Titlul xi - Organizarea activităţii de arhivă şi a activităţii de documentare juridică. Evidenţa, selectarea, mişcarea şi casarea în condiţiile legii a documentelor păstrate în arhivă - Regulament din 2024 de ordine interioară al Direcţiei de Investigare a Infracţiunilor de Criminalitate Organizată şi Terorism
M.Of. 221 bis
În vigoare Versiune de la: 15 Martie 2024
TITLUL XI:Organizarea activităţii de arhivă şi a activităţii de documentare juridică. Evidenţa, selectarea, mişcarea şi casarea în condiţiile legii a documentelor păstrate în arhivă
CAPITOLUL I:Organizarea activităţii de arhivă
SECŢIUNEA 1:Dispoziţii generale
Art. 128
(1)Documentele de arhivă păstrate de compartimentele de grefă ale direcţiei timp de un an se depun la arhivă pe baza inventarelor întocmite, cu menţionarea termenelor de păstrare, potrivit nomenclatorului arhivistic naţional prevăzut în anexa nr. 1 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată.
(2)Înainte de predarea la arhivă se verifică fiecare document şi se scot din dosare actele de proprietate, studii, legitimare şi celelalte acte oficiale emise de alte autorităţi, acestea urmând să fie restituite, sub semnătură, celor îndreptăţiţi, reţinându-se copii certificate sub semnătură de persoana care a restituit actul. De asemenea, la cererea persoanelor interesate, fie instituţii sau autorităţi publice, fie persoane fizice ori juridice, se restituie orice act sau document aflat în original la dosar.
(3)Arhivarea şi păstrarea lucrărilor înregistrate şi reţinute la cabinetul conducerii Direcţiei de Investigare a Infracţiunilor de Criminalitate Organizată şi Terorism, cu excepţia lucrărilor ce conţin informaţii clasificate, se fac de grefierii-şefi cabinet.
SECŢIUNEA 2:Dosarul arhivistic
Art. 129
(1)La soluţionarea dosarului, în vederea predării acestuia la grefă, grefierul-şef serviciu ori grefierul anume desemnat aşază documentele existente în fiecare dosar în ordine cronologică sau în cea prevăzută în reglementările interne, le numerotează şi le coase sau le leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textelor, a datelor calendaristice şi a rezoluţiilor. Din dosar se îndepărtează agrafele, clemele şi acele.
(2)Pe coperta dosarului se menţionează denumirea direcţiei şi a compartimentului de activitate, indicativul din nomenclatorul arhivistic, termenul de păstrare, problema la care se referă, numărul de file şi numărul ordinului, potrivit anexei nr. 2 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată.
(3)Pe o filă adăugată la sfârşitul dosarului, respectiv după ultima menţiune scrisă din cuprinsul registrelor şi condicilor, salariatul care gestionează arhiva menţionează: "prezentul dosar (registru, condică etc.) conţine ... file" (în cifre şi litere), aplică ştampila rotundă şi semnează.
SECŢIUNEA 3:Inventarul
Art. 130
(1)Pentru dosarele cu termen de păstrare permanent inventarul se întocmeşte în 4 exemplare, iar pentru cele cu termen de păstrare temporar, în 3 exemplare. Din fiecare inventar câte un exemplar rămâne la grefierul-şef, iar celelalte se păstrează în arhivă împreună cu dosarele.
(2)Pentru registre, condici şi alte documente preconstituite se întocmeşte un inventar separat pe termene de păstrare.
(3)Salariatul care răspunde de arhivă este obligat să ţină evidenţa inventarelor pentru documentele intrate în arhivă şi a mişcării documentelor, completând rubricile din Registrul de evidenţă a intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice (R-31), potrivit modelului din anexa nr. 4 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată.
(4)La primirea documentelor în arhivă se verifică dacă inventarul este întocmit corespunzător şi dacă îndeplineşte condiţiile prevăzute de Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi de prezentul regulament.
SECŢIUNEA 4:Păstrarea în arhivă
Art. 131
Documentele se păstrează în arhivă pe compartimente de activitate, pe termene de păstrare şi în ordine cronologică a numerelor de înregistrare a dosarelor. Documentele cu termen de păstrare permanent se păstrează separat de cele cu termene temporare.
SECŢIUNEA 5:Grefierii arhivari
Art. 132
(1)Grefierii arhivari sau grefierii anume desemnaţi sunt gestionarii documentelor arhivate şi ai informaţiilor cuprinse în aceste documente. Aceştia răspund, în condiţiile legii şi în limita atribuţiilor pe care le au, de conservarea arhivei şi de păstrarea confidenţialităţii informaţiilor cuprinse în arhivă.
(2)Persoanele menţionate la alin. (1) îndeplinesc sarcinile prevăzute de lege privind predarea documentelor în arhivă, păstrarea, selecţionarea şi eliminarea acestora, precum şi pe cele prevăzute de fişa postului.
SECŢIUNEA 6:Eliberarea şi consultarea documentelor
Art. 133
(1)Eliberarea de dosare şi de documente din dosarele arhivate, obţinerea de copii ale acestor documente, precum şi consultarea lor se realizează numai pe baza aprobării scrise a conducătorului unităţii care deţine arhiva.
(2)Consultarea documentelor depozitate în arhiva structurii centrale şi teritoriale ale direcţiei, eliberarea acestora, precum şi obţinerea de copii se fac cu aprobarea procurorului-şef direcţie sau a procurorului-şef serviciu teritorial/şef birou teritorial, după caz.
(3)La cererea persoanelor îndreptăţite, procurorul-şef direcţie sau procurorul-şef serviciu teritorial/şef birou teritorial, după caz, poate aproba restituirea către acestea de documente din arhivă sau poate dispune încredinţarea de documente altor organe ale statului sau altor parchete. Documentul restituit sau încredinţat se înlocuieşte în arhivă cu o copie conformă.
(4)Eliberarea documentelor originale se consemnează în Registrul de depozit (R-35).
(5)Toate consultările lucrărilor din arhivă, precum şi eliberarea de copii se evidenţiază într-un registru ţinut prin grija grefierului anume desemnat. Acest registru va fi cuprins în inventar şi va avea termen de păstrare permanent.
SECŢIUNEA 7:Comisia de selecţionare
Art. 134
(1)Documentele de arhivă al căror termen de păstrare stabilit în nomenclatorul arhivistic a expirat, se prezintă comisiei de selecţionare constituite potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată.
(2)Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi de procurorul-şef direcţie din rândul procurorilor şi al grefierilor.
(3)Preşedintele comisiei de selecţionare va fi numit din rândul procurorilor.
(4)Salariatul care răspunde de arhivă va fi numit secretar al comisiei de selecţionare. Acesta are obligaţia să pregătească din timp materialul arhivistic pe care urmează să îl prezinte comisiei, să prezinte explicaţiile necesare în legătură cu selecţionarea arhivei şi să ducă la îndeplinire hotărârile comisiei.
(5)După expirarea termenului de păstrare, la cererea secretarului comisiei, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Aceasta verifică dacă documentele înscrise în inventar au fost bine încadrate în termenele de păstrare şi avizează eliminarea lor, putând să prelungească termenul de păstrare a unor lucrări, dacă este cazul.
(6)În cazul în care comisia de selecţionare constată că s-au produs greşeli în stabilirea termenelor de păstrare, va face rectificările necesare în inventar. Dacă este cazul, se întocmesc inventare separate care se anexează la inventarul iniţial.
SECŢIUNEA 8:Selecţionarea altor documente
Art. 135
(1)Selecţionarea altor documente care nu au fost constituite potrivit nomenclatorului arhivistic se face după ce acestea au fost puse în ordine şi inventariate. Comisia de selecţionare examinează documentele şi stabileşte, după caz, păstrarea sau înlăturarea lor ca nefolositoare.
(2)Pentru documentele ce se propun a fi înlăturate din arhivă se întocmeşte proces-verbal după modelul din anexa nr. 5 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, menţionându-se anii în care au fost create documentele, compartimentele de activitate în care au fost create şi numărul curent al dosarelor din inventar.
(3)Documentele care nu au termen de păstrare prevăzut în nomenclatorul arhivistic se înlătură pe baza unui proces-verbal în care se menţionează categoria de documente, numărul acestora şi anii extremi, făcându-se menţiuni despre lipsa lor de valoare documentară şi practică.
(4)Documentele rămase după selecţionare se predau filialei judeţene a Arhivelor Naţionale ale României, respectiv a municipiului Bucureşti, la termenele şi în condiţiile prevăzute în Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată. Odată cu predarea se depun şi două exemplare din inventarul definitiv.
(5)La selecţionarea arhivei se va avea în vedere să fie identificate şi reţinute toate documentele care au importanţă istorică, documentară şi cele a căror utilitate practică nu a încetat.
SECŢIUNEA 9:Selecţionarea sigiliilor şi ştampilelor
Art. 136
(1)Sigiliile şi ştampilele scoase din uz, confecţionate din metal, care au stemă şi denumirea completă a direcţiei, păstrate în arhivă, se depun la filialele judeţene ale Arhivelor Naţionale ale României, respectiv a municipiului Bucureşti, într-un singur exemplar; celelalte exemplare, precum şi sigiliile şi ştampilele de cauciuc scoase din uz se depun la Compartimentul economico-financiar şi administrativ din cadrul structurii centrale a direcţiei.
(2)Sigiliile şi ştampilele scoase din uz se iau în evidenţă în Registrul de evidenţă a sigiliilor şi a ştampilelor (R-32), într-o secţiune separată, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 4 la Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi se păstrează în arhivă.
SECŢIUNEA 10:Dotarea arhivei
Art. 137
(1)Procurorul-şef al direcţiei prin procurorul-şef adjunct anume desemnat, precum şi procurorii-şefi ai structurii teritoriale sunt obligaţi să urmărească păstrarea în condiţii corespunzătoare a documentelor şi să ia măsuri care să împiedice degradarea, distrugerea sau sustragerea acestora. De asemenea, sunt obligaţi să asigure şi să solicite dotarea camerelor de depozitare a arhivei cu mijloace adecvate de păstrare a documentelor şi de prevenire a incendiilor.
(2)Se interzic introducerea şi păstrarea în camerele de depozitare a arhivei a materialelor inflamabile, explozive sau toxice ori a altor materiale periculoase, instabile sau perisabile.
CAPITOLUL II:Organizarea, coordonarea şi controlul activităţii de documentare juridică
SECŢIUNEA 1:Dispoziţii generale
Art. 138
(1)Activitatea de documentare juridică este organizată în cadrul Biroului de coordonare a activităţii de pregătire profesională şi programe, fiind coordonată de procurorul-şef adjunct direcţie anume desemnat şi condusă de către procurorul-şef al acestui birou.
(2)Procurorul-şef direcţie, în calitate de ordonator de credite, va lua măsuri pentru completarea fondului de documentare juridică.
SECŢIUNEA 2:Fondurile de tipărituri
Art. 139
(1)Fondurile de tipărituri aflate în dotarea direcţiei se înregistrează şi se păstrează după cum urmează:
a)Monitorul Oficial al României, Partea I, se păstrează în mape cu clasor, în ordine cronologică; mapele se ţin la bibliotecă atât timp cât este necesar, după care pot fi ţinute la arhivă;
b)cărţile din bibliotecă se înscriu în registrul de inventar, potrivit normelor de înregistrare stabilite;
c)publicaţiile periodice vor fi înscrise într-un registru de inventar propriu; la primirea fiecărui număr de revistă, acesta va fi înregistrat pe pagina rezervată publicaţiei respective. Totodată, se va menţiona pe pagina de titlu a publicaţiei numărul de ordine din registrul de inventar.
(2)Cărţile şi revistele din fondul bibliotecii pot fi împrumutate numai personalului direcţiei.
(3)Cărţile şi revistele împrumutate se înscriu în registrul de împrumut, în care fiecare cititor va avea partida sa pe o filă separată. Cei vinovaţi de deteriorarea sau pierderea lucrărilor împrumutate vor fi obligaţi la plata contravalorii acestora, potrivit normelor legale.
(4)Asupra activităţii bibliotecii se va întocmi o dată pe an o dare de seamă statistică.
(5)Activitatea de documentare juridică poate fi realizată de un grefier documentarist sau de un grefier desemnat de conducătorul direcţiei.
(6)Gestionarul bibliotecii are obligaţia să urmărească permanent ca toate publicaţiile periodice la care direcţia este abonată să fie primite cu regularitate şi înregistrate în registrul de inventar.
(7)Modelul registrului de inventar al bibliotecii, al registrului de împrumut şi al dării de seamă asupra activităţii bibliotecii sunt cele stabilite de instituţiile competente.
SECŢIUNEA 3:Fondul documentar
Art. 140
(1)Fondul documentar din biblioteci se organizează pe următoarele grupe:
- grupa I - legislaţie (Buletinul Oficial, Monitorul Oficial al României, colecţii de acte normative de aplicare generală, repertorii legislative, alte publicaţii cuprinzând acte normative);
- grupa II - drept penal, drept procesual penal, criminalistică, criminologie, medicină legală (coduri legislaţie, jurisprudenţă, cărţi şi reviste);
- grupa III - drept civil, drept procesual civil, dreptul familiei, legislaţie locativă;
- grupa IV - drept administrativ, drept constituţional, organizare judecătorească, legislaţia notarială, exercitarea avocaturii, legislaţia privind timbrul judiciar şi taxele judiciare de timbru, jurisprudenţa Curţii Constituţionale, Curţii de Justiţie a Uniunii Europene, Curţii Europene a Drepturilor Omului, contencios administrativ, drept comunitar;
- grupa V - drept comercial, drept financiar, drept bancar, alte lucrări privind legislaţia economică, sistemele de control economico-financiar, jurisdicţia financiară, jurisdicţia comercială;
- grupa VI - dreptul muncii;
- grupa VII - drept internaţional public şi drept internaţional privat, drept maritim şi fluvial, legislaţia privind transporturile pe calea aerului, convenţii internaţionale;
- grupa VIII - dicţionare;
- grupa IX - colecţii de reviste, colecţii ale publicaţiilor Ministerului Public, colecţii de ziare;
- grupa X - lucrări din alte domenii de activitate (filosofie, economie, sociologie etc.) de interes pentru activitatea Ministerului Public.
(2)În cadrul grupelor se constituie subgrupe componente, în raport cu specificul publicaţiilor.
(3)Colecţiile de legi şi alte acte normative se aşază în ordine cronologică.
(4)Publicaţiile juridice periodice se păstrează separat, pe ani şi vechime numerică.
(5)Monitorul Oficial al României se păstrează în bibliorafturi şi se leagă în volume la sfârşitul anului.
(6)Încadrarea fondului documentar în grupele prevăzute de prezentul regulament se face de grefierul însărcinat cu gestiunea bibliotecii, sub controlul procurorului-şef direcţie.