Capitolul v - Circuitul şi promovarea corespondenţei către conducerea MAI - Ordinul 118/2021 privind redactarea şi gestionarea documentelor neclasificate, circuitul şi promovarea corespondenţei la nivelul Ministerului Afacerilor Interne
M.Of. 850
În vigoare Versiune de la: 7 Septembrie 2021
CAPITOLUL V:Circuitul şi promovarea corespondenţei către conducerea MAI
Art. 27: Primirea, înregistrarea şi promovarea corespondenţei către conducerea MAI
(1)Corespondenţa adresată conducerii MAI se primeşte, se înregistrează şi se repartizează/promovează prin DSG.
(2)Prin excepţie, documentele care au fost solicitate în mod expres, cele cu caracter confidenţial, cele la care au acces un număr limitat de persoane, precum şi cele pentru care emitentul apreciază că ar trebui promovate în mod direct conducerii MAI se pot prezenta la cabinetul persoanei din conducerea MAI de către unitatea emitentă.
(3)Înregistrarea documentelor prevăzute la alin. (2) se efectuează de către unitatea emitentă, iar răspunderea pentru verificarea şi îndeplinirea condiţiilor menţionate la art. 31 alin. (1) revine emitentului.
Art. 28: Repartizarea corespondenţei pentru soluţionare
(1)Corespondenţa este repartizată structurilor responsabile pentru soluţionare de către persoanele din conducerea MAI.
(2)Rezoluţia înscrisă de persoanele din conducerea MAI este însoţită de data rezoluţionării şi semnătura celui care o aplică.
(3)Pentru operativitate, corespondenţa primită şi înregistrată la nivelul DSG poate fi repartizată structurilor competente de către directorul DSG.
(4)Documentele repartizate spre soluţionare se transmit unităţilor responsabile potrivit menţiunilor cuprinse în rezoluţie.
(5)În cazul în care în rezoluţie sunt menţionate mai multe unităţi/persoane, documentele se soluţionează de unitatea/persoana titulară, care primeşte documentul în original, prin centralizarea propunerilor unităţilor/persoanelor responsabile.
Art. 29: Puncte de vedere sau avize
(1)Punctele de vedere sau avizele de specialitate se solicită de unitatea responsabilă sau, după caz, de unitatea titulară. Prin excepţie, avizul unei structuri de specialitate se solicită de către DSG, atunci când, după definitivarea corespondenţei, acesta a fost solicitat de către conducerea MAI.
(2)Structurile de specialitate sunt obligate să emită cu celeritate un punct de vedere sau un aviz, conform atribuţiilor şi domeniului lor de activitate, sau, după caz, în termenul dispus de conducerea MAI.
Art. 30: Puncte de vedere divergente. Avize negative sau cu observaţii
(1)În situaţia în care avizul structurii de specialitate este negativ sau cu observaţii, unitatea responsabilă reface documentul şi reia procedura prevăzută la art. 29 sau, după caz, motivează nepreluarea observaţiilor în documentul care se prezintă conducerii MAI.
(2)În cazul în care unităţile responsabile nu au o soluţie unitară, unitatea titulară face menţiuni în documentul promovat la conducerea MAI, referitoare la variantele propuse şi motivarea opţiunii sale, anexând punctele de vedere divergente.
Art. 31: Verificarea corespondenţei în vederea promovării
(1)În vederea promovării corespondenţei la conducerea MAI, DSG procedează la verificarea următoarelor aspecte:
a)este înregistrată şi semnată de către conducătorii unităţilor responsabile;
b)conţine avizele structurilor implicate, din care să reiasă clar avizarea sau neavizarea, asumarea sau neasumarea unor responsabilităţi, după caz;
c)este însoţită de documentaţia care a stat la baza întocmirii acesteia;
d)în cazul în care este redactată într-o limbă străină, este însoţită, după caz, inclusiv de traducerea acesteia;
e)este tehnoredactată în condiţii grafice bune.
(2)Corespondenţa care nu îndeplineşte condiţiile prevăzute la alin. (1) se restituie unităţii responsabile sau, după caz, unităţii titulare, pentru refacere, îmbunătăţire sau completare. Pentru asigurarea cu celeritate a acestor activităţi, personalul DSG colaborează nemijlocit cu unităţile vizate.
Art. 32: Expedierea corespondenţei
(1)Corespondenţa însuşită de conducerea MAI se predă unităţii responsabile sau, după caz, unităţii titulare, care asigură expedierea către destinatar.
(2)Ca urmare a dispoziţiei conducerii MAI, corespondenţa însuşită se poate expedia prin intermediul DSG.