Capitolul i - NOMENCLATORUL privind modelele registrelor şi formularelor tipizate, comune pe economie, pentru activitatea financiară şi contabilă - Norme Metodologice din 1998 de intocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor acestora

M.Of. 391 bis

Ieşit din vigoare
Versiune de la: 15 Ianuarie 2002
CAPITOLUL I:
SECTIUNEA I:NOMENCLATORUL privind modelele registrelor şi formularelor tipizate, comune pe economie, pentru activitatea financiară şi contabilă

Nr. crt.

Denumirea formularului

Cod

bază

variantă

0

1

2

3

 

I. REGISTRELE DE CONTABILITATE

 

 

1.

Registrul-jurnal

14-1-1

 

- Registrul-jurnal de încasări şi plăţi

 

14-1-1/a

2.

Registrul-inventar

14-1-2

 

3.

Cartea mare

14-1-3

 

- Cartea mare (şah)

 

14-1-3/a

 

II. MIJLOACE FIXE

 

 

4.

Registrul numerelor de inventar

14-2-1

 

- Registru de inventar privind investiţiile, dotările şi alte utilităţi

 

14-2-1/a

5.

Fişa mijlocului fix

14-2-2

 

6.

Bon de mişcare a mijloacelor fixe

14-2-3 A

 

- Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale

 

14-2-3/aA

7.

Proces-verbal de recepţie

14-2-5

 

- Proces-verbal de recepţie provizorie

 

14-2-5/a

- Proces-verbal de punere în funcţiune

 

14-2-5/b

- Proces-verbal de recepţie finală

 

14-2-5/c

 

III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR

 

 

8.

Notă de recepţie şi constatare de diferenţe

14-3-1A

 

- Notă de recepţie şi constatare de diferenţe

 

14-3-1/aA

9.

Bon de primire în consignaţie

14-3-2

 

10.

Bon de predare, transfer, restituire

14-3-3A

 

11.

Bon de consum

14-3-4A

 

- Bon de consum (colectiv)

 

14-3-4/a

- Fişă limită de consum

 

14-3-4/bA

- Fişă limită de consum colectivă

 

14-3-4/cA

- Listă zilnică de alimente

 

14-3-4/dA

12.

Dispoziţie de livrare

14-3-5A

 

13.

Borderou de redare a documentelor

14-3-7

 

14.

Fişă de magazie

14-3-8

 

- Fişă de magazie cu două unităţi de măsură

 

14-3-8/a

- Fişă de magazie cu repartizarea ieşirilor

 

14-3-8/c

15.

Fişă de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă

14-3-9

 

- Fişă de evidenţă a stocurilor şi a obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă

 

14-3-9/a

16.

Registrul stocurilor

14-3-11

 

- Registrul stocurilor

 

14-3-l1/a

17.

Listă de inventariere

14-3-12

 

- Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)

 

14-3-12/a

- Listă de inventariere

 

14-3-12/b

 

IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI

 

 

18.

Chitanţă pentru operaţii în valută

 

14-4-1/a

19.

Proces-verbal de plăţi

14-4-3A

 

20.

Dispoziţie de plată-încasare către casierie

14-4-4

 

- Dispoziţie de plată-încasare către casierie (colectivă)

 

14-4-4/a

21.

Împuternicire

14-4-5

 

22.

Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare

14-4-6

 

23.

Registru de casă

14-4-7A

 

- Registru de casă în valută

 

14-4-7/aA

- Registru de casă

 

14-4-7/bA

- Registru de casă în valută

 

14-4-7/cA

24.

Bon de vânzare

14-4-12

 

25.

Borderou de achiziţie

14-4-13

 

- Borderou de achiziţie alimentaţie publică

 

14-4-13/a

- Borderou de achiziţie (de la producători individuali)

 

14-4-13/b

26.

Decont pentru operaţii în participaţie

14-4-14

 

 

V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL

 

 

27.

Stat de salarii

14-5-1

 

- Stat de salarii

 

14-5-1/a

- Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total)

 

14-5-1/b

- Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total)

 

14-5-1/c

- Listă de avans chenzinal

 

14-5-1/d

- Listă de avans chenzinal

 

14-5-1/e

- Listă de indemnizaţii pentru concediul de odihnă

 

14-5-1/f

- Desfăşurătorul indemnizaţiilor plătite în contul asigurărilor sociale de stat

 

14-5-1/g

- Drepturi băneşti - Chenzina I (extras)

 

14-5-1/h

- Drepturi băneşti - Chenzina a II-a (extras)

-

14-5-1/i

- Stat de salarii pentru colaboratori

 

14-5-1/j

- Stat de salarii

 

14-5-1/k

- Stat de salarii

 

14-5-1/l

28.

Fişă de evidenţă a salariilor

14-5-2

 

- Fişă de evidenţă a salariilor (cu elementele componente ale salariului total)

 

14-5-2/a

29.

Ordin de deplasare delegaţie

14-5-4

 

- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale)

 

14-5-4/a

30.

Decont de cheltuieli pentru deplasări externe

14-5-5

 

- Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)

 

14-5-5/a

 

VI. CONTABILITATEA GENERALĂ

 

 

31.

Notă de debitare-creditare

14-6-1A

 

32.

Notă-de contabilitate

14-6-2A

 

- Notă de contabilitate

 

14-6-2/aA

33.

Extras de cont

14-6-3

 

34.

Jurnal-situaţie privind operaţiile contabile

14-6-4

 

35.

Jurnal-situaţie privind operaţiile de casă şi bancă

14-6-5

 

- Jurnal-situaţie privind operaţiile de casă şi bancă

 

14-6-5/a

36.

Jurnal privind decontările cu furnizorii

14-6-6

 

37.

Situaţia încasării-achitării facturilor

14-6-7

 

38.

Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri

14-6-8

 

- Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri

 

14-6-8/a

39.

Situaţie privind mişcarea stocurilor

14-6-9

 

40.

Jurnal privind salariile şi contribuţia la asigurările sociale

14-6-10

 

41.

Jurnal privind repartizarea şi decontarea cheltuielilor de producţie

14-6-11

 

- Jurnal privind repartizarea şi decontarea cheltuielilor de producţie

 

14-6-11/a

42.

Jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri

14-6-12

 

- Jurnal pentru vânzări

 

14-6-12/a

43.

Jurnal privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri

14-6-13

 

44.

Borderou de primire a obiectelor în consignaţie

14-6-14

 

45.

Borderou de ieşire a obiectelor din consignaţie

14-6-15

 

- Borderou de vânzare (încasare)

 

14-6-15/a

46.

Jurnal privind operaţii diverse (pentru conturi sintetice)

14-6-17

 

- Jurnal privind operaţii diverse (pentru conturi sintetice)

 

14-6-17/a

- Jurnal pentru cumpărări

 

14-6-17/b

47.

Situaţie privind avansurile de trezorerie

14-6-18

 

48.

Fişă de cont analitic pentru cheltuieli efective

14-6-21

 

- Fişă de cont analitic pentru cheltuieli indirecte de producţie

 

14-6-21/a

49.

Fişă de cont pentru operaţii diverse

14-6-22

 

- Fişă de cont pentru operaţii diverse (în valută şi în lei)

 

14-6-22/a

50.

Document cumulativ

14-6-24

 

- Document cumulativ

 

14-6-24/a

- Document cumulativ

 

14-6-24/b

- Document cumulativ

 

14-6-24/c

51.

Registru pentru evidenţa fondului de rulment şi a altor fonduri pentru asociaţiile de proprietari

14-6-25

 

52.

Registru pentru evidenţa bunurilor asociaţiei pentru asociaţiile de proprietari

14-6-26

 

53.

Registru pentru evidenţa operaţiilor băneşti pentru asociaţiile de proprietari

14-6-27

 

54.

Listă de plată a cotelor de contribuţie pentru cheltuielile comune de folosinţă, întreţinere şi reparaţii pentru asociaţiile de proprietari

14-6-28

 

55.

Scadenţarul cheltuielilor înregistrate în avans

14-6-29

 

56.

Balanţă de verificare (cu patru egalităţi)

14-6-30

 

- Balanţă de verificare (cu trei egalităţi)

 

14-6-30/a

- Balanţă de verificare (cu două egalităţi)

 

14-6-30/b

- Balanţă analitică a valorilor materiale

 

14-6-30/c

 

VII. BILANŢ CONTABIL

 

 

 

VIII. ALTE SUBACTIVITĂŢI

.

 

57.

Declaraţie de inventar

14-8-1

 

58.

Decizie de imputare

14-8-2

 

- Angajament de plată

 

14-8-2/a

59.

Contract de garanţie în numerar

14-8-3

 

- Contract de garanţie suplimentară

 

14-8-3/a

SECTIUNEA II:NORME METODOLOGICE DE ÎNTOCMIRE ŞI UTILIZARE A FORMULARELOR COMUNE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARĂ ŞI CONTABILĂ
A)Norme generale privind documentele justificative şi financiar-contabile
1.Potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, regiile autonome, societăţile comerciale, societăţile agricole, societăţile bancare, unităţile de asigurări sociale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, precum şi persoanele fizice care au calitatea de comerciant, denumite în prezentele norme unităţi patrimoniale, consemnează operaţiile economice şi financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz.
2.Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale, prevăzute în structura formularelor aprobate:
- denumirea documentului;
- denumirea şi sediul unităţii patrimoniale care întocmeşte documentul (când este cazul);
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei economice şi financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiei economice şi financiare, iar atunci când este necesar şi temeiul legal al efectuării ei;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice şi financiare efectuate;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiei economice şi financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiile respective, după caz;
- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documente justificative.
Înscrisurile care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în cazurile în care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în vigoare.
Înscrisurile provenite din relaţiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazurile în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective. În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane, fizice, pentru a fi înregistrate în contabilitate acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii, întocmite în acest scop în conformitate cu reglementările legale în vigoare.
3.Documentele contabile - jurnale, fişe etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau în condiţiile utilizării tehnicii de calcul, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
- semnăturile pentru întocmire şi verificare.
4.Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, cu maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, după caz.
5.În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiile înscrise în acestea: Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiei. ,,
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul sau al altor documente pentru care prezentele norme de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaşează), cu excepţia ordinului de deplasare (delegaţie), pe baza căruia se primeşte sau se restituie diferenţa între cheltuielile efective de deplasare şi avansul acordat.
La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de unitatea beneficiară. Numele şi prenumele acestor persoane se comunică unităţilor de informatică prelucrătoare.
6.Pentru asigurarea circulaţiei raţionale şi unitare a documentelor justificative, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, precum şi pentru ţinerea la zi a contabilităţii, se recomandă ca directorul financiar-contabil, contabilul-şef sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie să întocmească graficul de circulaţie a documentelor justificative, care se aprobă de administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are obligaţia gestionării patrimoniului. Graficul de circulaţie a documentelor justificative, la întocmirea căruia trebuie să se ţină seama de normele de utilizare a formularelor, este necesar să conţină: denumirea documentelor, persoanele care poartă răspunderea întocmirii lor, data întocmirii şi termenul stabilit pentru predarea documentelor, numărul de exemplare şi destinaţia acestora, precum şi alte elemente care se apreciază ca necesare.
Indiferent de modul de prezentare a graficelor de circulaţie a documentelor (sub formă de text sau scheme), pe baza elementelor menţionate pot fi întocmite: grafice individuale (care cuprind documentele şi lucrările ce se execută de către o anumită persoană); grafice de structură (care cuprind documentele şi lucrările din cadrul unui compartiment al unităţii patrimoniale); grafice sintetice (care cuprind documentele şi operaţiile necesare unei anumite lucrări cu grad mai mare de complexitate, cum este, de exemplu, bilanţul contabil). '
În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către unităţile prestatoare de servicii de informatică, în relaţiile dintre aceste unităţi şi cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:
- documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de către unităţile beneficiare, care răspund de realitatea datelor înscrise în acestea;
- documentele contabile, întocmite de unităţile de informatică pe baza documentelor justificative trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile încheiate, unităţile de informatică răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;
- unităţile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de la unităţile de informatică în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor înregistrate.
7.În vederea înregistrării în jurnale, fişe şi celelalte documente contabile a operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare contabilă utilizate de unităţi, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice şi analitice debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general elaborat de Ministerul Finanţelor.
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, document cu document sau a unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţii de aceeaşi natură şi perioadă.
Înregistrările în contabilitate se pot face şi pe bază de note de contabilitate, în cazul operaţiilor pentru care nu se întocmesc documente justificative, ca, de exemplu, stornările, repartizarea profitului realizat etc.
În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiei, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentele, data şi numărul de ordine al operaţiei care face obiectul stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop, iar stornarea efectuată în roşu constituie o excepţie şi se face numai pentru acele conturi al căror rulaj trebuie să rămână neinfluenţat de corecţii, făcând obiectul raportărilor prin bilanţul contabil potrivit nomelor metodologice de întocmire şi centralizare a acestuia.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare.
Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul.
În cazul utilizării echipamentelor informatice pentru întocmirea documentelor justificative şi pentru prelucrarea şi înregistrarea datelor în contabilitate, registrele contabile şi formularele comune pe economie privind activitatea financiară şi contabilă pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii şi a normelor de întocmire şi utilizare a acestora.
Registrele contabile, altele decât cele obligatorii prevăzute de art. 21 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, editate cu ajutorul tehnicii de calcul, vor fi numerotate, şnuruite, parafate şi înregistrate în evidenţa unităţii.
Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.
Lipsa documentelor care să ateste natura şi provenienţa bunurilor, atât pe timpul transportului, cât şi la locurile de depozitare şi vânzare, în momentul controlului efectuat de organele abilitate se sancţionează potrivit legislaţiei în vigoare cu amendă şi confiscarea bunurilor respective, acestea fiind considerate bunuri fără documente justificative de provenienţă.
B)Registrele de contabilitate
8.Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care unităţile patrimoniale înregistrează periodic, cronologic şi sistematic operaţiile economice şi financiare, consemnate în documente justificative, care produc modificări în patrimoniul acestora.
Principalele registre ce se folosesc în contabilitate sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/a), Registrul-inventar (cod 14-1-2) şi Cartea mare (cod 14-1-3).
Registrul jurnal (cod 14-4-1), Registrul jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/a) şi Registrul-inventar (cod 14-1-2) se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunerea la organele fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare.
Registrele de contabilitate numerotate, şnuruite, parafate, înregistrate la organele fiscale şi conduse regulat pot fi admise ca probă în cazul litigiilor unităţilor patrimoniale, în caz de faliment, precum şi în orice alte situaţii.
Totodată, absenţa registrelor de contabilitate sau neţinerea regulată a acestora lipseşte agenţii economici de mijloacele de probă în relaţiile cu organele fiscale şi dă posibilitatea acestora din urmă de a stabili obligaţiile faţă de bugetul statului, fără a ţine seama de datele din contabilitate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru sau foi volante şi listări informatice legate sub formă de registru, după caz.
Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor. Unităţile patrimoniale vor înregistra la organele fiscale volumele următoare de registre contabile, pe măsura completării celor înregistrate şi parafate anterior, făcând, totodată, dovada completării acestora, fără ştersături, spaţii libere sau file lipsă.
Datele înscrise în Registrul jurnal trebuie să corespundă cu cele înscrise în balanţa de verificare a unităţii patrimoniale.
9.Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic, în mod cronologic, operaţie cu operaţie, fără spaţii libere, toate modificările patrimoniului unităţii.
Operaţiile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.) şi in cursul aceleiaşi zile, pot fi recapitulate într-un document centralizator.
Unităţile patrimoniale cu un volum mare de operaţii pot utiliza pentru detaliere jurnale auxiliare pentru: operaţiile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor, situaţia avansurilor de trezorerie etc.
Orice înregistrare în Registrul jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiile respective şi conturile debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate.
Unităţile patrimoniale care utilizează jurnale auxiliare vor înregistra periodic, de regulă lunar, sumele centralizate pe conturi din aceste jurnale în Registrul jurnal.
În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/a) se înregistrează cronologic, zi de zi, toate operaţiile de încasări şi plăţi efectuate pe baza documentelor justificative de către asociaţiile familiale şi persoanele fizice care au calitatea de comerciant.
10.Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, grupat, toate elementele patrimoniale inventariate de unitate, potrivit Regulamentului privind aplicarea Legii contabilităţii nr. 82/1991.
La sfârşitul fiecărui an, în acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele patrimoniale după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecăruia dintre posturile bilanţului contabil.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi pasiv cuprins în bilanţul contabil anual. Se întocmeşte la înfiinţarea unităţii patrimoniale, anual la încheierea exerciţiului, cu ocazia fuziunii, divizării sau a lichidării acesteia pe bază de inventar faptic, precum şi în alte situaţii.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului.
11.Registrul Cartea mare (cod 14-1-3) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună a anului curent. Registrul Cartea mare conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate.
Registrul Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a) serveşte la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiilor economice şi financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă "maestru-şah". Acest registru poate fi suplinit de Fişa de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22), în condiţiile utilizării formei de înregistrare în contabilitate "maestru-şah".
Conţinutul acestui registru obligatoriu stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.
12.Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiilor economice şi financiare efectuate. Ele se păstrează în unitate timp de zece ani de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
C)Forme de înregistrare în contabilitate
13.Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate, potrivit normelor stabilite, a operaţiilor economice şi financiare ce au loc în unităţile patrimoniale, pe tot parcursul exerciţiului financiar.
14.Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operaţiilor economice şi financiare în cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: "pe jurnale", "maestru-şah" şi forma combinată "maestru-şah cu jurnale".
15.În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele formulare ce se utilizează sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Jurnale auxiliare;
- Cartea mare (cod 14-1-3);
- Balanţa de verificare (cod 14-6-30).
Registrul jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative. Pentru înregistrările care nu au la bază documente justificative se întocmesc note de contabilitate.
Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul şi se înregistrează în mod cronologic în Registrul jurnal.
Orice înregistrare în acest registru trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ sau a notei contabile; explicaţii privind operaţiile efectuate şi conturile debitoare şi creditoare în care s-a înregistrat suma totală corespunzătoare operaţiilor efectuate.
În vederea înregistrării în Registrul jurnal a operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative, se face contarea acestora, indicându-se simbolurile conturilor sintetice debitoare şi creditoare, în conformitate cu planul de conturi general elaborat de Ministerul Finanţelor, precum şi dezvoltarea în analitic a unor conturi de către unităţile patrimoniale. Operaţiile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.) şi în cursul aceleiaşi zile, pot fi centralizate cu ajutorul unui document cumulativ (centralizator), care va sta la baza înregistrării în Registrul jurnal.
Pe măsura înregistrării în Registrul jurnal a documentelor justificative şi contabile, precum şi a notelor de contabilitate; acestora li se atribuie un număr de ordine, corespunzător datei la care au fost înregistrate.
Agenţii economici cu un volum restrâns de operaţii pot conduce numai Registrul-jurnal pentru reflectarea în contabilitate a activităţii economice şi financiare.
Agenţii economici care întocmesc un număr mare de documente justificative vor conduce, pe lângă Registrul-jurnal, jurnale auxiliare, pe feluri de operaţii, cum sunt:
- Jurnal-situaţie privind operaţiile contabile (cod 14-6-4);
- Jurnal-situaţie privind operaţiile de casă şi bancă (cod 14-6-5 şi cod 14-6-5/a);
- Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);
- Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7);
- Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri (cod 14-6-8 şi cod 14-6-8/a);
- Situaţie privind mişcarea stocurilor (cod 14-6-9);
- Jurnal privind salariile şi contribuţia la asigurările sociale (cod 14-6-10);
- Jurnal privind vânzarea produselor şi alte ieşiri (cod 14-6-12 şi 14-6-12/a);
- Jurnal - privind vânzarea mărfurilor şi alte ieşiri (cod 14-6-13);
- Jurnal privind operaţii diverse (cod 14-6-17, cod 14-6-17/a şi 14-6-17/b);
- Situaţie privind avansurile de trezorerie (cod 14-6-18).
În funcţie de condiţiile existente, unităţile patrimoniale pot opta numai pentru unele jurnale sau situaţii din cele prezentate mai sus, astfel încât în aceste documente să se reflecte orice modificare adusă în patrimoniul unităţii.
Lunar, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii, totaluri care se trec în Registrul jurnal, precum şi în Cartea mare.
Contabilitatea analitică se poate ţine, fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul celorlalte formulare tipizate comune (fişa de cont analitic pentru valori materiale, fişa de cont pentru operaţii diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operaţiile de credit se întocmeşte şi un document contabil denumit "situaţie", pentru operaţiile de debit. De exemplu, la înregistrarea operaţiilor de casă şi bancă se foloseşte jurnalul pentru creditul contului şi conturile corespondente debitoare şi "situaţia" pentru debitul contului şi conturile corespondente creditoare.
Înregistrările în "jurnal" şi în "situaţie" se fac în mod cronologic în tot cursul lunii sau numai la sfârşitul lunii, fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operaţiile aferente lunii respective, care sunt operate cronologic în acestea.
Lunar, se întocmeşte balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţe de verificare ale conturilor analitice.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare şi de sinteză contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi reflectă existenţa şi mişcarea tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat.
Cartea mare serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor conturilor sintetice şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice.
Pentru stabilirea rulajelor, se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanţa de verificare (cod 14-6-30, 14-6-30/a şi 14-6-30/b) este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmeşte bilanţul contabil şi celelalte situaţii de sinteză.
16.În cadrul formei de înregistrare "maestru-şah", principalele formulare ce se utilizează sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
- Registrul-inventar (cod 14-1-2);
- Cartea mare (şah - cod 14-l-3/a);
- Balanţa de verificare (cod 14-6-30, 14-6-30/a şi 14-6-30/b).
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) şi variantele acestuia se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiilor economice şi financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".
În vederea înregistrării în Registrul jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operaţii, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru acelaşi fel de operaţii există mai multe documente justificative, acestea se totalizează zilnic sau lunar cu ajutorul documentelor cumulative întocmite, fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operaţii.
Pentru înregistrările care nu au la bază documentele justificative se întocmesc note de contabilitate.
Pe măsura înregistrării în Registrul jurnal a documentelor-justificative, documentelor cumulative şi notelor de contabilitate li se atribuie un număr de ordine, corespunzător datei la care au fost înregistrate.
Lunar, în Registrul jurnal, totalul sumelor debitoare şi creditoare trebuie să corespundă cu rulajele curente debitoare şi creditoare din balanţa de verificare a conturilor sintetice, întocmită pentru luna respectivă.
Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.
Înregistrările în Cartea mare (şah) se fac pe baza documentelor justificative, documentelor, cumulative şi a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârşitul lunii, pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri la rulajul contului debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitică se ţine cu ajutorul formularelor tipizate comune (fişa de cont pentru operaţii diverse, fişa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor tipizate specifice folosite în acest scop.
Balanţa de verificare (cod 14-6-30, 14-6-30/a şi 14-6-30/b, după caz) se întocmeşte lunar pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (şah), respectiv din fişele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
De asemenea, se întocmesc balanţe de verificare lunare pentru conturile analitice utilizate.
17.În cazul utilizării formei de înregistrare combinată "maestru-şah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma de înregistrare "maestru-şah" se utilizează şi unele jurnale auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale", cum sunt:
- Jurnal privind operaţiile de casă şi bancă (cod 14-6-5 şi 14-6-5/a) pentru creditul conturilor şi situaţia privind operaţiile de casă şi bancă de pe verso jurnalului pentru debitul conturilor respective; care, de obicei, se completează în cursul lunii pentru fiecare cont în parte, înregistrările zilnice făcându-se pe baza registrului de casă sau a extrasului de cont al băncii, la care sunt anexate documentele justificative. La sfârşitul lunii, rulajul creditor (din jurnal), respectiv rulajul debitor (din situaţie) se înscriu în Registrul-jurnal, numerotându-se distinct atât jurnalul, cât şi situaţia.
În fişele deschise distinct în Cartea mare (şah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal şi în situaţie se înscriu atât în coloana destinată rulajului debitor sau creditor, cât şi în coloanele conturilor corespondente.
- Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6), care se utilizează pentru înregistarea în cursul lunii a operaţiilor privind decontările cu furnizorii. Înregistrările în acest jurnal se efectuează zilnic pe baza documentelor justificative (facturi, documente de recepţie etc.), utilizându-se jurnale separate pentru fiecare categorie de stocuri, pentru lucrări şi servicii. În acest jurnal se înregistrează zilnic plata facturilor, respectiv debitarea contului "Furnizori". Fiecare jurnal constituie un centralizator al operaţiilor respective şi serveşte pentru înregistrarea totalurilor lunare în Registrul-jurnal şi fişa sintetică a contului deschisă în Cartea mare (şah).
Facturile rămase neachitate până la sfârşitul lunii se transcriu, poziţie cu poziţie, în situaţia încasării-achitării facturilor, cu ajutorul acestui formular, ţinându-se contabilitatea analitică a furnizorilor.
- Situaţie privind mişcarea materialelor (cod 14-6-9), care se foloseşte pentru stabilirea, la sfârşitul lunii, a rulajelor şi soldurilor fiecărui cont de materiale.
- Situaţie privind avansurile de trezorerie (cod 14-6-18), care se utilizează pentru contabilitatea analitică a avansurilor spre decontare acordate, precum şi a cheltuielilor decontate. La sfârşitul lunii, datele din acest document privind decontarea avansurilor pe conturi corespondente debitoare se transcriu în fişa sintetică deschisă în Cartea mare (şah) pentru creditul contului "Debitori", după ce în prealabil au fost înscrise în Registrul jurnal. La poziţiile nelichidate se stabileşte soldul debitor (în negru) sau creditor (în roşu sau chenar) pentru fiecare avans în parte, care se transcrie în formularul ce se foloseşte pentru luna următoare.
Fiecare jurnal sau situaţie constituie document centralizator al operaţiilor respective şi serveşte pentru înregistrarea totalurilor lunare în evidenţa sintetică.
La instituţiile publice şi organizaţiile obşteşti se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate "maestru-şah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetică se ţine pe Fişe de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (şah), iar contabilitatea analitică se ţine pe fişele menţionate la forma de înregistrare "maestru-şah". Evidenţa analitică a creditelor bugetare, plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective se ţine cu ajutorul Fişei pentru operaţii bugetare (cod 14-623).
18.
[textul din litera C., punctul 18. din capitolul I, sectiunea II a fost abrogat la 15-ian-2002 de capitolul III din Norme Metodologice din 2001]
D)Metodele de conducere a contabilităţii analitice a valorilor materiale
19.Contabilitatea analitică a valorilor materiale se poate ţine pe baza uneia din următoarele metode: operativ-contabilă (pe solduri), cantitativ-valorică (pe fişe de cont analitic), global-valorică.
Metoda operativ-contabilă (pe solduri) se poate aplica pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale; mărfurilor şi ambalajelor.
Metoda cantitativ-valorică (pe fişe de cont analitic) se poate folosi pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, baracamentelor, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor şi ambalajelor.
Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor din unităţile de desfacere cu amănuntul, rechizitele de birou, imprimatele, materialele folosite la ambalare, obiectele de inventar, echipamentele de protecţie în folosinţă, SDV-urile speciale, AMC-urile şi cărţile din biblioteca tehnică, precum şi la alte categorii de valori materiale, cu aprobarea consiliului de administraţie. Pe măsura dotării cu tehnică de calcul, metoda global-valorică va fi înlocuită cu metoda cantitativ-valorică.
20.Metoda operativ-contabilă (pe solduri) pentru materiale constă în ţinerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenţei cantitative a valorilor materiale, pe feluri, cu ajutorul fişelor de magazie, iar în contabilitate - a evidenţei valorice pe conturi de materiale, desfăşurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.
Controlul exactităţii înregistrărilor din evidenţa gestiunilor şi din contabilitate se asigură lunar prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor.
În metoda operativ-contabilă (pe solduri) se folosesc următoarele formulare tipizate comune:
- Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
- Fişă de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22);
- Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11).
Fişele de magazie servesc pentru evidenţa cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operaţiilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităţilor aflate în stoc, precum şi pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârşitul lunii, în scopul confruntării cu datele din contabilitatea sintetică.
La gestiune, fişele de magazie se ţin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fişe, cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoţire a mărfii, notă de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire (bon de consum - individual şi colectiv, fişă limită - individuală şi colectivă, aviz de însoţire a mărfii, factură etc.), poziţie cu poziţie.
Documentele de intrare şi de ieşire a materialelor vor fi puse la dispoziţia persoanei din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru evidenţa materialelor, care răspunde de verificarea documentelor şi controlul operaţiilor efectuate în fişele de magazie.
Preluarea documentelor de către persoana desemnată se face după ce verifică: emiterea şi completarea corectă a documentelor de intrare şi de ieşire a valorilor materiale, înregistrarea corectă a acestora în fişele de magazie şi stabilirea exactă a stocului scriptic în aceste fişe. Erorile constatate în evidenţa gestiunilor se corectează în prezenţa persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fişele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire şi utilizare a documentelor se aduc la cunoştinţa conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate să conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.
Semnătura persoanei desemnate pentru evidenţa stocurilor în fişele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate şi preluării documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor.
Preluarea documentelor privind mişcarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor (cod 14-3-7).
În contabilitate, documentele privind mişcarea stocurilor se grupează pe gestiuni; surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terţi, consum intern etc.) şi, în cadrul acestora, pe conturi de materiale şi gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.
Intrările sau ieşirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaţii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele respective.
Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri şi fişele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11).În acest scop, în registrul stocurilor, la sfârşitul fiecărei luni, se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fişele de magazie, se calculează valoarea cantităţilor aflate în stoc pe baza preţurilor de înregistrare şi se totalizează valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale grupe de stocuri, conturi şi magazii (depozite).
În măsura în care nu se constată diferenţe între valoarea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate întocmi trimestrial.
În cazul în care se constată că există frecvente diferenţe între soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor şi cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operaţiilor, evaluarea cantităţilor de stocuri din documentele de intrare şi; de ieşire, prelucrarea acestora etc., diferenţele respective pot fi localizate printr-o nouă centralizare a intrărilor şi ieşirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale şi confruntarea totalurilor obţinute cu datele din registrul stocurilor.
La unităţile de construcţii-montaj, care aplică metoda operativ-contabilă (pe solduri), pentru evidenţa cantitativă a materialelor în cadrul fiecărei gestiuni se folosesc Fişele de magazie (cod 14-3-8) sau Fişele de magazie cu repartizarea ieşirilor (cod 14-3-8/c). Controlul exactităţii înregistrărilor din evidenţa gestiunilor şi din contabilitate se face, de asemenea, lunar, prin evaluarea cantităţilor existente în stoc, transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor, şi confruntarea valorii acestora cu soldurile conturilor de stocuri din contabilitate.
21.Pentru produse finite şi produse reziduale, metoda operativ-contabilă (pe solduri) se aplică în acelaşi mod ca şi pentru stocuri de materii prime şi materiale consumabile. În acest caz, evidenţa cantitativă pe feluri de produse se ţine la magazie (depozit) cu ajutorul fişelor de magazie, iar evidenţa valorică se ţine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfăşurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obţinute prin centralizarea zilnică a documentelor de mişcare a produselor respective.
Verificarea înregistrărilor la sfârşitul lunii se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite şi pe total cont prin transcrierea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi evaluarea acestora pe baza preţurilor de înregistrare.
22.Metoda cantitativ-valorică (pe fişe de cont analitic) pentru materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar în depozit, baracamente, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale şi ambalaje constă în ţinerea evidenţei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate - a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice ce reflectă stocurile de valori materiale se desfăşoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactităţii înregistrărilor din evidenţa de la locurile de depozitare şi contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantităţile operate în fişele de magazie şi cele din fişele de cont analitic din contabilitate.
În metoda cantitativ-valorică (pe fişe de cont analitic) se folosesc următoarele formulare tipizate comune:
- Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
- Fişă de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10);
- Fişă de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22);
- Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);
- Balanţa analitică a valorilor materiale (cod 14-6-30/c).
Evidenţa cantitativă a materialelor se ţine la gestiune cu ajutorul fişelor de magazie care se aranjează în ordinea fişelor de cont analitic din contabilitate . În fişele de magazie, înregistrările se fac zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele primite se înregistrează în fişele de cont analitic pentru valori materiale şi se stabilesc stocurile şi soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere şi completare a documentelor privind mişcarea materialelor. De asemenea, pe baza aceloraşi documente se întocmesc situaţiile centralizatoare privind intrările şi ieşirile de materiale pentru înregistrare în contabilitatea sintetică.
Controlul înregistrărilor din conturile sintetice şi cele analitice ale stocurilor se asigură lunar, cu ajutorul balanţei de verificare, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.
În vederea întocmirii balanţei de verificare este necesar ca, lunar, să se efectueze controlul asupra concordanţei stocurilor scriptice din fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic pentru valori materiale.
În cazul instituţiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum şi în cazul instituţiilor care au subunităţi cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au organe proprii de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al instituţiei al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fişei de evidenţă a materialelor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă (cod 14-3-9/a) în locul Fişei de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10).
23.Metoda cantitativ-valorică pentru evidenţa analitică a produselor finite şi produselor reziduale se aplică în acelaşi mod ca şi pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularităţi:
- atât intrările, cât şi ieşirile valorice pot fi înregistrate în fişele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulţirea cantităţilor totale de produse finite şi produse reziduale cu preţurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităţilor de produse în documente;
- pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică şi cea analitică a produselor finite, în locul balanţei de verificare se poate folosi registrul stocurilor.
24.Metoda global-valorică se aplică pentru evidenţa mărfurilor şi ambalajelor aflate în unităţile de desfacere cu amănuntul (magazine; restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul tipizat comun Fişa de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22) şi formularul tipizat specific comerţului cu amănuntul Raport de gestiune (cod 11-4-8).
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor se ţine global-valoric, atât la gestiune, cât şi în contabilitate, iar controlul concordanţei înregistrărilor din evidenţa gestiunii şi din contabilitate se efectuează numai valoric la perioade stabilite de unitate (decadal, chenzinal sau lunar).
Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor şi ambalajelor şi de depunere a numerarului din vânzare, iar în fişele valorice (ţinute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri şi ambalaje din contabilitate), înregistrările se fac pe baza aceloraşi documente.
Soldurile valorice ale mărfurilor şi ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, precum şi cu ocazia inventarierii.
25.Metoda global-valorică se foloseşte, de asemenea, pentru evidenţa rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării şi pentru evidenţa cărţilor tehnice. În acest caz, evidenţa cantitativă se ţine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare şi cărţi tehnice, la locurile de gestionare, cu ajutorul Fişelor de magazie (cod 14-3-8), care se completează de gestionar sau persoana desemnată.
Evidenta valorică a mişcărilor se ţine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile; cu ajutorul Fişelor de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22). Înregistrările în fişele de magazie se fac pe baza documentelor de ,intrare şi de ieşire a materialelor consumabile respective şi se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fişele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora, atât în fişele valorice pe gestiuni, cât şi în conturile sintetice de stocuri.
26.Pentru obiecte de inventar şi echipament de protecţie în folosinţă. se ţine numai evidenţa cantitativă la magaziile (depozitele) din secţii, pe feluri de obiecte; cu. ajutorul Fişelor de magazie (cod 14-3-10) şi pe persoane responsabile, la darea în folosinţă a obiectelor, pe bază de fişă, marcă sau cu ajutorul formularului Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9). .
În contabilitate, evidenţa valorică se ţine cu ajutorul Fişei de cont pentru operaţii diverse (cod 14-6-22), pe secţii (locuri de muncă, unităţi etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcţie de intrări şi ieşiri (scoateri din uz).
Mişcările de obiecte de inventar, intervenite ulterior dării în folosinţă sau restituirii, nu este necesar să fie înregistrate în evidenţa magaziei (depozitului) în cazul când la primirea obiectelor noi se predau cele uzate de acelaşi fel. În asemenea situaţii, în mod obligatoriu, pe documentul de dare în folosinţă, pentru obiectele ridicate direct de la magazia de obiecte noi, se face menţiunea "primit obiectele uzate", iar pentru obiectele ridicate de gestionarii magaziilor din secţii, în locul celor uzate se menţionează "înlocuit obiectele uzate", obiectele uzate rămânând la magazioner, în vederea scoaterii lor din uz.
Documentele ce se întocmesc pentru darea în folosinţă, care poartă una din aceste menţiuni, nu se înregistrează în evidenţa magaziei (depozitului), dar se confruntă la sfârşitul fiecărei luni cu procesele-verbale pentru scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale şi se anexează la acestea.
Controlul exactităţii înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate (decadal, chenzinal sau lunar) şi cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente cu preţurile unitare legale pe baza Listelor de inventariere (cod 14-3-12/a) şi confruntându-se soldul astfel obţinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
Includerea pe cheltuieli a valorii obiectelor de inventar şi a echipamentului de protecţie, integral la darea lor în folosinţă sau eşalonat pe o perioadă de cel mult trei ani, în limita normelor legale, se face în conformitate cu hotărârea consiliului de administraţie. Aceste obiecte se scot din uz pe baza Procesului-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (cod 14-2-3/aA).
27.În cadrul instituţiilor publice, evidenţa obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată aflate în folosinţă se ţine în felul următor:
- La unităţile care au un număr mare de obiecte de inventar date mai multor persoane şi în mai multe locuri de folosinţă, responsabilul de inventar pe instituţie are obligaţia să asigure evidenţa obiectelor aflate în folosinţă, utilizând, fie Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9), fie Fişa de evidenţă a materialelor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă (cod 14-3-9/a).
Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9) se întocmeşte pentru fiecare persoană căreia îi sunt încredinţate obiectele de inventar în folosinţă îndelungată.
Fişa de evidenţă a materialelor şi obiectelor de inventar pe locuri de folosinţă (cod a4-3-9/a) se întocmeşte pentru fiecare fel de obiect.
- La unităţile care au un număr redus de obiecte de inventar de mică valoare sau scurtă durată în folosinţă, evidenţa pe locuri de folosinţă se poate asigura cu ajutorul Listei de inventariere (cod 14-3-12 sau cod 14-3-12/a).
Responsabilii de inventar pe locuri de folosinţă au obligaţia să păstreze, în toate cazurile, câte un exemplar din lista de inventariere, precum şi din documentele privind mişcările intervenite în cursul anului.
28.Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale şi AMC-urilor se ţine la gestiunea de SDV-uri şi AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate cu ajutorul Fişei de magazie (cod 14-3-8), iar în contabilitate, global-valoric, tot la nivel de produs, stabilindu-se şi uzura inclusă în cheltuieli.
E)Reconstituirea documentelor justificative şi contabile pierdute, sustrase sau distruse
29.Operaţiile privind evidenţa şi gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale şi băneşti şi a altor valori ale unităţilor patrimoniale se consideră valabile numai dacă sunt justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.
30.Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să încunoştinţeze, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorul unităţii, administratorul unităţii patrimoniale, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării patrimoniului.
Conducătorul unităţii este obligat ca, în termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
- datele de identificare a documentului dispărut;
- numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului;
- data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semnează de către:
- conducătorul unităţii;
- conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;
- salariatul responsabil cu păstrarea documentului şi
- şeful ierarhic al salariatului responsabil cu păstrarea documentului, după caz.
Salariatul responsabil este obligat ca, o dată cu semnarea procesului-verbal, să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.
Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului unităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie, după caz.
31.Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.
32.Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii şi declaraţia salariatului respectiv;
- dovada sesizării Parchetului General sau dovada sancţionării disciplinare a salariatului vinovat, după caz;
- dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
33.În cazul în care documentul dispărut emană de la altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă la cererea scrisă a conducătorului unităţii solicitatoare. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitatoare, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit:
34.Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil - menţiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
35.Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, nu anulează sancţiunile disciplinare sau penale, însă poate constitui motiv de revizuire a acestora, în condiţiile legii.
Pentru pagubele generate de dispariţia, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.
36.Conducătorii unităţilor patrimoniale vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidenţei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenţa responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa tuturor reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.
F)Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi contabile
37.Unităţile patrimoniale au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a documentelor contabile, precum şi a documentelor justificative, care stau la baza înregistrării în contabilitate.
38.Termenul de păstrare a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exerciţiului în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia statelor de salarii şi a bilanţului contabil care se păstrează timp de 50 de ani.
39.În caz de încetare a activităţii unităţii patrimoniale, documentele se predau la arhivele statului în conformitate cu dispoziţiile legale privind Fondul Arhivistic Naţional al României, dacă legea nu dispune altfel.
40.Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face, de asemenea, în conformitate cu prevederile legale şi a următoarelor reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conţinând documente contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă curentă, în care sunt ţinute evidenţele dosarelor şi documentelor contabile intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
41.Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, după caz, cu acest prilej întocmindu-se un proces-verbal şi operându-se scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă curentă al arhivei.
G)Criterii minimale privind programele informatice utilizate în domeniul financiar-contabil
42.Sistemul de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi patrimoniale trebuie să asigure condiţiile necesare efectuării controlului legal.
La elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:
a)În privinţa controlului intern:
- cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a posibilităţii de actualizare a acestora în funcţie de modificările intervenite în legislaţie;
- cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare a datelor de către personalul implicat şi respectarea acestora;
- gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic;
- stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire;
- soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului.
b)În privinţa controlului extern:
- verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
- verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
- verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
43.Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:
a)să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
b)să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă;
c)să precizeze cu claritate sursa, conţinutul şi apartenenţa fiecărei date.
Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conţinutul unui document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control;
d)să asigure listele operaţiunilor efectuate în evidenţa contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugiri ulterioare;
e)să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior;
f)să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991;
g)să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau .a altor documente, cu .posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
h)să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
i)să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:
- data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;
- jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
- numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine;
- numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j)să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii;
k)să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
- tipul documentului sau al situaţiei;
- denumirea unităţii patrimoniale;
- perioada la care se referă informaţia;
- datarea listărilor;
- paginarea cronologică;
- precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate;
1) să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii;
m)să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanţelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul;
n)să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor şi informaţiilor supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
o)să nu permită:
- deschiderea a două conturi cu acelaşi număr;
- modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
- suprimarea unui cont în cursul exerciţiului curent sau aferent exerciţiului precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;
- editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii;
p)să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual;
r)să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- reţea de calculatoare;
- portabilitatea fişierelor de date;
s)să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluări pe loturi cu control ulterior;
- preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor două tipuri;
t)să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiunile contabile;
u)să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
v)să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului de prelucrare.
44.Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de către utilizatori.
Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
45.Utilizatorul trebuie:
- să verifice dacă prestatorul de servicii informatice sau distribuitorul de produse-program are o asigurare specifică sau a extins asigurarea avută de responsabilitate civilă sau profesională pentru a acoperi lipsurile în cazul unui control fiscal;
- să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;
- să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lanţ informatic şi în condiţiile de exploatare reconstituite.
46.Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.
Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi ale produselor-progam şi ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospătate" periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.
Să deţină la sediul său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet şi actualizat al fiecărui produs-program utilizat.
47.Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin regulamente interne.
H)Proceduri privind organizarea şi conducerea contabilităţii
Prin grija administratorului persoanei juridice, directorul financiar-contabil, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie va stabili proceduri interne privind organizarea şi conducerea contabilităţii.
Stabilirea de proceduri interne privind organizarea şi conducerea contabilităţii este obligatorie pentru regiile autonome, societăţile naţionale care au capital de stat, precum şi pentru societăţile comerciale care, potrivit legii, sunt supuse auditului financiar-contabil legal (cenzori, audit financiar-contabil etc.), termenul limită fiind 31 decembrie 1998 sau un an de la înfiinţare.
În demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmări realizarea următoarelor:
1) Întocmirea şi aprobarea de către organele competente a organigramei unităţii, cu detalierea în privinţa activităţii financiar-contabile.
2) Elaborarea fişei postului atât pentru personalul din compartimentul financiar-contabil, cât şi pentru salariaţii din alte compartimente care întocmesc, potrivit diagramei de circulaţie, documentele justificative ce se înregistrează în contabilitate.
3) Asigurarea cu personal calificat de specialitate:
a)selectarea personalului de specialitate;
b)instruirea personalului:
- la angajare;
- cu ocazia schimbării locului de muncă;
- la trasarea unor sarcini suplimentare (noi) de serviciu;
- cu ocazia modificărilor legislaţiei economice, financiar-contabile sau fiscale.
c)asigurarea legislaţiei financiar-contabile şi fiscale, a normelor metodologice referitoare la activitatea desfăşurată de salariaţii implicaţi în întocmirea, utilizarea şi controlul documentelor justificative, a documentelor fiscale şi a declaraţiilor de impunere fiscală.
4) Stabilirea de proceduri privind:
a)întocmirea, prelucrarea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile şi a formelor de înregistrare în contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul;
b)stabilirea circuitului documentelor justificative şi contabile pe baza unor scheme, grafice de circulaţie, adaptate de fiecare unitate patrimonială în funcţie de particularităţile acesteia (organigrama societăţii, fişa postului);
d)contabilitatea managerială:
- tabloul de bord;
- tabloul fluxurilor de trezorerie;
- bugetul de venituri şi cheltuieli.
6) Elaborarea de proceduri unitare de control privind:
a)controlul tehnic-operativ;
b)controlul financiar-contabil şi preventiv;
c)controlul intern de gestiune;
d)controlul legal.