii în termen de 30 de zile de la data primirii proiectului de proces-verbal.

(3)

Procesul-verbal rezumă fiecare punct al ordinii de zi, precizând, dacă este cazul:

(a) documentele prezentate comitetului mixt;

(b) orice declaraţie a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de una dintre părţi; şi

(c) deciziile adoptate, declaraţiile convenite şi concluziile operaţionale adoptate cu privire la anumite puncte.

(4)

Procesul-verbal include o listă de prezenţă cu numele, titlurile şi funcţia tuturor participanţilor la reuniune.

(5)

Procesul-verbal se aprobă şi se semnează de către copreşedinţi în termen de două luni de la reuniune sau până la orice altă dată stabilită de copreşedinţi. Copreşedinţii pot conveni că semnarea şi schimbul de copii electronice îndeplinesc cerinţa respectivă. Versiunea autentică a procesului-verbal se păstrează în dosarele fiecărei părţi.

(6)

În termen de două zile lucrătoare de la reuniunea comitetului mixt, secretariatul pregăteşte, de asemenea, un rezumat al procesului-verbal, în vederea aprobării de către copreşedinţi cât mai curând posibil. După aprobarea textului rezumatului de către copreşedinţii comitetului mixt, părţile pot publica rezumatul procesului-verbal.

(1)

În cazul în care se prevede astfel la articolul 14 din acord, comitetul mixt îşi adoptă deciziile prin consens. Secretariatul înregistrează toate deciziile cu un număr de serie şi menţionează data adoptării acestora.

(2)

Comitetul mixt poate lua decizii prin procedură scrisă printr-un schimb de note între copreşedinţi, în cazul în care părţile la acord convin astfel. Textul unui proiect de decizie se prezintă în scris de către un copreşedinte celuilalt copreşedinte în limba oficială a comitetului mixt, în conformitate cu articolul 14. Cealaltă parte are la dispoziţie o lună sau orice perioadă mai lungă de timp specificată de partea care înaintează propunerea pentru a-şi exprima acordul în ceea ce priveşte proiectul de decizie. În cazul în care cealaltă parte nu îşi exprimă acordul, propunerea de decizie este discutată şi poate fi adoptată la următoare reuniune a comitetului mixt. Proiectul de decizie se consideră adoptat după ce cealaltă parte îşi exprimă acordul şi se consemnează în procesul-verbal al următoarei reuniuni a comitetului mixt.

(3)

Fiecare decizie este semnată de către copreşedinţii comitetului mixt. Copreşedinţii pot conveni că semnarea şi schimbul de copii electronice îndeplinesc această cerinţă de semnare.

(4)

Deciziile adoptate de comitetul mixt precizează data de la care acestea produc efecte.

(1)

În conformitate cu articolul 14 alineatul (4) din acord, comitetul mixt poate decide să înfiinţeze sau să desfiinţeze un grup de lucru sau un organ consultativ la nivel de experţi. Comitetul mixt stabileşte componenţa şi atribuţiile fiecărui grup de lucru sau organ consultativ şi le poate modifica în funcţie de necesităţi.

(2)

Grupul de lucru sau organul consultativ contribuie la activitatea comitetului mixt şi îl sprijină în îndeplinirea atribuţiilor sale, inclusiv - în cazul în care i se încredinţează această atribuţie de către comitetul mixt - prin pregătirea de rapoarte sau de proiecte de decizii în vederea aprobării lor de către comitetul mixt.

(3)

Grupul de lucru sau organul consultativ se reuneşte în funcţie de necesităţi pentru îndeplinirea sarcinilor sale şi prezintă rapoarte comitetului mixt.

(4)

Înfiinţarea şi funcţionarea unui grup de lucru sau organ consultativ nu împiedică părţile să sesizeze direct comitetul mixt.

(5)

Regulamentul de procedură al comitetului mixt se aplică mutatis mutandis grupurilor de lucru şi organelor consultative înfiinţate de comitetul mixt.

(1)

Limba oficială şi de lucru a comitetului mixt este engleza.

(2)

Deliberările comitetului mixt au loc în limba engleză. Ordinea de zi a reuniunii, documentele prezentate comitetului mixt şi procesul-verbal al reuniunii se redactează în limba engleză.

(3)

Comitetul mixt îşi adoptă deciziile în limba engleză.