Secţiunea 2 - Organizarea şi efectuarea controlului - Regulament din 2009 privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor specifice Curţii de Conturi, precum şi valorificarea actelor rezultate din aceste activităţi (aprobat prin Hotărârea plenului Curţii de Conturi nr. 1/2009, conform prevederilor art. 12 alin. (2) din Legea nr. 94/1992, republicată, cu modificările şi completările ulterioare)

M.Of. 78

În vigoare
Versiune de la: 6 Martie 2009 până la: 31 Decembrie 2010
SECŢIUNEA 2:Organizarea şi efectuarea controlului
37.Activitatea de control se desfăşoară conform Programului anual de activitate, aprobat de plenul Curţii de Conturi, şi tematicilor specifice elaborate de departamentele de specialitate, pe categorii de persoane juridice, domenii sau sectoare de activitate.
SUBSECŢIUNEA 1:Notificarea entităţii
38.Entităţile incluse în Programul anual de activitate, aprobat de plenul Curţii de Conturi, sunt notificate, conform prevederilor art. 28 din lege, asupra controlului care urmează să se efectueze de structurile de specialitate ale Curţii de Conturi.
Adresa de notificare, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 1, este semnată de şeful de departament/directorul camerei de conturi şi se transmite entităţii ce urmează a fi verificată, de regulă, cu cel mult 10 zile lucrătoare înainte de începerea controlului.
În cadrul acţiunilor de documentare sau în cazul unor controale declanşate operativ, notificarea se face cu cel puţin două zile lucrătoare înainte de data începerii acestora.
SUBSECŢIUNEA 2:Desemnarea auditorilor publici externi
39.Auditorii publici externi care urmează să efectueze controlul sunt propuşi de către directorii direcţiilor din cadrul departamentelor*/directorii adjuncţi ai camerelor de conturi şi aprobaţi de către şefii de departament sau de către directorii camerelor de conturi.
* În cazul departamentelor de control/audit care au în structură direcţii şi, respectiv, servicii subordonate direct şefului de departament, prin sintagma director direcţie din cadrul departamentului se înţelege director/şef serviciu din cadrul departamentului.
40.Directorii din cadrul departamentelor/directorii adjuncţi ai camerelor de conturi propun pentru fiecare acţiune de control, de regulă, câte 2 sau mai mulţi auditori publici externi, care formează echipa de control, în funcţie de volumul de operaţiuni ale entităţii şi de complexitatea acţiunii.
41.În cazul în care echipa de control este formată din 2 sau mai mulţi auditori publici externi, unul dintre aceştia este desemnat şef de echipă, el având şi sarcina de a repartiza obiectivele de control pe fiecare membru al echipei, precum şi de a urmări şi coordona întreaga acţiune.
SUBSECŢIUNEA 3:Emiterea delegaţiei de control
42.Pentru efectuarea controlului la entitatea nominalizată în Programul anual de activitate, şefii departamentelor de specialitate/directorii camerelor de conturi emit delegaţia de control, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 2.1 şi 2.2.
În aceasta se precizează în mod explicit: auditorii publici externi desemnaţi şi denumirea acţiunii, entitatea nominalizată pentru verificare, perioada de desfăşurare a controlului. După finalizarea acţiunii, delegaţia de control se ataşează la actul de control.
Delegaţia de control se actualizează în situaţia în care acţiunile de control se prelungesc ca perioadă de timp.
43.Este interzisă auditorilor publici externi efectuarea unor acţiuni de documentare şi verificare fără a deţine delegaţia de control şi fără să fie notificată în prealabil entitatea la care urmează a fi efectuată acţiunea.
SUBSECŢIUNEA 4:Organizarea acţiunilor de control
44.Conducătorii structurilor din cadrul Curţii de Conturi pot participa, după caz, la şedinţa de deschidere de la entitatea controlată pentru prezentarea echipei de control.
În cadrul acestei discuţii cu managementul entităţii verificate se prezintă tema acţiunii şi se stabilesc persoanele de contact, logistica necesară, precum şi alte detalii pentru realizarea în bune condiţii a respectivei acţiuni de control.
45.La entităţile care ţin registrul unic de control, auditorii publici externi au obligaţia de a consemna în acesta, atât înaintea începerii, cât şi după finalizarea controlului, elementele prevăzute în Legea nr. 252/2003 privind registrul unic de control, respectiv numele şi prenumele persoanelor împuternicite a efectua controlul, numărul legitimaţiei de control, numărul şi data delegaţiei, tema controlului, perioada controlului, perioada controlată, numărul şi data actului de control întocmit.
46.După ce a fost desemnată pentru efectuarea acţiunii, echipa de auditori îşi planifică activitatea de control pentru a realiza o armonizare adecvată între obiectivele de control stabilite, probele care trebuie colectate pentru atingerea acestor obiective, metodele prin care urmează să se obţină probe suficiente şi temeinice, precum şi bazele pentru evaluarea probelor.
Planificarea activităţii de control presupune întocmirea de către auditorii publici externi a unui plan de control. Acesta se avizează de către directorul direcţiei din cadrul departamentului/directorul adjunct al camerei de conturi şi se aprobă de şeful departamentului/directorul camerei de conturi. Planul cuprinde, în principal, următoarele: entitatea verificată; obiectivele controlului cuprinse în tematica de control; perioada supusă verificării; auditorii publici externi desemnaţi să efectueze controlul; şeful de echipă nominalizat; repartizarea obiectivelor de control pe fiecare auditor; perioada de efectuare a controlului.
Planul de control poate fi modificat şi completat pe parcursul desfăşurării acţiunii în funcţie de situaţia reală constatată pe teren.
47.În vederea elaborării planului de control şi efectuării unui control eficient, la începutul fiecărei acţiuni auditorii publici externi trebuie să se documenteze temeinic asupra următoarelor aspecte, după caz:
- natura activităţii entităţii controlate şi a ramurii din care aceasta face parte. Pentru aceasta se culeg date şi informaţii privind cadrul legal, mediul de control şi condiţiile în care entitatea controlată îşi desfăşoară activitatea;
- operaţiunile şi tranzacţiile efectuate de entitatea controlată, inclusiv operaţiunile/tranzacţiile cu părţile afiliate;
- sistemul de control intern al entităţii, rapoartele auditurilor interne şi externe anterioare, precum şi modul în care au fost implementate recomandările acestora;
- informaţiile privind statutul, regulamentele interne, contractele economice etc.
48.Auditorii publici externi au obligaţia de a examina ultimul act de control încheiat de Curtea de Conturi la entitatea controlată, precum şi, dacă se impune, modul de ducere la îndeplinire a măsurilor dispuse de Curtea de Conturi în procesul de valorificare şi să consemneze despre acestea în actul de control.
Auditorii publici externi au, de asemenea, obligaţia de a solicita şi de a examina actele de control întocmite la entitatea verificată de către alte organe de control.
49.Acţiunea de control se efectuează, de regulă, la sediul entităţii verificate. În cazuri excepţionale, verificarea se poate face şi la sediul Curţii de Conturi sau al camerei de conturi, iar acest lucru se stabileşte de către şeful departamentului/directorul camerei de conturi, la propunerea motivată a auditorilor publici externi.
50.În cazul în care controlul se efectuează la sediul Curţii de Conturi sau al camerei de conturi, se transmite conducerii entităţii ce urmează a fi controlată o scrisoare semnată de către conducerea structurii de control, cuprinzând actele şi documentele tehnico-operative şi financiar-contabile, în original, referitoare la obiectivele supuse verificării, necesare pentru realizarea acţiunii, precum şi termenul maxim la care acestea trebuie puse la dispoziţia echipei de control.
51.Pentru actele şi documentele solicitate de Curtea de Conturi în baza prevederilor art. 4 din lege, prin scrisoarea prevăzută la pct. 50, precum şi pentru orice alte documente solicitate pe parcursul desfăşurării acţiunii şi aduse la sediul structurii Curţii de Conturi de către reprezentanţii entităţii verificate pe cheltuiala acesteia, se încheie proces-verbal de predare-primire între echipa de control şi aceşti reprezentanţi, atât în momentul primirii, cât şi la sfârşitul acţiunii de control, când respectivele acte şi documente se restituie.
52.Auditorii publici externi sunt obligaţi să asigure integritatea şi securitatea actelor şi documentelor aparţinând entităţii controlate, în cazul în care Verificarea se face la sediul Curţii de Conturi sau al camerei de conturi.
53.Prevederile pct. 48-52 se aplică şi în cazul misiunilor de audit financiar şi audit al performanţei.
SUBSECŢIUNEA 5:Proceduri folosite pentru realizarea acţiunilor de control
54.Conform prevederilor art. 1 alin. (2) din lege, controlul Curţii de Conturi se efectuează prin proceduri de audit. Procedurile utilizate se selectează în funcţie de specificul activităţii entităţii controlate şi de obiectivele de control stabilite, după cum urmează:
- teste de control, al căror scop este verificarea modului de funcţionare a sistemului financiar-contabil utilizat de entitate şi a celui de control intern, pentru a evalua în ce măsură auditorii publici externi se pot baza pe rezultatele acestora;
- proceduri de fond, care constituie, în principal, verificări directe ale operaţiunilor/tranzacţiilor şi ale informaţiilor contabile. Prin procedurile de fond se verifică de către auditori, de asemenea, dacă toate operaţiunile şi tranzacţiile economice verificate sunt în conformitate cu legislaţia şi cu reglementările în vigoare.
Cele mai utilizate metode şi tehnici de colectare a probelor sunt: examinarea documentelor, organizarea de grupuri de dezbatere, chestionare, interviuri, precum şi observarea directă, prezentate după cum urmează:
a)examinarea documentelor. Pentru realizarea controlului, auditorii publici externi trebuie să examineze actele şi documentele tehnico-operative şi financiar-contabile referitoare la obiectivele supuse verificării.
Pentru realizarea acestei activităţi auditorii publici externi urmează să analizeze, fără a fi limitative, şi informaţii referitoare la:
- planificarea strategică şi operaţională a entităţilor controlate;
- controalele dispuse de conducere entităţii verificate;
- stenogramele sau procesele-verbale ale şedinţelor adunărilor generale ale acţionarilor, consiliilor de administraţie şi ale conducerii executive, precum şi ale organelor deliberative;
- reclamaţii şi contestaţii şi modul de soluţionare a acestora;
- rapoartele de activitate ale entităţilor controlate şi ale unităţilor subordonate acestora;
- rapoartele de audit sau de control precedente;
- rapoartele de audit intern;
b)grupurile de dezbatere reprezintă o metodă utilizată de auditor pentru a colecta opinii şi idei de la persoanele în măsură să dea relaţii în legătură cu obiectivele controlului;
c)chestionarele se utilizează de auditor, în vederea obţinerii unor informaţii privind o anumită problematică. Avantajele acestora constau în faptul că pot fi obţinute o multitudine de informaţii cu privire la problematica abordată, într-un timp relativ scurt;
d)interviurile reprezintă o metodă de investigare utilizată de auditor în scopul obţinerii de date şi de informaţii în legătură cu problematica de control abordată;
e)observarea directă este o tehnică ce poate fi utilizată de auditori pentru analiza diferitelor procese sau fenomene economice ori sub aspectul comportamentului managementului sau al personalului entităţii verificate.
Cele de mai sus se completează cu prevederile pct. 166 lit. b), acestea nefiind limitative.
Aceste proceduri nu sunt limitative.
55.În cadrul acţiunii de control, operaţiunile şi documentele financiar-contabile ce se verifică se selectează prin eşantionare.
Eşantionarea presupune aplicarea de către auditor a procedurilor de audit numai asupra unei părţi a operaţiunilor şi documentelor financiar-contabile, astfel încât, după analizarea probelor selectate, concluziile să poată fi extinse.
Eşantionul trebuie să fie selectat astfel încât să fie reprezentativ. Eşantionul reprezentativ este acel eşantion în care elementele controlate sunt aproximativ identice caracteristicilor specifice tuturor operaţiunilor şi documentelor financiar-contabile ale entităţii controlate. Aceasta înseamnă că elementele incluse în eşantion sunt asemănătoare cu cele rămase în afara eşantionului, iar pe baza lor se pot formula concluziile în legătură cu obiectivele de control urmărite, întrucât definesc domeniul supus verificării.
56.Eşantionul poate fi selectat atât prin metode statistice, cât şi prin metode nestatistice.
Metoda de eşantionare statistică foloseşte teoria probabilităţilor pentru determinarea mărimii eşantionului, oferind posibilitatea obţinerii unor concluzii pertinente pentru întreaga populaţie. Metodele statistice cele mai frecvent utilizate sunt: selecţia aleatorie şi selecţia sistematică.
Metoda eşantionării nestatistice are la bază raţionamentul profesional al auditorului, concluziile privind operaţiunile şi documentele financiar-contabile făcându-se pe baza propriului raţionament.