Capitolul iii - Înregistrarea şi actualizarea datelor privind persoana fizică - Norme Metodologice din 2021 de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români

M.Of. 312

În vigoare
Versiune de la: 28 Aprilie 2021
CAPITOLUL III:Înregistrarea şi actualizarea datelor privind persoana fizică
SECŢIUNEA 1:Înregistrarea prin proceduri automatizate şi atribuirea codului numeric personal
Art. 17
(1)De la data operaţionalizării S.I.I.E.A.S.C., actualizarea R.N.E.P. potrivit procedurilor prevăzute de secţiunile 2-7 din prezentul capitol se realizează prin proceduri automate.
(2)De la data prevăzută la alin. (1), actualizarea S.I.I.E.A.S.C. cu privire la statutul persoanei se realizează prin preluarea informaţiilor relevante din R.N.E.P. prin proceduri automate.
(3)Documentele prin care se face dovada desfacerii căsătoriei în străinătate sau încetării acesteia prin decesul soţului/soţiei depuse de cetăţeni în susţinerea cererilor pentru eliberarea actelor de identitate se transmit structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. care a preluat cererea, în scopul înscrierii menţiunii pe marginea actului de stare civilă.
(4)Cererea prevăzută la alin. (3) se soluţionează după actualizarea datelor relevante în R.N.E.P. potrivit alin. (1).
Art. 18
(1)C.N.P. este alcătuit din 13 cifre, structurate în trei părţi: semnificativă, secvenţială şi o cifră de control.
(2)Partea semnificativă este alcătuită din 7 cifre, care exprimă sexul, secolul şi data naşterii, sub forma SAALLZZ.
(3)S reprezintă sexul şi secolul în care s-a născut persoana şi poate fi:
a)1 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 1900-1999;
b)2 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 1900-1999;
c)3 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 1800-1899;
d)4 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 1800-1899;
e)5 pentru persoanele de sex masculin născute între anii 2000-2099;
f)6 pentru persoanele de sex feminin născute între anii 2000-2099.
(4)AALLZZ reprezintă data naşterii şi cuprinde ultimele două cifre ale anului naşterii (AA), luna naşterii, cu valori între 01 şi 12 (LL), şi ziua naşterii, cu valori între 01 şi 28, 29, 30 sau 31, după caz (ZZ).
(5)Partea secvenţială este formată din 5 cifre sub forma JJNNN, cu următoarea semnificaţie:
a)JJ reprezintă secvenţa atribuită judeţului sau sectorului în care s-a născut persoana ori în care avea domiciliul sau reşedinţa în momentul acordării C.N.P.;
b)NNN reprezintă un număr de secvenţă (între 001 şi 999), repartizat pe puncte de atribuire, prin care se diferenţiază persoanele de acelaşi sex, născute în acelaşi loc şi cu aceeaşi dată de naştere (an, lună, zi).
(6)Cifra de control (C) este atribuită de calculator şi permite depistarea eventualelor erori de înlocuire sau inversare a cifrelor din componenţa C.N.P.
Art. 19
(1)Generarea, atribuirea, înscrierea, gestionarea şi administrarea C.N.P. se realizează în condiţiile stabilite de Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 64/2011, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Metodologia în materie de stare civilă.
(2)Verificarea operaţiunilor de atribuire şi de înscriere a C.N.P. revine S.P.C.J.E.P., sub coordonarea D.E.P.A.B.D., şi, după caz, misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României.
(3)Soluţionarea cazurilor de coduri numerice personale duble sau eronate se realizează de către S.P.C.L.E.P. cu avizul S.P.C.J.E.P.
Art. 20
Un nou C.N.P. se atribuie aceleiaşi persoane în una dintre următoarele situaţii:
a)actul de naştere a fost rectificat, fiind modificate datele care intră în structura C.N.P.;
b)rubrica din actul de naştere în care se înscrie C.N.P. a fost completată eronat;
c)C.N.P. a fost atribuit greşit;
d)solicitantul şi-a schimbat sexul;
e)există neconcordanţe privind C.N.P.
Art. 21
În situaţiile prevăzute la art. 6 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, personalul S.P.C.E.P. comunică noul C.N.P., cu adresă scrisă, structurii de stare civilă care a înregistrat naşterea, în vederea înscrierii acestuia în actul de naştere.
SECŢIUNEA 2:Înregistrarea datelor privind persoana fizică şi actualizarea acestora
Art. 22
Actualizarea datelor ce formează conţinutul R.N.E.P. se realizează prin înregistrarea continuă a informaţiilor privind modificările intervenite în datele referitoare la persoana fizică, prevăzute la art. 10 alin. (3), pe baza:
a)documentelor prezentate de fiecare cetăţean când solicită S.P.C.E.P. eliberarea unui act de identitate sau înscrierea menţiunii privind stabilirea reşedinţei ori când primeşte înştiinţare scrisă de la serviciul public comunitar, care conţine datele proprii sau, după caz, datele copiilor minori sau ale persoanelor faţă de care este numit tutore;
b)comunicărilor şi documentelor transmise S.P.C.E.P. şi, după caz, D.E.P.A.B.D. în condiţiile prevăzute la art. 9 alin. (3) şi (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 23
În vederea înregistrării şi actualizării datelor privind persoana fizică, fac obiectul comunicărilor prevăzute la art. 22 lit. b) următoarele evenimente sau situaţii:
a)naşterea pentru născuţii vii, modificările intervenite cu privire la datele de stare civilă şi statutul civil ale persoanei fizice, decesul, precum şi naşterea/căsătoria/decesul transcrise/înscrise în registrele de stare civilă române;
b)dobândirea, redobândirea sau pierderea cetăţeniei române;
c)schimbarea domiciliului din România în străinătate;
d)interzicerea prezenţei sau părăsirii localităţii/ţării;
e)interzicerea exercitării drepturilor electorale;
f)darea în urmărire;
g)punerea sub interdicţie;
h)instituirea măsurii prin ordin de protecţie;
i)instituirea unei măsuri preventive: privind controlul judiciar, controlul judiciar pe cauţiune, arestul la domiciliu;
j)căutarea unor persoane pentru participare la proceduri judiciare.
SECŢIUNEA 3:Înregistrarea în R.N.E.P. a naşterii
Art. 24
(1)Personalul cu atribuţii de stare civilă transmite, în termenele stabilite prin Metodologia în materie de stare civilă, comunicările nominale de naştere S.P.C.L.E.P. la care este arondată localitatea la nivelul căreia funcţionează structura de stare civilă care a înregistrat naşterea, pentru născuţii vii şi persoanele înregistrate tardiv, cetăţeni români, sau, după caz, extrase de pe actele de naştere transcrise/înscrise în registrele de stare civilă române, cu precizarea domiciliului şi a C.N.P.-ului părinţilor la rubrica "menţiuni".
(2)Personalul cu atribuţii pe linia evidenţei persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. înregistrează în R.N.E.P. datele născuţilor vii şi ale persoanelor înregistrate tardiv, cetăţeni români, precum şi ale persoanelor cărora li s-au transcris/înscris actele de naştere, după ce efectuează verificări în evidenţe pentru a stabili dacă datele nu au fost înregistrate anterior.
Art. 25
În situaţia înregistrării naşterii la misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României, Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al sectorului 1 al municipiului Bucureşti actualizează datele corespunzătoare în R.N.E.P.
Art. 26
(1)Pentru copiii care au decedat în cadrul termenului legal de înregistrare a naşterii, personalul cu atribuţii de stare civilă trimite S.P.C.L.E.P. comunicarea de naştere, pe care se înscrie menţiunea de deces.
(2)Personalul cu atribuţii pe linia evidenţei persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. înregistrează în R.N.E.P. atât datele referitoare la naştere, cât şi pe cele referitoare la deces.
Art. 27
Personalul S.P.C.L.E.P. preia din comunicările/extrasele de pe actele de naştere, în R.N.E.P., următoarele date:
a)C.N.P.-ul;
b)data naşterii;
c)numele;
d)prenumele;
e)prenumele părinţilor;
f)C.N.P.-urile părinţilor;
g)numărul şi data actului de naştere;
h)localitatea şi judeţul unde a avut loc naşterea, în cazul naşterii în România, iar în cazul naşterii în străinătate, ţara şi denumirea localităţii;
i)domiciliul născutului viu/persoanei înregistrate tardiv/persoanei căreia i s-a transcris/înscris actul de naştere; în cazul minorilor ai căror părinţi au domicilii diferite se are în vedere rubrica privind domiciliul copilului din comunicarea de naştere;
j)informaţiile referitoare la certificatul de naştere emis, respectiv: seria, numărul, data emiterii, structura emitentă, localitatea, judeţul/ţara unde a fost înregistrată naşterea.
SECŢIUNEA 4:Înregistrarea în R.N.E.P. a modificărilor intervenite asupra datelor de stare civilă
Art. 28
(1)Personalul cu atribuţii de stare civilă trimite, în termenele stabilite prin Metodologia în materie de stare civilă, comunicări nominale de modificări privind datele de stare civilă, extrase de pe actele de căsătorie transcrise/înscrise şi copii de pe certificatele de divorţ, însoţite, după caz, de acordurile parentale, S.P.C.L.E.P. la care este arondată localitatea la nivelul căreia funcţionează structura de stare civilă care a înregistrat modificarea, în vederea efectuării menţiunilor corespunzătoare în R.N.E.P.
(2)În cazul minorilor cu vârsta mai mică de 14 ani, fac obiectul comunicării următoarele modificări intervenite cu privire la datele de stare civilă:
a)stabilirea filiaţiei, prin recunoaştere sau hotărâre judecătorească definitivă/irevocabilă, după caz;
b)încuviinţarea purtării numelui de familie;
c)contestarea recunoaşterii sau tăgăduirea paternităţii;
d)adopţia, desfacerea sau anularea acesteia;
e)schimbarea numelui de familie şi/sau a prenumelui pe cale administrativă;
f)schimbarea numelui de familie şi/sau a prenumelui părinţilor;
g)anularea, modificarea, rectificarea sau completarea actului de naştere şi a menţiunilor înscrise pe acesta;
h)schimbarea sexului, ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti definitive.
(3)În situaţia înregistrării modificărilor privind datele de stare civilă la misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României, Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al sectorului 1 al municipiului Bucureşti actualizează datele corespunzătoare în R.N.E.P.
Art. 29
La primirea documentelor prevăzute la art. 28 alin. (1), personalul cu atribuţii pe linia evidenţei persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. actualizează R.N.E.P. cu informaţiile referitoare la modificările intervenite cu privire la datele de stare civilă şi la statutul civil, respectiv:
a)tipul documentului;
b)denumirea instituţiei emitente a documentului;
c)numărul, data şi motivul emiterii documentului;
d)localitatea în care îşi are sediul instituţia emitentă;
e)datele de stare civilă modificate: numele şi/sau prenumele titularului, numele şi/sau prenumele părinţilor, locul naşterii, data naşterii.
Art. 30
În cazul adopţiilor, se preiau informaţiile referitoare la:
a)tipul documentului prezentat, numărul, data emiterii, instituţia emitentă şi localitatea în care îşi are sediul instituţia emitentă;
b)numărul actului de stare civilă, data întocmirii actului, precum şi localitatea unde a fost întocmit;
c)informaţiile privind datele înscrise în certificatul de naştere: seria şi numărul, data eliberării şi emitentul, C.N.P., numele de familie şi prenumele persoanei adoptate şi ale celui/celor care au adoptat;
d)informaţiile privind noul domiciliu, dacă este cazul.
Art. 31
În cazul în care persoanele nu figurează înregistrate în R.N.E.P. se efectuează verificări, după caz, în evidenţa manuală, în registrele de stare civilă şi/sau în teren, până la clarificarea fiecărei situaţii în parte.
SECŢIUNEA 5:Înregistrarea în R.N.E.P. a decesului
Art. 32
Personalul cu atribuţii de stare civilă transmite, în termenele stabilite prin Metodologia în materie de stare civilă, comunicări nominale privind decesul, inclusiv pe cele privind reconstituirea ori întocmirea ulterioară sau stabilirea identităţii persoanelor din categoria cadavrelor cu identitate necunoscută ori ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti declarative de moarte şi extrase de pe actele de deces transcrise/înscrise de S.P.C.L.E.P. la care este arondată localitatea la nivelul căreia funcţionează structura de stare civilă care a înregistrat decesul.
Art. 33
(1)După verificarea documentelor prevăzute la art. 32, personalul cu atribuţii pe linia evidenţei persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. actualizează R.N.E.P. cu informaţiile referitoare la numărul actului de deces, data şi locul decesului, data şi locul înregistrării decesului, seria, numărul, data şi emitentul certificatului de deces.
(2)În situaţia în care decesul a fost înregistrat în străinătate, după transcrierea certificatului în registrele de stare civilă române se preiau datele privind numărul actului, data acestuia, denumirea statului şi a localităţii în care a fost înregistrat decesul.
Art. 34
(1)În situaţia decesului survenit în străinătate şi înregistrat/înscris la misiunea diplomatică sau oficiul consular de carieră al României, Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al sectorului 1 al municipiului Bucureşti actualizează în mod corespunzător R.N.E.P.
(2)În cazul decesului survenit în străinătate şi înregistrat la autorităţile competente din statul respectiv, care nu a fost transcris/înscris în registrele de stare civilă române, comunicat de misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, D.E.P.A.B.D. transmite comunicări S.P.C.L.E.P. de la locul de domiciliu sau, după caz, actualizează R.N.E.P. cu informaţiile aferente decesului.
(3)În cazul informărilor transmise de misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României cu privire la decesul survenit în străinătate din care nu rezultă date aferente înregistrării decesului, D.E.P.A.B.D. transmite comunicări S.P.C.L.E.P. de la locul de domiciliu sau, după caz, actualizează R.N.E.P. cu menţiune privind decesul persoanei în străinătate.
SECŢIUNEA 6:Înregistrarea în R.N.E.P. a dobândirii sau redobândirii, precum şi a pierderii cetăţeniei române
Art. 35
(1)Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie din subordinea Ministerului Justiţiei transmite la D.E.P.A.B.D., în termenele stabilite prin Metodologia în materie de stare civilă, documentele privind pierderea cetăţeniei române, prevăzute de Legea cetăţeniei române nr. 21/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în vederea actualizării R.N.E.P. cu informaţiile corespunzătoare.
(2)Dacă persoana în cauză nu figurează înregistrată în R.N.E.P., D.E.P.A.B.D. dispune S.P.C.J.E.P. actualizarea datelor corespunzătoare.
Art. 36
(1)D.E.P.A.B.D. înregistrează documentele prevăzute la art. 35 alin. (1), după care întocmeşte şi transmite S.P.C.J.E.P. comunicări cu datele persoanelor care au dobândit sau redobândit cetăţenia română sau, după caz, cu datele persoanelor care au renunţat ori cărora li s-a retras cetăţenia română, în vederea înscrierii menţiunilor corespunzătoare pe actele de stare civilă.
(2)Actualizarea R.N.E.P. cu datele privind dobândirea sau redobândirea cetăţeniei române sau, după caz, cu informaţiile privind renunţarea ori retragerea cetăţeniei romane, corespunzătoare situaţiilor prevăzute la alin. (1), se realizează de către D.E.P.A.B.D.
(3)În cazul în care persoanele prevăzute la alin. (1) nu figurează în R.N.E.P., D.E.P.A.B.D. întocmeşte şi transmite comunicări la S.P.C.J.E.P. în vederea actualizării informaţiilor corespunzătoare în R.N.E.P. după ce sunt desfăşurate activităţile prevăzute la art. 24 alin. (2).
SECŢIUNEA 7:Înregistrarea în R.N.E.P. a schimbării domiciliului din România în străinătate
Art. 37
(1)Serviciile publice comunitare de paşapoarte transmit S.P.C.J.E.P., în vederea actualizării datelor în R.N.E.P., informaţii referitoare la cetăţenii români care şi-au stabilit domiciliul în străinătate. Adresa din partea Serviciului public comunitar de paşapoarte va fi însoţită de dovada anulării actului de identitate - colţul actului de identitate recuperat -, iar în lipsa acestuia de declaraţia celui în cauză din care să rezulte motivul pentru care nu a putut prezenta documentul în vederea anulării.
(2)În situaţia în care serviciile publice comunitare de paşapoarte constată că persoana vizată nu este înregistrată în R.N.E.P. sau că au intervenit modificări în statutul civil al acesteia (schimbări nume/prenume), vor transmite S.P.C.J.E.P., concomitent cu informaţiile de migrare, şi fotocopii ale certificatelor de stare civilă/sentinţelor de divorţ, documente necesare actualizării datelor de interes în R.N.E.P.
(3)S.P.C.J.E.P. dispune actualizarea R.N.E.P. cu următoarele informaţii:
a)noile date de stare civilă şi informaţiile din documentele care au stat la baza schimbărilor intervenite;
b)numărul şi data comunicării, denumirea instituţiei care a comunicat eliberarea paşaportului în care s-a înscris domiciliul în străinătate;
c)data de la care persoana şi-a stabilit domiciliul în străinătate;
d)statul în care persoana şi-a stabilit domiciliul.
Art. 38
(1)Datele privind statul şi data de la care persoana şi-a stabilit domiciliul în străinătate referitoare la cetăţenii care şi-au schimbat domiciliul din România în străinătate sunt preluate, zilnic, în R.N.E.P., prin mecanisme electronice de tip asincron, din Registrul naţional de evidenţă a paşapoartelor simple, denumit în continuare R.N.E.P.S. Mecanismele electronice de tip asincron presupun că între actualizarea datelor din R.N.E.P.S. şi cea din R.N.E.P. există o întârziere.
(2)De la data asigurării infrastructurii tehnice necesare, datele privind cetăţenii cărora li s-au eliberat paşapoarte cu menţionarea statului de domiciliu se preiau în R.N.E.P., prin mecanisme electronice de tip sincron, din R.N.E.P.S., actualizarea datelor fiind imediată.
SECŢIUNEA 8:Înregistrarea informaţiilor necesare în evidenţa operativă a R.N.E.P.
Art. 39
(1)Datele referitoare la interzicerea exercitării drepturilor electorale, interzicerea prezenţei în anumite localităţi, interzicerea părăsirii teritoriului României, măsura dării în urmărire, măsura preventivă a controlului judiciar sau cea a controlului judiciar pe cauţiune ori a arestului la domiciliu, pentru persoanele căutate pentru participare la proceduri judiciare, precum şi pentru persoanele faţă de care s-a luat măsura limitării accesului într-o zonă ori la o adresă sau a apropierii de o persoană, sunt introduse în R.N.E.P. sub forma unor alerte.
(2)Pentru asigurarea coerenţei activităţii de evidenţă a persoanelor se colectează şi se prelucrează informaţii asociate persoanei care cuprind date a căror acurateţe nu poate fi asigurată prin documente emise de autorităţile publice române sau străine. Acestea se înregistrează în R.N.E.P. sub forma unor notificări.
(3)Datele referitoare la persoanele care fac obiectul unei măsuri de protecţie dispuse printr-un ordin de protecţie, precum şi pentru persoanele puse sub interdicţie sunt introduse în R.N.E.P. sub forma unor menţiuni.
Art. 40
(1)D.E.P.A.B.D. are competenţă generală în materia introducerii în R.N.E.P. a evaluării şi rectificării alertelor, notificărilor şi menţiunilor.
(2)Organele judiciare transmit către D.E.P.A.B.D., în condiţiile legii, copia dispozitivului hotărârii judecătoreşti definitive prin care s-au dispus interzicerea exercitării drepturilor electorale, interzicerea prezenţei sau părăsirii localităţii/ţării, punerea sub interdicţie ori copia ordinului de protecţie, respectiv datele, în sistem informatic, privind persoanele urmărite, precum şi adrese privind persoane căutate pentru participare la proceduri judiciare, în vederea actualizării evidenţei operative a R.N.E.P.
(3)Personalul D.E.P.A.B.D. efectuează, în evidenţa operativă a R.N.E.P., menţiunile corespunzătoare preluate din documentele prevăzute la alin. (2), respectiv monitorizează actualizarea în sistem informatic a datelor privind persoanele urmărite.
(4)Organele judiciare transmit către S.P.C.L.E.P. de la locul de domiciliu al persoanei vizate copia dispozitivului hotărârii prin care s-au instituit, revocat, întrerupt ori suspendat măsurile preventive prevăzute la art. 10 alin. (3) lit. k).
(5)Personalul S.P.C.L.E.P. efectuează, în evidenţa operativă a R.N.E.P., menţiunile corespunzătoare preluate din documentele prevăzute la alin. (4).
(6)În situaţia în care documentele prevăzute la alin. (4) sunt transmise D.E.P.A.B.D., acestea se remit S.P.C.L.E.P. competent cu informarea autorităţii competente.
Art. 41
(1)Alertele cuprinzând date referitoare la persoanele căutate pentru participarea la proceduri judiciare se introduc în R.N.E.P. pentru o perioadă de 60 de zile.
(2)La împlinirea termenului prevăzut la alin. (1) alertele se invalidează prin proceduri automate.
(3)Valabilitatea alertei poate fi prelungită, pentru o nouă perioadă de 60 de zile, la solicitarea instituţiei interesate, fără a se depăşi un termen de 180 de zile.
(4)Alertele sau, după caz, menţiunile privind instituirea unei măsuri de protecţie se introduc pentru o perioadă nedeterminată, cu excepţia situaţiei în care în ordinul de protecţie se prevede un termen.
(5)Instituţiile care au transmis informaţii sau documente în baza cărora au fost introduse în R.N.E.P. alerte/menţiuni potrivit alin. (1) şi (3) ori, după caz, alin. (4) au obligaţia de a comunica de îndată, în scris, date cu privire la revocarea măsurii în vederea invalidării menţiunii.
(6)Introducerea notificărilor se realizează de către D.E.P.A.B.D. şi S.P.C.E.P. cu informaţiile din documentele transmise de persoanele fizice şi juridice interesate sau cu datele comunicate de poliţie.
(7)Informaţiile referitoare la notificare se introduc pentru o perioadă nedeterminată, iar ştergerea acestora se realizează de către D.E.P.A.B.D. şi S.P.C.E.P. atunci când situaţia a fost clarificată.