Capitolul ii - Organizarea I.G.I. - Regulament din 2013 de organizare şi funcţionare a aparatului propriu al Inspectoratului General pentru Imigrări

M.Of. 316

Ieşit din vigoare
Versiune de la: 16 Aprilie 2015
CAPITOLUL II:Organizarea I.G.I.
SECŢIUNEA 1:Structura şi relaţiile organizatorice
Art. 3
(1)Structura organizatorică a aparatului propriu al I.G.I. cuprinde, în conformitate cu anexa la Hotărârea Guvernului nr. 639/2007, cu modificările şi completările ulterioare:
a)conducerea;
b)Serviciul cabinet;
c)Serviciul control;
d)Financiar;
e)Serviciul analiză de risc, strategii şi valorificarea informaţiilor;
f)Biroul informare şi relaţii publice;
g)Structura de securitate (la nivel de birou);
h)Direcţia resurse şi cooperare internaţională:
(i)conducerea;
(ii)Serviciul resurse umane şi asistenţă psihologică;
(iii)Serviciul juridic;
(iv)Serviciul organizare şi planificare;
(v)Serviciul afaceri europene şi cooperare internaţională;
i)Direcţia logistică:
(i)conducerea;
(ii)Serviciul administrativ;
(iii)Serviciul implementare programe;
(iv)Centrul de comunicaţii şi informatică (la nivel de serviciu);
(v)Biroul achiziţii;
j)Direcţia migraţie:
(i)conducerea;
(ii)Serviciul admisie;
(iii)Serviciul rezidenţă/şedere cetăţeni UE, SEE şi state terţe;
(iv)Serviciul custodie publică, returnări şi escorte;
(v)Serviciul combaterea şederii ilegale şi măsuri restrictive;
k)Direcţia azil şi integrare:
(i)conducerea;
(ii)Serviciul protecţie internaţională şi proceduri de azil;
(iii)Serviciul Dublin şi Eurodac;
(iv)Serviciul integrare, asistenţă, coordonare centre şi relocare.
(2)Organigrama aparatului propriu al I.G.I. este prevăzută în anexa nr. 2.
Art. 4
Activitatea desfăşurată de către structurile centrale şi teritoriale ale I.G.I., în vederea atingerii obiectivelor propuse, are la bază relaţii de autoritate ierarhice şi funcţionale, de cooperare, de coordonare şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare serviciu, birou sau compartiment în parte.
Art. 5
(1)Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc:
a)între conducerea I.G.I. şi toate structurile centrale şi teritoriale ale acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi perfecţionării stării de funcţionalitate a sistemului relaţional intern al I.G.I.;
b)între şefii structurilor centrale şi subordonate şi personalul subordonat acestora.
(2)Relaţiile de autoritate funcţionale se stabilesc în cadrul compartimentelor centrale care nu sunt prevăzute cu funcţii de conducere, între personalul cu funcţia cea mai mare, denumit în continuare ofiţeri desemnaţi, şi restul personalului, în vederea îndrumării şi îmbinării în mod unitar, în conformitate cu scopurile şi obiectivele propuse, a activităţii acestor compartimente şi a echilibrării sarcinilor, armonizării eforturilor necesare şi asigurării unităţii de acţiune în îndeplinirea obiectivelor.
Art. 6
Relaţiile de cooperare se stabilesc între direcţiile, serviciile, birourile şi compartimentele centrale ale I.G.I. pentru îndeplinirea sarcinilor specifice şi în vederea integrării obiectivelor parţiale în ansamblul misiunilor I.G.I.
Art. 7
(1)Relaţiile de coordonare se stabilesc între structurile centrale ale I.G.I. şi cele subordonate, potrivit liniei de muncă specifice date în competenţa fiecărei structuri centrale.
(2)Activitatea de coordonare a structurilor subordonate de către structurile centrale ale I.G.I., pe linii specifice de muncă, are ca scop:
a)sincronizarea şi desfăşurarea unitară a activităţii structurilor subordonate;
b)direcţionarea structurilor subordonate în ceea ce priveşte aplicarea legislaţiei specifice, precum şi a procedurilor stabilite prin normele interne de muncă ori regulamentele de organizare şi funcţionare;
c)optimizarea tuturor activităţilor în scopul îndeplinirii obiectivelor propuse, prin utilizarea raţională şi valorificarea tuturor resurselor, inclusiv a celor umane;
d)verificarea îndeplinirii de către structurile subordonate a atribuţiilor specifice, potrivit liniilor de muncă corespondente de la nivelul aparatului propriu al I.G.I.
SECŢIUNEA 2:Activitatea de planificare, analiză şi control
Art. 8
Activitatea de control este atributul conducerii unităţii şi se realizează direct sau prin intermediul Serviciului control, având posibilitatea de a angrena personal specializat al structurilor centrale, pe linii specifice de muncă.
Art. 9
Planificarea activităţii şi analiza realizării sarcinilor se realizează astfel:
a)planificarea activităţilor I.G.I. se realizează anual, iar analiza şi/sau actualizarea planului de activităţi se elaborează semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru întregul an;
b)planificarea activităţilor direcţiilor, precum şi a structurilor subordonate nemijlocit conducerii I.G.I. sau direcţiilor se realizează anual, iar analiza şi/sau actualizarea planurilor de activităţi se elaborează semestrial, pentru primul semestru, respectiv pentru întregul an.
SECŢIUNEA 3:Circuitul intern al documentelor
Art. 10
(1)Circuitul intern al documentelor presupune desfăşurarea unor activităţi de predare/primire, redactare, gestionare, evidenţă, multiplicare, manipulare, transport şi expediere a documentelor şi este de două feluri:
a)circuit primar;
b)circuit secundar.
(2)Circuitul primar se aplică documentelor care vizează atribuţii exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:
a)conducerea M.A.I.;
b)structurile din aparatul central al M.A.I. sau subordonate nemijlocit;
c)alte instituţii din cadrul M.A.I. care au calitatea de ordonator secundar de credite;
d)instituţii din afara M.A.I.;
e)aparatul central şi structurile teritoriale ale I.G.I.
(3)Circuitul secundar se aplică documentelor care nu vizează atribuţii exclusive ale conducerii I.G.I., primite de la:
a)instituţii din cadrul M.A.I.;
b)instituţii din afara M.A.I.;
c)aparatul central şi structurile teritoriale ale I.G.I.
Art. 11
(1)Corespondenţa pentru circuitul primar se primeşte de către personalul din Serviciul cabinet prin poşta militară/civilă, fax, e-mail, curierat etc., se înregistrează în registrele de tranzit, apoi se introduce în mapa conducerii unităţii, în funcţie de domeniile coordonate, conform fişei postului, pentru punerea rezoluţiei şi ulterior se predă pe bază de semnătură în condică conducerii I.G.I. Corespondenţa poate fi primită şi la sediul I.G.I. din str. Cpt. Av. Alex. Şerbănescu de către lucrătorul desemnat, care o trimite, pe bază de condică, la Serviciul cabinet.
(2)După punerea rezoluţiei pe documente de către conducerea unităţii, lucrătorii anume desemnaţi din cadrul Serviciului cabinet fac menţiunile necesare în registrele de tranzit şi le distribuie lucrătorilor cu atribuţii pe linie de secretariat care deservesc Direcţia migraţie, Direcţia azil şi integrare, Direcţia logistică, Direcţia resurse şi cooperare internaţională, precum şi unele structuri subordonate conducerii I.G.I., în vederea pregătirii mapelor pentru punerea rezoluţiei de către directorii de direcţii/şefii serviciilor/birourilor subordonate conducerii I.G.I.
(3)Lucrările care au rezoluţia directorilor de direcţii sunt înaintate pentru punerea rezoluţiei şefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior, persoanele cu atribuţii pe linie de secretariat vor înregistra documentele în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcţii şi apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnaţi.
(4)Lucrările care au rezoluţia şefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi înregistrate de către persoanele cu atribuţii pe linie de secretariat în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou şi apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnaţi.
Art. 12
După semnare/aprobare, lucrările sunt pregătite pentru expediţie de către persoanele responsabile cu atribuţii pe linie de secretariat şi ulterior sunt predate pe bază de condică lucrătorilor Serviciului cabinet, în vederea expedierii.
Art. 13
(1)Fac excepţie de la circuitul documentelor menţionat anterior cererile de viză şi cererile pentru eliberarea permisului de trecere locală a frontierei în regimul micului trafic de frontieră, transmise prin sistemul informatic Sistemul naţional de informaţii privind vizele, denumit în continuare S.N.I.V., de către Centrul Naţional de Vize din cadrul Ministerului Afacerilor Externe, denumit în continuare M.A.E., sau de către misiunile diplomatice ori oficiile consulare ale României în străinătate.
(2)Acestea sunt înregistrate electronic în Sistemul informatic de management al străinilor, denumit în continuare S.I.M.S., de către lucrătorul responsabil pentru soluţionare, conform atribuţiilor înscrise în fişa postului, şi listate pe suport letric prin alocarea unui număr din plaja de numere repartizate anual Serviciului admisie din Direcţia migraţie.
(3)Circuitul ulterior al acestor cereri se stabileşte prin procedură specifică internă la nivelul Direcţiei migraţie.
Art. 14
Structurile care îşi pot asigura atribuţii pe linie de secretariat, precum şi cele cărora li se asigură aceste activităţi de către Serviciul cabinet se stabilesc prin dispoziţie a inspectorului general.
Art. 15
(1)Corespondenţa pentru circuitul secundar se primeşte de către lucrătorii de la Serviciul cabinet şi se predă în funcţie de domeniul de activitate, pe bază de condică, lucrătorilor cu atribuţii pe linie de secretariat din cadrul celor 4 direcţii şi al structurilor direct subordonate conducerii instituţiei; corespondenţa primită la sediul din str. Cpt. Av. Alex. Şerbănescu se trimite, pe bază de condică, de către lucrătorul desemnat la structurile I.G.I. nominalizate.
(2)Lucrările care au rezoluţia directorilor de direcţii sunt înaintate pentru punerea rezoluţiei şefilor serviciilor/birourilor, iar ulterior persoanele cu atribuţii pe linie de secretariat vor înregistra documentele în registrele special constituite la nivelul fiecărei direcţii şi apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnaţi.
(3)Lucrările care au rezoluţia şefilor de servicii/birouri subordonate conducerii I.G.I. vor fi înregistrate de către persoanele cu atribuţii pe linie de secretariat în registrele special constituite la nivelul fiecărui serviciu/birou şi apoi vor fi distribuite, pe bază de condică, lucrătorilor anume desemnaţi.
Art. 16
După soluţionare, şefii serviciilor/birourilor semnează răspunsurile şi le prezintă pentru semnare/aprobare, conform competenţelor stabilite prin fişa postului, direct directorului direcţiei de linie sau prin intermediul Serviciului cabinet conducerii I.G.I.
Art. 17
După semnare/aprobare, lucrările sunt pregătite pentru expediţie de către persoanele responsabile cu atribuţii pe linie de secretariat şi ulterior sunt predate, pe bază de condică, lucrătorilor Serviciului cabinet, în vederea expedierii.