Capitolul ii - Organizarea evidenţei persoanelor - Norme Metodologice din 2021 de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români

M.Of. 312

În vigoare
Versiune de la: 28 Aprilie 2021
CAPITOLUL II:Organizarea evidenţei persoanelor
SECŢIUNEA 1:Sistemul general de organizare a evidenţei persoanelor
Art. 6
Evidenţa persoanelor se realizează la nivel central de către D.E.P.A.B.D., iar la nivel judeţean/local şi al municipiului Bucureşti de către serviciile publice comunitare judeţene/locale şi al municipiului Bucureşti de evidenţă a persoanelor, pentru cetăţenii români care au domiciliul sau reşedinţa în raza de competenţă teritorială.
Art. 7
(1)Pentru unităţile administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.E.P., activitatea de evidenţă a persoanelor, precum şi de eliberare a actelor de identitate şi a dovezilor de reşedinţă este asigurată de serviciile publice comunitare la care sunt arondate aceste localităţi, fără plata sau impunerea unor taxe suplimentare din partea cetăţenilor ori a autorităţilor administraţiei publice locale din localităţile deservite.
(2)În situaţia suspendării activităţii unui S.P.C.E.P., în condiţiile art. 84 alin. (5) din Ordonanţa Guvernului nr. 69/2002 privind unele măsuri pentru operaţionalizarea sistemului informatic de emitere şi punere în circulaţie a documentelor electronice de identitate şi rezidenţă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, persoanele din localităţile arondate acestuia sunt deservite de către cel mai apropiat S.P.C.L.E.P. de pe raza judeţului, iar dacă acest lucru nu este posibil, de către serviciul public comunitar judeţean.
Art. 8
Din punct de vedere structural, activitatea de evidenţă a persoanelor este organizată astfel:
a)D.E.P.A.B.D. gestionează, administrează şi actualizează în sistem informatizat evidenţa cetăţenilor români cu domiciliul sau reşedinţa în România, în cadrul R.N.E.P., asigurând organizarea, coordonarea şi controlul metodologic al activităţii S.P.C.E.P. judeţene, locale, al municipiului Bucureşti, respectiv ale sectoarelor municipiului Bucureşti, în limitele competenţelor conferite de lege;
b)S.P.C.J.E.P. şi cel al municipiului Bucureşti gestionează şi actualizează evidenţa cetăţenilor români cu domiciliul sau reşedinţa în unităţile administrativ-teritoriale respective, asigurând organizarea, coordonarea şi controlul metodologic al activităţii serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor, respectiv ale sectoarelor municipiului Bucureşti;
c)S.P.C.L.E.P. gestionează şi actualizează evidenţa cetăţenilor români cu domiciliul sau reşedinţa pe raza lor de competenţă.
SECŢIUNEA 2:Structura R.N.E.P.
Art. 9
R.N.E.P. este organizat pe principiul locului de domiciliu al cetăţenilor şi cuprinde o componentă informatizată, organizată pe un singur nivel - central şi o componentă manuală structurată pe 3 niveluri: central, judeţean/municipiul Bucureşti şi local.
Art. 10
(1)Componenta centrală informatizată a R.N.E.P. este constituită din componenta centrală informatizată, realizată începând cu data de 1 ianuarie 1980, care a preluat, începând cu data de 1 iunie 1992, componentele informatizate locale, judeţene şi a municipiului Bucureşti.
(2)Componenta centrală informatizată a R.N.E.P. cuprinde ansamblul datelor personale ale tuturor cetăţenilor români cu domiciliul şi/sau reşedinţa în România sau ale celor care au dobândit statutul de cetăţean român cu domiciliul în străinătate, precum şi din imaginile faciale ale cetăţenilor români cărora li s-au eliberat acte de identitate.
(3)Componenta centrală informatizată a R.N.E.P. cuprinde, în ordine cronologică, începând de la momentul înregistrării naşterii persoanei fizice, următoarele date:
a)personale principale: numele şi prenumele, sexul, data naşterii, localitatea de naştere, prenumele părinţilor, codul numeric personal al titularului datelor, codul numeric personal al soţului/soţiei şi copiilor;
b)personale generale: studiile, ocupaţia, situaţia militară, după caz;
c)despre domiciliu şi reşedinţă: judeţul/sectorul, localitatea, strada, numărul, blocul, scara, etajul, apartamentul, data stabilirii domiciliului şi perioada de valabilitate a reşedinţei, informaţii privind dovada adresei de domiciliu: tipul actului, număr/dată, emitent şi localitatea;
d)privind actele de identitate eliberate de către D.E.P.A.B.D. sau S.P.C.E.P.: seria, numărul, termenul de valabilitate, instituţia emitentă, data înmânării, motivul/motivele eliberării;
e)privind statutul civil: certificatele de naştere, certificatele de căsătorie, certificatele/sentinţele judecătoreşti de divorţ, referitoare la: tipul documentului, seria, numărul, data şi locul eliberării, emitentul, numărul actului de stare civilă, data, localitatea şi judeţul înregistrării, precum şi informaţii cu privire la statutul civil preluate din alte documente;
f)privind instituirea şi încetarea tutelei, a plasamentului în regim de urgenţă şi a plasamentului, în ţară sau în străinătate: tipul documentului, numărul, data şi instituţia emitentă, informaţii referitoare la tutore, persoana sau serviciul de tip rezidenţă la care s-a instituit plasamentul, precum şi la furnizorul de servicii sociale;
g)imaginea facială a persoanei posesoare a cărţii de identitate, a cărţii de identitate simple, a cărţii electronice de identitate, a cărţii de identitate provizorii şi a buletinului de identitate în care s-a înscris menţiunea privind stabilirea reşedinţei;
h)privind decesul: tipul documentului, seria, numărul, data şi locul eliberării, emitentul, numărul actului de stare civilă, data, localitatea şi judeţul înregistrării;
i)referitoare la dobândirea/redobândirea/pierderea cetăţeniei române: tipul documentului, seria/numărul, data întocmirii, emitentul, data producerii evenimentului;
j)privind stabilirea domiciliului în străinătate: tipul documentului, numărul, data întocmirii, emitentul, data la care a fost stabilit domiciliul şi statul;
k)privind evidenţa operativă referitoare la interzicerea exercitării drepturilor electorale, interzicerea prezenţei în anumite localităţi, interzicerea părăsirii teritoriului României, măsura dării în urmărire, măsura preventivă a controlului judiciar sau cea a controlului judiciar pe cauţiune ori a arestului la domiciliu ori cele referitoare la persoane căutate pentru participarea la proceduri judiciare, la persoane care fac obiectul unei măsuri de protecţie dispuse printr-un ordin de protecţie sau la persoane puse sub interdicţie;
l)informaţii asociate persoanei: tipul documentului, numărul/data întocmirii, emitentul, obiectul notificării.
(4)Datele actualizate prevăzute la alin. (3) constituie datele active, iar după momentul actualizării datele înregistrate anterior reprezintă date de istoric.
Art. 11
(1)Informaţiile cuprinse în componenta centrală informatizată a R.N.E.P. sunt înscrise cu caracterele alfabetului latin extins, cu diacritice, iar pentru unele informaţii se respectă următoarele reguli:
a)numele şi prenumele compuse din două sau mai multe cuvinte sunt preluate, cu sau fără cratimă, după cum sunt înscrise în certificatele de stare civilă şi certificatele/sentinţele de divorţ; dacă în certificatul de naştere şi în cel de căsătorie ori în certificatul/sentinţa de divorţ datele sunt înscrise în mod diferit - cu sau fără cratimă, numele se preia ca în certificatul de căsătorie ori în certificatul/sentinţa de divorţ, iar celelalte date aşa cum se regăsesc în certificatul de naştere;
b)localitatea, judeţul, sectorul şi ţara aferente locului de naştere sau, după caz, domiciliului ori reşedinţei se înscriu cu denumirea actuală.
(2)În scopul asigurării securităţii, disponibilităţii şi coerenţei datelor, D.E.P.A.B.D. poate administra prin intermediul structurilor teritoriale judeţene subordonate copii operaţionale organizate la nivel judeţean, ce conţin seturi de date extrase din componenta centrală informatizată a R.N.E.P., delimitate potrivit principiului locului de domiciliu.
(3)D.E.P.A.B.D. are obligaţia să asigure evidenţa copiilor operaţionale prevăzute la alin. (2), implementarea de mecanisme pentru asigurarea asumării responsabilităţii prelucrărilor de date cu caracter personal, precum şi un nivel similar de securitate pentru toate seturile de date administrate.
SECŢIUNEA 3:Componentele R.N.E.P.
Art. 12
(1)Componenta manuală centrală a R.N.E.P. cuprinde următoarele elemente:
a)evidenţa centrală manuală a cetăţenilor români cu domiciliul în România, întocmită începând cu data de 20 august 1949 şi actualizată până la data de 1 iulie 2000, aflată în conservare la nivelul D.E.P.A.B.D.; aceasta conţine fişele de evidenţă centrală ale cetăţenilor români cărora le-au fost eliberate acte de identitate şi domiciliază în România, ale celor care au decedat, au renunţat ori cărora li s-a retras cetăţenia română, precum şi ale celor care şi-au stabilit domiciliul în străinătate, cartate strict alfabetic, separat pe sexe;
b)evidenţa buletinelor de identitate eliberate în perioada 20 august 1949-1 aprilie 2003, pe bază de registre şi microfişe;
c)evidenţa schimbărilor de nume pe cale administrativă, pe bază de dosare, registre opis, pentru perioada 1911-2004, până la preluarea activităţii de către S.P.C.J.E.P.;
d)evidenţa certificatelor de stare civilă pentru uz extern, eliberate persoanelor din ţară şi din străinătate până la data de 31 decembrie 1997, pe bază de fişe;
e)evidenţa certificatelor eliberate de autorităţile străine şi transcrise în registrele de stare civilă române, pe bază de fişe constituite până în luna iunie 2009, când activitatea a fost preluată de către S.P.C.E.P.;
f)evidenţa actelor de identitate eliberate de D.E.P.A.B.D., pe bază de registre.
(2)Documentele prevăzute la alin. (1) lit. a), c)-e) sunt cuprinse şi în format digital în Registrul electronic naţional al fişelor de evidenţă centrală, denumit R.E.N.F.E.C., administrat de către D.E.P.A.B.D.
Art. 13
Componenta manuală judeţeană/a municipiului Bucureşti a R.N.E.P. conţine următoarele evidenţe neautomatizate:
a)evidenţa actelor de identitate eliberate de S.P.C.J.E.P./municipiul Bucureşti, pe bază de registre;
b)evidenţa actelor şi faptelor de stare civilă, înregistrate de structurile de stare civilă ale unităţilor administrativ-teritoriale din cadrul judeţului sau municipiului Bucureşti, pe bază de registre - exemplarul II.
Art. 14
Componenta manuală locală a R.N.E.P. este constituită din următoarele elemente:
a)evidenţa locală manuală a cetăţenilor români cu domiciliul sau reşedinţa pe raza de competenţă, întocmită începând cu data de 20 august 1949 şi actualizată până la data de 1 iulie 2000, aflată în conservare la nivelul S.P.C.L.E.P.; aceasta este constituită din fişele de evidenţă locală ale cetăţenilor români, pentru persoanele cu acte de identitate, separat de cele fără acte de identitate, cartate strict alfabetic, pe sexe şi medii, urban sau rural, precum şi fişele persoanelor decedate, ale celor care au renunţat ori cărora li s-a retras cetăţenia română sau au dobândit statutul de cetăţean român cu domiciliul în străinătate, cartate strict alfabetic, fără a se ţine cont de sex şi de mediu rural şi urban;
b)evidenţa buletinelor de identitate eliberate, pe bază de registre - exemplarul II;
c)evidenţa cărţilor de identitate, a cărţilor de identitate provizorii, a adeverinţelor de identitate şi a buletinelor de identitate în care s-a aplicat cea de-a doua fotografie, pe bază de registre, într-un singur exemplar;
d)exemplarul II al cărţii de imobil, constituit pe bază de fişe de apartament, întocmite şi actualizate până la data de 1 iulie 2000, ţinute în mape speciale şi organizate pe străzi, în ordinea crescătoare a numerelor, pentru imobilele cu destinaţie de locuinţă;
e)exemplarul II al cărţii de imobil, pentru unităţile de ocrotire şi protecţie socială, cămine, internate sau alte locuri de cazare în comun, cu excepţia unităţilor de cazare turistice, întocmit şi actualizat până la data de 20 iulie 2000;
f)evidenţa actelor şi faptelor de stare civilă, precum şi a menţiunilor operate pe marginea acestora, înregistrate de structurile de stare civilă ale unităţilor administrativ-teritoriale de pe raza de competenţă a S.P.C.E.P., pe bază de registre - exemplarul I.
SECŢIUNEA 4:Nomenclatoarele unitare de interes general utilizate pentru ţinerea în actualitate a R.N.E.P.
Art. 15
(1)Pentru prelucrarea automată a datelor şi pentru ţinerea în actualitate a R.N.E.P. se utilizează nomenclatoarele unitare de interes general, constituite în funcţie de următoarele categorii de date:
a)unitatea administrativ-teritorială, denumită în continuare U.A.T. şi localitate;
b)artere de circulaţie;
c)ocupaţii/profesii;
d)tipuri de instruire/unităţi de învăţământ;
e)state, cetăţenii;
f)tipuri de acte/certificate de stare civilă.
(2)Modificarea sau completarea nomenclatoarelor unitare de interes general prevăzute la alin. (1) lit. a) şi b) se realizează de către D.E.P.A.B.D. prin proceduri informatice, în baza comunicărilor autorităţilor şi instituţiilor publice interesate, transmise în condiţiile art. 51 alin. (4) şi (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(3)În situaţia în care redactarea tipului şi denumirii localităţii împreună cu tipul şi denumirea U.A.T.-ului, abrevierea judeţului şi tipul şi denumirea arterei de circulaţie, precum şi, dacă este cazul, numărul de imobil, denumirea imobilului, scara, etajul, apartamentul totalizează un număr mai mare de 90 de caractere, inclusiv caractere de tip spaţiu sau semne de punctuaţie, autoritatea solicitantă are obligaţia să furnizeze şi informaţii cu privire la prescurtarea denumirii arterei de circulaţie.
(4)În scopul respectării limitărilor tehnice existente, D.E.P.A.B.D. poate decide măsuri suplimentare de formatare a datelor înscrise pe actul de identitate.
(5)Structurile aflate în subordinea D.E.P.A.B.D. consultă instituţia prefectului în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii comunicării prevăzute la alin. (2) şi, totodată, verifică corectitudinea informaţiilor cuprinse în documentele remise.
(6)Comunicările formulate de autorităţile locale se transmit la D.E.P.A.B.D. împreună cu punctul de vedere al instituţiei prefectului, precum şi cu propunerile sau observaţiile referitoare la corectitudinea informaţiilor.
(7)D.E.P.A.B.D. îndeplineşte procedurile informatice prevăzute la alin. (2) numai dacă instituţia prefectului sau structurile prevăzute la art. 51 alin. (4) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, nu au formulat observaţii. În situaţia în care au fost formulate observaţii, D.E.P.A.B.D. restituie documentaţia instituţiei solicitante.
Art. 16
Utilizarea nomenclatoarelor unitare de interes general se poate face şi în cazurile în care se transmit sau se acordă acces autorităţilor şi instituţiilor publice, potrivit competenţelor şi drepturilor legale, la informaţiile din R.N.E.P.