Secţiunea 4 - Compartimentul achiziţii, contractare - Regulament din 2024 privind organizarea şi funcţionarea Spitalului ''Prof. dr. Constantin Angelescu''

M.Of. 880

În vigoare

Versiune de la: 2 Septembrie 2024

SECŢIUNEA 4:Compartimentul achiziţii, contractare

Compartimentul achiziţii, contractare este subordonat managerului unităţii, funcţionează respectând legislaţia în vigoare, inclusiv Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, şi procedura internă de achiziţie directă. Compartimentul achiziţii, contractare are două secţiuni: achiziţii publice şi derulare contracte.

Art. 199

Compartimentul achiziţii, contractare are în principal următoarele atribuţii:

1.a) elaborează programul anual al achiziţiilor publice, pe baza necesităţilor şi priorităţilor identificate la nivelul instituţiei, în funcţie de fondurile aprobate şi de posibilităţile de atragere a altor fonduri;

2.b) realizează punerea în corespondenţă cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV) a produselor, serviciilor şi lucrărilor ce fac obiectul contractelor de achiziţie publică;

3.c) elaborează documentaţia de atribuire sau, în cazul organizării unui concurs de soluţii, documentaţia de concurs, în colaborare cu serviciile sau compartimentele care relevă necesitatea şi oportunitatea achiziţiei, pe baza referatului de necesitate şi a caietului de sarcini;

4.d) îndeplineşte obligaţiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute în Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare;

5.e) propune componenţa comisiilor de evaluare pentru fiecare contract care urmează a fi atribuit printr-o procedură de achiziţie publică;

6.f) elaborează notele justificative în toate situaţiile în care procedura de atribuire propusă pentru a fi aplicată este alta decât licitaţia deschisă sau cea restrânsă, cu aprobarea conducătorului instituţiei şi cu avizul de legalitate;

7.g) elaborează notele justificative, după caz, privind criteriul de atribuire pentru contracte, notele justificative privind îndeplinirea cerinţelor minime referitoare la situaţia economică şi financiară şi la capacitatea tehnică şi profesională solicitate, notele justificative privind determinarea valorii estimate;

8.h) elaborează calendarul procedurii de atribuire necesar pentru planificarea procesului de achiziţii publice, evitarea suprapunerilor şi întârzierilor şi monitorizarea internă a procesului de achiziţii, ţinând seama de termenele legale prevăzute pentru publicarea anunţurilor, depunerea de candidaturi/oferte, duratele previzionate pentru examinarea şi evaluarea candidaturilor/ofertelor, precum şi de orice alte termene care pot influenţa procedura;

9.i) asigură activitatea de informare şi de publicare privind pregătirea şi organizarea licitaţiilor, obiectul acestora, organizatorii, termenele, precum şi alte informaţii care să edifice respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziţii publice;

10.j) pune la dispoziţia oricărui operator economic care solicită documentaţia de atribuire/selectare/preselectare;

11.k) răspunde, în mod clar, complet şi fără ambiguităţi, la solicitările de clarificări, răspunsurile, însoţite de întrebările aferente, transmiţându-le către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia de atribuire, în limitele competenţei;

12.l) asigură aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire, pe baza proceselor-verbale şi a raportului procedurii, prin încheierea contractelor de achiziţie publică;

13.m) întocmeşte proiectele de contracte de furnizare, servicii şi lucrări, transmite contractele de furnizare, servicii şi lucrări compartimentelor, cu care va urmări derularea contractelor, precum şi utilizatorilor, pentru derulare şi executare;

14.n) colaborează cu serviciile şi compartimentele de specialitate pentru rezolvarea problemelor legate de procedura de atribuire şi pentru urmărirea contractelor încheiate (derularea acestora fiind responsabilitatea celor implicaţi);

15.o) urmăreşte şi asigură respectarea prevederilor legale la desfăşurarea procedurilor privind păstrarea confidenţialităţii documentelor de licitaţie şi a securităţii acestora;

16.p) întocmeşte actele adiţionale la contractele încheiate (acolo unde este cazul), pe baza referatelor de necesitate aprobate de managerul Spitalului, conform prevederilor Legii nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare;

17.q) înregistrează contestaţiile şi le comunică operatorilor economici implicaţi în procedură; asigură constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei, document cu caracter public;

18.r) realizează modificările sau completările necesare/corespunzătoare în programul anual al achiziţiilor, când situaţia o impune, cu aprobarea conducătorului instituţiei şi avizul Serviciului financiar-contabil;

19.s) întocmeşte şi transmite către Agenţia Naţională pentru Achiziţii Publice rapoarte privind contractele de atribuire, în format electronic, în conformitate cu legislaţia în vigoare;

20.ş) informează, în scris, conducătorul instituţiei ori de câte ori sunt încălcări sau nu sunt respectate întocmai clauzele prevăzute în contractele de achiziţii publice;

21.t) asigură arhivarea documentelor repartizate, produse şi gestionate, conform actelor normative în vigoare;

22.ţ) respectă regulamentul intern şi regulamentul de organizare şi funcţionare ale Spitalului;

23.u) coordonează întreaga activitate de aprovizionare: aprovizionarea de produse, efectuarea şi transmiterea comenzilor către furnizorii de produse şi prestatorii de servicii cu care unitatea sanitară are contracte valabil încheiate;

24.v) asigură monitorizarea derulării contractelor de achiziţii şi prestări servicii, întocmirea de noi proceduri şi optimizarea celor existente în vederea îmbunătăţirii întregului proces;

25.w) menţine şi dezvoltă relaţia directă cu furnizorii, urmăreşte onorarea obligaţiilor de plată conform clauzelor contractuale, negociază cu furnizorii condiţiile comerciale (preţuri de achiziţii/termene de plată şi livrare/garanţii/promoţii);

26.x) propune măsuri şi soluţii de îmbunătăţire a relaţiilor contractuale din punctul de vedere al raportului cost/calitate;

27.y) realizează analize comparative, rapoarte şi statistici;

28.z) urmăreşte modul de execuţie a planului de activităţi aferente contractelor aflate în responsabilitate;

29.aa) asigură corespondenţa contractuală necesară derulării contractelor şi arhivarea corespunzătoare a documentelor de proiect;

30.ab) participă la licitaţiile de achiziţii, la obţinerea de autorizaţii şi avize din partea instituţiilor publice;

31.ac) asigură respectarea legislaţiei.

Art. 200

Economistul din Compartimentul achiziţii, contractare are în principal următoarele atribuţii:

a)actualizează planul de achiziţii în funcţie de modificările intervenite în evoluţia stocurilor şi nevoile nou-apărute, face modificări de plan potrivit prevederilor legale în vigoare;

b)întocmeşte în cadrul cantităţilor alocate specificaţiile pe sortimente;

c)urmăreşte şi răspunde de bugetul alocat pe destinaţii;

d)participă la soluţionarea neînţelegerilor precontractuale cu furnizorii şi sesizează în termenul legal organele competente asupra obiecţiilor nesoluţionate;

e)se interesează de procurarea suplimentară a materialelor deficitare şi întocmeşte formele de renunţare la cotele ce depăşesc nevoile unităţii;

f)ia măsuri pentru preîntâmpinarea stocurilor supranormative şi disponibile;

g)răspunde de respectarea strictă a disciplinei contractuale, întocmeşte documentaţiile necesare acţionării la organele competente a furnizorilor în caz de nerespectare de către aceştia a obligaţiilor contractuale;

h)propune conducerii Spitalului proiectul planului de achiziţii;

i)organizează licitaţiile şi selecţiile de oferte conform legislaţiei în vigoare, urmăreşte şi verifică îndeplinirea prevederilor contractuale de achiziţie publică;

j)întocmeşte contractele de achiziţie publică a produselor şi urmăreşte semnarea lor de către reprezentanţii legali ai unităţii, precum şi toate atribuţiile compartimentului privind derularea contractelor;

k)păstrează legătură permanent cu furnizorii Spitalului;

l)îndeplineşte orice alte atribuţii date de conducerea unităţii pentru bunul mers al serviciului.