Secţiunea 2 - Înregistrarea actelor de stare civilă - Norme Metodologice din 2024 de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă

M.Of. 269

În vigoare
Versiune de la: 31 Martie 2024
SECŢIUNEA 2:Înregistrarea actelor de stare civilă
Art. 33
(1)Declaraţiile privind înregistrarea actelor de stare civilă se fac în faţa ofiţerului de stare civilă, verbal, pentru înregistrarea naşterii şi decesului, şi în scris, pentru căsătorie; declararea cu depăşirea termenelor legale a naşterii, respectiv a decesului se face în scris, cu arătarea motivelor întârzierii.
(2)Prin excepţie de la prevederile alin. (1), declaraţiile făcute prin portalul extern pentru înregistrarea naşterii şi decesului, precum şi declaraţiile de căsătorie se fac în scris, de către persoanele care se autentifică cu certificat calificat/certificat pentru semnătură electronică avansată emis de M.A.I. sau au un cont valid de identificare creat de către orice S.P.C.L.E.P./primărie a unităţii administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite.
(3)Declaraţiile prevăzute la alin. (1) şi (2) se înregistrează în Registrul local de intrare-ieşire, prevăzut la art. 16 lit. d).
(4)Ofiţerul de stare civilă este obligat să verifice conţinutul declaraţiei şi concordanţa acesteia cu actele sau certificatele de stare civilă şi cu celelalte înscrisuri prezentate în original de declarant sau existente în S.N.I.E.P. şi S.I.I.E.A.S.C., după caz.
(5)Documentele în baza cărora se înregistrează actele de stare civilă sau se înscriu menţiuni pe acestea, prevăzute de prezentele norme metodologice, se solicită de ofiţerul de stare civilă în original, se scanează, se încarcă în S.I.I.E.A.S.C. şi se asociază la dosarul electronic constituit.
(6)Documentele preluate electronic de la emitenţi, necesare înregistrării actelor de stare civilă sau înscrierii menţiunilor, se asociază la dosarul electronic constituit; în situaţia în care documentele nu există în format electronic, ofiţerul de stare civilă este obligat să scaneze şi să încarce originalul acestora şi să le restituie deponentului imediat după confruntarea datelor.
(7)Actele de identitate şi certificatele de stare civilă necesare înregistrării actelor de stare civilă sau înscrierii menţiunilor se solicită în situaţia în care din verificările efectuate în S.N.I.E.P. şi S.I.I.E.A.S.C. persoanele sau actele de stare civilă în cauză nu sunt identificate.
(8)Dacă în urma verificărilor în S.N.I.E.P. nu sunt identificate persoanele sau sunt identificate însă nu au ataşată fotografia ori aceasta nu corespunde cu fizionomia, se solicită prezentarea în original a actelor de identitate.
(9)Pentru înregistrarea actelor de stare civilă şi înscrierea menţiunilor, solicitările de verificare adresate instituţiilor implicate se generează electronic din S.I.I.E.A.S.C. şi se transmit în mod similar.
Art. 34
Documentele emise de autorităţile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, precum şi traducerile acestora efectuate în străinătate trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a)documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine se apostilează;
b)documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
c)documentele eliberate de statele membre ale Uniunii Europene care intră sub incidenţa Regulamentului (UE) 2016/1.191 al Parlamentului European şi al Consiliului din 6 iulie 2016 privind promovarea liberei circulaţii a cetăţenilor prin simplificarea cerinţelor de prezentare a anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană şi de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1.024/2012 sunt scutite de apostilare sau orice altă formalitate;
d)documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a)-c) se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 1.093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
e)documentele de stare civilă ale persoanelor care au statut de beneficiar al unei forme de protecţie internaţionale în orice stat membru al Uniunii Europene sunt exceptate de la apostilare/supralegalizare.
Art. 35
(1)Forma, conţinutul şi datele cuprinse în actele de stare civilă, precum şi menţiunile de pe marginea acestora se completează informatic.
(2)Sunt interzise ştersăturile, răzuirile, prescurtările, adăugirile şi corecturile în cuprinsul actelor de stare civilă sau al documentelor primare care stau la baza întocmirii actelor, precum şi în cuprinsul menţiunilor înscrise pe marginea acestora.
(3)Ofiţerul de stare civilă care înregistrează actul de stare civilă exemplarul II aplică semnătura electronică şi, în mod automat, se generează sigiliul S.I.I.E.A.S.C.; declarantul, viitorii soţi şi martorii semnează prin intermediul unor dispozitive de captare digitală a semnăturii olografe.
(4)Actul de stare civilă exemplarul I se generează informatic după exemplarul II şi se semnează olograf de ofiţerul de stare civilă, declarant, viitorii soţi şi martori, după caz, şi se aplică sigiliul potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 22.
(5)Prin excepţie de la prevederile alin. (4), în cazul în care dosarul de declarare a naşterii sau a decesului s-a depus la un alt S.P.C.L.E.P. sau altă primărie decât cel/cea competent/ă să soluţioneze cererea ori în situaţiile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, actul de stare civilă nu se semnează de către declarant.
Art. 36
Întocmirea actelor de stare civilă şi înscrierea menţiunilor se fac în limba română, folosindu-se alfabetul latin extins, cu respectarea următoarelor reguli:
a)rubricile privind numele de familie, prenumele, denumirea localităţii, judeţul sau ţara şi cauza decesului se completează cu majuscule, de tipar;
b)rubricile privind "anul" şi "ziua" se completează cu cifre arabe, iar rubrica privind "luna" se completează cu majuscule, fără prescurtări;
c)în rubrica "Sexul" se înscrie cu majuscule "MASCULIN" sau "FEMININ", conform certificatului medical constatator al naşterii/decesului;
d)rubrica "naţionalitatea" se completează numai la cererea scrisă a titularului actului sau a reprezentantului legal, iar în rubrica "Cetăţenia" se înscrie cetăţenia stabilită potrivit actului de identitate/paşaportului prezentat sau a certificatului de cetăţenie eliberat de autorităţile române;
e)rubricile din actele de naştere, căsătorie şi deces, referitoare la locul naşterii părinţilor, al soţilor şi al decedatului, se completează cu denumirea actuală a comunei, oraşului, municipiului sau sectorului municipiului Bucureşti, potrivit organizării administrativ-teritoriale a României; rubricile referitoare la judeţ se completează cu denumirea actuală a judeţului, respectiv a municipiului Bucureşti; în cazul municipiului Bucureşti, în rubrica "comuna/oraşul/municipiul" se înscrie "sectorul", iar cuvântul "judeţ" se înlocuieşte şi se înscrie "Municipiul Bucureşti";
f)completarea tuturor rubricilor din actele de stare civilă se face cu folosirea diacriticelor în vederea ortografierii corecte a numelor de familie/prenumelor; în ceea ce priveşte denumirea localităţilor, înlocuirea literei "î" cu "â" din cuprinsul acestora se face conform Legii nr. 290/2018 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 2/1968 privind organizarea administrativă a teritoriului României;
g)în cazul în care se transcrie un certificat/extras de stare civilă/extras multilingv al actului de stare civilă procurat din străinătate, în rubrica referitoare la "localitate" se înscrie denumirea localităţii, aşa cum rezultă din actul prezentat şi din traducerea legalizată, iar rubrica "judeţul" se înlocuieşte cu "ţara" unde a fost înregistrat;
h)rubricile care nu se completează se barează cu o linie orizontală, înainte de a fi semnat actul;
i)în rubrica referitoare la "domiciliu" se înscrie adresa de domiciliu din actele de identitate prezentate, cu excepţia cazurilor în care legitimarea se face cu paşaport pentru cetăţeni români cu menţionarea statului de domiciliu, unde la "domiciliu" se preia ţara de domiciliu; în cazul cetăţenilor străini se înscrie doar ţara, cu excepţia cazurilor în care legitimarea se face cu permis de şedere pe termen lung cu domiciliu în România.
Art. 37
Actele de naştere, de căsătorie şi de deces, întocmite în cazuri speciale, se înregistrează cu respectarea regulilor prevăzute la art. 36 şi a următoarelor:
a)în actele de naştere înregistrate tardiv după trecerea unui an de la data naşterii, întocmite în baza hotărârilor judecătoreşti de înregistrare tardivă a naşterii, transcrise, reconstituite, precum şi întocmite ulterior, ori ca urmare a încuviinţării adopţiei, rubricile privind declarantul şi "a prezentat certificatul medical constatator al naşterii nr. ........................., eliberat de ........................................, din care rezultă că s-a născut un copil ........................................" nu se completează;
b)în actele de deces transcrise, reconstituite, întocmite ulterior, întocmite ca urmare a înregistrării decesului produs în străinătate ori în baza unei hotărâri judecătoreşti declarative de moarte, rubricile privind declarantul şi "a prezentat certificatul medical constatator al decesului nr. ........................., eliberat de ........................................" şi "cauza decesului fiind ........................................" nu se completează;
c)în actele de căsătorie reconstituite, întocmite ulterior sau transcrise, textul "văzând că publicaţia cerută de lege s-a efectuat în termen şi că nu s-a făcut opoziţie la această căsătorie, în temeiul consimţământului exprimat personal de fiecare dintre viitorii soţi prezenţi" şi "rubricile cu privire la martori" nu se completează; în textul "noi, ........................................ ofiţer de stare civilă, am încheiat prezentul act de căsătorie" se înlocuieşte menţiunea "încheiat" şi se înscrie, după caz, "reconstituit", "întocmit ulterior", "transcris";
d)în actele de căsătorie reconstituite, întocmite ulterior, transcrise, la rubrica referitoare la "domiciliu" se înscrie domiciliul actual al fiecărui soţ;
e)în actele de stare civilă transcrise, rubricile cu privire la "numele de familie" şi/sau "prenumele" se completează cu respectarea dispoziţiilor art. 2.576 şi 2.589 din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată cu modificările şi completările ulterioare;
f)în cazul în care din certificatul/extrasul de căsătorie/extrasul multilingv al actului de căsătorie transcris nu rezultă numele de familie ce urmează a fi purtat în timpul căsătoriei, acesta se completează cu cel declarat de soţi;
g)pe actele de stare civilă exemplarul II ofiţerul de stare civilă aplică semnătura electronică şi, în mod automat, se generează sigiliul S.I.I.E.A.S.C., iar actele de stare civilă exemplarul I se semnează olograf de ofiţerul de stare civilă şi se aplică sigiliul potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 22.
Art. 38
În Registrul de stare civilă exemplarul I se înscriu menţiunile transmise electronic în Registrul unic al menţiunilor, prin aplicarea etichetei autocolante ce se tipăreşte cu textul de menţiune corespunzător.
Art. 39
(1)În situaţia prevăzută la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, actele de stare civilă exemplarul I completate olograf se arhivează în Registrul de stare civilă exemplarul I, iar imediat după încetarea forţei majore sau înlăturarea disfuncţionalităţilor de ordin tehnic se constituie dosarul electronic al actului prin completarea informatică a exemplarului II după exemplarul I, şi încărcarea fotocopiilor conforme cu originalul ale documentelor care stau la baza înregistrării actelor şi faptelor de stare civilă, păstrându-se consecutivitatea actelor.
(2)Dacă în timpul completării olografe a actului, înainte de a fi semnat de declarant, de soţi ori de martori şi de ofiţerul de stare civilă, se constată o greşeală, pagina completată greşit se anulează prin două linii trasate în diagonală ("X"), cu cerneală roşie, scriindu-se, cu majuscule de tipar, textul "PAGINĂ ANULATĂ", iar numărul actului ce corespunde acesteia se trece pe fila următoare, unde se întocmeşte actul corect.
(3)Dispoziţiile prevăzute la art. 30-32 se aplică în mod corespunzător.
Art. 40
(1)După întocmirea actelor de căsătorie şi a celor de naştere în cazul adopţiei, respectiv după înscrierea menţiunilor, care atrag după sine schimbarea numelui de familie şi/sau a prenumelui şi a sexului, precum şi în cazul întocmirii actului de deces, ofiţerul de stare civilă este obligat să anuleze actul de identitate, după cum urmează:
a)cartea de identitate şi cartea de identitate simplă se anulează prin tăierea colţului, stânga jos, astfel încât să fie cuprins numărul documentului, iar cărţile de identitate electronice prin deteriorarea suportului de stocare;
b)cărţile de identitate provizorii se anulează prin bararea cu o linie diagonală a paginii în care sunt înscrise datele de stare civilă şi înscrierea menţiunii “ANULAT", a datei, a numelui de familie şi a prenumelui ofiţerului de stare civilă care procedează la anulare; după data asigurării condiţiilor tehnice necesare emiterii noii cărţi de identitate provizorii, aceasta se anulează prin tăierea colţului, astfel încât să fie cuprins numărul documentului;
c)buletinele de identitate se anulează prin decuparea colţului uneia dintre cele două coperte care să cuprindă seria şi numărul documentului.
(2)Documentele de identitate prevăzute la alin. (1) lit. a) şi c) se restituie titularului sau reprezentantului legal, respectiv declarantului decesului în cazul decesului persoanei, iar documentele prevăzute la alin. (1) lit. b) se trimit cu adresă la S.P.C.L.E.P. emitent, împreună cu colţurile documentelor prevăzute la alin. (1) lit. a) şi c), lunar, până la data de 10 a lunii următoare.