Capitolul ii - Exercitarea atribuţiilor de stare civilă - Norme Metodologice din 2024 de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă

M.Of. 269

În vigoare
Versiune de la: 31 Martie 2024
CAPITOLUL II:Exercitarea atribuţiilor de stare civilă
Art. 3
(1)Atribuţiile de stare civilă se îndeplinesc de ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., de ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. din unităţile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum şi din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., de primari şi de şefii misiunilor diplomatice şi ai oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.
(2)Atribuţiile de stare civilă se îndeplinesc şi de ofiţerii de stare civilă cu atribuţii restrânse, respectiv de către personalul din cadrul D.G.E.P., comandanţii de nave şi aeronave aflate în afara teritoriului naţional şi de către ofiţerii de stare civilă desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne, în caz de mobilizare, război ori participare a forţelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român.
(3)Primarii pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuţiilor de ofiţer de stare civilă viceprimarului, secretarului general al unităţii administrativ-teritoriale sau altor funcţionari publici din aparatul de specialitate, în cazul în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.
(4)Atribuţiile de stare civilă nu pot fi delegate administratorului public.
(5)Şefii misiunilor diplomatice şi ai oficiilor consulare de carieră ale României pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuţiilor de ofiţer de stare civilă diplomatului care îndeplineşte funcţii consulare sau unuia dintre funcţionarii consulari ori, prin excepţie, personalului angajat al M.A.E. trimis în misiune permanentă sau temporară pe funcţii de execuţie specifice M.A.E., care prestează activitate consulară, în situaţiile în care diplomatul care îndeplineşte funcţii consulare sau funcţionarul consular se află în imposibilitatea legală de a întocmi actul de stare civilă sau în situaţiile în care volumul activităţii consulare impune o astfel de măsură.
Art. 4
(1)Competenţa ofiţerului de stare civilă este materială şi teritorială.
(2)Ofiţerul de stare civilă întocmeşte acte de stare civilă numai în limita:
a)unităţii administrativ-teritoriale, determinată prin lege;
b)teritoriilor statelor în care misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcţii consulare;
c)navei sub pavilionul României ori a aeronavei înmatriculate în România aflate în afara apelor teritoriale române şi, respectiv, a spaţiului aerian al României, în cazul comandanţilor de nave şi aeronave;
d)bazelor militare, în cazul ofiţerilor de stare civilă desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne.
Art. 5
(1)Ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi cei din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. sunt obligaţi să înregistreze, în condiţiile prevăzute de lege, actele şi faptele de stare civilă şi să constate divorţul prin acordul soţilor pe cale administrativă, în cazul cetăţenilor români şi al apatrizilor, şi să înregistreze, la cerere, actele şi faptele de stare civilă ale cetăţenilor străini, ale cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Spaţiului Economic European şi ai Confederaţiei Elveţiene care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleaşi condiţii ca şi pentru cetăţenii români.
(2)Înscrierea menţiunilor pe actele de stare civilă se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, în condiţiile prevăzute de prezentele norme metodologice.
Art. 6
(1)Comandanţii de nave sub pavilionul României şi de aeronave înmatriculate în România înregistrează în jurnalul de bord şi, respectiv, în carnetul de drum naşterile şi decesele ce se produc la bordul acestor mijloace de transport aflate în afara teritoriului României.
(2)La bordul navei sub pavilionul României aflate în afara apelor teritoriale române, căsătoria se poate încheia numai între cetăţeni români, conform legislaţiei române, pe baza declaraţiei viitorilor soţi, a actului de identitate sau a paşaportului, după caz, eliberate de autorităţile competente ale statului român, a certificatului de naştere, a certificatului medical prenupţial întocmit de medicul navei sau de un alt medic, precum şi a celorlalte documente prevăzute de prezentele norme metodologice.
(3)În caz de mobilizare, război ori participare a forţelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român, actele şi faptele de stare civilă ale militarilor, personalului civil, precum şi ale altor categorii de personal din unităţile forţelor armate se înregistrează de ofiţerii anume desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne.
(4)Înregistrările trebuie să cuprindă toate datele necesare întocmirii actelor de stare civilă, conform legislaţiei române.
Art. 7
Misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României în străinătate înregistrează actele şi faptele de stare civilă privind cetăţenii români produse în străinătate şi eliberează documente de stare civilă, în condiţiile prevăzute de prezentele norme metodologice.
Art. 8
(1)M.A.I., prin D.G.E.P., coordonează şi controlează metodologic, în condiţiile legii, activitatea de stare civilă desfăşurată de ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B., S.P.C.L.E.P. şi din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă desemnaţi prin ordin al ministrului apărării naţionale ori, după caz, al ministrului afacerilor interne.
(2)M.A.I., prin D.G.E.P., cooperează cu M.A.E. - DCons în vederea îndrumării metodologice a activităţii de stare civilă desfăşurate la nivelul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.
Art. 9
(1)D.G.E.P. emite, conform competenţelor, instrucţiuni, ghiduri, manuale şi îndrumări metodologice pentru aplicarea unitară a legislaţiei în materie de stare civilă.
(2)D.G.E.P. încheie protocoale cu autorităţi şi instituţii publice şi entităţi private privind actualizarea şi valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C., în care se stabilesc, printre altele, temeiul legal al prelucrării, modalitatea de cooperare, măsurile necesare pentru asigurarea securităţii prelucrărilor şi măsurile necesar a fi instituite pentru asigurarea confidenţialităţii prelucrărilor.
(3)D.G.E.P. stabileşte şi verifică îndeplinirea condiţiilor tehnice la nivelul structurilor de stare civilă din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale, elaborează procedura de instruire a ofiţerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B, S.P.C.L.E.P. şi din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. cu privire la condiţiile pe care aceştia trebuie să le îndeplinească pentru actualizarea, interogarea şi valorificarea datelor şi documentelor gestionate de S.I.I.E.A.S.C.
(4)D.G.E.P. eliberează certificate de stare civilă şi extrase multilingve ale actelor de stare civilă în condiţiile prevăzute la art. 10 alin. (6) şi (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(5)Potrivit obligaţiilor rezultate din tratatele, acordurile sau convenţiile la care România este parte ori în conformitate cu principiul reciprocităţii, în baza actelor de stare civilă înregistrate de ofiţerii de stare civilă, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul D.G.E.P. întocmeşte şi transmite lunar misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale ţărilor respective, acreditate în România, din oficiu, extrase de pe actele de căsătorie şi de deces sau, după caz, extrase multilingve ale actelor de căsătorie şi de deces privind cetăţenii acestor state, în vederea înscrierii modificărilor intervenite în statutul civil al acestora.
(6)În vederea valorificării drepturilor şi intereselor cetăţenilor români în străinătate, din oficiu sau la cererea organismelor/instituţiilor din străinătate adresată misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România ori misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, D.G.E.P. transmite extrase pentru uz extern ale actelor de stare civilă ale cetăţenilor români, prin M.A.E. - DCons.
(7)Extrasele prevăzute la alin. (6) se completează potrivit modelului prevăzut în anexele nr. 13-15, se semnează de şeful Serviciului Central de Stare Civilă şi se transmit misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, cu adresă, prin M.A.E. - DCons, ori misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare străine acreditate în România, cu notă verbală; pe extrasele în format fizic se aplică timbrul sec cu inscripţia: "ROMÂNIA - SERVICIUL CENTRAL DE STARE CIVILĂ", iar pe cele în format electronic sigiliul S.I.I.E.A.S.C.; în cazul emiterii în format electronic a extraselor, acestea se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care le confirmă autenticitatea.
(8)D.G.E.P. înscrie în S.I.I.E.A.S.C. menţiunile privind acordarea, redobândirea, retragerea sau renunţarea la cetăţenia română.
(9)D.G.E.P. asigură hârtia specială, standardizată, format A4, respectiv cu lungimea de 297 mm, lăţimea de 210 mm şi greutatea de minimum 95 gr, pentru tipărirea registrelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ; extrasele pentru uz extern se tipăresc de către D.G.E.P. pe hârtie standardizată, format A4.
(10)Certificatele de stare civilă şi extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi certificatele de divorţ sunt confecţionate din hârtie specială, având în filigran stema României; elementele de siguranţă se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea D.G.E.P.
(11)În situaţiile prevăzute la art. 2 alin. (5) şi art. 7 alin. (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, D.G.E.P. asigură, contra cost, registrele şi certificatele de stare civilă necesare înregistrării actelor de stare civilă şi eliberării certificatelor de stare civilă corespunzătoare, în baza actelor de stare civilă întocmite.
(12)Hârtia specială necesară tipăririi certificatelor de stare civilă şi extraselor multilingve ale actelor de stare civilă se realizează cu o tentă de culoare albastră - pentru cele de naştere, roz - pentru cele de căsătorie, cenuşie - pentru cele de deces, iar pentru certificatele de divorţ tenta de culoare este verde; materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie să asigure rezistenţa la uzură fizică.
(13)Fiecare certificat de stare civilă, extras multilingv al actelor de stare civilă şi certificat de divorţ conţine un şir unic format din 3 litere şi 7 cifre, tipărit pe hârtia specială în partea stângă jos a filei.
(14)Hârtia specială pe care se tipăresc actele de stare civilă exemplarul I, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă şi certificatele de divorţ se distribuie, contra cost, S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., M.A.E. - DCons şi Ministerului Apărării Naţionale.
Art. 10
Prefecţii verifică, în condiţiile legii, legalitatea actelor emise de autorităţile executive ale administraţiei publice locale în legătură cu realizarea atribuţiilor de stare civilă privind actele şi faptele de stare civilă.
Art. 11
(1)Preşedintele consiliului judeţean şi primarul general al municipiului Bucureşti, prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., organizează îndrumarea şi controlul metodologic al activităţii de stare civilă realizate de ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele atribuţii:
a)organizează instruirile de pregătire profesională a ofiţerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi a ofiţerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza judeţelor/municipiului Bucureşti, anual ori atunci când se impune, şi întocmesc procesul-verbal în care se consemnează aspectele dezbătute la instruiri;
b)întocmesc, la sfârşitul fiecărui an calendaristic, graficul privind controlul activităţii de stare civilă desfăşurate de ofiţerii de stare civilă, precum şi programul de instruire al acestora în anul următor; S.I.I.E.A.S.C. se actualizează cu informaţiile privind perioada şi modul de organizare a acestora;
c)analizează trimestrial/semestrial activităţile desfăşurate de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi de ofiţerii de stare civilă din cadrul primăriilor;
d)participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor şi aplicaţiilor practice;
e)ţin evidenţa şi arhivează registrele de stare civilă - exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, şi care au fost întocmite până la operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
f)stabilesc necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă şi extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi pentru certificatele de divorţ pentru anul următor, pe care îl comunică, anual, D.G.E.P.;
g)asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi a certificatelor de divorţ şi distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. din judeţ, contra cost; în caz de forţă majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor şi certificatelor de stare civilă, în aceleaşi condiţii;
h)desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., caz în care primarul unităţii administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puţin 10 zile înaintea demarării organizării concursului;
i)asigură spaţiile şi amenajările corespunzătoare pentru conservarea şi păstrarea în condiţii optime şi de securitate a echipamentelor informatice, a documentelor şi imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;
j)asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a personalului cu atribuţii de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile, caz în care primarul unităţii administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puţin 10 zile înaintea desfăşurării acestei activităţi; în cazul în care activitatea de predare-primire a gestiunii de stare civilă se impune ca urmare a decesului titularului postului, solicitarea se transmite de îndată;
k)primesc de la D.G.E.P. şi distribuie S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. listele cu C.N.P. precalculate în situaţiile prevăzute la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
l)asigură instruirea persoanelor care actualizează S.I.I.E.A.S.C. şi efectuează testarea personalului nou-încadrat în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. pentru actualizarea S.I.I.E.A.S.C.
(2)Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) realizează cel puţin o dată pe an, în baza graficului întocmit, sau dacă se constată că este necesar controlul asupra tuturor înregistrărilor şi activităţilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activităţi:
a)verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorţ, a extraselor pentru uz oficial, precum şi de înscriere a menţiunilor în actele de stare civilă prevăzute de prezentele norme metodologice;
b)verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ;
c)verifică modul de atribuire şi înscriere a C.N.P.;
d)verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior şi confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum şi dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor şi verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;
e)verifică modul de evidenţiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit art. 12 lit. q);
f)sesizează inspectoratul judeţean de poliţie, respectiv Direcţia Generală de Poliţie a Municipiului Bucureşti, precum şi D.G.E.P. cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ, pierdută ori furată, şi efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariţiei în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;
g)procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase;
h)propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit. f);
i)în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) şi g), informează inspectoratul judeţean de poliţie, respectiv Direcţia Generală de Poliţie a Municipiului Bucureşti, precum şi D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;
j)asigură respectarea normelor privind protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii privind datele cu caracter personal sau confidenţiale.
(3)Constatările rezultate în urma controlului, măsurile şi termenele de implementare necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează în registrul electronic de control pe linie de stare civilă, prin întocmirea unui proces-verbal.
(4)Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) are de asemenea atribuţii privind:
a)constituirea fondului arhivistic prin evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea, folosirea şi predarea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă conform dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
b)validarea actelor de stare civilă şi efectuarea menţiunilor în actele de stare civilă exemplarul II constituite după operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, menţiunile se operează în baza informaţiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. şi R.N.E.P., arhivele proprii şi exemplarul I al actelor de stare civilă;
c)aprobarea dosarelor privind înscrierea menţiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. competente;
d)acordarea avizului conform, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a naşterii peste termenul legal de un an de la data naşterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate şi neînregistrat la autorităţile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale competente în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.; în cazul cererilor de transcriere şi de rectificare înregistrate pe raza municipiului Bucureşti, acordarea avizului se face de către şeful S.P.C.L.E.P. al sectoarelor municipiului Bucureşti;
e)acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetăţenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;
f)verificarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă şi formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate preşedintelui consiliului judeţean, respectiv primarului general al municipiului Bucureşti, şi păstrarea acestora, precum şi a unui exemplar al dispoziţiei de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;
g)întocmirea la sediul S.P.C.J.E.P./D.G.P.M.B. a actelor de stare civilă şi înscrierea electronică, la cerere sau din oficiu, a menţiunilor în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul fiecărui judeţ/municipiului Bucureşti în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi eliberarea, la cerere, a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art. 10 alin. (6) din aceeaşi lege;
h)eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art. 69 alin. (1)-(3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE;
i)colaborarea cu unităţile sanitare, S.P.A.S. şi unităţile de poliţie, după caz, şi clarificarea situaţiei juridice pe linie de stare civilă a persoanelor beneficiare de măsuri de asistenţă socială, precum şi a cadavrelor cu identitate necunoscută;
j)propunerea măsurilor administrative ce se impun consiliului local sau primarului, pentru buna desfăşurare a activităţii de stare civilă.
Art. 12
Ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. au următoarele atribuţii:
a)întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar, şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite potrivit dispoziţiilor art. 10 alin. (1) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, la solicitarea acestora, certificate de stare civilă doveditoare şi extrase multilingve privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;
b)primesc şi soluţionează cererile pentru eliberarea formularelor standard multilingve;
c)înscriu menţiuni în actele de stare civilă şi trimit electronic comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile prezentelor norme metodologice;
d)primesc cererile de divorţ prin acordul soţilor pe cale administrativă şi le soluţionează în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice;
e)primesc şi înregistrează cererile de înregistrare tardivă a naşterii şi de înregistrare a decesului produs în străinătate şi neînregistrat la autorităţile locale străine competente sau la misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României acreditate să exercite funcţii consulare în ţara unde a avut loc, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. şi, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente;
f)primesc cererile de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de documentele ce le susţin, efectuează verificările şi întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere, pe care îl transmit electronic, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea emiterii avizului conform de către şeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului Bucureşti în coordonarea/subordinea căruia se află şi, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente;
g)primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă, verifică documentele prezentate în motivare şi întocmesc referatul prevăzut la art. 419 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, pentru a fi transmise electronic, spre soluţionare, structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv structurii de stare civilă din cadrul D.G.E.P.M.B. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;
h)primesc cererile de ortografiere/traducere în limba maternă a numelui persoanelor fizice, verifică documentele prezentate şi le supun aprobării primarului unităţii administrativ-teritoriale;
i)primesc cererile de rectificare a actelor de stare civilă sau se sesizează din oficiu şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a tuturor erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau al menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către şeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului Bucureşti în coordonarea/subordinea căruia se află şi, ulterior, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere a rectificării de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente;
j)efectuează verificări în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, precum şi pentru declararea judecătorească a morţii unei persoane;
k)primesc şi înregistrează cererile de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le transmit electronic S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., pentru emiterea avizului conform, iar ulterior în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere a cererii de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente, pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie domiciliate în România;
l)reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse parţial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise, prin semnare;
m)înscriu în registrele de stare civilă exemplarul I, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau pierderea cetăţeniei române;
n)primesc cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei şi cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă sau cu privire la regimul matrimonial ales în faţa autorităţilor/instituţiilor străine, precum şi documentele ce susţin cererile respective şi le transmit electronic spre aprobare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;
o)eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanţilor legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocaţială, adeverinţă cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18; adeverinţa în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;
p)eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 19; certificatul în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. şi se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;
q)distrug certificatele de stare civilă/extrasele multilingve ale actelor de stare civilă/certificatele de divorţ anulate la completare sau retrase, evidenţiate într-un procesul-verbal, prin tocare ireversibilă, nu mai târziu de un an de la anularea/retragerea acestora;
r)asigură îndreptarea actelor de stare civilă sau a menţiunilor în cadrul procesului de constituire în format electronic a Registrului de stare civilă exemplarul II.
Art. 13
(1)Ofiţerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. îndeplinesc şi următoarele atribuţii:
a)eliberează, în mod gratuit, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art. 69 alin. (1)-(3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679;
b)eliberează, la cererea persoanelor fizice prevăzute la art. 69 alin. (31) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi a autorităţilor publice prevăzute la art. 69 alin. (1) din aceeaşi lege, fotocopii ale înscrisurilor care au stat la baza întocmirii actelor de stare civilă aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Regulamentului (UE) 2016/679;
c)asigură păstrarea registrelor şi hârtiei speciale în condiţii care să evite deteriorarea sau dispariţia acestora într-un spaţiu adecvat desfăşurării activităţii de stare civilă;
d)propun necesarul de registre, hârtia specială necesară tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi certificatelor de divorţ, pentru anul următor, şi îl comunică anual S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;
e)trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor încorporabili sau recruţilor;
f)sesizează imediat unitatea de poliţie competentă şi informează S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ, în vederea dării acesteia în urmărire;
g)transmit de îndată structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. extras pentru uz oficial de pe actul de stare civilă anulat în baza sentinţei judecătoreşti rămase definitivă, în vederea dării în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza acestuia atunci când nu pot fi retrase;
h)în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) şi g) informează de îndată S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;
i)colaborează cu direcţiile de sănătate publică judeţene şi a municipiului Bucureşti şi cu maternităţile pentru verificarea identităţii persoanelor internate fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă şi verifică lunar certificatele medicale constatatoare ale naşterii neridicate, netransmise sau neînregistrate electronic, pentru a se proceda la înregistrarea naşterii;
j)colaborează cu unităţile sanitare, S.P.A.S. şi unităţile de poliţie, după caz, verifică situaţia persoanelor beneficiare de măsuri de asistenţă socială privind punerea în legalitate pe linie de stare civilă şi asigură sprijinul de specialitate până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei cadavrelor cu identitate necunoscută;
k)verifică şi validează actele de stare civilă în condiţiile art. 28 alin. (4);
l)primesc cererile cetăţenilor români privind modificarea C.N.P. ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazuri speciale privind valorificarea unor drepturi, pentru persoanele care au pierdut cetăţenia română sau sunt decedate şi cărora nu le-a fost atribuit C.N.P. şi le transmit electronic spre avizare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.
(2)Şefii misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare de carieră ale României au următoarele atribuţii:
a)întocmesc, potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces, în dublu exemplar, şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite, la cerere, certificate de stare civilă corespunzătoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;
b)primesc cererile de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă şi a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă ale cetăţenilor români eliberate de autorităţile străine, dacă înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul în care actul sau faptul de stare civilă s-a produs şi în care misiunea diplomatică sau oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcţii consulare;
c)primesc cererile cetăţenilor români aflaţi în străinătate de atribuire a C.N.P., pe care le transmit electronic la D.G.E.P.;
d)primesc şi soluţionează cererile pentru eliberarea din Registrul de stare civilă exemplarul II, electronic, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi a formularelor standard multilingve;
e)primesc cererile de înscriere a menţiunilor prevăzute la art. 44 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, însoţite de documentele depuse în susţinere;
f)eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanţilor legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocaţială, adeverinţe cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18;
g)propun necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, pentru anul următor, şi îl comunică anual D.G.E.P. prin M.A.E. - DCons;
h)dispun măsuri pentru păstrarea registrelor actelor de stare civilă exemplarul I şi hârtiei speciale necesare tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, precum şi a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
i)sesizează imediat D.G.E.P. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ;
j)transmit registrele cu actele de stare civilă exemplarul I, care se înregistrează la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, prin M.A.E. - Dcons, pe măsura constituirii unui registru sau la sfârşitul fiecărui an calendaristic cu actele aferente anului încheiat, la D.S.C. - Sector 1;
k)distrug, pe bază de proces-verbal, certificatele de stare civilă şi extrasele multilingve ale actelor de stare civilă retrase, precum şi pe cele anulate la completare, prin tocare ireversibilă.