Capitolul iii - Sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă - Norme Metodologice din 2024 de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă

M.Of. 269

În vigoare
Versiune de la: 31 Martie 2024
CAPITOLUL III:Sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă
SECŢIUNEA 1:Organizarea şi administrarea S.I.I.E.A.S.C.
Art. 14
Introducerea, actualizarea, exploatarea şi valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. se realizează de către D.G.E.P./S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., de S.P.C.L.E.P. şi primăriile din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., precum şi de către misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României, conform competenţelor.
Art. 15
(1)Actualizarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. se realizează pe baza documentelor prezentate de persoana interesată şi a celor transmise de autorităţi şi instituţii publice ori entităţi private, potrivit atribuţiilor ce le revin, sau din oficiu, în situaţiile prevăzute de prezentele norme metodologice.
(2)Autorităţile şi instituţiile publice şi entităţile private prevăzute la alin. (1) sunt:
a)structurile de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., prin intermediul componentei informatizate a R.N.E.P.;
b)M.A.E., prin misiunile diplomatice şi oficiile consulare de carieră ale României, pentru evenimentele de stare civilă intervenite în străinătate;
c)instanţele judecătoreşti, pentru modificările intervenite în materie civilă;
d)I.G.P.R., prin direcţiile de specialitate, pentru înregistrarea naşterii persoanelor aflate în situaţii speciale, precum şi pentru schimbarea numelui pe cale administrativă;
e)Ministerul Public, pentru transmiterea documentelor prevăzute de lege, în vederea înregistrării decesului;
f)S.P.A.S., alţi furnizori publici şi privaţi de servicii sociale, pentru înregistrarea naşterii persoanelor aflate în situaţii speciale;
g)A.N.C. şi M.A.E., pentru persoanele care dobândesc sau pierd cetăţenia română;
h)notarii publici, pentru declaraţii şi testamente în materie civilă, convenţii matrimoniale şi modificări în statutul civil, intervenite ca urmare a divorţului;
i)medicii care profesează în cadrul unor unităţi sanitare publice/private, pentru transmiterea electronică a certificatelor medicale constatatoare ale naşterii şi decesului, precum şi a certificatelor medicale privind starea sănătăţii viitorilor soţi.
(3)Procedura privind actualizarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. în baza informaţiilor transmise electronic de către autorităţile şi instituţiile publice ori entităţile private, prevăzute la alin. (2) lit. b)-i), se stabileşte prin protocoale încheiate între acestea şi D.G.E.P.
(4)În cazul identificării necesităţii interconectării S.I.I.E.A.S.C. cu sistemele autorităţilor, instituţiilor publice ori ale entităţilor private prevăzute la alin. (2), se încheie un protocol în condiţiile alin. (3).
SECŢIUNEA 2:Componentele şi funcţionalităţile S.I.I.E.A.S.C.
Art. 16
S.I.I.E.A.S.C. este constituit din următoarele componente principale:
a)Registrul de stare civilă exemplarul II - conţine actele de stare civilă prin care se dovedeşte naşterea, căsătoria sau decesul unei persoane; în Registrul de stare civilă exemplarul II se înscriu menţiuni ulterioare de către ofiţerul de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. şi din cadrul primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P., S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. şi de către D.G.E.P.;
b)Registrul unic al menţiunilor - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. şi primării din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde nu funcţionează S.P.C.L.E.P. şi conţine menţiunile transmise electronic ofiţerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei care are în păstrare Registrul de stare civilă exemplarul I, pentru a fi operate pe actele de stare civilă exemplarul I şi exemplarul II, după caz;
c)Registrul de intrare-ieşire - conţine numărul atribuit solicitărilor în materie de stare civilă adresate D.G.E.P./S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.; numărul este atribuit din S.I.I.E.A.S.C. consecutiv şi neîntrerupt, începând de la data de 1 ianuarie, cu numărul 1, până la data de 31 decembrie, cu numărul ultimei cereri înregistrate;
d)Registrul local de intrare-ieşire - conţine numărul atribuit cererilor prin care se solicită înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă, a menţiunilor ulterioare, a dosarelor de divorţ, precum şi a altor cereri pe linie de stare civilă, la nivelul S.P.C.L.E.P. şi primăriilor din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite; numărul este atribuit din S.I.I.E.A.S.C. consecutiv şi neîntrerupt, începând de la data de 1 ianuarie, cu numărul 1, până la data de 31 decembrie, cu numărul ultimei cereri înregistrate;
e)Registrul unic al eliberării certificatelor/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. şi primării din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite şi cuprinde informaţii privind titularul, solicitantul, data eliberării, semnătura, precum şi seria şi numărul certificatelor/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate;
f)Registrul privind eliberarea adeverinţelor de înhumare/incinerare - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. şi primării din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite şi cuprinde informaţii privind persoana decedată, solicitantul, numărul de înregistrare, data eliberării, semnătura de primire;
g)Registrul unic al certificatelor de divorţ - ţine evidenţa centralizată a certificatelor de divorţ emise de ofiţeri de stare civilă şi notari publici;
h)Evidenţa electronică a dispoziţiilor emise privind schimbarea numelui pe cale administrativă;
i)Evidenţa electronică a dispoziţiilor emise de primarul unităţii administrativ-teritoriale, în materie de stare civilă;
j)R.P.I.D. - se actualizează de către poliţiştii criminalişti cu informaţii privind mama a cărei naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a dat naştere unui copil;
k)Registrul certificatelor medicale constatatoare ale naşterii şi ale decesului şi al celor privind starea sănătăţii viitorilor soţi - conţine lista detaliată a certificatelor medicale necesare înregistrării actelor şi faptelor de stare civilă;
l)Registrul expertizelor medico-legale - conţine lista detaliată a expertizelor medico-legale, ce constituie documente necesare pentru înregistrarea actului de naştere, în lipsa certificatelor medicale constatatoare ale naşterii;
m)Registrul controalelor efectuate de D.G.E.P. - conţine planificarea activităţii de control şi rezultatul acesteia, efectuată la nivelul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., S.P.C.L.E.P. şi primăriilor din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite, măsurile dispuse şi monitorizarea punerii în aplicare a acestora;
n)Registrul controalelor efectuate de S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. - conţine planificarea activităţii de control şi rezultatul acesteia, efectuată la nivelul S.P.C.L.E.P. şi primăriilor din cadrul unităţilor administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite, din raza de competenţă, măsurile dispuse şi monitorizarea punerii în aplicare a acestora.
Art. 17
(1)Fişa persoanei se constituie din datele înregistrate în S.I.I.E.A.S.C. despre o persoană cetăţean român, apatrid, cetăţean străin, cetăţean al statelor membre ale Uniunii Europene, Spaţiului Economic European sau al Confederaţiei Elveţiene, structurate pe date personale, date ale părinţilor, copiilor, soţului/soţiei, evenimente de viaţă, inclusiv cu istoricul acestora.
(2)Fişa persoanei este accesată din S.I.I.E.A.S.C. în scopul consultării informaţiilor despre persoană, precum şi a actelor de stare civilă cu privire la aceasta.
Art. 18
(1)S.I.I.E.A.S.C. conţine o componentă funcţională externă, denumită în continuare portal extern, şi o componentă funcţională destinată instituţiilor şi autorităţilor publice, denumită în continuare portal instituţii partenere.
(2)Portalul extern permite interacţiunea cetăţenilor şi a medicilor cu structurile de stare civilă într-un format standardizat şi cu respectarea cerinţelor privind identificarea utilizatorului; prin portalul extern cetăţeanul are posibilitatea depunerii cererii şi a documentelor necesare pentru înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă, pentru transcrierea certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, pentru eliberarea certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă române/adeverinţelor cu privire la statutul civil, a cererilor şi documentelor necesare constatării divorţului pe cale administrativă de către ofiţerul de stare civilă, precum şi a celor care implică înscrierea de menţiuni pe actele de stare civilă, în condiţiile prezentelor norme metodologice.
(3)Portalul instituţiilor partenere expune o interfaţă generică de căutare a persoanelor în S.I.I.E.A.S.C., dedicată instituţiilor prevăzute la art. 69 alin. (1)-(3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, care nu deţin un sistem informatic prin care să acceseze direct serviciile expuse de către S.I.I.E.A.S.C., în condiţiile art. 15 alin. (4).
Art. 19
(1)Aplicaţia offline este componenta S.I.I.E.A.S.C. care permite înregistrarea şi emiterea actelor de stare civilă, precum şi eliberarea certificatelor de stare civilă şi a adeverinţei de înhumare/incinerare, în cazul apariţiei unor disfuncţionalităţi la nivelul sistemului central S.I.I.E.A.S.C. sau al unor întreruperi temporare ale liniilor de comunicaţii ori alte cazuri similare.
(2)Aplicaţia offline este un instrument informatic alternativ, cu soluţii avansate de securitate, care dispune de mecanisme de validare a unicităţii informaţiilor, astfel încât să se asigure integritatea informaţiilor şi validarea procesului de sincronizare a datelor în S.I.I.E.A.S.C.
Art. 20
S.I.I.E.A.S.C. asigură, prin proceduri informatice, următoarele funcţionalităţi:
a)atribuirea automată a numărului şi datei înregistrării actelor de stare civilă, a seriei şi numărului certificatelor de stare civilă şi extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a numărului certificatelor electronice de stare civilă;
b)generarea automată a textelor de menţiuni, prevăzute în anexa nr. 20;
c)actualizarea în timp real a S.N.I.E.P., de la data înregistrării actului de stare civilă privind cetăţenii români sau a modificărilor intervenite în statutul civil al acestora ori ca urmare a schimbării numelui;
d)generarea automată a C.N.P. potrivit prezentelor norme metodologice;
e)transmiterea buletinelor statistice de naştere, căsătorie, deces şi divorţ Institutului Naţional de Statistică, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;
f)transmiterea către Centrul Naţional de Administrare a Registrelor Naţionale Notariale, după înregistrarea evenimentului de stare civilă, a extrasului de pe actul de căsătorie şi a convenţiei matrimoniale, după caz, a certificatului de divorţ în urma constatării de către ofiţerul de stare civilă a divorţului pe cale administrativă, precum şi a informaţiilor privind decesul persoanei;
g)returnarea automată a C.N.P. către unitatea sanitară/medicul care a transmis electronic certificatul medical constatator al naşterii, odată cu întocmirea actului de naştere.
Art. 21
Prin intervenţia D.G.E.P./S.P.C.J.E.P/D.G.E.P.M.B. şi S.P.C.L.E.P., după caz, S.I.I.E.A.S.C. asigură următoarele funcţionalităţi:
a)accesarea S.N.I.E.P. pentru interogarea şi preluarea datelor persoanelor necesare soluţionării cererilor din S.I.I.E.A.S.C.;
b)transmiterea către sistemul informatic gestionat de I.G.I. a informaţiilor privind căsătoria, decesul şi divorţul cetăţenilor străini, apatrizilor şi cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Spaţiului Economic European sau Confederaţiei Elveţiene, înregistrate în S.I.I.E.A.S.C.;
c)transmiterea informaţiilor privind decesul înregistrat în baza hotărârilor declarative de moarte la Institutul Naţional de Criminalistică din cadrul I.G.P.R.;
d)transmiterea către Direcţia cazier judiciar, statistică şi evidenţe operative din cadrul I.G.P.R., către Direcţia generală a finanţelor publice judeţene/a municipiului Bucureşti şi către serviciile publice comunitare de paşapoarte teritoriale de la locul de domiciliu/ultimului domiciliu a menţiunilor de schimbare a numelui pe cale administrativă înscrise pe marginea actelor de stare civilă;
e)generarea situaţiilor statistice privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă şi a altor indicatori pe linie de stare civilă pe baza informaţiilor disponibile în S.I.I.E.A.S.C.;
f)gestionarea actelor de stare civilă.
Art. 22
Structura componentelor S.I.I.E.A.S.C., astfel cum sunt definite la art. 16-19, se stabileşte prin ordin al ministrului afacerilor interne.
Art. 23
Pentru îndeplinirea dispoziţiilor art. 15, 20 şi 21, S.I.I.E.A.S.C. permite integrarea şi interoperabilitatea, pentru a realiza schimbul de date unidirecţional sau bidirecţional, între acesta şi celelalte sisteme implicate, într-un format standardizat şi cu respectarea cerinţelor de securitate.
SECŢIUNEA 3:Nomenclatoarele unitare de interes general utilizate pentru ţinerea în actualitate a S.I.I.E.A.S.C.
Art. 24
(1)Pentru prelucrarea automată a datelor şi pentru ţinerea în actualitate a S.I.I.E.A.S.C. se utilizează nomenclatoarele unitare de interes general, constituite în funcţie de următoarele categorii de date:
a)tipuri de registre/acte/certificate de stare civilă/extrase multilingve;
b)unităţi administrativ-teritoriale, localităţi şi artere de circulaţie situate pe teritoriul României;
c)tipuri de locuri de producere a evenimentelor de stare civilă;
d)state şi cetăţenii;
e)misiuni diplomatice şi oficii consulare ale României;
f)tipuri de înregistrări ale actelor de stare civilă;
g)tipuri de menţiuni;
h)tipuri de regimuri matrimoniale;
i)cauze de deces;
j)motive de schimbare a numelui de familie/prenumelui;
k)tipuri de documente de identitate;
l)acte normative/administrative;
m)tipuri de instituţii şi autorităţi publice.
(2)Modificarea sau completarea nomenclatoarelor unitare de interes general prevăzute la alin. (1) se realizează de către D.G.E.P. prin proceduri informatice, în baza comunicărilor autorităţilor şi instituţiilor publice abilitate.
(3)Datele prevăzute la alin. (1) lit. d) şi e) sunt actualizate de către D.G.E.P. pe baza informaţiilor puse la dispoziţie de către M.A.E., cu respectarea codificărilor stabilite prin standardul ISO 3166. În procesul de actualizare a datelor din S.I.I.E.A.S.C. sunt utilizate denumirile oficiale ale ţărilor, cu excepţia situaţiilor în care dimensiunea rubricilor specifice actelor şi certificatelor de stare civilă nu permite înscrierea completă a titulaturii statelor, caz în care sunt utilizate denumirile scurte/uzuale.
Art. 25
În scopul respectării limitărilor tehnice existente, D.G.E.P. poate decide măsuri suplimentare de formatare a datelor înscrise pe actele sau documentele de stare civilă.