Capitolul i - Dosarul fiscal pentru persoane juridice - Norme Metodologice din 2000 de gestionare a dosarelor fiscale pentru persoanele juridice' modificate pe baza concluziilor rezultate in urma aplicarii experimentale la cinci judete pilot

Brosura 0

În vigoare

Versiune de la: 3 Ianuarie 2000

CAPITOLUL I:Dosarul fiscal pentru persoane juridice

Dosarul fiscal este structura care pune împreună toate documentele care asigură informaţiile necesare pentru realizarea principalelor funcţiuni ale procesului de administrare fiscală, şi anume:

- identificarea contribuabilului, respectiv a plătitorului de impozite şi taxe;

- înregistrarea obligaţiilor de plată pentru impozitele şi taxele pentru care responsabilitatea calculării şi declarării impozitului revine contribuabilului conform reglementărilor legale;

- stabilirea de către organele fiscale a impozitelor pe baza declaraţiilor contribuabililor, acolo unde legea prevede acest lucru;

- înregistrarea obligaţiilor de plată provenind din diferenţe de impozite şi taxe constatate de organele de control;

- controlul pe documente al declaraţiilor fiscale ale contribuabililor;

- pregătirea şi desfăşurarea activităţii de control fiscal;

- analizarea cererilor contribuabililor privind rambursarea unor sume plătite cu titlu de TVA sau accize, compensarea sau restituirea de sume plătite în plus;

- acordarea, în condiţiile legii, a eventualelor înlesniri la plată solicitate;

- soluţionarea unor contestaţii privind impozitele şi taxele;

- eliberarea de adeverinţe sau certificate solicitate de contribuabili, prevăzute de reglementările în vigoare;

- realizarea unor statistici referitoare la unele aspecte ale activităţii fiscale cum ar fi:

a)statistica numărului de plătitori, cu ponderi pe feluri de impozite, pe forme de proprietate, etc.;

b)statistici cuprinzând diferite informaţii din declaraţiile de impunere sau din deconturile privind impozitele şi taxele;

c)statistica înlesnirilor la plată acordate pe tipuri de înlesniri, fel impozit, număr de înlesniri, valoare, etc.

Deoarece activităţile care utilizează informaţiile din dosarul fiscal se regăsesc în diferite compartimente de lucru, iar documentele respective au perioade diferite de arhivare, documentele vor fi aranjate în funcţie de natura acestora în grupe (părţi) reprezentând componente ale dosarului fiscal, astfel:

1.Prima componentă a dosarului fiscal, respectiv dosarul zero, conţine toate documentele referitoare la identificarea contribuabilului şi are un caracter permanent, în sensul că documentele vor fi păstrate în dosar la desfiinţarea persoanei juridice şi radierea din evidenţele fiscale ca plătitor de impozite şi taxe.

În dosarul zero se cuprind documentele care furnizează elementele de identificare a contribuabillor, plătitori de impozite şi taxe, astfel:

- actul legal de constituire, în copie legalizată, care este reprezentat atât de contractul de societate şi statut, încheiate sub forma unui înscris unic, cât şi de contractul de societate şi/sau statutul societăţii, sau autorizaţia de funcţionare eliberată de autoritatea competentă, după caz;

- copie de pe încheierea judecătorească de înmatriculare, rămasă definitivă, certificată de registrul comerţului;

- declaraţie de înregistrare fiscală, conform Ordonanţei Guvernului nr. 82/1998, respectiv declaraţie de înregistrare, conform Hotărârii Guvernului nr. 224/1993;

- copia certificatului de înregistrare fiscală;

- copia certificatului de înmatriculare de la Registrul comerţului, eliberat conform prevederilor Legii nr. 26/1991;

- declaraţiile de menţiuni în cazul modificării datelor iniţiale de înregistrare (schimbare sediu, modificări ale actelor constitutive, etc.)

- înştiinţarea de luare în evidenţă ca plătitor de TVA, accize, etc.;

- cererea de înregistrare ca plătitor de TVA prin opţiune;

- copia avizului de distribuire şi utilizare a aparatelor de marcat electronice fiscale (AMEF) în cazul agenţilor economici distribuitori de astfel de aparate şi respectiv copia avizului privind utilizarea de AMEF în cazul agenţilor economici utilizatori prevăzuţi la pct. 5.7 alin. (2) din Normele metodologice pentru aplicarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia agenţilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin H. G. nr. 477/1999;

- copia licenţei pentru atestarea dreptului de marcare în cazul agenţilor economici producători de produse supuse marcării;

- copia licenţei pentru atestarea dreptului de marcare în cazul agenţilor economici importatori de produse supuse marcării;

- copia autorizaţiei de comercializare pentru alcool, băuturi alcoolice, cafea, tutun.

Pentru reprezentanţii fiscali, domiciliaţi în România, ai persoanelor străine carte realizează operaţiuni impozabile în România şi care nu au sediul sau domiciliul stabil în România se depun copiile autentificate ale;

- actului de constituire, în străinătate, a persoanei juridice;

- deciziei de aprobare a cererii depuse de persoana străină la organul fiscal pentru desemnarea reprezentantului fiscal;

- certificatului de înregistrare fiscală a persoanei străine reprezentată prin reprezentantul fiscal;

- certificatului de înregistrare fiscală al reprezentantului fiscal;

- orice fel de documente care conţin şi alte informaţii, în cazul în care acestea sunt relevante pentru identificarea contribuabilului.

2.A doua componentă a dosarului fiscal cuprinde:

- documentele fiscale provenite de la plătitorii de impozite şi taxe, respectiv:

- declaraţii privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;

- declaraţii privind impozitul pe profit;

- deconturi TVA

- deconturi pentru accize;

- declaraţii privind calcularea, reţinerea şi vărsarea impozitului pe salarii;

- deconturi rectificative întocmite ca urmare a rezolvării erorilor constatate;

- cereri de rambursare a TVA şi referatul de aprobare sau respingere a rambursării;

- cereri de restituire la accize;

- cererile de autorizare a unităţilor comerciale pentru restituirea taxei pe valoarea adăugată cumpărătorilor străini, autorizaţiile de restituire a TVA cumpărătorilor străini sau adresele de respingere;

- cererile de restituire a TVA şi modului de soluţionare;

- cereri de eliberare a certificatelor de cota zero de taxa pe valoarea adăugată, certificate de cota zero eliberate sau adresele de respingere;

- cereri privind exigibilitatea TVA la data stabilirii debitului clientului pe bază de factură sau alt document legal, pentru livrările de bunuri şi prestaţiile de servicii care se efectuează continuu, precum şi pentru cele la care se încasează, de regulă avansuri, precum şi modul de soluţionare;

- cereri de opţiune privind plata TVA la livrarea imobilelor de către antreprenorii de lucrări imobiliare şi modul de soluţionare;

- cereri de stabilire a pro ratei lunare (pentru calculul taxei pe valoarea adăugată de dedus) sau de aplicare a unor criterii specifice pentru exercitarea dreptului de deducere, precum şi modul de soluţionare;

- documentele de constatare a respectării prevederilor legale pentru importurile realizate în regim de suspendare a plăţii TVA în vamă, pe baza certificatelor de suspendare eliberate de Direcţia generală legislaţie impozite indirecte;

- decontul privind impozitul pe spectacole;

- cereri de restituire sau compensare a unor sume plătite în plus, în condiţiile prevăzute de lege şi referatele de aprobare;

- cereri de acordare a unor înlesniri la plată, documentele privind modul de soluţionare a acestora;

- cereri şi certificate de atestare fiscală;

- raportări periodice;

- situaţii contabile: bilanţuri, dări de seamă contabile etc.;

- alte documente provenind de la contribuabil;

- comunicările privind plaja de numere şi serii acordate, atât pentru emiterea documentelor fiscale pe calculator, cât şi pentru alte documente cu caracter special.

- alte documente referitoare la persoana juridică;

- acte de control încheiate de organele cu atribuţii de control din cadrul aparatului central şi teritoriul a Ministerul Finanţelor, precum şi de alte organe cu atribuţii de control, după caz;

- obiecţiuni la actele de control sau de impunere, precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al contestaţiei se va păstra la compartimentul de specialitate);

- contestaţii la actele de control sau de impunere, precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al contestaţiei se va păstra la compartimentul de specialitate);

- plângeri la actele de control sau de impunere precum şi deciziile privind modul de soluţionare a acestora (dosarul complet al plângerii se va păstra la compartimentul de specialitate);

- informaţii primite de la terţi, solicitate de organele fiscale sau transmise acestora potrivit legii, în legătură cu contribuabilul;

- alte titluri de creanţă;

- proces verbal de impunere pentru obligaţiile bugetare care, conform legii, se determină de organele fiscale;

- procesul verbal de constatare a contravenţiei şi de aplicare a amenzii, rămase definitive, în cazul amenzilor care se referă la încălcarea reglementărilor din domeniul economic şi fiscal;

- proces-verbal care constată şi individualizarea majorării de întârziere, penalităţi, dobânzi etc.;

- hotărârile judecătoreşti asupra stabilirii unor obligaţii de plată privind creanţele bugetare;

- alte documente emise de organele competente prin care se constată şi individualizează creanţe bugetare.

3.A treia componentă a dosarului fiscal cuprinde din dosarele de executare cu următoarele documente:

- copiile titlurilor executorii;

- copiile înştiinţărilor de plată;

- copiile somaţiilor;

Celelalte documente privind procedura executării creanţelor bugetare se vor păstra la compartimentul de specialitate până la realizarea acestora, după care vor fi cuprinse în dosarul fiscal.

Documentele menţionate se depun în dosarul fiscal, în dosare (mape) constituite separat pentru fiecare an fiscal cu marcarea pe copertă a codului fiscal al contribuabililor şi a anului de referinţă.

Acest mod de organizare a documentelor ţine seama de perioada de prescripţie pentru stabilirea impozitelor şi taxelor datorate bugetului de stat.

Astfel, dosarele (mapele) conţinând documente privind impozitelor şi taxelor pentru care termenul de prescripţie a expirat vor fi transferate la arhiva generală a organului fiscal.

Informaţiile din documentele care constituie dosarul fiscal, organizate pe categorii şi cronologic, vor fi înregistrate într-o bază de date specializată obţinându-se astfel imaginea computerizată a dosarului fiscal.

Această bază de date va fi accesibilă organelor fiscale în vederea conducerii evidenţei fiscale şi pentru pregătirea controalelor la sediul persoanei juridice.

De asemenea, baza de date va da posibilitatea regăsirii automate a locului de stocare a dosarului, prin indicarea poziţiei modulului, fişetului sau dulapului, precum şi a raftului de depozitare.

Deci, dosarul fiscal se va prezenta sub o formă materială pe hârtie şi una computerizată.

Imaginea computerizată a dosarului fiscal, rezultată în urma preluării şi prelucrării documentelor provenite atât de la contribuabil, cât şi de la terţi, conform aplicaţiilor elaborate de Ministerul Finanţelor, cuprinde şi informaţiile privind plăţile, restituirile şi rambursările efectuate primite de la trezorerie, documentele respective aflându-se în gestiunea şi arhiva acesteia.