Art. 10. - Art. 10: Procesele-verbale - Decizia 2898/05-nov-2024 privind poziţia care urmează să fie adoptată în numele Uniunii Europene în cadrul comitetului mixt constituit prin Acordul dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, şi Noua Zeelandă, pe de altă parte, privind participarea Noii Zeelande la programele Uniunii, în ceea ce priveşte adoptarea regulamentului de procedură al comitetului mixt

(1)

Se întocmesc procese-verbale ale tuturor reuniunilor comitetului mixt.

(2)

Proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni este redactat de către funcţionarul care acţionează în calitate de membru al secretariatului părţii care găzduieşte reuniunea, în termen de 15 zile de la încheierea reuniunii, cu excepţia cazului în care copreşedinţii decid altfel. Proiectul de proces-verbal se transmite membrului secretariatului celeilalte părţi pentru observaţii. Acesta din urmă poate prezenta observaţii în termen de 30 de zile de la data primirii proiectului de proces-verbal.

(3)

Procesul-verbal rezumă fiecare punct al ordinii de zi, precizând, dacă este cazul:

(a) documentele prezentate comitetului mixt;

(b) orice declaraţie a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de una dintre părţi; şi

(c) deciziile adoptate, declaraţiile convenite şi concluziile operaţionale adoptate cu privire la anumite puncte.

(4)

Procesul-verbal include o listă de prezenţă cu numele, titlurile şi funcţia tuturor participanţilor la reuniune.

(5)

Procesul-verbal se aprobă şi se semnează de către copreşedinţi în termen de două luni de la reuniune sau până la orice altă dată stabilită de copreşedinţi. Copreşedinţii pot conveni că semnarea şi schimbul de copii electronice îndeplinesc cerinţa respectivă. Versiunea autentică a procesului-verbal se păstrează în dosarele fiecărei părţi.

(6)

În termen de două zile lucrătoare de la reuniunea comitetului mixt, secretariatul pregăteşte, de asemenea, un rezumat al procesului-verbal, în vederea aprobării de către copreşedinţi cât mai curând posibil. După aprobarea textului rezumatului de către copreşedinţii comitetului mixt, părţile pot publica rezumatul procesului-verbal.