Norme Metodologice din 2000 de gestionare a dosarelor fiscale pentru persoanele juridice' modificate pe baza concluziilor rezultate in urma aplicarii experimentale la cinci judete pilot

Brosura 0

În vigoare
Versiune de la: 3 Ianuarie 2000
Norme Metodologice din 2000 de gestionare a dosarelor fiscale pentru persoanele juridice' modificate pe baza concluziilor rezultate in urma aplicarii experimentale la cinci judete pilot
Dată act: 3-ian-2000
Emitent: Ministerul Finantelor
CAPITOLUL I:Dosarul fiscal pentru persoane juridice
Dosarul fiscal este structura care pune împreună toate documentele care asigură informaţiile necesare pentru realizarea principalelor funcţiuni ale procesului de administrare fiscală, şi anume:
- identificarea contribuabilului, respectiv a plătitorului de impozite şi taxe;
- înregistrarea obligaţiilor de plată pentru impozitele şi taxele pentru care responsabilitatea calculării şi declarării impozitului revine contribuabilului conform reglementărilor legale;
- stabilirea de către organele fiscale a impozitelor pe baza declaraţiilor contribuabililor, acolo unde legea prevede acest lucru;
- înregistrarea obligaţiilor de plată provenind din diferenţe de impozite şi taxe constatate de organele de control;
- controlul pe documente al declaraţiilor fiscale ale contribuabililor;
- pregătirea şi desfăşurarea activităţii de control fiscal;
- analizarea cererilor contribuabililor privind rambursarea unor sume plătite cu titlu de TVA sau accize, compensarea sau restituirea de sume plătite în plus;
- acordarea, în condiţiile legii, a eventualelor înlesniri la plată solicitate;
- soluţionarea unor contestaţii privind impozitele şi taxele;
- eliberarea de adeverinţe sau certificate solicitate de contribuabili, prevăzute de reglementările în vigoare;
- realizarea unor statistici referitoare la unele aspecte ale activităţii fiscale cum ar fi:
a)statistica numărului de plătitori, cu ponderi pe feluri de impozite, pe forme de proprietate, etc.;
b)statistici cuprinzând diferite informaţii din declaraţiile de impunere sau din deconturile privind impozitele şi taxele;
c)statistica înlesnirilor la plată acordate pe tipuri de înlesniri, fel impozit, număr de înlesniri, valoare, etc.
Deoarece activităţile care utilizează informaţiile din dosarul fiscal se regăsesc în diferite compartimente de lucru, iar documentele respective au perioade diferite de arhivare, documentele vor fi aranjate în funcţie de natura acestora în grupe (părţi) reprezentând componente ale dosarului fiscal, astfel:
1.Prima componentă a dosarului fiscal, respectiv dosarul zero, conţine toate documentele referitoare la identificarea contribuabilului şi are un caracter permanent, în sensul că documentele vor fi păstrate în dosar la desfiinţarea persoanei juridice şi radierea din evidenţele fiscale ca plătitor de impozite şi taxe.
În dosarul zero se cuprind documentele care furnizează elementele de identificare a contribuabillor, plătitori de impozite şi taxe, astfel:
- actul legal de constituire, în copie legalizată, care este reprezentat atât de contractul de societate şi statut, încheiate sub forma unui înscris unic, cât şi de contractul de societate şi/sau statutul societăţii, sau autorizaţia de funcţionare eliberată de autoritatea competentă, după caz;
- copie de pe încheierea judecătorească de înmatriculare, rămasă definitivă, certificată de registrul comerţului;
- declaraţie de înregistrare fiscală, conform Ordonanţei Guvernului nr. 82/1998, respectiv declaraţie de înregistrare, conform Hotărârii Guvernului nr. 224/1993;
- copia certificatului de înregistrare fiscală;
- copia certificatului de înmatriculare de la Registrul comerţului, eliberat conform prevederilor Legii nr. 26/1991;
- declaraţiile de menţiuni în cazul modificării datelor iniţiale de înregistrare (schimbare sediu, modificări ale actelor constitutive, etc.)
- înştiinţarea de luare în evidenţă ca plătitor de TVA, accize, etc.;
- cererea de înregistrare ca plătitor de TVA prin opţiune;
- copia avizului de distribuire şi utilizare a aparatelor de marcat electronice fiscale (AMEF) în cazul agenţilor economici distribuitori de astfel de aparate şi respectiv copia avizului privind utilizarea de AMEF în cazul agenţilor economici utilizatori prevăzuţi la pct. 5.7 alin. (2) din Normele metodologice pentru aplicarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia agenţilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin H. G. nr. 477/1999;
- copia licenţei pentru atestarea dreptului de marcare în cazul agenţilor economici producători de produse supuse marcării;
- copia licenţei pentru atestarea dreptului de marcare în cazul agenţilor economici importatori de produse supuse marcării;
- copia autorizaţiei de comercializare pentru alcool, băuturi alcoolice, cafea, tutun.
Pentru reprezentanţii fiscali, domiciliaţi în România, ai persoanelor străine carte realizează operaţiuni impozabile în România şi care nu au sediul sau domiciliul stabil în România se depun copiile autentificate ale;
- actului de constituire, în străinătate, a persoanei juridice;
- deciziei de aprobare a cererii depuse de persoana străină la organul fiscal pentru desemnarea reprezentantului fiscal;
- certificatului de înregistrare fiscală a persoanei străine reprezentată prin reprezentantul fiscal;
- certificatului de înregistrare fiscală al reprezentantului fiscal;
- orice fel de documente care conţin şi alte informaţii, în cazul în care acestea sunt relevante pentru identificarea contribuabilului.
2.A doua componentă a dosarului fiscal cuprinde:
- documentele fiscale provenite de la plătitorii de impozite şi taxe, respectiv:
- declaraţii privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;
- declaraţii privind impozitul pe profit;
- deconturi TVA
- deconturi pentru accize;
- declaraţii privind calcularea, reţinerea şi vărsarea impozitului pe salarii;
- deconturi rectificative întocmite ca urmare a rezolvării erorilor constatate;
- cereri de rambursare a TVA şi referatul de aprobare sau respingere a rambursării;
- cereri de restituire la accize;
- cererile de autorizare a unităţilor comerciale pentru restituirea taxei pe valoarea adăugată cumpărătorilor străini, autorizaţiile de restituire a TVA cumpărătorilor străini sau adresele de respingere;
- cererile de restituire a TVA şi modului de soluţionare;
- cereri de eliberare a certificatelor de cota zero de taxa pe valoarea adăugată, certificate de cota zero eliberate sau adresele de respingere;
- cereri privind exigibilitatea TVA la data stabilirii debitului clientului pe bază de factură sau alt document legal, pentru livrările de bunuri şi prestaţiile de servicii care se efectuează continuu, precum şi pentru cele la care se încasează, de regulă avansuri, precum şi modul de soluţionare;
- cereri de opţiune privind plata TVA la livrarea imobilelor de către antreprenorii de lucrări imobiliare şi modul de soluţionare;
- cereri de stabilire a pro ratei lunare (pentru calculul taxei pe valoarea adăugată de dedus) sau de aplicare a unor criterii specifice pentru exercitarea dreptului de deducere, precum şi modul de soluţionare;
- documentele de constatare a respectării prevederilor legale pentru importurile realizate în regim de suspendare a plăţii TVA în vamă, pe baza certificatelor de suspendare eliberate de Direcţia generală legislaţie impozite indirecte;
- decontul privind impozitul pe spectacole;
- cereri de restituire sau compensare a unor sume plătite în plus, în condiţiile prevăzute de lege şi referatele de aprobare;
- cereri de acordare a unor înlesniri la plată, documentele privind modul de soluţionare a acestora;
- cereri şi certificate de atestare fiscală;
- raportări periodice;
- situaţii contabile: bilanţuri, dări de seamă contabile etc.;
- alte documente provenind de la contribuabil;
- comunicările privind plaja de numere şi serii acordate, atât pentru emiterea documentelor fiscale pe calculator, cât şi pentru alte documente cu caracter special.
- alte documente referitoare la persoana juridică;
- acte de control încheiate de organele cu atribuţii de control din cadrul aparatului central şi teritoriul a Ministerul Finanţelor, precum şi de alte organe cu atribuţii de control, după caz;
- obiecţiuni la actele de control sau de impunere, precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al contestaţiei se va păstra la compartimentul de specialitate);
- contestaţii la actele de control sau de impunere, precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al contestaţiei se va păstra la compartimentul de specialitate);
- plângeri la actele de control sau de impunere precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al plângerii se va păstra la compartimentul de specialitate);
- informaţii primite de la terţi, solicitate de organele fiscale sau transmise acestora potrivit legii, în legătură cu contribuabilul;
- alte titluri de creanţă;
- proces verbal de impunere pentru obligaţiile bugetare care, conform legii, se determină de organele fiscale;
- procesul verbal de constatare a contravenţiei şi de aplicare a amenzii, rămase definitive, în cazul amenzilor care se referă la încălcarea reglementărilor din domeniul economic şi fiscal;
- proces-verbal care constată şi individualizarea majorării de întârziere, penalităţi, dobânzi etc.;
- hotărârile judecătoreşti asupra stabilirii unor obligaţii de plată privind creanţele bugetare;
- alte documente emise de organele competente prin care se constată şi individualizează creanţe bugetare.
3.A treia componentă a dosarului fiscal cuprinde din dosarele de executare cu următoarele documente:
- copiile titlurilor executorii;
- copiile înştiinţărilor de plată;
- copiile somaţiilor;
Celelalte documente privind procedura executării creanţelor bugetare se vor păstra la compartimentul de specialitate până la realizarea acestora, după care vor fi cuprinse în dosarul fiscal.
Documentele menţionate se depun în dosarul fiscal, în dosare (mape) constituite separat pentru fiecare an fiscal cu marcarea pe copertă a codului fiscal al contribuabililor şi a anului de referinţă.
Acest mod de organizare a documentelor ţine seama de perioada de prescripţie pentru stabilirea impozitelor şi taxelor datorate bugetului de stat.
Astfel, dosarele (mapele) conţinând documente privind impozitelor şi taxelor pentru care termenul de prescripţie a expirat vor fi transferate la arhiva generală a organului fiscal.
Informaţiile din documentele care constituie dosarul fiscal, organizate pe categorii şi cronologic, vor fi înregistrate într-o bază de date specializată obţinându-se astfel imaginea computerizată a dosarului fiscal.
Această bază de date va fi accesibilă organelor fiscale în vederea conducerii evidenţei fiscale şi pentru pregătirea controalelor la sediul persoanei juridice.
De asemenea, baza de date va da posibilitatea regăsirii automate a locului de stocare a dosarului, prin indicarea poziţiei modulului, fişetului sau dulapului, precum şi a raftului de depozitare.
Deci, dosarul fiscal se va prezenta sub o formă materială pe hârtie şi una computerizată.
Imaginea computerizată a dosarului fiscal, rezultată în urma preluării şi prelucrării documentelor provenite atât de la contribuabil, cât şi de la terţi, conform aplicaţiilor elaborate de Ministerul Finanţelor, cuprinde şi informaţiile privind plăţile, restituirile şi rambursările efectuate primite de la trezorerie, documentele respective aflându-se în gestiunea şi arhiva acesteia.
CAPITOLUL II:Proceduri pentru gestionarea dosarelor fiscale ale persoanelor juridice
1.Deschiderea şi codificarea dosarului fiscal.
Dosarul fiscal se deschide cu ocazia depunerii de către persoană juridică a declaraţiei de înregistrare fiscală şi a documentelor prevăzute de reglementările privind înregistrarea fiscală a documentelor prevăzute de reglementările privind înregistrarea fiscală a plăţilor de impozite şi taxe.
Declaraţia de înregistrare ca plătitor de impozite şi taxe se depune, în termenul prevăzut de reglementările legale, la sediul Direcţiilor Generale ale Finanţelor Publice şi Controlului Financiar de Stat judeţene şi a municipiului Bucureşti sau administraţiilor financiare ale sectoarelor municipiului Bucureşti.
Compartimentul de specialitate primeşte documentaţia, îndeplineşte formalităţile de atribuire a codului fiscal, deschide dosarul fiscal prin formarea dosarului zero şi transmite dosarul fiscal astfel constituit, cu scrisoare de confirmare de primire, către organul fiscal teritorial, în raza căruia îşi are sediul contribuabilul.
Dosarul va fi însoţit de un borderou centralizator, întocmit în două exemplare, semnat de conducătorul compartimentului desemnat să efectueze operaţiunile necesare atribuirii codului fiscal şi de şeful ierarhic superior, precum şi ştampilat cu ştampila unităţii fiscale, în care vor fi înscrise toate documentele transmise.
Confirmarea de primire şi copia borderoului centralizator semnate şi ştampilate de conducătorul unităţii primitoare, se vor arhiva la organul fiscal care a făcut expedierea documentaţiei.
Dosarul fiscal primit de organul fiscal în raza căruia îşi are sediul contribuabilul se înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale la compartimentul de gestiune a dosarelor fiscale.
În cazul în care există posibilităţi tehnice, registrul de evidenţă a dosarelor fiscale se ţine în forma computerizată, pe baza unui program unitar, cu listarea zilnică a operaţiunilor efectuate, în ordine cronologică, în vederea îndosarierii acestor liste.
Codificarea dosarului fiscal constă în înscrierea pe copertă a unui număr de identificare.
Pe copertă se menţionează, de asemenea, denumirea persoanei juridice şi localitatea.Numărul dosarului fiscal trebuie să fie acelaşi cu codul fiscal al plătitorului şi va fi înscris pe fiecare parte componentă a dosarului fiscal.
Paginile din dosarul fiscal se numerotează secvenţial, în ordine crescătoare, fără pauze între numere.
Fiecare componentă a dosarului fiscal trebuie să aibă, la început, un opis al documentelor conţinute, care să completează pe măsura intrării acestora.
La Direcţia generală a finanţelor publice şi controlului financiar de stat a municipiului Bucureşti şi la administraţiile financiare ale sectoarelor municipiului Bucureşti depunerea declaraţiei de înregistrare fiscală şi a documentaţiei se face la compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale.
2.Organizarea păstrării dosarelor fiscaleDosarele fiscale se aşează în dulapuri, fişete sau module de rafturi pe localităţi şi în cadrul acestora în ordinea alfabetică a denumirii persoanei juridice.
Fiecare dulap, fişet sau modul de rafturi şi în cadrul acestuia fiecare raft se numerotează, iar numerele vor figura în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale pentru a arăta locul unde se găseşte dosarul fiscal.
Registrul va cuprinde, rubrici distincte pentru:
- număr de înregistrare;
- data intrării documentaţiei în cadrul compartimentului;
- numele/denumirea contribuabilului;
- codul fiscal;
- localitatea;
- conţinutul documentaţiei;
- numărul dulapului, fişetului sau modulului de rafturi, precum şi numărul raftului unde se depune sau se găseşte dosarul fiscal;
3.Intrarea documentelor şi repartizarea acestora pe dosare fiscale.
Documentele privind activitatea unui contribuabil sunt primite la compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale şi înregistrare în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale.
Pentru fiecare an calendaristic se deschide un nou registru de evidenţă a dosarelor fiscale.
Numerele de intrare se atribuie în ordine cronologică a datei de intrare, fără a se omite vreun număr sau a se da acelaşi număr unor lucrări diferite şi fără a se lăsa spaţii goale.
Repartizarea pe dosare fiscale se face în funcţie de codul fiscal al contribuabilului şi îndosarierea se face la partea din dosarul fiscal corespunzătoare conţinutul documentului, astfel:
a)Documentele privind modificări ale datelor de identificare (declaraţii de menţiuni, cereri de înregistrare ca plăţilor de TVA, accize, etc.) se îndosariază la dosarul zero.
b)Documentele pe care contribuabilul este obligat prin lege să le depună la unităţile fiscale (declaraţii privind impozitele şi taxele, cererile de menţiuni în cazul modificărilor datelor declarate anterior, etc.) se îndosariază în partea a doua a dosarului fiscal, în ordinea cronologică a intrării lor.
c)Documentele prin care contribuabilul contestă anumite decizii ale organelor fiscale sau solicită acordarea unor facilităţi la plata impozitelor şi taxelor se depun la Registratura generală a unităţii fiscale şi se repartizează compartimentelor de specialitate pentru analiză şi soluţionare.
După soluţionarea de către organele de specialitate, cererile se vor depune la compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale, însoţite de documentele privind soluţionarea astfel;
• pentru obiecţiuni, contestaţii şi plângeri la acte de control sau impunere:
- hotărârile, dispoziţiile şi deciziile rezultate în urma soluţionării;
- sentinţele Curţii de apel şi sau a judecătoriei sau deciziile Curţii Supreme de Justiţie sau a tribunalului.
• pentru cererile de acordare de înlesniri la plata impozitelor, taxelor şi a altor venituri bugetare;
- adresa de răspuns transmisă contribuabilului de către organul fiscal care a soluţionat cererea, potrivit competenţelor, privind modul de soluţionare.
Documentele se înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale şi se clasează în dosarul fiscal, partea a doua, în ordine cronologică.
d)Cererile privind solicitări de rambursare TVA, restituire accize, restituire sau compensare a unor sume plătite în plus, etc. se depun la Registratura generală a unităţii fiscale şi se repartizează la compartimentele de specialitate ale unităţii fiscale.
După soluţionare, cererile precum şi modul de soluţionare al acestora se depun la compartimentul de gestionare al dosarelor fiscale, se înregistrează în registru de evidenţă a dosarelor fiscale şi se clasează în dosarul fiscal, partea a doua, în ordine cronologică.
e)Documentele întocmite de către organele cu atribuţii de control (actele de control) se depun la Registratura generală a unităţii fiscale, de unde se repartizează la compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale.
f)"Documentele privind executarea silită a creanţelor bugetare cuprinse în dosarul de executare, după încheierea fiecărei etape de executare silită se trimit de către organele împuternicite să aplice aceste măsuri, compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale, inclusiv documentele privind modul de stingere a creanţelor bugetare (prin achitare, prin declararea insolvabilităţii etc.)
Documentele se înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale şi se clasează în dosarul fiscal, partea a treia, în ordine cronologică.
4.Accesul în dosarele fiscaleDreptul de acces la dosarele fiscale se acordă organelor fiscale şi altor organe cu atribuţii de control, potrivit legii, în condiţiile respectării reglementărilor legale privind păstrarea secretului şi asigurarea confidenţialităţii informaţiilor, în vederea consultării documentelor din dosarele fiscale.
Având în vedere faptul că dosarul fiscal are o formă de existenţă duală, fizică şi informatică, dreptul de acces şi consultare este reglementat pentru fiecare din acestea.
a)Accesul la dosarul fiscal informaticDreptul de acces la dosarele fiscale informatice este stabilit de către administratorul reţelei de calculatoare pe baza listei cu persoanele autorizate să consulte documente din dosarele fiscale întocmită de conducerea fiecărui compartiment din cadrul unui organ fiscal.
b.Accesul la dosarul fiscal fizic.
b1). Persoanele cu drept de acces.Persoanele care au drept de acces pentru consultarea dosarului fiscal se împart în trei categorii:
- persoane care îşi desfăşoară activitatea în compartimentele din cadrul unităţii fiscale în care funcţionează compartimentul de gestiune a dosarelor fiscale;
- persoane din compartimentele de specialitate din cadrul unităţii fiscale;
- persoane care îşi desfăşoară activitatea în direcţiile Ministerului Finanţelor (Inspecţia generală pentru activitatea internă, Direcţia generală a controlului, Garda Financiară etc.):
- personalul altor organe autorizate care, potrivit legii, pot avea acces la documente din dosarul fiscal.
b2). Reglementarea dreptului de acces.Dreptul de acces la dosarul fiscal este structurat pe două niveluri:
- nivelul 0 - acces total;
- nivelul 1 - acces restrâns.
Conducerea fiecărei unităţi fiscale va aproba lista cu persoanele autorizate să consulte documentele din dosarul fiscal, întocmită pe baza propunerilor transmise de conducătorii compartimentelor de specialitate din cadrul unei unităţi fiscale.
Persoanele care îşi desfăşoară activitatea în centrala Ministerului Finanţelor şi care, prin atribuţiile ce le revin, au dreptul să consulte dosarele fiscale, pot realiza această activitate în baza delegaţiei care stabileşte tematica sau sfera de cuprindere a controlului.
Aprobarea consultării dosarelor fiscale se dă de către conducerea unităţii fiscale în cadrul căruia funcţionează compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale.
Personalul altor organe autorizate, potrivit legii, să consulte documente din dosarul fiscal, are drept de acces pe bază de delegaţie de serviciu şi cu aprobarea conducerii unităţii fiscale care gestionează dosarele respective.
b3). Gestionarea accesului la nivelul compartimentului de dosare fiscale.
La fiecare unitate fiscale se conduc următoarele evidenţe:
- lista persoanelor autorizate să consulte dosarele fiscale, pe niveluri de acces aprobate de către conducerea unităţii fiscale în cadrul căruia funcţionează compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale;
- registrul de evidenţă a persoanelor care solicită consultarea unui dosar fiscal, sau a unor documente din cadrul acestuia;
- registrul de evidenţă al dosarelor fiscale aflate în gestiunea compartimentului.
Activităţi de îndeplinit în cadrul compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale:
- înregistrarea cererii de acces în registrul de evidenţă;
- localizarea dosarului fiscal prin consultarea registrului de evidenţă a dosarelor fiscale aflate în gestiunea compartimentului;
- aprobarea copierii unor documente.
Documentele introduse în dosarul fiscal nu pot fi scoase în afara compartimentului de specialitate.
În cazuri bine fundamentate, conducerea unităţii fiscale poate aproba efectuarea de copii ale documentelor din dosarul fiscal.
Copiile documentelor se execută în cadrul compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale, de către personalul acestui compartiment, care înscrie pe această menţiune "Copie" şi data efectuării.
5.Consultarea dosarelor fiscale.
Consultarea dosarului fiscal se realizează în cadrul compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale, potrivit nivelului de acces stabilit.
Consultarea unor documente din dosarul fiscal de către persoanele care îşi desfăşoară activitatea în direcţiile Ministerului Finanţelor (Inspecţia generală pentru activitatea internă, Direcţia generală a controlului, Garda Financiară, etc.), sau de către personalul altor organe autorizate care, potrivit legii, pot avea acces la documente din dosarul fiscal se poate realiza numai în prezenta unei persoane desemnate de către conducerea unităţii fiscale în cadrul căruia funcţionează compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale potrivit nivelul de acces aprobat de către aceasta.
Se exceptează de la condiţiile menţionate mai sus, consultarea unor documente din dosarul fiscal în cadrul controalelor efectuate de către Curtea de Conturi.
6.Transferul dosarului fiscal în cazul schimbării sediului.
Pentru plătitorii de impozite şi taxe care îşi schimbă sediul în raza de competenţă a unui alt organ fiscal se procedează astfel:
Declaraţia de menţiuni privind transferul, însoţită de copia legalizată a cererii de înscriere de menţiuni pentru schimbarea sediului de la Oficiul registrului comerţului se depune de către contribuabil la Registratura generală a organului fiscal la care a fost înregistrat iniţial şi va fi transmisă compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale.
Contribuabilul poate depune documentaţia necesară organului fiscal şi prin împuternicit legal.
Conducătorul compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale are obligaţia să sesizeze în scris, în termen de 3 zile de la depunerea declaraţiei de menţiuni, compartimentele de control din cadrul unităţii fiscale, în vederea declanşării procedurii de verificare a contribuabilului, care să cuprindă perioada de la ultimul control sau perioada de prescripţie, în cazul în care nu au mai fost efectuate controale.
a)Organele fiscale de la sediul iniţial, după finalizarea controlului, au obligaţia transmiterii dosarului fiscal unităţii fiscale unde îşi mută sediul contribuabilul, respectiv următoarele documente:
- documentele din cele trei părţi componente ale dosarului fiscal, inclusiv documentaţia privind măsurile de executare silită în curs, în vederea continuării acţiunii şi cea privind înlesnirile la plată acordate aflate în curs de derulare;
- cererea de menţiuni privind transferul, etc.;
- ultimul act de control;
- ale acte şi documente considerate a fi necesare.
Documentaţia este însoţită de un borderou centralizator, întocmit în două exemplare, în care se menţionează toate documentele conţinute. Borderoul se semnează de conducătorul compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale, precum şi de şeful ierarhic superior şi se aplică ştampila unităţii fiscale.
Organul fiscal de la sediul iniţial are obligaţia să păstreze copia cererii de înregistrare ca plătitor de impozite şi taxe, copia cererii de menţiuni privind transferul, precum şi un exemplar din borderoul centralizator al documentelor, în vederea arhivării.
Comunicarea documentelor menţionate către organul fiscal în zona în care îşi mută contribuabilul sediul se face prin delegat, pe baza de proces-verbal de predare-primire întocmit în două exemplare sau prin scrisoare cu confirmare de primire.
b)Contribuabilul este obligat să se prezinte la unitatea fiscală unde şi-a mutat sediul pentru depunerea următoarelor documente:
- declaraţie de menţiuni;
- copie după încheierea judecătorească de înmatriculare rămasă definitivă, certificată de oficiul registrul comerţului;
- copia certificatului de înmatriculare de la registrul comerţului;
- alte acte doveditoare, cum ar fi copie după contractul de locaţie de gestiune sau a altor forme de dare în exploatare, etc.
- dovadă de spaţiu la noul sediu.
Documentul va fi depus la compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale, care va verifica dacă declaraţia de menţiuni şi actele doveditoare sunt complete şi va elibera deponentului dovada depunerii acestora, respectiv talonul 3 din declaraţie, urmând a se declanşa procedura de eliberare a unui nou certificat de înregistrare fiscală.
În cazul în care în urma verificării se constată lipsa unor cerinţe legale, documentele şi declaraţia se restituie deponentului pentru completare sau corectare.
În limita termenului prevăzut de lege se înmânează contribuabilului noul certificat de înregistrare fiscală cu menţiunea "eliberat prin schimbare adresă", al doilea exemplar fiind depus la dosarul fiscal al acestuia, împreună cu declaraţia de menţiuni şi documentele însoţitoare.
La primirea noului certificat de înregistrare fiscală, contribuabilul este obligat să depună vechiul certificat de înregistrare fiscală pe care se va înscrie menţiune "Anulat" şi se va arhiva la dosarul fiscal de la unitatea fiscală de la noul sediu.
7.Eliberarea adeverinţelor sau a certificatelor solicitate de contribuabili, prevăzute de reglementările în vigoare.
Compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale eliberează la solicitarea contribuabilului sau a instanţei de judecată, certificate fiscale, care să ateste situaţia la zi a îndeplinirii obligaţiunilor de plată, pentru participarea la licitaţii, soluţionarea unor litigii în instanţă, etc.
De asemenea, se vor elibera, la cerere, duplicate, ale certificatului de înregistrare fiscală de înştiinţare de luare în evidenţă ca plătitor de impozite şi taxe (TVA, accize etc.).
Cererile se înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale, în care se înscriu, în ordine cronologică.
În registrul de evidenţă a dosarelor fiscale, contribuabilul sau împuternicitul său va semna pentru primirea documentelor eliberate, menţionând data eliberării lor.
Cererile prin care se solicită eliberarea de duplicate, adeverinţe sau certificate fiscale se arhivează la dosarul fiscal.
Eliberarea de adeverinţe, certificate sau duplicate este supusă taxelor de timbru conform legii.
8.Scoaterea din evidenţă a contribuabililorScoaterea din evidenţa a persoanelor înregistrate fiscal se face ca urmare a radierii din Registrul Comerţului.
Radierea din Registrul Comerţului se efectuează numai după ce contribuabilul face dovada că ea nu are obligaţii de plată restante către bugetul statului. Pentru acest lucru se întreprind următorii paşi:
- depunerea de către contribuabil a unei cereri la organul fiscal în raza căruia îşi are sediul sau domiciliul pentru solicitarea unui certificat de atestare fiscală în vederea radierii.
- înştiinţarea serviciului/compartimentului în sarcina căruia se află verificarea contribuabilului, în vederea efectuării unui control pentru determinarea existenţei sau inexistenţei unor obligaţii fiscale;
- eliberarea certificatului de atestare fiscală în cazul inexistenţei obligaţiilor fiscale.
Procedura de scoatere din evidenţă a contribuabililor se efectuează după cum urmează:
a)Depunerea declaraţiei de menţiuni pentru scoaterea din evidenţa fiscală.
Declaraţia de menţiuni pentru scoaterea din evidenţă fiscală se depune la biroul de înregistrare fiscală din cadrul Direcţiei generale a finanţelor publice şi controlului financiar de stat din judeţul în care îşi are sediul contribuabilul, în termen de 15 zile de la radierea din Registrul Comerţului.
Scoaterea din evidenţa fiscală a contribuabililor care nu depun declaraţie de menţiuni este făcută din oficiu în cazul în care între organul fiscal şi Registrul Comerţului exista un acord pentru schimbul de informaţii prin care organul fiscal este înştiinţat asupra radierilor efectuate.
Contribuabilii, în vederea scoaterii din evidenţă fiscală, sunt trataţi în conformitate cu următoarea procedură.
- predarea de către contribuabil a certificatului de înregistrare fiscală la biroul de înregistrare fiscală;
Certificatul de înregistrare fiscală se depune la biroul de înregistrare fiscală din cadrul Direcţiei generale a finanţelor publice şi controlului financiar de stat din judeţul în care contribuabilul îşi are sediul.
- anularea certificatului de înregistrare fiscală şi invalidarea codului fiscal;
Pe certificatul de înregistrare fiscală se înscrie menţiunea "Anulat". Biroul de înregistrare fiscală trebuie să solicite Direcţiei generale de tehnologia informaţiei financiare invalidarea codului fiscal al contribuabilului din registrul de coduri fiscale.
- transmiterea certificatului de înregistrare fiscală şi a declaraţiei de menţiuni pentru scoaterea din evidenţa fiscală către compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale din cadrul unităţii fiscale pe raza căreia contribuabilul îşi are sediul.
Certificatul de înregistrare fiscală şi declaraţia de menţiuni se înregistrează în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale al compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale şi se clasează în dosarul fiscal al contribuabilului, dosar zero.
Compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale marchează codul fiscal în baza de date a unităţii fiscale în vederea arhivării electronice (stocarea pe suport magnetic extern) a datelor care reprezintă dosarul fiscal computerizat.
b)Scoaterea dosarului fiscal fizic din gestiunea operativă.În vederea scoaterii din gestiune operativă a dosarului fiscal fizic, compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale va urma următoarea procedură:
- va marca în registrul de evidenţă a dosarelor fiscale faptul că dosarul fiscal a fost scos din evidenţa operativă;
- va scoate dosarul din spaţiul operativ şi va aplica procedura de arhivare.
c)Scoaterea dosarului fiscal informatic din baza de dateÎn vederea scoaterii din baza de date a dosarului fiscal informatic se va urma următoarea procedură:
- se va marca înregistrarea corespunzătoare dosarului fiscal pentru a indica starea de arhivare;
- se va trece pe suport extern de stocare datele conţinute de structurile logice care formează dosarul fiscal informatic;
- se va şterge structurile logice ale dosarului informativ din baza de date.
9.Arhivarea dosarelor fiscale, stabilirea duratelor de păstrare a diferitelor categorii de documente în corelare cu prevederile Legii nr. 16/1996 a arhivelor naţionale.
a)Evidenţa documentelorUnităţile fiscale creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, sunt denumite creatori şi de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor Legii 16/1996 a arhivelor naţionale şi a Instrucţiunilor de aplicare nr. 217 din 23 mai 1996.
Nomenclatorul documentelor de arhivă întocmit de către Ministerul Finanţelor, aprobat de Arhivele Naţionale, conf. anexa nr. 1 la Legea 16/1996 a arhivelor naţionale, se aplică obligatoriu.
Nomenclatorul arhivistic se aplică la clasarea actelor curente numai după data confirmării lui.
De asemenea, el foloseşte la stabilirea termenelor de păstrare a dosarelor.
Fiecare salariat al compartimentului de gestionare a dosarelor fiscale, se foloseşte de Nomenclatorul arhivistic şi, după rezolvarea problemelor, grupează documentele rezultate în dosare, pe părţi ale dosarului, în ordine cronologică.
În unităţile fiscale, dosarele curente care conţin documente aflate în termenul de păstrare se păstrează în compartimentul de gestionare a dosarelor fiscale.
Dosarele al căror termen de păstrare au expirat sau care aparţin persoanelor juridice scoase din evidenţă în perioada de referinţă sunt supuse selecţionării documentelor, de către comisia de selecţionare care se întruneşte anual, sau de câte ori este nevoie.
De asemenea, comisia stabileşte dosarele care se vor păstra în continuare, peste termen, în compartimentul de gestionare a dosarului fiscal.
Dosarele contribuabililor insolvabili se păstrează în acest compartiment până la achitarea debutului sau până la expirarea termenului de prescripţie.
În conformitate cu termenul de păstrare stabilit, şeful compartimentului (sau o persoană desemnată), predă pe bază de inventar şi proces-verbal dosarele şi registrele de intrare-ieşire a documentelor, către arhiva unităţii fiscale.
Certificarea acestora se face, pe o foaie nescrisă existentă la sfârşitul dosarului sau registrului respectiv sau pe o etichetă aplicată pe coperta, cu "formula prezentul registru conţine un număr de.... file (şi în litere)" pe care semnează şi pune data certificării.
b)Păstrarea documentelorCreatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau destinate, în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate.
c)Termene de păstrare a documentelor:

Denumire document

Termen de

păstrare

Observaţii

0

1

2

Copie încheiere judecătorească de înmatriculare

P

1)

Copie certificat înmatriculare

P

1)

Copie autorizaţie de funcţionale (act legal de constituire)

P

1)

Dovada sediu

P

1)

Declaraţie de înregistrare fiscală

P

1)

Copie certificat înregistrare fiscală

P

1)

Declaraţie privind sediile subunităţilor

P

1)

Documente privind patrimoniul deţinut

P

1)

Declaraţii de menţiuni în cazul modificării datelor iniţiale

P

1)

Copia înştiinţării de luate în evidente ca plătitor de TVA, accize şi alte impozite şi taxe

P

1)

Copia licenţei de atestare a dreptului de marcare ţigarete, produse din tutun şi băuturi

P

1)

Certificat de rezidenţă pentru persoane juridice

P

1)

Copie licenţă în vederea realizării de activităţi miniere

P

1)

Certificat privind atestarea impozitului plătit conform Convenţiei de evitare a dublei impuneri

P

1)

Acord petrolier în vederea realizării de operaţiuni privind activităţi petroliere

P

1)

Alte acte doveditoare (ex. copie contract de locaţie de gestiune sau a altor forme de dare în exploatare

P

1)

Actul de constituire, în străinătate, a persoanei juridice

P

1)

Decizia de aprobare a cererii depusă de persoana străină la organul fiscal pentru desemnarea reprezentantului fiscal

P

1)

Certificatul de înregistrare fiscală al persoanei străine reprezentată prin reprezentantul fiscal

P

1)

Certificatul de înregistrare fiscală al reprezentantului fiscal

P

1)

Orice fel de documente care conţin şi alte informaţii privind identificarea contribuabilului

P

1)

Declaraţii (deconturi) privind impozitele

10 ani

2)

Declaraţii (deconturi) rectificative

10 ani

2)

Cereri rambursare, TVA

10 ani

2)

Cereri restituire accize

10 ani

2)

Cereri restituire sau compensare a unor sume plătite în plus

10 ani

2)

Cereri acordarea unor înlesniri la plată

10 ani

2)

Cereri privind modul de soluţionare a cererilor de acordare a unor înlesniri la plată

10 ani

2)

Cereri şi certificate atestare fiscală

10 ani

2)

Raportări contabile periodice, bilanţuri

10 ani

2)

Alte documente provenind de la contribuabil

10 ani

2)

Decont pentru taxa pe activităţi miniere

10 ani

2)

Decont privind redevenţa minieră

10 ani

2)

Proces verbal de control

10 ani

2)

Titlu executoriu

10 ani

2)

Documente privind modul de stingere a creanţelor bugetare

10 ani

2)

Dosarul obiecţiunii

10 ani

2)

Dosarul contestaţiei

10 ani

2)

Dosarul plângerii

10 ani

2)

Informaţii primite de la terţi

10 ani

2)

Alte titluri de creanţe

10 ani

2)

Proces verbal de impunere

10 ani

2)

Proces verbal de constatare a contravenţiei

10 ani

2)

Hotărâri judecătoreşti asupra stabilirii unor obligaţii de plată privind creanţele bugetare

10 ani

2)

1) 30 ani la unitatea fiscală, după care se vor preda filialei judeţene a arhivelor statului.
2) 10 ani din care primii 5 ani în dosarul fiscal şi următorii 5 ani în arhiva unităţii fiscale.
Măsuri generale şi tranzitorii
1.Toate dosarele ce se vor deschise începând cu data de 1 ianuarie 2000 vor avea în mod obligatoriu structura prevăzută în prezentele norme.
2.Reglementarea din Cap. II Proceduri pentru gestionarea dosarelor fiscale se aplică tuturor dosarelor fiscale indiferent de data constituirii acestora.
3.Dosarele existente la data intrării în vigoare a noilor reglementări vor fi pregătite etapizat pentru a se alinia la noua structură.
Documentelor existente se vor sorta şi aranja în dosare inscripţionate conform prevederilor cap. II pct. 1.
Se va forma, în primul rând, dosarul zero cu documentele care se încadrează în categoria celor prevăzute la cap. 1, pct. 1.
Celelalte documente se sortează conform criteriilor stabilite la cap. 1 pct. 2 şi se aşează în ordine cronologică în mape separate pe ani, începând cu anul curent şi mergând descrescător cu anii anteriori.
Documentele pentru care termenele prevăzute în cap. II, pct. 9 b., au fost depăşite vor fi arhivate corespunzător.
Nepublicat

Documente corelate

Acte numărul de obiecte din listă: (2)
Modificat de numărul de obiecte din listă: (1)
Acte influenţate numărul de obiecte din listă: (1)