Capitolul ii - Organizarea activităţii de soluţionare a petiţiilor - Ordinul 33/2020 privind activităţile de soluţionare a petiţiilor, primire în audienţă şi consiliere a cetăţenilor în Ministerul Afacerilor Interne
M.Of. 159
În vigoare Versiune de la: 3 Noiembrie 2021
CAPITOLUL II:Organizarea activităţii de soluţionare a petiţiilor
SECŢIUNEA 1:Primirea şi înregistrarea petiţiilor
Art. 5: Modalităţi de primire a petiţiilor
Structurile MAI primesc petiţiile depuse în timpul programului de lucru cu publicul ori transmise prin serviciul poştal sau de curierat, la adresa punctului de primire, precum şi petiţiile transmise prin poşta electronică. Petiţiile pot fi primite şi prin intermediul unui formular online, afişat pe site-ul propriu.
Art. 6: Punctul de primire şi adresa de poştă electronică (1)Petiţiile adresate structurilor MAI se primesc la punctele de primire stabilite de conducătorul structurii, prin dispoziţie/ordin, precum şi prin intermediul adresei de poştă electronică sau al formularului online, afişate pe site-ul propriu.(2)Dacă este cazul, instituţiile MAI pot stabili puncte de primire pe domenii de activitate gestionate.Art. 7: Competenţa de înregistrare a petiţiilor
(1)Petiţiile se înregistrează de către compartimentul pentru relaţii cu publicul.
(2)Petiţiile primite în alte condiţii decât cele stabilite potrivit art. 6 se remit compartimentului pentru relaţii cu publicul, de îndată, dar nu mai mult de o zi lucrătoare de la data primirii, fără vreo altă formalitate, pentru a fi înregistrate.
Art. 8: Data înregistrării petiţiei
Data înregistrării petiţiei este data înscrisă în registrul de evidenţă a petiţiilor constituit potrivit art. 37.
Art. 9: Dovada înregistrării petiţiei
(1)În cazul petiţiilor depuse în punctul de primire, se eliberează depunătorului un bon care conţine numărul şi data înregistrării.
(2)În cazul petiţiilor transmise prin poşta electronică sau prin intermediul formularului on-line, numărul şi data înregistrării pot fi transmise petentului, automat sau, dacă nu există această posibilitate, la solicitarea petentului, de către compartimentul de relaţii cu publicul, printr-un mesaj ulterior.
SECŢIUNEA 2:Repartizarea şi transmiterea petiţiilor spre soluţionare
Art. 10: Aspecte generale privind repartizarea petiţiilor
(1)Petiţia se repartizează şi se transmite compartimentului de specialitate, de îndată, fără a se depăşi 3 zile de la data înregistrării.
(2)În cazul în care pentru soluţionarea petiţiei au fost desemnate mai multe compartimente de specialitate, originalul petiţiei se transmite la primul compartiment desemnat şi, în copie, la celelalte compartimente.
(3)În situaţia în care un petent adresează mai multe petiţii, sesizând aceeaşi problemă, până la trimiterea răspunsului, compartimentul pentru relaţii cu publicul conexează petiţiile şi le transmite compartimentului/compartimentelor de specialitate.
(4)Odată cu transmiterea petiţiei, compartimentul pentru relaţii cu publicul precizează şi termenul pentru remiterea răspunsului în vederea expedierii către petent.
(5)Petiţia repartizată greşit se restituie compartimentului pentru relaţii cu publicul, de îndată, fără a se depăşi două zile de la data primirii, cu indicarea, pe cât posibil, a autorităţii publice, instituţiei publice sau structurii MAI considerate competentă să formuleze un răspuns.
Art. 11: Abilitarea de a repartiza petiţii
(1)Sub rezerva respectării prevederilor art. 12 alin. (2) lit. a) şi b), directorul Direcţiei secretariat general (DSG) este abilitat să repartizeze petiţiile înregistrate la DSG către unităţile aparatului central sau instituţiile MAI, spre a fi soluţionate.
(2)Conducătorii instituţiilor MAI repartizează petiţiile sau stabilesc, prin dispoziţie/ordin, persoana în drept să le repartizeze către propriile compartimente de specialitate, spre a fi soluţionate.
Art. 12: Repartizarea petiţiilor în funcţie de obiect
(1)Petiţia se repartizează, în funcţie de obiectul acesteia, compartimentului/compartimentelor de specialitate, potrivit competenţelor stabilite prin actele normative care le reglementează activitatea şi celor stabilite prin art. 13-16.
(2)Repartizarea petiţiilor se face cu respectarea următoarelor reguli:
a)petiţiile referitoare la activitatea profesională sau conduita persoanelor care ocupă funcţii de conducere în MAI, din competenţa de numire a prim-ministrului, se prezintă ministrului afacerilor interne, pentru a dispune, prin rezoluţie scrisă, asupra soluţionării;
b)petiţiile referitoare la activitatea profesională sau conduita conducătorilor instituţiilor MAI, la nivel de inspector general/similar, alţii decât cei prevăzuţi la lit. a), şi a conducătorilor unităţilor aparatului central se prezintă persoanelor din conducerea MAI, conform competenţelor de coordonare a activităţii, pentru a dispune, prin rezoluţie scrisă, asupra soluţionării;
c)petiţiile referitoare la activitatea profesională sau conduita conducătorilor instituţiilor MAI, alţii decât cei prevăzuţi la lit. b), se prezintă şefilor nemijlociţi ai acestora, pentru a dispune, prin rezoluţie scrisă, asupra soluţionării;
d)petiţiile referitoare la activitatea profesională sau conduita unei persoane încadrate în MAI nu pot fi repartizate spre soluţionare respectivei persoane sau unui subordonat al acesteia.
(3)În vederea pregătirii prezentării petiţiei potrivit alin. (2) lit. a) - c), compartimentul pentru relaţii cu publicul poate solicita documentaţia întocmită de instituţiile MAI pentru formularea răspunsurilor către acelaşi petent, la petiţii anterioare.
SECŢIUNEA 3:Soluţionarea petiţiilor
SUBSECŢIUNEA 1:Stabilirea unor competenţe de soluţionare a petiţiilor
Art. 13: Competenţa Corpului de control al ministrului
Corpul de control al ministrului soluţionează petiţiile:
a)în care este reclamată activitatea profesională sau conduita prefecţilor, subprefecţilor ori a personalului care ocupă funcţii de conducere în MAI, din competenţa de numire a prim-ministrului sau a ministrului afacerilor interne, cu excepţia şefilor/adjuncţilor inspectoratelor judeţene/teritoriale şi altor structuri similare;
b)în care este reclamată activitatea profesională sau conduita personalului unităţilor aparatului central;
c)care conţin nemulţumiri privind rezultatul verificărilor efectuate ca urmare a unor petiţii soluţionate anterior de către unităţile aparatului central sau de către structurile de control ale instituţiilor MAI;
d)repartizate, prin rezoluţie scrisă, de către ministrul afacerilor interne, indiferent de obiect.
Art. 14: Competenţa structurilor de control
(1)Structurile de control ale instituţiilor MAI soluţionează petiţiile:
a)în care este reclamată activitatea profesională sau conduita şefilor/adjuncţilor inspectoratelor judeţene/teritoriale şi altor structuri similare, a personalului care ocupă funcţii de conducere, din competenţa de numire a conducătorului instituţiei MAI, a personalului cu funcţii de execuţie din instituţia MAI, precum şi a personalului serviciilor publice comunitare pe care instituţia MAI le coordonează şi controlează metodologic;
b)care conţin nemulţumiri privind rezultatul verificărilor efectuate ca urmare a unor petiţii soluţionate anterior de către structurile din subordinea instituţiilor MAI, precum şi de către serviciile publice comunitare pe care instituţia MAI le coordonează şi controlează metodologic;
c)repartizate, prin rezoluţie scrisă, de către conducătorul instituţiei MAI sau de conducerea MAI.
(2)Dispoziţiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător structurilor MAI sau persoanelor desemnate de conducătorul instituţiei MAI, în situaţia în care nu este organizată o structură de control.
Art. 15: Competenţa Direcţiei Generale Anticorupţie
Direcţia Generală Anticorupţie soluţionează petiţiile în care este reclamată săvârşirea unor acte sau fapte de corupţie de către personalul MAI.
Art. 16: Competenţa Direcţiei Generale de Protecţie Internă
Direcţia Generală de Protecţie Internă soluţionează petiţiile în care este reclamată existenţa unor ameninţări, vulnerabilităţi sau factori de risc care pot conduce la tulburarea gravă a ordinii publice sau care vizează informaţiile, patrimoniul, personalul, misiunile, procesul decizional şi capacitatea operaţională ale MAI, protecţia informaţiilor clasificate naţionale, ale Organizaţiei Tratatului Atlanticului de Nord şi ale Uniunii Europene, precum şi securitatea cibernetică.
SUBSECŢIUNEA 2:Verificări pentru soluţionarea unor petiţii
Art. 17: Planul de verificare
(1)În situaţia în care pentru soluţionarea petiţiilor se impun verificări complexe, acestea se realizează în baza unui plan de verificare.
(2)Planul de verificare se aprobă de persoana abilitată să semneze răspunsul la petiţie în calitate de conducător al autorităţii sau instituţiei publice.
(3)Planul de verificare, aprobat potrivit alin. (2), se aduce la cunoştinţa conducătorului structurii MAI unde urmează să fie realizată verificarea, care are obligaţia de a facilita efectuarea acesteia. În situaţia în care acest conducător face obiectul verificării, planul de verificare se aduce la cunoştinţa şefului său nemijlocit.
Art. 18: Raportul cu rezultatul verificărilor
(1)Rezultatul verificărilor se consemnează într-un raport care conţine prezentarea aspectelor sesizate prin petiţie şi a aspectelor constatate, precum şi propuneri de soluţionare a petiţiei.
(2)Principalele concluzii rezultate din verificări se aduc la cunoştinţa conducătorului structurii MAI unde s-a efectuat verificarea, cu excepţia situaţiei în care acesta face obiectul verificării, când se prezintă şefului ierarhic superior.
SUBSECŢIUNEA 3:Redirecţionarea petiţiilor greşit îndreptate
Art. 19: Redirecţionarea petiţiilor
(1)Petiţiile greşit îndreptate către conducerea MAI, instituţiile MAI sau unităţile aparatului central, de petenţi sau de alte autorităţi sau instituţii publice, sunt redirecţionate de compartimentul pentru relaţii cu publicul, în termen de cel mult 5 zile de la data înregistrării, autorităţilor sau instituţiilor publice competente.
(2)Redirecţionarea petiţiei se aduce la cunoştinţă, în scris, petentului.
SUBSECŢIUNEA 4:Soluţionarea petiţiilor
Art. 20: Redactarea răspunsului către petent
(1)Răspunsul către petent se redactează în limba română, motivat, cu respectarea normelor privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi a celor privind protecţia informaţiilor clasificate.
(2)În răspuns se indică obligatoriu numărul şi data înregistrării petiţiei în registrul de evidenţă a petiţiilor constituit potrivit art. 37, precum şi temeiul legal al soluţiei adoptate. Numele, prenumele şi funcţia deţinută ale semnatarilor răspunsului se trec în clar.
(3)În caz de conexare, în răspuns sunt indicate toate petiţiile la care acesta face referire.
(4)De regulă, răspunsul se redactează în două exemplare. Pentru solicitările primite prin poşta electronică, la care răspunsul se expediază în aceeaşi manieră, se pot stabili modalităţi adecvate de întocmire a răspunsului într-un singur exemplar.
(5)În situaţia în care petentul comunică în scris, fără echivoc, după înregistrarea unei petiţii, că nu mai doreşte răspuns ori că petiţia nu îi aparţine, nu se mai redactează un răspuns către petent.
(6)În situaţia în care la nivelul structurii MAI se primeşte o petiţie redactată într-o altă limbă decât limba română şi nu există posibilitatea înţelegerii conţinutului acesteia, compartimentul pentru relaţii cu publicul transmite petentului un răspuns în limba română prin care îl informează asupra necesităţii formulării petiţiei în limba română.
Art. 21: Prezentarea spre semnare a răspunsului către petent
(1)Răspunsul către petent, împreună cu petiţia şi, dacă există, documentaţia utilizată pentru soluţionarea acesteia, este înaintat, potrivit procedurilor de lucru stabilite, persoanelor în drept să îl semneze.
(2)În cazul în care petiţia a fost repartizată mai multor compartimente de specialitate, responsabilitatea întocmirii şi semnării răspunsului către petent este comună, dacă nu se dispune altfel.
Art. 22: Persoane abilitate să semneze răspunsul către petent
(1)Răspunsul către petent se semnează de persoana în drept, prevăzută de Ordonanţa Guvernului, sau de persoana împuternicită de aceasta şi de şeful/şefii compartimentului/ compartimentelor de specialitate care a/au soluţionat petiţia.
(2)Este împuternicit să semneze răspunsul către petent:
a)conducătorul unităţii aparatului central sau conducătorul instituţiei MAI, pentru petiţia adresată conducerii MAI, repartizată în acest sens de către DSG;
b)şeful ierarhic al conducătorului prevăzut la lit. a), în cazul aplicării prevederilor art. 12 alin. (2) lit. a) sau b).
(3)Conducătorul instituţiei MAI poate stabili, prin dispoziţie/ordin, reguli privind persoanele împuternicite să semneze răspunsuri la petiţiile adresate acestuia, precum şi la cele redirecţionate către acesta potrivit art. 61 din Ordonanţa Guvernului.
Art. 23: Termenul pentru expedierea răspunsului
(1)Răspunsul către petent se expediază în termen de cel mult 30 de zile sau, dacă a fost prelungit potrivit legii, de cel mult 45 de zile de la data înregistrării petiţiei în registrul de evidenţă a petiţiilor. În caz de conexare, termenul curge de la data înregistrării primei petiţii.
(2)Prelungirea termenului de transmitere a răspunsului cu cel mult 15 zile se aprobă în baza unui referat motivat întocmit de compartimentul de specialitate. Notificarea petentului, prevăzută la art. 9 din Ordonanţa Guvernului, se transmite compartimentului pentru relaţii cu publicul înăuntrul termenului de 30 de zile.
(3)Răspunsul către petent se transmite compartimentului pentru relaţii cu publicul cu cel puţin două zile lucrătoare înainte de împlinirea termenului de răspuns prevăzut la alin. (1).
Art. 24: Expedierea răspunsului
(1)După semnare, răspunsul către petent se transmite, împreună cu petiţia, în original, compartimentului pentru relaţii cu publicul, în vederea expedierii.
(2)De regulă, expedierea răspunsului se realizează în aceeaşi modalitate în care a fost primită petiţia sau în cea cerută de petent. La solicitare, răspunsul poate fi înmânat direct petentului, sub semnătură de primire.
Art. 25: Clasarea petiţiilor
Petiţia se clasează, în situaţiile prevăzute la art. 7 şi art. 10 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului, în baza unui referat aprobat de şeful compartimentului pentru relaţii cu publicul sau la propunerea compartimentelor de specialitate. În instituţiile MAI în care nu sunt organizate compartimente pentru relaţii cu publicul, referatul se aprobă de conducătorul instituţiei.
Art. 26: Arhivarea documentaţiei
(1)O copie a răspunsului către petent se arhivează împreună cu petiţia.
(2)În cazul răspunsului transmis prin poşta electronică, exemplarul nr. 1 sau exemplarul unic al răspunsului se arhivează împreună cu petiţia şi cu o dovadă privind expedierea.
(3)Răspunsul către petent returnat de către operatorul de servicii poştale din cauza imposibilităţii înmânării, însoţit de plicul cu menţiunea privind returul, se arhivează împreună cu petiţia.
(4)Documentele prevăzute la alin. (1) - (3) se arhivează la compartimentul pentru relaţii cu publicul.
(5)La împlinirea termenelor stabilite prin acte normative, documentele arhivate potrivit alin. (1) -(3) se predau compartimentului de arhivă.