Secţiunea 3 - Întocmirea actelor de control - Regulament din 2009 privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor specifice Curţii de Conturi, precum şi valorificarea actelor rezultate din aceste activităţi (aprobat prin Hotărârea plenului Curţii de Conturi nr. 1/2009, conform prevederilor art. 12 alin. (2) din Legea nr. 94/1992, republicată, cu modificările şi completările ulterioare)

M.Of. 78

În vigoare
Versiune de la: 6 Martie 2009 până la: 31 Decembrie 2010
SECŢIUNEA 3:Întocmirea actelor de control
SUBSECŢIUNEA 1:Tipuri de acte de control
57.În cazul controalelor efectuate pe parcursul execuţiei bugetare şi pentru perioadele expirate, la instituţiile publice, precum şi la celelalte persoane prevăzute la art. 18, 19 şi la art. 27 alin. (2) şi (3) din lege, se întocmesc următoarele tipuri de acte de control:
- raport de control;
- proces-verbal de constatare;
- notă de constatare;
- notă unilaterală, în condiţiile pct. 112 lit. a).
58.Raportul de control, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 3, se întocmeşte, în baza prevederilor art. 30 alin. (2) din lege, de către auditorii publici externi desemnaţi să efectueze verificarea.
În raportul de control, auditorii publici externi prezintă:
a)obiectivele de control prevăzute în tematica specifică la care s-au constatat abateri de la legalitate şi regularitate care nu au determinat producerea de prejudicii. Fiecare constatare este însoţită de descrierea măsurilor luate în timpul controlului;
b)obiectivele de control prevăzute în tematica specifică la care s-au constatat abateri de la legalitate şi regularitate care au determinat producerea de prejudicii. Fiecare constatare este însoţită de descrierea măsurilor luate în timpul controlului;
c)obiectivele de control prevăzute în tematica specifică la care s-au constatat fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale;
d)obiectivele de control prevăzute în tematica specifică la care nu s-au constatat abateri de la legalitate şi regularitate.
Toate abaterile constatate şi prezentate pe scurt în raport sunt detaliate în procesele-verbale de constatare, anexe la raportul de control.
Raportul de control se semnează numai de către auditorii publici externi.
59.Procesul-verbal de constatare se întocmeşte:
a)în cazul în care se constată abateri de la legalitate şi regularitate care au determinat sau nu au determinat producerea unor prejudicii, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.1;
b)în cazul în care se identifică fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale se întocmeşte procesul-verbal de constatare, distinct, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4.2.
Procesul-verbal de constatare se semnează de auditorii publici externi care au efectuat verificarea şi de către reprezentanţii legali ai persoanei juridice controlate.
60.În cazul în care este necesar pentru fundamentarea şi instrumentarea unor constatări, Curtea de Conturi poate solicita unor instituţii ale statului efectuarea cu prioritate a unor verificări de specialitate. Această solicitare a Curţii de Conturi se notifică instituţiilor specializate printr-o adresa semnată de şeful de departament/directorul camerei de conturi (conform competenţei teritoriale), la propunerea auditorilor publici externi.
În adresă se precizează obiectivele de control, perioada de verificare şi termenul de predare a actului de control la structura
Curţii de Conturi care a solicitat verificarea respectivă. Actul întocmit la solicitarea Curţii de Conturi constituie anexă la procesul-verbal de constatare.
61.Nota de constatare se întocmeşte:
a)în cazul în care, ca urmare a controalelor efectuate, se constată abateri pentru clarificarea cărora se impune continuarea controlului la altă entitate şi/sau de către alte structuri ale Curţii de Conturi;
b)în cazul în care, în scopul instrumentării şi fundamentării unor constatări, se impune efectuarea unor verificări încrucişate şi la alte entităţi decât cea la care s-a dispus iniţial controlul;
c)în cazul în care se constată; abateri a căror reconstituire ulterioară nu mai este posibilă. În această situaţie, nota de constatare se întocmeşte şi se semnează în momentul identificării abaterilor. În cazul în care se refuză semnarea acestei note de către reprezentanţii entităţii verificate, aceasta poate fi semnată de 1-2 martori.
În nota de constatare se consemnează situaţia de fapt, precum şi, dacă este cazul, măsurile luate operativ pentru remedierea abaterilor constatate.
Forma şi structura notei de constatare se adaptează modelului procesului-verbal de constatare.
Nota de constatare se semnează de către auditorii publici externi, reprezentanţii legali ai persoanei juridice controlate sau, după caz, de alte persoane în prezenţa cărora s-a efectuat constatarea şi constituie anexă la procesul-verbal de constatare şi raportul de control, după caz.
SUBSECŢIUNEA 2:Reguli generale de întocmire a actelor de control
SUBSECŢIUNEA 21:Conţinutul actelor de control
62.În actele de control se înscriu în mod obligatoriu următoarele date:
- numele şi prenumele auditorilor publici externi care efectuează controlul;
- structura care efectuează controlul;
- numărul şi data delegaţiei de control;
- denumirea şi adresa persoanei juridice controlate;
- codul fiscal/numărul de înregistrare la registrul comerţului al persoanei juridice controlate;
- ordonatorii de credite/conducătorii persoanei juridice controlate în perioada supusă controlului şi în timpul controlului, cu precizarea intervalelor de timp în care aceştia au asigurat conducerea;
- denumirea acţiunii de control;
- perioada în care s-a efectuat controlul;
- perioada supusă controlului;
- obiectivele controlului;
- constatările rezultate în urma controlului efectuat.
63.Pe parcursul desfăşurării acţiunii, membrii echipei de control trebuie să discute şi să analizeze constatările cu persoanele implicate, precum şi cu conducerea entităţii, în vederea elucidării cauzelor şi împrejurărilor care au condus la producerea abaterilor şi a consecinţelor economico-financiare.
Proiectul actului de control se prezintă conducerii entităţii şi se analizează cu aceasta, la o dată stabilită de ambele părţi, încercându-se cu acest prilej clarificarea eventualelor divergenţe între constatările auditorilor şi susţinerile reprezentanţilor entităţii verificate. La această întâlnire poate participa şi conducerea structurii de control.
Redactarea formei finale a actului de control se realizează după parcurgerea acestor etape, avându-se în vedere şi eventualele probe noi prezentate de către conducerea/reprezentanţii entităţii verificate.
SUBSECŢIUNEA 22:Înregistrarea şi semnarea actelor de control
64.Actele de control care trebuie semnate bilateral se înregistrează la registratura entităţii verificate. Numărul de înregistrare se menţionează în finalul actului de control.
În vederea semnării, actele de control menţionate mai sus se depun/transmit entităţii verificate, însoţite de o adresă, semnată de auditorii publici externi care au efectuat controlul, prin care se stabileşte şi termenul pentru semnare.
În adresă se menţionează şi dreptul entităţii verificate de a formula şi de a transmite obiecţiuni la actul de control în termenul-limită de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării actului de control la entitatea verificată.
Totodată, se precizează şi structura Curţii de Conturi şi adresa acesteia unde se depun/transmit obiecţiunile.
Termenul pentru semnarea procesului-verbal de constatare de către reprezentanţii legali ai entităţii verificate şi, după caz, a notei de constatare este de până la 5 zile lucrătoare de la data înregistrării actului de control la registratura entităţii verificate sau data confirmării de primire când actul se transmite acesteia prin poştă.
65.Procesele-verbale de constatare şi notele de constatare se pot afla în următoarele situaţii:
- semnate fără obiecţiuni de către reprezentanţii legali ai entităţii controlate. În acest caz se procedează de îndată la valorificarea actelor de control;
- semnate cu obiecţiuni de către reprezentanţii legali ai entităţii verificate. În acest caz valorificarea actelor de control se face după primirea obiecţiunilor, dar nu mai târziu de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea actelor de control la registratura entităţii verificate;
- refuzate să fie semnate. Acest fapt se menţionează ca atare de către auditorii publici externi la finalul actului de control, în acest caz, după expirarea celor 15 zile lucrătoare de la data înregistrării actului de control la entitatea verificată, termen în care aceasta are dreptul de a depune obiecţiuni, se procedează de îndată la valorificarea constatărilor înscrise în actul de control.
SUBSECŢIUNEA 23:Depunerea obiecţiunilor la actul de control
66.Reprezentanţii legali ai persoanei juridice controlate pot face obiecţiuni la constatările înscrise în actul de control.
Acestea trebuie transmise/depuse la structura Curţii de Conturi care a efectuat controlul, în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea actului de control la persoana juridică verificată.
În cazul în care obiecţiunile se depun după expirarea termenului de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării actului de control la registratura entităţii controlate, acestea nu sunt avute în vedere la valorificarea constatărilor.
SUBSECŢIUNEA 24:Numărul de exemplare în care se întocmesc actele de control
67.Numărul de exemplare în care se întocmesc actele de control se stabileşte în funcţie de tipul actului, după cum urmează:
a)în cazul în care în raportul de control nu au fost consemnate abateri, acesta se întocmeşte într-un singur exemplar, înregistrat la registratura generală a Curţii de Conturi sau, după caz, la registratura din cadrul structurilor teritoriale ale acesteia;
b)în cazul în care în raportul de control au fost consemnate abateri de la legalitate şi regularitate care au determinat sau nu au determinat producerea unor prejudicii şi/sau fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale, acesta se întocmeşte în numărul necesar de exemplare, în funcţie de modul de valorificare;
c)în cazul în care au fost întocmite procese-verbale de constatare şi/sau note de constatare, anexe la raportul de control, acestea se întocmesc în numărul necesar de exemplare, în funcţie de modul de valorificare.
Toate exemplarele actelor de control trebuie să conţină semnătura în original a auditorilor publici externi şi, respectiv, după caz, a reprezentanţilor legali ai persoanelor juridice controlate.
Numărul de exemplare în care a fost întocmit actul de control se consemnează la finalul acestuia. De asemenea, la finalul actelor semnate bilateral se menţionează faptul că prin semnarea acestora de către conducerea entităţii verificate se certifică restituirea documentelor puse la dispoziţia echipei de control.
În cazul în care nu au fost constatate abateri, certificarea restituirii documentelor puse la dispoziţie de entitatea verificată se face printr-o minută care se anexează la raportul de control.
SUBSECŢIUNEA 25:Extinderea controlului
68.În situaţia în care se constată abateri de la legalitate şi regularitate care provin din exerciţiile financiare anterioare celui verificat, controlul se poate extinde şi asupra acestora.
Extinderea se propune de către auditorii publici externi şi se aprobă de şeful de departament/directorul camerei de conturi, după caz. În situaţia în care este necesară extinderea acţiunii de control, se procedează conform metodologiei de elaborare, modificare şi urmărire a realizării Programului anual de activitate.
SUBSECŢIUNEA 3:Reguli specifice de întocmire a procesului-verbal de constatare
SUBSECŢIUNEA 31:Modul de întocmire a proceselor-verbale de constatare
69.În cazul constatării de abateri de la legalitate şi regularitate care au determinat sau nu au determinat producerea unor prejudicii şi/sau fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale, consemnate în actele de control întocmite, acestea vor fi expuse clar şi concis şi vor fi însoţite de probe relevante.
70.Redactarea proceselor-verbale de constatare se face sistematizat, pe naturi de abateri, cu indicarea frecvenţei acestora în cadrul eşantionului verificat şi cu prezentarea celor mai concludente exemple, iar celelalte cazuri se prezintă în situaţii anexe.
71.Anexele la procesul-verbal de constatare se constituie din: situaţii, tabele, acte sau documente necesare susţinerii constatărilor, în copie ori în original, după caz, şi note de relaţii.
72.Tabelele şi situaţiile anexate la procesul-verbal de constatare se semnează de echipa de control, de reprezentanţii persoanei juridice controlate şi de salariaţii cu atribuţii în activitatea respectivă.
73.Documentele sau actele în care sunt consemnate operaţiuni patrimoniale, financiar-contabile etc., necesare confirmării constatărilor, se anexează în copie la procesul-verbal de constatare.
74.În situaţia în care se constată producerea unor fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale, se întocmeşte proces-verbal de constatare, distinct (în care nu se consemnează şi alte abateri), ce constituie parte integrantă a raportului de control. La acest proces-verbal de constatare, distinct, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4.2, se anexează în original documentele care au stat la baza constatărilor. În acest caz, entitatea controlată are obligaţia de a-şi păstra copii ale documentelor ridicate în original.
Pentru documentele ridicate în original se va întocmi proces-verbal de ridicare documente în care se va consemna fiecare act ridicat. Procesul-verbal se încheie în două exemplare şi este semnat atât de către auditorii publici externi, cât şi de conducerea entităţii verificate. Un exemplar al procesului-verbal se lasă la entitatea verificată.
SUBSECŢIUNEA 32:Notele de relaţii
75.Pe parcursul desfăşurării acţiunii de control, în vederea clarificării împrejurărilor şi a cauzelor care au condus la crearea de abateri de la legalitate şi regularitate sau producerea de fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale, auditorii publici externi solicită, după caz, note de relaţii, al căror model este prevăzut în anexa nr. 5, persoanelor cu atribuţii în domeniul în care s-au constatat aceste abateri. În nota de relaţii se descriu faptele în legătură cu care se solicită clarificări.
76.La redactarea actelor de control se au în vedere notele de relaţii solicitate (în măsura în care răspunsurile formulate au legătură directă cu întrebările puse), consemnându-se în mod explicit atât conţinutul acestora, cât şi punctul de vedere al auditorilor publici externi faţă de răspunsurile date la întrebările puse în notele de relaţii, precum şi măsurile luate de persoana juridică controlată.
77.Notele de relaţii se pot lua în orice etapă a controlului, în acestea fiind stabilite întrebări precise, formulate astfel încât răspunsurile date să asigure clarificarea împrejurărilor în care au fost produse aspectele reţinute de control.
78.Notele de relaţii se solicită, dacă este posibil, şi persoanelor care la data controlului nu mai sunt angajate la entitatea controlată. Aceste note de relaţii se obţin cu sprijinul şi prin intermediul entităţii verificate.
79.Solicitarea notelor de relaţii are ca scop clarificarea unor aspecte constatate în timpul controlului. Persoanele cărora le sunt adresate notele de relaţii pot prezenta orice alte date sau documente necunoscute de auditorii publici externi, care contribuie la clarificarea constatărilor.
SUBSECŢIUNEA 33:Conţinutul proceselor-verbale de constatare
80.În afara elementelor prevăzute la pct. 62, în procesele-verbale de constatare în care sunt consemnate abateri de la legalitate şi regularitate care au determinat sau nu au determinat producerea de prejudicii ori fapte pentru care există indicii că au fost săvârşite cu încălcarea legii penale, se înscriu, în principal, pentru fiecare abatere/faptă, conform modelelor prevăzute în anexele nr. 4.1 şi 4.2, următoarele:
a)descrierea abaterii de la legalitate şi regularitate; descrierea abaterii se face cât mai complet, pe bază de date, documente şi alte dovezi relevante;
b)legea sau altă reglementare încălcată, cu indicarea articolului, literei şi a conţinutului acesteia;
c)estimarea valorii operaţiunilor care constituie abateri, ce se determină pe bază de date, documente şi alte probe relevante;
d)cauzele şi împrejurările care au condus la încălcarea legii sau a altor norme;
e)consecinţele economico-financiare ale abaterilor de la legalitate şi regularitate;
f)persoanele cu atribuţii în domeniul în care s-au constatat abateri, poziţia acestora faţă de abaterile constatate, exprimată în nota de relaţii, precum şi punctul de vedere motivat al auditorilor publici externi cu privire la aceasta;
g)măsurile luate de entitatea verificată în timpul controlului.