Secţiunea 3 - Sisteme informatice şi e-guvernare - Regulamentul 2509/23-sept-2024 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare
Versiune de la: 26 Septembrie 2024
SECŢIUNEA 3:Sisteme informatice şi e-guvernare
Art. 149: Gestionarea electronică a operaţiunilor
(1)În cazul în care operaţiunile de venituri şi cheltuieli sau schimburile de documente sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică care să ofere o autentificare a semnatarului. Astfel de sisteme informatice includ o descriere completă şi actualizată a sistemului, care defineşte conţinutul tuturor câmpurilor de date, descrie modul în care este tratată fiecare operaţiune şi explică în detaliu modul în care sistemul informatic garantează existenţa unei piste de audit complete pentru fiecare operaţiune. Informaţiile electronice pot face obiectul controalelor şi auditurilor digitale, astfel cum sunt menţionate la articolul 36 alineatul (11).
(2)Cu condiţia existenţei unui acord prealabil între instituţiile Uniunii şi statele membre implicate, orice transmitere de documente între acestea poate fi efectuată prin mijloace electronice.
Art. 150: E-guvernarea
(1)Instituţiile Uniunii, agenţiile executive şi organele Uniunii menţionate la articolele 70 şi 71 stabilesc şi aplică standarde uniforme pentru schimbul electronic de informaţii cu participanţii. În special, acestea elaborează şi aplică, în măsura posibilului, soluţii pentru transmiterea, stocarea şi prelucrarea datelor prezentate în cadrul procedurilor de atribuire şi, în acest scop, creează un "spaţiu unic pentru schimburi de date electronice" destinat participanţilor. Comisia raportează periodic Parlamentului European şi Consiliului cu privire la progresele înregistrate în această privinţă.
(2)În cazul gestiunii partajate, toate schimburile oficiale de informaţii dintre statele membre şi Comisie se efectuează prin mijloacele indicate în norme sectoriale. Normele respective asigură interoperabilitatea datelor colectate sau primite şi transmise în procesul de gestiune bugetară.
Art. 151: Sisteme electronice de schimb de informaţii
(1)Toate schimburile de informaţii cu destinatarii şi cu participanţii, inclusiv asumarea de angajamente juridice şi orice modificare a acestora, pot fi efectuate prin intermediul unor sisteme electronice de schimb de informaţii.
(2)Sistemele electronice de schimb de informaţii îndeplinesc următoarele condiţii:
a)numai persoanele autorizate pot avea acces la sistem şi la documentele transmise prin intermediul său;
b)numai persoanele autorizate pot semna sau transmite electronic un document prin intermediul sistemului;
c)persoanele autorizate sunt identificate în cadrul sistemului prin mijloacele convenite;
d)ora şi data operaţiunii electronice sunt stabilite cu exactitate;
e)este păstrată integritatea documentelor;
f)este păstrată disponibilitatea documentelor;
g)după caz, este păstrat caracterul confidenţial al documentelor;
h)este asigurată protecţia datelor cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725.
(3)Sistemul electronic de schimb poate fi utilizat şi de ordonatorul de credite competent sau, după caz, de comitetul menţionat la articolul 145, pentru a comunica participanţilor, destinatarilor sau altor persoane ori entităţi menţionate la articolul 137 alineatul (2):
a)includerea lor în baza de date a sistemului de detectare timpurie şi de excludere în cazurile menţionate la articolul 137 alineatul (1) litera (a);
b)conţinutul scrisorilor prezentate în cadrul procedurilor contradictorii şi al altor informaţii sau cereri emise de comitetul menţionat la articolul 145, pentru a proteja drepturile menţionate la articolul 145 alineatul (5), precum şi în exercitarea competenţelor acordate prin prezentul regulament;
c)conţinutul deciziilor şi al altor informaţii sau solicitări emise de ordonatorul de credite competent în exercitarea competenţelor prevăzute la articolele 137-147.
(4)Datele transmise sau primite prin intermediul unui astfel de sistem se bucură de prezumţia legală a integrităţii datelor şi a exactităţii datei şi a orei de transmitere sau de primire a datelor indicate de sistem.
Un document transmis sau notificat prin intermediul unui astfel de sistem este considerat ca fiind echivalent cu un document pe suport de hârtie, este admisibil ca probă în procedurile judiciare, se consideră original şi se bucură de prezumţia legală a autenticităţii şi integrităţii sale, cu condiţia ca documentul să nu conţină niciun element dinamic în măsură să permită modificarea sa automată.
Semnăturile electronice menţionate la alineatul (2) litera (b) au un efect juridic echivalent semnăturilor olografe.
Art. 152: Transmiterea documentelor aferente cererii
(1)Modalităţile de transmitere a documentelor aferente cererii se stabilesc de către ordonatorul de credite competent, care poate alege o modalitate exclusivă de transmitere.
Mijloacele de comunicare alese sunt de aşa natură încât să asigure o concurenţă autentică şi îndeplinirea următoarelor condiţii:
a)fiecare document transmis cuprinde toate informaţiile necesare evaluării sale;
b)se păstrează integritatea datelor;
c)se păstrează confidenţialitatea documentelor aferente cererii;
d)protecţia datelor cu caracter personal se asigură în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725.
(2)Comisia se asigură, prin mijloace corespunzătoare şi în conformitate cu articolul 150 alineatul (1), că participanţii pot prezenta documentele aferente cererii şi orice documente justificative în format electronic. Sistemele electronice de comunicaţii utilizate pentru schimburile de comunicări şi informaţii sunt nediscriminatorii, general disponibile şi interoperabile cu produsele din domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor utilizate în general şi nu restricţionează accesul participanţilor la procedura de atribuire.
Comisia raportează periodic Parlamentului European şi Consiliului cu privire la progresele înregistrate în aplicarea prezentului alineat.
(3)Dispozitivele de primire în format electronic a documentelor aferente cererii garantează, prin mijloace tehnice şi proceduri adecvate, că:
a)participantul poate fi identificat cu certitudine;
b)data şi ora exactă a primirii documentelor aferente cererii pot fi stabilite cu precizie;
c)numai persoanele autorizate au acces la datele transmise şi pot stabili sau modifica datele de accesare a documentelor aferente cererii;
d)în timpul diferitelor etape ale procedurii de atribuire, numai persoanele autorizate au acces la toate datele transmise şi pot acorda acces la date dacă acest lucru este necesar pentru procedură;
e)se asigură în mod rezonabil că se poate detecta orice încercare de a încălca vreuna dintre condiţiile prevăzute la literele (a)-(d).
Primul paragraf nu se aplică în cazul contractelor cu o valoare mai mică decât pragurile menţionate la articolul 178 alineatul (1).
(4)În cazul în care ordonatorul de credite competent autorizează transmiterea documentelor aferente cererii prin mijloace electronice, documentele electronice transmise prin intermediul unor astfel de sisteme sunt considerate a fi originale.
(5)În cazul în care transmiterea se face prin scrisoare, participanţii pot opta să transmită documentele aferente cererii:
a)prin poştă sau printr-un serviciu de curierat, caz în care dovada transmiterii o constituie ştampila poştei sau data avizului de trimitere;
b)prin livrare directă la sediul ordonatorului de credite competent de către participant în persoană sau de către un agent, caz în care dovada transmiterii o constituie confirmarea de primire.
Pentru contractele atribuite de delegaţiile Uniunii în ţări terţe sau atribuite exclusiv în interesul delegaţiilor Uniunii în ţări terţe, autoritatea contractantă poate limita transmiterea prin scrisoare la doar unul dintre mijloacele indicate mai sus. În cazul în care autoritatea contractantă face uz de această dispoziţie, aceasta este obligată să justifice motivele restricţiei respective.
(6)Prin transmiterea documentelor aferente cererii, participanţii acceptă să fie informaţi cu privire la rezultatul procedurii prin mijloace electronice.
(7)Participanţii sau destinatarii sau orice alte persoane sau entităţi menţionate la articolul 137 alineatul (2) acceptă să primească notificări în conformitate cu clauzele angajamentului juridic sau ale contractului de concesiune specific, inclusiv orice notificare privind aplicarea oricăreia dintre măsurile menţionate la articolul 137 alineatul (1). În cazul în care sunt vizate persoane sau entităţi menţionate la articolul 137 alineatul (2) litera (b), solicitantul este responsabil de comunicarea către autoritatea contractantă a adresei entităţii în cauză.
Cu excepţia cazului în care schimburile se efectuează prin intermediul sistemului electronic de schimb menţionat la articolul 151, în cazul în care notificarea a fost transmisă persoanei sau entităţii prin mijloace electronice la adresa indicată în cerere şi nu există o confirmare explicită de primire a notificării electronice, se prezumă că persoana sau entitatea a fost în măsură să ia cunoştinţă de conţinutul schimburilor şi, prin urmare, se consideră că acesta este notificat.
(8)Alineatele (1)-(7) de la prezentul articol nu se aplică selectării persoanelor sau entităţilor care execută fonduri ale Uniunii în temeiul articolului 62 alineatul (1) primul paragraf litera (c), cu excepţia cazului în care selecţia este efectuată în urma unei cereri de exprimare a interesului.