Capitolul iv - Structura secretariat - Regulament din 2011 de organizare şi funcţionare a penitenciarelor-spital

M.Of. 622

Ieşit din vigoare

Versiune de la: 25 Iunie 2015

CAPITOLUL IV:Structura secretariat

(1)Structura secretariat se află în directa subordonare a directorului unităţii, asigură transmiterea informaţiei şi relaţionează cu autorităţile şi instituţiile publice ale statului.

(2)În îndeplinirea atribuţiilor care îi revin, secretariatul colaborează cu celelalte compartimente din cadrul unităţii şi cu secretariatele din celelalte unităţi teritoriale, precum şi cu aparatul central, potrivit sferei sale de competenţă, în vederea soluţionării în termen legal a tuturor solicitărilor care îi sunt adresate.

(3)Structura secretariat organizează şi coordonează activitatea de primire, înregistrare, repartizare pe domenii de activitate, evidenţă şi expediere a corespondenţei adresate penitenciarului-spital.

(4)În cadrul structurii secretariat, înregistrarea şi evidenţa corespondenţei adresate penitenciarului-spital se realizează prin aplicaţia de evidenţă a documentelor, respectându-se prevederile legale în vigoare.

Art. 29

Structura secretariat are următoarele atribuţii:

A.asigură circuitul documentelor la nivelul unităţii prin organizarea eficientă a primirii, înregistrării, repartizării spre soluţionare şi a expedierii corespondenţei:

a)primeşte, înregistrează corespondenţa adresată penitenciarului-spital şi o prezintă directorului unităţii pentru a dispune prin rezoluţie repartizarea spre competentă soluţionare;

b)primeşte de la celelalte structuri corespondenţa internă care urmează a fi expediată şi alte documente interne, le înregistrează şi le prezintă în mapa directorului de unitate în vederea aprobării/avizării;

c)repartizează corespondenţa cu rezoluţie compartimentelor din unitate, pe bază de condică de predare-primire;

d)expediază corespondenţa penitenciarului-spital;

B.asigură gestionarea petiţiilor adresate penitenciarului-spital:

a)primeşte şi înregistrează petiţiile şi le direcţionează pentru soluţionare sectoarelor de activitate din unitate, conform competenţelor;

b)soluţionează petiţiile repartizate prin rezoluţie de către directorul unităţii;

c)expediază răspunsul către petiţionar şi se îngrijeşte de clasarea şi arhivarea petiţiilor care au fost soluţionate;

d)răspunde de relaţia cu publicul;

C.asigură arhivarea şi păstrarea documentelor în arhiva neoperativă a unităţii:

a)face propuneri pentru modificarea Nomenclatorului dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate, în colaborare cu celelalte structuri din cadrul penitenciarului-spital;

b)primeşte şi verifică dosarele pregătite pentru arhivare cu documentele neoperative create de toate structurile din unitate, în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate şi cu prevederile legale;

c)pregăteşte pentru arhivare dosarele cu documentele create în structura secretariat, în conformitate cu Nomenclatorul dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate;

d)conlucrează cu toate structurile din cadrul unităţii, în vederea asigurării condiţiilor optime de predare, păstrare şi transfer al dosarelor de arhivă;

D.alte activităţi:

a)ţine şi păstrează evidenţa ordinelor, deciziilor, instrucţiunilor şi dispoziţiilor emise de conducerea Ministerului Justiţiei şi a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, separat pe cele două categorii, în ordinea primirii lor, în registrul de evidenţă a documentelor, în fişa de evidenţă şi fişa de consultare, în strictă concordanţă cu dispoziţiile în vigoare, şi ia măsuri de distribuire a documentelor care reglementează activitatea sistemului penitenciar către compartimentele unităţii;

b)respectă dispoziţiile privind confecţionarea, modul de folosire, evidenţa, păstrarea şi verificarea existenţei sigiliilor, precum şi inventarierea acestora;

c)ţine la zi evidenţa personalului aflat în concediu de odihnă şi, suplimentar, a celui aflat în concediu de studii, concediu fără plată, concediu medical, învoiri sau misiuni şi o consemnează în decizia zilnică pe unitate;

d)până la data de 1 a fiecărei luni întocmeşte şi predă structurii financiare situaţia prezenţei personalului pe luna anterioară;

e)redactează decizia zilnică pe unitate în format electronic, în baza proiectelor transmise de structurile penitenciarului-spital şi în conformitate cu reglementările în vigoare;

f)organizează şi participă la şedinţele consiliului de conducere al unităţii, întocmeşte procesul-verbal cu aspectele discutate şi notează termenele dispuse de director;

g)organizează şi participă la audienţele acordate de către directorul unităţii sau de către persoana desemnată de către acesta, notând în registrul de audienţă problemele semnalate de petenţi, şi ţine evidenţa termenelor de soluţionare a audienţelor;

h)întocmeşte note interne, note de informare, note de colaborare, sinteze, rapoarte tematice şi alte materiale în baza rezoluţiei directorului unităţii.

Art. 30

În cadrul structurii secretariat sunt constituite următoarele evidenţe:

a)registrul pentru audienţe;

b)evidenţa deciziilor de zi pe unitate;

c)registrul de evidenţă a ştampilelor şi a sigiliilor;

d)fişa de evidenţă a predării-primirii sigiliilor;

e)registrul de evidenţă a ordinelor ministrului justiţiei;

f)registrul de evidenţă a deciziilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

g)note de constatare în urma controalelor;

h)planuri de management anuale ale structurii şi unităţii;

i)procese-verbale de distrugere a unor documente;

j)procese-verbale ale şedinţelor de consiliu;

k)evidenţa inventarelor documentelor predate la depozitul de arhivă;

l)registrul de evidenţă a dosarelor aflate în arhivă;

m)petiţii primite de la cetăţeni, autorităţi publice, alte persoane juridice, precum şi lucrările privind verificarea, soluţionarea şi răspunsul petenţilor;

n)Nomenclatorul dosarelor şi termenelor de păstrare a documentelor create în activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi a unităţilor subordonate;

o)raportul de bilanţ al activităţii anuale;

p)borderouri justificative de consum, timbre poştale;

q)condici de predare-primire a corespondenţei către structurile din cadrul unităţii;

r)borderouri de expediere a corespondenţei penitenciarului-spital;

s)evidenţa misiunilor, a delegărilor şi a învoirilor în scop personal şi evidenţele ce se impun în acest scop;

t)prezenţa lunară la serviciu a personalului;

u)evidenţa concediilor de odihnă şi medicale, a învoirilor;

v)condica de prezenţă a personalului;

w)ordine de serviciu;

x)registrul de evidenţă a deciziilor directorului unităţii;

y)fişe de post.