Secţiunea 2 - Formalităţi administrative pentru participarea la activităţi de relaţii internaţionale şi de afaceri europene - Ordinul 143/2015 privind activităţile de relaţii internaţionale şi de afaceri europene la nivelul Ministerului Afacerilor Interne

M.Of. 857

În vigoare
Versiune de la: 27 Decembrie 2023
SECŢIUNEA 2:Formalităţi administrative pentru participarea la activităţi de relaţii internaţionale şi de afaceri europene
SUBSECŢIUNEA 1:§.1 Procedurile prevăzute de Hotărârea Guvernului nr. 189/2001
Art. 75
(1)Memorandumul prevăzut la art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 se întocmeşte de către DGAESRI, în situaţiile în care se solicită aprobarea deplasării în străinătate în interes de serviciu a ministrului afacerilor interne, secretarilor sau subsecretarilor de stat din cadrul MAI.

(2)Memorandumul se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea semnării în calitate de iniţiator, atunci când competenţa de aprobare aparţine prim-ministrului.
(3)Memorandumul se prezintă ministrului afacerilor interne în vederea aprobării realizării procedurilor aferente obţinerii avizului prealabil al MAE potrivit art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001, atunci când competenţa de aprobare aparţine ministrului afacerilor interne. După obţinerea avizului prealabil al MAE, memorandumul se prezintă ministrului afacerilor interne spre aprobare.

(4)Nota de prezentare a memorandumului şi documentele necesare parcurgerii procedurilor prevăzute de Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 se întocmesc de către DGAESRI.

Art. 76
DGAESRI întocmeşte documentele necesare şi parcurge procedurile prevăzute de Hotărârea Guvernului nr. 189/2001 pentru obţinerea aprobării invitării în România a unor demnitari sau funcţionari guvernamentali străini de către ministrul afacerilor interne, secretari sau subsecretari de stat din cadrul MAI.

SUBSECŢIUNEA 11:§11. Proceduri prealabile participării la activităţi de relaţii internaţionale şi de afaceri europene a anumitor categorii de personal
Art. 761
(1)Şefii unităţilor, instituţiilor sau structurilor aflate în subordinea/în cadrul MAI, precum şi şefii unităţilor, instituţiilor sau structurilor din cadrul aparatului central al MAI aflate în coordonarea ministrului afacerilor interne obţin acordul în scris al ministrului afacerilor interne cu privire la oportunitatea participării la activitate înainte de demararea procedurilor aferente aprobării acesteia, reglementate prin prezentul ordin, potrivit procedurii stabilite prin dispoziţie a secretarului de stat coordonator al activităţii de relaţii internaţionale şi de afaceri europene.
(2)Dispoziţiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător şi personalului din cabinetul propriu al ministrului afacerilor interne.

SUBSECŢIUNEA 2:§.2 Nota privind participarea în străinătate la activităţi de relaţii internaţionale sau de afaceri europene
Art. 77
(1)Pentru obţinerea aprobării participării personalului MAI la activităţi de relaţii internaţionale sau de afaceri europene în străinătate, în situaţiile în care nu sunt aplicabile dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 189/2001, se întocmeşte o notă privind participarea în străinătate la activitatea de referinţă, denumită în continuare notă privind participarea, de către:
a)unitatea, instituţia sau structura MAI al cărei personal participă la activitatea de referinţă, în cazurile în care competenţa de aprobare aparţine ministrului afacerilor interne, potrivit art. 72 alin. (1) lit. c), d) şi e), sau secretarilor de stat/secretarului general, potrivit art. 73;

b)DGAESRI, în cazurile în care la activităţile de relaţii internaţionale sau de afaceri europene participă persoane care ocupă în cadrul MAI funcţia de secretar general sau secretar general adjunct ori personalul din cabinetele demnitarilor din cadrul MAI;

c)unitatea, instituţia sau structura din care provine şeful delegaţiei/participantul, cu avizul structurilor specializate pentru relaţii internaţionale şi afaceri europene sau al persoanelor desemnate să îndeplinească atribuţii specifice activităţilor de relaţii internaţionale şi afaceri europene din cadrul unităţilor, instituţiilor sau structurilor MAI, în cazurile în care competenţa de aprobare aparţine conducătorilor acestora potrivit art. 74.

(2)Nota privind participarea cuprinde următoarele:
a)temeiul în baza căruia se întocmeşte, prin raportare la dispoziţiile alin. (1);
b)descrierea activităţii de referinţă, fundamentarea participării la aceasta şi menţiuni cu privire la participarea altor unităţi, instituţii sau structuri MAI, cu indicarea numărului de persoane din MAI care participă;
c)calificarea misiunii cu caracter temporar prin raportare la dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 518/1995, cu modificările şi completările ulterioare;
d)nominalizarea personalului MAI participant la activitatea de referinţă, cu indicarea şefului delegaţiei MAI atunci când aceasta este formată din mai multe persoane;
e)elementele de mandat elaborate potrivit art. 62 sau menţiuni cu privire la stadiul elaborării mandatului ori mandatului general potrivit secţiunii a 2-a din cap. V;
f)tipul de cheltuieli care se suportă de către MAI sau unităţile, instituţiile ori structurile sale, inclusiv cele necesare pentru emiterea paşapoartelor de serviciu, atunci când este cazul;
g)dacă activitatea este prevăzută sau nu în PRIAE aferent, cu indicarea poziţiei din PRIAE pe care o ocupă, respectiv a modalităţii de asigurare a cheltuielilor pentru activităţile neprevăzute în PRIAE;
g1)menţiuni privind obligativitatea deţinerii de către personalul MAI a cardului european de asigurări sociale de sănătate sau a documentului înlocuitor, pentru spaţiile Uniunii Europene, ce vor fi obţinute prin grija structurilor financiare, sau privind asigurările de sănătate valabile, pentru statele non-UE, ce vor fi obţinute prin grija structurilor logistice, conform normelor în vigoare.

h)alte informaţii de interes pentru desfăşurarea în condiţii optime a activităţii;
i)solicitarea aprobării participării la activitatea de referinţă, cu indicarea competenţei de aprobare potrivit art. 72-74.
(3)Nota privind participarea este însoţită de următoarele:
a)invitaţia partenerului extern, programul activităţii şi traducerea neoficială a acestora în limba română;

b)atunci când este cazul, documentul în baza căruia se realizează activitatea, dacă nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi traducerea acestuia în limba română;
c)baza de calcul estimativ;
d)
[textul din Art. 77, alin. (3), litera D. din capitolul VI, sectiunea 2, subsectiunea 2 a fost abrogat la 08-feb-2016 de Art. I, punctul 29. din Ordinul 20/2016]
e)alte documente din care rezultă necesitatea, utilitatea sau oportunitatea realizării activităţii;
f)[textul din Art. 77, alin. (3), litera F. din capitolul VI, sectiunea 2, subsectiunea 2 a fost abrogat la 08-feb-2016 de Art. I, punctul 29. din Ordinul 20/2016]
(31)Dispoziţiile alin. (3) lit. a) nu sunt aplicabile în situaţia activităţilor de relaţii internaţionale sau afaceri europene în străinătate cu caracter de urgenţă dispuse de către conducerea MAI la solicitarea Administraţiei Prezidenţiale sau prim-ministrului Guvernului României, pentru care invitaţia de participare şi detaliile privind specificul şi sinopticul activităţilor planificate nu pot fi comunicate în scris.

(4)Nota privind participarea se întocmeşte cu cel puţin 15 zile lucrătoare înainte de începerea misiunii, excepţiile fiind motivate corespunzător.
Art. 771
În cazul participării la activităţi de relaţii internaţionale sau de afaceri europene a unei delegaţii a MAI din cadrul aceleiaşi unităţi, instituţii sau structuri, în situaţiile în care competenţa de aprobare este diferită pentru membrii delegaţiei, se întocmeşte o singură notă privind participarea în străinătate, care se prezintă spre aprobare secretarilor de stat/secretarului general, potrivit art. 73.

SUBSECŢIUNEA 3:§.3 Nota privind organizarea în România a activităţilor de relaţii internaţionale sau de afaceri europene
Art. 78
(1)Pentru aprobarea organizării în România a activităţilor de relaţii internaţionale sau de afaceri europene se întocmeşte o notă privind organizarea activităţii de referinţă, denumită în continuare notă privind organizarea activităţii, de către:
a)unitatea, instituţia sau structura MAI al cărei personal participă la activitatea de referinţă, în cazurile în care competenţa de aprobare aparţine ministrului afacerilor interne, potrivit art. 72 alin. (1) lit. c), d) şi e), sau secretarilor de stat/secretarului general, potrivit art. 73;

b)DGAESRI, în cazul în care activitatea de referinţă este organizată ca urmare a invitării în România a unor demnitari sau funcţionari guvernamentali străini de către ministrul afacerilor interne, secretari de stat, subsecretari de stat, secretarul general sau secretarii generali adjuncţi din cadrul MAI;

c)unitatea, instituţia sau structura din care provine şeful delegaţiei/participantul, cu avizul structurilor specializate pentru relaţii internaţionale şi afaceri europene sau al persoanelor desemnate să îndeplinească atribuţii specifice activităţilor de relaţii internaţionale şi afaceri europene din cadrul unităţilor, instituţiilor sau structurilor MAI, în cazurile în care competenţa de aprobare aparţine conducătorilor acestora potrivit art. 74.

(2)Nota privind organizarea activităţii cuprinde cel puţin următoarele informaţii:
a)temeiul în baza căruia se elaborează, prin raportare la dispoziţiile alin. (1);
b)descrierea activităţii şi fundamentarea organizării acesteia;
c)nominalizarea personalului MAI participant la activitatea de referinţă, cu indicarea şefului delegaţiei MAI atunci când aceasta este formată din mai multe persoane;
d)elementele de mandat al reprezentanţilor MAI, elaborate potrivit art. 62 sau menţiuni cu privire la mandatul ori mandatul general elaborat potrivit secţiunii a 2-a din cap. V;
e)tipul de cheltuieli ce se suportă de către MAI sau unităţile, instituţiile sau structurile sale:
f)dacă activitatea este prevăzută sau nu în PRIAE aferent, cu indicarea poziţiei din PRIAE pe care o ocupă, respectiv a modalităţii de asigurare a cheltuielilor pentru activităţile neprevăzute;
g)alte informaţii de interes pentru desfăşurarea în condiţii optime a activităţii;
h)solicitarea aprobării participării la activitatea de referinţă, cu indicarea competenţei de aprobare potrivit art. 72-74.
(3)Nota privind organizarea activităţii este însoţită cel puţin de următoarele:
a)programul activităţii;
b)atunci când este cazul, documentul în baza căruia se realizează activitatea, dacă nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi traducerea neoficială a acestuia în limba română;

c)baza de calcul estimativ;
d)alte documente din care rezultă necesitatea, utilitatea sau oportunitatea realizării activităţii;
e)[textul din Art. 78, alin. (3), litera E. din capitolul VI, sectiunea 2, subsectiunea 3 a fost abrogat la 08-feb-2016 de Art. I, punctul 32. din Ordinul 20/2016]
(4)Dispoziţiile art. 77 alin. (4) se aplică în mod corespunzător.
Art. 781
În cazul activităţilor de relaţii internaţionale sau de afaceri europene organizate în România, pentru participarea membrilor delegaţiei aparţinând aceleiaşi unităţi, instituţii sau structuri pentru care competenţa de aprobare este diferită, se întocmeşte o singură notă privind organizarea activităţii, care se prezintă spre aprobare secretarilor de stat/secretarului general, potrivit art. 73.

SUBSECŢIUNEA 31:§31. Participarea la activităţi de relaţii internaţionale şi de afaceri europene organizate în România de către parteneri externi
Art. 782
(1)Pentru participarea personalului MAI la activităţi de relaţii internaţionale şi de afaceri europene organizate în România de către parteneri externi, aprobarea se obţine potrivit art. 72-74, după caz.
(2)Dispoziţiile art. 78 se aplică în mod corespunzător.

SUBSECŢIUNEA 4:§.4 Dispoziţii aplicabile pentru avizarea notei privind participarea, a notei privind organizarea activităţii şi a notei de prezentare a memorandumului prevăzut la art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001
Art. 79
(1)Nota privind participarea şi nota privind organizarea activităţii se avizează în prealabil de către:
a)secretarul de stat coordonator al activităţii de relaţii internaţionale şi afaceri europene şi de secretarul de stat sau secretarul general coordonator al activităţii unităţilor, instituţiilor sau structurilor MAI din care face parte personalul participant, în cazul în care competenţa de aprobare aparţine ministrului afacerilor interne potrivit art. 72;
b)structurile de coordonare, din punctul de vedere al oportunităţii desfăşurării activităţii, potrivit atribuţiilor stabilite prin regulamentele de organizare şi funcţionare proprii;
c)structurile care au competenţe în domenii precum financiar, logistic, comunicaţii, managementul resurselor umane în funcţie de măsurile necesar a fi realizate pentru desfăşurarea activităţii de referinţă;
d)unităţile, instituţiile sau structurile MAI care au reprezentanţi în delegaţie.
(2)Nota privind participarea şi nota privind organizarea activităţilor de cooperare operativă nu se supun avizului structurilor de coordonare.

(3)Dispoziţiile alin. (1) lit. b)-d) se aplică şi în cazul notei de prezentare a memorandumului prevăzut la art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001.
(4)La momentul avizării notei privind participarea, DGAESRI informează unităţile, instituţiile sau structurile MAI care participă la activitatea de referinţă cu privire la poziţii ce trebuie respectate în legătură cu anumite state, entităţi statale ori problematici, în funcţie de obiectul activităţii, partenerii străini participanţi sau aspectele comunicate de către MAE.

(5)În cazul în care structurile de coordonare avizează negativ nota privind participarea sau nota privind organizarea activităţii, unitatea, instituţia sau structura MAI interesată are obligaţia să o refacă, în termen de două zile lucrătoare de la restituire, ţinând cont de argumentele care însoţesc avizul.
Art. 80
(1)Nota privind participarea se avizează de către Direcţia Generală de Protecţie Internă, denumită în continuare DGPI, în următoarele situaţii:
a)durata activităţii de referinţă depăşeşte 20 de zile;
b)la activitatea de referinţă participă un număr de peste 10 persoane din MAI;
c)activitatea de referinţă implică scoaterea din ţară a unor documente de uz intern, de tehnică de calcul şi tehnică specială;
d)partenerul străin solicită clauze de confidenţialitate;
e)membrii delegaţiei române urmează să se deplaseze în zone cu risc ridicat;
f)activităţile de relaţii internaţionale sunt finanţate de către companii sau societăţi comerciale private, altele decât cele care sunt în relaţii contractuale/parteneriale cu MAI, potrivit legislaţiei în vigoare sau parteneriatelor/contractelor anterior încheiate.
(2)În situaţia în care la activităţile de relaţii internaţionale sau de afaceri europene desfăşurate în străinătate participă un număr de peste 10 persoane din MAI sau membrii delegaţiei române urmează să se deplaseze în zone cu risc ridicat, DGPI analizează oportunitatea participării unui reprezentant al său la activitatea de referinţă. În cazul în care consideră oportună participarea unui reprezentant, DGPI suportă cheltuielile necesare efectuării deplasării acestuia în străinătate.

(3)Unitatea, instituţia sau structura MAI care intenţionează să participe la activităţi de relaţii internaţionale sau afaceri europene de tipul celor menţionate la alin. (2) informează DGPI în legătură aceasta, imediat după elaborarea proiectului PRIAE, astfel încât DGPI, în măsura posibilului, să prevadă activitatea în PRIAE aferent.

(4)În situaţia organizării activităţilor de relaţii internaţionale sau de afaceri europene în România, cu cel puţin 5 zile înainte de data desfăşurării sau de îndată, atunci când necesitatea desfăşurării a survenit într-un interval mai scurt, unităţile, instituţiile sau structurile MAI transmit DGPI date relevante cu privire la organizarea activităţii, dacă la aceasta participă persoane care provin din zone cu risc ridicat sau dacă activitatea este finanţată de către companii sau societăţi comerciale private, altele decât cele care sunt în relaţii contractuale/ parteneriale cu MAI, potrivit legislaţiei în vigoare sau parteneriatelor/contractelor anterior încheiate.

Art. 81
(1)Conducătorul unităţii, instituţiei sau structurii MAI avizatoare stabileşte termen de soluţionare a lucrării prin raportare, în principal, la perioada de timp rămasă până la momentul începerii misiunii şi complexitatea documentaţiei prezentate pentru avizare.
(2)Unitatea, instituţia sau structura MAI iniţiatoare ia măsurile necesare astfel încât nota privind participarea să fie aprobată cu cel puţin două zile lucrătoare anterioare începerii activităţii. În cazul unităţilor, instituţiilor sau structurilor MAI din aparatul central şi cele ai căror conducători nu au calitatea de ordonator de credite, termenul este de 4 zile lucrătoare.
(3)În situaţia în care nota privind participarea nu se aprobă în termenele stabilite la alin. (2), Direcţia generală logistică din cadrul MAI, respectiv structurile logistice din cadrul unităţilor, instituţiilor sau structurilor ai căror conducători au calitatea de ordonator de credite, după caz, nu sunt obligate să pună la dispoziţie biletele de avion necesare deplasării.
(4)Dacă nota privind participarea nu se aprobă cel târziu în preziua plecării, activitatea de referinţă nu se execută.
(5)Prin excepţie de la dispoziţiile alin. (4), activitatea de referinţă se execută dacă aprobarea a fost obţinută în timpul programului de lucru din ziua plecării, iar ora de plecare este după încheierea programului de lucru.
Art. 82
(1)Nota privind participarea, respectiv nota privind organizarea activităţii, aprobată, în original, şi documentaţia aferentă se păstrează la organul financiar al ordonatorului de credite care finanţează activitatea. Dacă activitatea a fost finanţată de mai mulţi ordonatori de credite, nota în original se păstrează la organul financiar al unităţii, instituţiei sau structurii MAI iniţiatoare, celelalte structuri urmând a primi o copie a notei şi, în original, baza de calcul estimativ proprie.
(2)Unitatea, instituţia sau structura MAI iniţiatoare transmite în copie nota aprobată către unităţile, instituţiile şi structurile MAI interesate.
SUBSECŢIUNEA 5:§.5 Participarea la activităţi de relaţii internaţionale a prefecţilor, subprefecţilor şi a personalului din cadrul instituţiilor prefectului
Art. 83
(1)Deplasarea în străinătate în interes de serviciu a prefecţilor şi subprefecţilor, precum şi invitarea în România, de către aceste persoane, a unor demnitari sau funcţionari guvernamentali străini se aprobă de către ministrul afacerilor interne, cu avizul secretarului de stat coordonator al activităţii de relaţii internaţionale şi afaceri europene şi al secretarului de stat coordonator.

(2)În vederea îndeplinirii de către DGAESRI a formalităţilor administrative prevăzute de art. 3 din Hotărârea Guvernului nr. 189/2001, pentru participarea în străinătate la activităţi de relaţii internaţionale sau de afaceri europene, prefecţii şi subprefecţii transmit acestei structuri invitaţia primită de la partenerul extern, precum şi proiectul de mandat.

(3)Cheltuielile aferente deplasărilor în străinătate se suportă din bugetul instituţiei prefectului trimiţătoare.
(4)Primirea de către prefect sau subprefect a reprezentanţilor misiunilor diplomatice acreditate în România, a unor delegaţii formate din reprezentanţi ai autorităţilor centrale şi locale străine, ai mediului de afaceri, ai organizaţiilor nonguvernamentale din alte state sau alte asemenea delegaţii se realizează cu obţinerea, în prealabil, a avizului DGAESRI.

(5)Deplasarea în străinătate a personalului care îşi desfăşoară activitatea în cadrul instituţiilor prefectului se aprobă de către prefect, în limita fondurilor alocate în bugetul instituţiei pentru activităţi de relaţii internaţionale, cu informarea DGAESRI.