Titlul iii - FIŞIERE DE LUCRU PENTRU ANALIZĂ - Conventie din 26-iul-1995 în temeiul articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană, privind înfiinţarea Oficiului European de Poliţie (CONVENŢIA EUROPOL)

Acte UE

Editia Speciala a Jurnalului Oficial

Ieşit din vigoare
Versiune de la: 1 Ianuarie 2007
TITLUL III:FIŞIERE DE LUCRU PENTRU ANALIZĂ
Art. 10: Colectarea, prelucrarea şi utilizarea de date personale
(1)În măsura în care este necesar pentru realizarea obiectivelor menţionate la articolul 2 alineatul (1), Europol poate, în afara datelor care nu au caracter personal, să stocheze, să modifice şi să utilizeze în alte fişiere date privind infracţiunile care ţin de competenţa sa, inclusiv datele privind infracţiunile conexe prevăzute la articolul 2 alineatul (3) al doilea paragraf, destinate unor lucrări specifice de analiză şi care se referă la:
1.persoanele menţionate la articolul 8 alineatul (1);
2.persoanele care pot fi citate să depună mărturie în cadrul unor investigaţii privitoare la anumite infracţiuni, desfăşurate ca parte a unor cercetări penale sau în legătură cu acestea;
3.persoanele care au fost victimele uneia dintre infracţiunile din categoria celor analizate sau privitor la care anumite fapte îndreptăţesc convingerea că persoanele respective pot fi victimele infracţiunii respective;
4.persoane care servesc drept contacte şi asociaţi şi
5.persoane care pot oferi informaţii privitoare la infracţiunile avute în vedere.
Colectarea, stocarea şi prelucrarea datelor enumerate în prima teză a articolului 6 din Convenţia Consiliului Europei din 28 ianuarie 1981 privind prelucrarea automată a datelor personale nu sunt permise decât dacă sunt strict necesare pentru un anumit dosar şi decât dacă aceste date vin să completeze alte date personale deja existente în dosarul respectiv. Este interzisă selecţionarea unui anumit grup de persoane exclusiv pe baza datelor enumerate în prima teză a articolului 6 din Convenţia Consiliului Europei din 28 ianuarie 1981, cu încălcarea normelor menţionate mai sus referitoare la scop.
Consiliul, hotărând în unanimitate, va adopta norme de aplicare privitoare la fişierele de date pregătite de Consiliul de administraţie, care conţin detalii suplimentare, referitoare în special la categoriile de date personale la care se face referire în prezentul articol şi la dispoziţiile legate de securitatea datelor respective, precum şi la supravegherea internă modului de utilizare a acestora.

(2)Aceste fişiere vor fi deschise în scopul analizei definite ca fiind "colectarea, prelucrarea şi utilizarea datelor, în scopul de a acorda asistenţă într-o anchetă penală". Fiecare proiect de analiză va implica şi crearea unui grup de analiză, care să reunească strâns următoarele categorii de participanţi, în conformitate cu sarcinile definite la articolul 3 alineatele (1) şi (2), precum şi la articolul 5 alineatul (3):
1.analiştii şi alţi agenţi Europol, desemnaţi de conducerea Europol;

2.ofiţerii de legătură şi/sau experţii statului membru care furnizează informaţia sau care sunt implicaţi în procesul de analiză în sensul alineatului (6).
Numai analiştii sunt autorizaţi să introducă datele în fişierul avut în vedere şi să le modifice; toţi participanţii pot căuta date în fişier.

(3)La cererea Europol sau din proprie iniţiativă, unităţile naţionale vor comunica Europol, sub rezerva dispoziţiilor articolului 4 alineatul (5), toate informaţiile care pot deveni necesare pentru îndeplinirea sarcinilor care îi revin în conformitate cu articolul 3 alineatul (1) punctul 2. Statele membre vor comunica datele respective numai în situaţia în care prevenirea, studiul şi combaterea infracţiunilor prin prelucrarea datelor respective sunt autorizate şi de dreptul intern.
În funcţie de gradul lor sensibilitate, datele provenind de la unităţile naţionale pot fi îndreptate direct şi prin orice mijloace considerate adecvate către grupurile de analiză, indiferent dacă acest lucru se realizează prin intermediul ofiţerilor de legătură respectivi sau nu.
(4)În cazul în care, pe lângă datele prevăzute la alineatul (3), Europol ar fi îndreptăţit să obţină şi alte informaţii referitoare la îndeplinirea sarcinilor prevăzute la articolul 3 alineatul (1) punctul 2, Europol poate solicita:
1.Comunităţilor Europene şi organismelor de drept public constituite prin tratatele de instituire a Comunităţilor respective;
2.altor organisme de drept public constituite în cadrul Uniunii Europene;
3.organismelor create în baza unui acord între două sau mai multe state membre ale Uniunii Europene;
4.terţelor state;
5.organizaţiilor internaţionale şi organismelor lor subordonate de drept public;
6.altor organisme de drept public care au la bază acorduri dintre două sau mai multe state şi
7.Organizaţiei Internaţionale a Poliţiei Judiciare
să înainteze informaţiile respective, prin orice mijloace care pot fi considerate adecvate. De asemenea, în aceleaşi condiţii şi cu aceleaşi mijloace, Europol poate accepta informaţii oferite de aceste organisme din proprie iniţiativă. Consiliul, hotărând în unanimitate şi în urma consultaţiilor cu Consiliul de administraţie, poate elabora norme care trebuie respectate de către Europol în această privinţă.

(5)În măsura în care Europol are dreptul, în cadrul unor instrumente juridice ale Uniunii Europene sau al unor instrumente internaţionale, de a accesa în mod automat alte sisteme de informaţii, el poate căuta astfel date cu caracter personal, după caz, pentru a-i permite să-şi îndeplinească funcţiile menţionate la articolul 3 alineatul (1) punctul 2. Utilizarea acestor date de către Europol este reglementată de dispoziţiile aplicabile ale acestor instrumente juridice ale Uniunii Europene sau ale acestor instrumente internaţionale.

(6)În cazul în care o analiză efectuată este de natură generală sau strategică, toate statele membre, prin intermediul ofiţerilor lor de legătură şi/sau prin experţii lor, vor fi pe deplin asociate la rezultatele acesteia, în special prin intermediul prezentării unor rapoarte întocmite de Europol.
În cazul în care analiza se referă la cazuri specifice care nu privesc toate statele membre şi care au un obiectiv operaţional direct, la ea vor participa reprezentanţii următoarelor state:
1.statele membre care constituie sursa de informaţii care au determinat luarea deciziei de deschidere a fişierului de analiză respectiv sau statele membre care sunt vizate direct de
informaţiile respective, precum şi statele membre care sunt ulterior invitate de către grupul de analiză să ia parte la analiza respectivă, pentru că pot deveni şi ele vizate de aceasta;
2.statele membre care află, prin consultarea sistemului de centralizare a datelor, că au nevoie de anumite informaţii şi îşi exprimă nevoia de a cunoaşte informaţiile respective în condiţiile prevăzute la alineatul (7).
(7)Nevoia de a fi informaţi poate fi invocată de către ofiţerii de legătură autorizaţi. Fiecare stat membru va nominaliza şi autoriza un număr limitat de astfel de ofiţeri de legătură. Lista acestora va fi prezentată Consiliului de administraţie.
Orice ofiţer de legătură poate invoca nevoia de a fi informat în conformitate cu dispoziţiile alineatului (6), depunând o solicitare scrisă care trebuie aprobată de către autoritatea căreia îi este subordonat în statul membru de origine şi remisă tuturor participanţilor la analiza respectivă. Ulterior ofiţerul de legătură solicitant este în mod automat asociat la analiza respectivă.
În cazul în care există obiecţii în cadrul grupului de analiză respectiv, asocierea "automată" la procesul de analiză respectiv va fi amânată până la încheierea procedurilor de conciliere, care pot fi eşalonate în trei etape, după cum urmează:
1.participanţii la analiză vor depune toate eforturile pentru a ajunge la un acord cu ofiţerul de legătură care invocă nevoia de fi informat; în acest scop, respectivii participanţi la analiză vor avea la dispoziţie o perioadă de maximum 8 zile;
2.în cazul în care nu se ajunge la nici un acord, conducătorii unităţilor naţionale respective şi direcţiunea Europol se vor întâlni în termen de trei zile;
3.în cazul în care nici în această situaţie nu se poate ajunge la un consens, reprezentanţii în Consiliul de administraţie ai părţilor implicate trebuie să se întâlnească în termen de opt zile. În situaţia în care statul membru respectiv nu renunţă la solicitarea de a fi informat, asocierea automată a statului membru respectiv va fi hotărâtă prin consens.
(8)Statul membru care comunică anumite date Oficiului Europol va fi singurul în măsură să decidă gradul şi variaţia de sensibilitate a datelor respective. Asupra oricărei difuzări sau exploatări operaţionale a unei date comunicate decide statul membru care a comunicat datele la Europol. În cazul în care statul membru în cauză nu poate fi determinat, decizia privind difuzarea sau exploatarea operaţională este luată de către cei care participă la analiză. Un stat membru sau un expert asociat care are acces la o analiză în curs de desfăşurare nu poate, în special, să difuzeze sau să exploateze datele fără acordul prealabil al statelor membre interesate în primul rând. Orice stat membru care se implică într-o analiză aflată deja în curs nu poate, în special, transmite sau utiliza datele respective în lipsa acordului prealabil al statelor membre implicate iniţial.

(9)În sensul alineatului (4), Europol poate să invite experţi ai unor state terţe sau ai unor organisme terţe să se asocieze activităţilor unui grup de analiză, în cazul în care:
1.un acord este în vigoare între Europol şi statul sau organismul terţ, care cuprinde dispoziţii adecvate privind schimbul de informaţii, în special transmiterea datelor cu caracter personal, precum şi confidenţialitatea informaţiilor schimbate;
2.asocierea experţilor statului sau organismului terţ serveşte interesul statelor membre;
3.statul sau organismul terţ este direct interesat de lucrările de analiză şi
4.toţi participanţii în sensul alineatului (2) sunt de acord în ceea ce priveşte asocierea experţilor statului sau organismului terţ la activităţile grupului de analiză.
Asocierea experţilor unui stat sau organism terţ la activităţile unui grup de analiză face obiectul unui acord între Europol şi statul sau organismul terţ. Normele care reglementează aceste acorduri sunt stabilite de Consiliul de administraţie care hotărăşte cu o majoritate de două treimi a membrilor săi.
Acordurile dintre Europol şi un stat sau organism terţ sunt comunicate organismului comun de supraveghere menţionat la articolul 24 pentru ca acesta să poate adresa toate observaţiile pe care le consideră necesare consiliului de administraţie.

Art. 11: Sistemul de index
(1)Europol va crea un sistem de index pentru datele stocate în fişierele prevăzute la articolul 10 alineatul (1).
(2)Directorul, adjuncţii acestuia şi funcţionarii împuterniciţi în mod corespunzător ai Europol, precum şi ofiţerii de legătură, vor avea dreptul de a consulta sistemul de index. Acesta va fi astfel conceput încât să fie clar pentru ofiţerul de legătură care consultă datele respective că fişierele menţionate în articolul 6 alineatul (1) punctul 2 şi articolul 10 alineatul (1) conţin date referitoare la statul său membru de origine.
Accesul ofiţerilor de legătură trebuie astfel definit încât ofiţerii de legătură să poată stabili imediat dacă o anumită informaţie este stocată sau nu, însă ca ei să nu poată stabili conexiuni sau să nu poată trage concluzii suplimentare referitoare la conţinutul fişierelor respective.
(3)Procedurile detaliate de creare a sistemului de index trebuie aprobate prin hotărârea unanimă a Consiliului de administraţie.
Art. 12: Ordinul de creare a unui fişier de date
(1)Orice fişier de date cu caracter personal computerizat pe care Europol îl gestionează în cadrul funcţiilor sale menţionate la articolul 10 face obiectul unui ordin de creare, care trebuie să indice:
1.denumirea fişierului;
2.obiectul fişierului;
3.categoriile de persoane la care se referă datele pe care le va conţine acesta;
4.tipul de date care trebuie să fie stocate şi, eventual, datele strict necesare dintre cele enumerate la articolul 6 prima teză din Convenţia Consiliului Europei din 28 ianuarie 1981;
5.diferitele tipuri de date cu caracter personal care permit accesul la totalitatea fişierului;
6.transferul sau introducerea datelor care trebuie să fie stocate;
7.condiţiile de transmitere a datelor cu caracter personal stocate în fişier, destinatarii şi procedura utilizată;
8.termenele de verificare a datelor şi durata de stocare a acestora;
9.modul de întocmire a jurnalului de evidenţă a utilizărilor datelor.
(2)Consiliul de administraţie şi organismul comun de supraveghere menţionat la articolul 24 sunt informate de îndată de către directorul Europol cu privire la ordinul de creare a fişierului şi li se comunică dosarul.
Organismul comun de supraveghere poate adresa Consiliului de administraţie toate observaţiile pe care le consideră necesare. Directorul Europol poate cere organismului comun de supraveghere să formuleze observaţii într-un termen determinat.
(3)Consiliul de administraţie poate în orice moment să îl invite pe directorul Europol să modifice ordinul de creare sau să închidă fişierul. Consiliul de administraţie hotărăşte data la care modificarea sau închiderea produc efecte.
(4)Fişierul nu poate fi păstrat mai mult de trei ani. Cu toate acestea, înainte de expirarea perioadei de trei ani, Europol verifică dacă este necesar ca fişierul să fie păstrat în continuare. Atunci când acest lucru este strict necesar având în vedere scopul fişierului, directorul Europol poate hotărî să păstreze fişierul pe o durată de încă trei ani. Procedura de urmat în acest caz este aceea prevăzută la alineatele (1)-(3).