Capitolul iv - Guvernanţă şi punere în aplicare - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare

Versiune de la: 23 Decembrie 2025

CAPITOLUL IV:Guvernanţă şi punere în aplicare

(1)AEPD se asigură că sunt instituite structurile organizatorice, administrative şi fizice necesare pentru punerea în aplicare a prezentei decizii, a normelor sale de punere în aplicare şi a oricărei proceduri conexe.

(2)Se desemnează un responsabil cu evidenţele şi arhivele (denumit în continuare "REA"), cu competenţe şi aptitudini relevante în domeniu, pentru a promova şi a menţine procese şi sisteme eficiente de gestionare a evidenţelor şi pentru a asigura coordonarea cu toate serviciile.

(3)Se desemnează un responsabil adjunct cu evidenţele şi arhivele (denumit în continuare "RAEA") pentru a sprijini REA în îndeplinirea tuturor atribuţiilor sale şi pentru a asigura continuitatea funcţiei în absenţa acestuia.

(4)Fiecare serviciu are un corespondent pentru gestionarea evidenţelor şi a arhivelor (denumit în continuare "CGEA") responsabil cu coordonarea punerii în aplicare a prezentei decizii şi a normelor sale de punere în aplicare.

CGEA din cadrul diferitelor servicii vor constitui o reţea internă prezidată de REA şi de RAEA.

Reţeaua se va reuni periodic pentru a aborda problemele comune şi pentru a împărtăşi bune practici.

(5)REA va colabora cu responsabilul local cu securitatea (denumit în continuare "RLS"), cu responsabilul local cu securitatea cibernetică, cu responsabilul local cu securitatea informaţiilor (denumit în continuare "RLSI"), cu responsabilul cu protecţia datelor (denumit în continuare "RPD") sau cu orice altă funcţie în legătură cu aspectele şi responsabilităţile de gestionare a evidenţelor pentru a asigura o abordare coerentă şi consecventă şi un flux eficient de informaţii.

Art. 17: Roluri şi responsabilităţi

(1)Şeful secretariatului AEPD este responsabil de asigurarea punerii în aplicare a prezentei decizii şi a normelor sale de punere în aplicare, precum şi a procedurilor asociate.

(2)Toate serviciile AEPD şi membrii individuali ai personalului au obligaţia de a gestiona într-un mod responsabil şi adecvat documentele şi evidenţele pe care le creează sau le utilizează, în conformitate cu prezenta decizie, cu alte proceduri în vigoare şi cu atribuţiile lor respective.

(3)REA:

a)coordonează şi monitorizează punerea în aplicare a prezentei decizii şi a normelor conexe şi se asigură că acestea sunt aplicate în mod consecvent la nivelul întregii AEPD;

b)este responsabil de stabilirea şi menţinerea planului de evidenţă şi a calendarelor de păstrare ale AEPD în colaborare cu reţeaua CGEA;

c)oferă îndrumări şi sprijin serviciilor AEPD cu privire la aspecte legate de gestionarea evidenţelor şi a arhivelor;

d)prezidează reţeaua CGEA;

e)răspunde de administrarea evidenţelor informatice ale AEPD/sistemele de gestionare a cazurilor;

f)reprezintă AEPD (în calitate de organ al Uniunii) în alte foruri externe;

g)se asigură că evidenţele şi dosarele sunt transferate în arhivele istorice ale AEPD şi că, la cerere, sunt puse la dispoziţia departamentelor AEPD;

h)efectuează, atunci când este necesar şi în cooperare cu serviciul emitent sau cu un serviciu echivalent sau cu succesorul acestuia, o a doua revizuire a evidenţelor, a dosarelor şi a arhivelor transferate;

i)asigură depozitarea arhivelor istorice ale AEPD la IUE, pentru a pune la dispoziţia publicului arhivele mai vechi de 30 de ani.

Adjunctul REA sprijină REA în sarcinile menţionate mai sus şi îl înlocuieşte în caz de absenţă.

(4)CGEA asigură schimbul de informaţii şi coordonarea în materie de gestionare a evidenţelor şi de arhivare în cadrul serviciilor lor respective şi coordonează punerea în aplicare a prezentei decizii şi a normelor sale de punere în aplicare.

Art. 18: Informare, formare şi sprijin

REA lucrează în coordonare cu responsabilul cu protecţia datelor, cu responsabilul local cu securitatea şi cu toate funcţiile relevante, pentru a se asigura că serviciile AEPD dispun de măsurile de informare, formare şi sprijin necesare pentru aplicarea prezentei decizii şi a normelor de punere în aplicare aferente.