Secţiunea 7 - Măsuri de cunoaştere a clientelei, în aplicarea prevederilor art. 10-20 din Legea nr. 129/2019 - Norma din 2024 profesională sectorială privind instituirea măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării terorismului, specifice activităţii de consultanţă fiscală

M.Of. 223

În vigoare
Versiune de la: 18 Martie 2024
SECŢIUNEA 7:Măsuri de cunoaştere a clientelei, în aplicarea prevederilor art. 10-20 din Legea nr. 129/2019
Art. 13
(1)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală aplică măsurile simplificate, standard şi suplimentare de cunoaştere a clientelei, după caz, potrivit riscului determinat în baza sistemului propriu de evaluare a riscurilor de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului pe baza normelor interne de cunoaştere a clientelei.
(2)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală verifică identitatea clientului şi a beneficiarului real înainte de stabilirea unei relaţii de afaceri sau de desfăşurarea tranzacţiei ocazionale.
Art. 14
(1)Măsurile standard de cunoaştere a clientelei se aplică de către consultanţii fiscali şi de societăţile de consultanţă fiscală în condiţiile stabilite de art. 11 alin. (1) şi (4), art. 13 alin. (1) şi art. 14 din Legea nr. 129/2019 şi au ca scop:
a)identificarea clientului şi verificarea identităţii acestuia pe baza documentelor, datelor sau informaţiilor obţinute din surse sigure şi independente, inclusiv, dacă sunt disponibile, a mijloacelor de identificare electronică şi a serviciilor de încredere relevante prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1.999/93/CE sau a oricărui alt proces de identificare sigur, la distanţă sau electronic, reglementat, recunoscut, aprobat sau acceptat la nivel naţional de către Autoritatea pentru Digitalizarea României;
b)identificarea beneficiarului real şi adoptarea de măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea acestuia, astfel încât entitatea raportoare să se asigure că a identificat beneficiarul real, inclusiv în ceea ce priveşte persoanele juridice, fiduciile, societăţile, asociaţiile, fundaţiile şi entităţile fără personalitate juridică similare, precum şi pentru a înţelege structura de proprietate şi de control a clientului;
c)evaluarea privind scopul şi natura relaţiei de afaceri şi, dacă este necesar, obţinerea de informaţii suplimentare despre acestea;
d)realizarea monitorizării continue a relaţiei de afaceri, inclusiv prin examinarea tranzacţiilor încheiate pe toată durata relaţiei respective, pentru ca entitatea reglementată să se asigure că tranzacţiile realizate sunt conforme cu informaţiile deţinute referitoare la client, la profilul activităţii şi la profilul riscului, inclusiv, după caz, la sursa fondurilor, precum şi că documentele, datele sau informaţiile deţinute sunt actualizate şi relevante;
e)identificarea persoanelor sau entităţilor desemnate în sensul OUG nr. 202/2008 ori a operaţiunilor derulate cu acestea, care implică bunuri în sensul aceluiaşi act normativ, avându-se în vedere şi prevederile art. 6 din Normele aprobate prin HG nr. 603/2011.
(2)În aplicarea art. 11 alin. (1), (3) şi (4) şi art. 15 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, la stabilirea unei relaţii de afaceri sau la efectuarea unei tranzacţii ocazionale, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală au obligaţia să obţină şi să arhiveze în evidenţele proprii, pentru a verifica identitatea clientului persoană fizică şi a beneficiarului real şi factorii de risc specifici acestora, informaţii privind:
1.În cazul clienţilor persoane fizice se vor reţine datele de identificare prevăzute în cărţile/buletinele de identitate, paşapoarte sau permise de şedere, respectiv:
a)numele şi prenumele;
b)data şi locul naşterii;
c)codul numeric personal sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;
d)numărul şi seria documentului de identitate;
e)domiciliul stabil/reşedinţa (adresa completă) şi identificarea regimului juridic al acesteia, respectiv dacă este domiciliu, reşedinţă ori alt atribut de identificare de acelaşi tip;
f)cetăţenia, naţionalitatea şi ţara de origine;
g)ocupaţia şi, după caz, numele angajatorului ori natura activităţii proprii;
h)numărul de telefon, adresa de poştă electronică, după caz;
i)funcţia publică deţinută, dacă este cazul;
j)scopul şi natura relaţiei de afaceri derulată cu entitatea reglementată;
k)sursa fondurilor ce urmează să fie utilizate în derularea relaţiei de afaceri;
l)încadrarea în categoria persoanelor expuse public sau deţinerea calităţii de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoană cunoscută ca asociat apropiat al unei persoane expuse public;
m)informaţii referitoare la beneficiarul real, dacă este diferit de client, respectiv numele şi prenumele, data naşterii, codul numeric personal sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine.
2.În cazul clienţilor persoane juridice, fiduciilor sau entităţilor fără personalitate juridică, în aplicarea art. 11 alin. (1) şi (3) şi art. 15 alin. (1) lit. b) şi c) din Legea nr. 129/2019, se vor reţine, cel puţin, informaţii privind datele de identificare cuprinse în actele de constituire, certificatele de înregistrare sau extrase ale acestora, precum şi documente din care să rezulte identificarea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele căreia se realizează o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate, după cum urmează:
a)denumirea;
b)forma juridică;
c)numărul, seria şi data certificatului de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului sau la autorităţi similare ori echivalente;
d)capitalul social subscris şi vărsat;
e)codul unic de înregistrare (CUI) sau echivalentul acestuia pentru persoanele străine;
f)instituţia de credit şi codul IBAN prin intermediul căruia se efectuează plata contravalorii activităţilor sau serviciilor prestate de entitatea reglementată;
g)lista administratorilor, a persoanelor cu funcţii de conducere sau cu mandat de reprezentare a clientului;
h)informaţiile prevăzute la pct. 1 pentru persoanele care reprezintă clientul în relaţie cu entitatea reglementată şi atribuţiile acestora de angajare a entităţii;
i)adresa sediului social;
j)structura acţionariatului/asociaţilor;
k)telefon, e-mail, şi, după caz, pagină de internet;
l)scopul şi natura relaţiilor de afaceri derulate cu entitatea reglementată;
m)numele beneficiarului real şi datele de identificare ale acestuia;
n)tipul şi natura activităţii desfăşurate;
o)încadrarea beneficiarului real în categoria persoanelor expuse public sau deţinerea calităţii de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoană cunoscută ca asociat apropiat al unei persoane expuse public;
p)în cazul în care un client este parte a unui contract fiduciar sau altor construcţii juridice similare se vor reţine de la acesta copii ale declaraţiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat.
(3)În cazul persoanelor juridice străine va fi solicitată şi o traducere în limba română a actelor constitutive sau a certificatului de înmatriculare, precum şi datele reprezentantului legal al persoanei juridice care încheie contractul, legalizată în condiţiile legii.
(4)În situaţia în care identificarea se realizează pe cale electronică, cu respectarea condiţiilor prevăzute de art. 11 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 129/2019, se păstrează informaţiile şi documentele care atestă aplicarea adecvată a măsurilor de cunoaştere a clientelei.
(5)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală pot utiliza informaţii obţinute de la terţe părţi, în scopul aplicării măsurilor standard de cunoaştere a clientelei, în condiţiile prevăzute de art. 18 din Legea nr. 129/2019.
(6)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală verifică informaţiile privind beneficiarul real furnizate de clienţi persoane fizice prin metode corespunzătoare, utilizând surse credibile şi independente, luând în considerare sursa şi volumul fondurilor implicate în relaţia de afaceri sau tranzacţia ocazională, iar în cazul clienţilor persoane juridice şi fiducii, prin consultarea registrelor prevăzute la art. 19 alin. (5) din Legea nr. 129/2019 sau a registrelor similare din alte jurisdicţii, dacă aceste surse sunt disponibile.
(7)După consultarea registrelor centrale prevăzute la art. 19 alin. (5) din Legea nr. 129/2019, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală informează autorităţile care gestionează aceste registre cu privire la orice neconcordanţă între informaţiile disponibile în registrele centrale privind beneficiarii reali şi informaţiile privind beneficiarii reali pe care le deţin. În situaţia în care consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală constată că există suspiciuni sau motive rezonabile să suspecteze că anumite tranzacţii, operaţiuni sau activităţi al căror obiect îl constituie bunuri ce provin din săvârşirea de infracţiuni sau au legătură cu finanţarea terorismului şi implică persoane cu privire la care există o neconcordanţă, transmit un raport pentru tranzacţii suspecte exclusiv Oficiului, în condiţiile art. 6 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 129/2019.
(8)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală au obligaţia să aplice cel puţin măsurile standard de cunoaştere a clientelei prevăzute de art. 11 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, în toate cazurile în care există suspiciuni de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului.
(9)Consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală au obligaţia să demonstreze, la solicitarea Oficiului sau a Camerei, că măsurile privind cunoaşterea clientelei pe care le-au aplicat sunt proporţionale cu riscurile de spălare a banilor şi finanţare a terorismului identificate.
Art. 15
(1)Măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei se aplică de consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală în condiţiile stabilite de art. 16 din Legea nr. 129/2019 şi constituie o adaptare a măsurilor standard de cunoaştere a clientelei la riscul redus asociat clientului, cel puţin prin:
a)limitarea tipului sau timpului alocat măsurilor de cunoaştere a clientelei;
b)obţinerea unui volum mai redus de informaţii referitoare la identificarea clientului şi a beneficiarului real;
c)simplificarea verificărilor efectuate cu privire la identitatea clienţilor şi a beneficiarului real;
d)reducerea frecvenţei actualizărilor informaţiilor privind identificarea clienţilor pe parcursul relaţiei de afaceri;
e)diminuarea intensităţii extinderii şi gradului de monitorizare şi verificare a tranzacţiilor.
(2)Înainte de a aplica măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală se asigură că:
a)relaţia de afaceri sau tranzacţia ocazională prezintă un grad de risc redus, determinat cel puţin pe baza factorilor de risc prevăzuţi la art. 16 alin. (2) din Legea nr. 129/2019;
b)au obţinut suficiente informaţii pentru a putea identifica tranzacţiile neobişnuite sau suspecte.
Art. 16
(1)Măsurile suplimentare de cunoaştere a clientelei se aplică de consultanţii fiscali şi de societăţile de consultanţă fiscală, în conformitate cu prevederile art. 17 din Legea nr. 129/2019, clienţilor încadraţi în categoria de risc sporit şi constituie o adaptare a măsurilor standard de cunoaştere a clientelei la riscul sporit asociat clientului, cel puţin prin:
a)obţinerea de informaţii suplimentare cu privire la împuternicit, beneficiarul real, sediul, ocupaţia, sursa de venit, volumul activelor etc. şi alte informaţii disponibile din baze de date publice;
b)efectuarea de verificări suplimentare prin folosirea altor surse independente şi deschise;
c)obţinerea de informaţii suplimentare şi, după caz, obţinerea unor documente justificative cu privire la natura relaţiei de afaceri şi a sursei fondurilor/activelor clientului;
d)obţinerea de informaţii privind justificarea tranzacţiilor care pot fi efectuate sau a celor realizate;
e)diminuarea pragului de 25% prevăzut la definiţia beneficiarului real de la art. 4 alin. (2) lit. a) şi d) din Legea nr. 129/2019;
f)realizarea de monitorizări suplimentare ale relaţiei de afaceri, prin creşterea numărului şi duratei verificărilor efectuate şi selectarea tipurilor de tranzacţii care necesită verificări suplimentare;
g)creşterea gradului de conştientizare, în cazul tranzacţiilor şi clienţilor cu risc ridicat, în toate departamentele care au o relaţie de afaceri cu clientul, inclusiv posibilitatea de informare suplimentară a personalului care răspunde de respectivul client.
(2)Aplicarea măsurilor suplimentare de cunoaştere a clientelei este obligatorie în situaţiile ce prezintă un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a actelor de terorism, inclusiv în următoarele situaţii:
a)în cazul relaţiilor de afaceri şi tranzacţiilor care implică persoane din ţări care nu aplică sau aplică insuficient standardele internaţionale în domeniul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi a finanţării terorismului sau care sunt cunoscute la nivel internaţional ca fiind ţări necooperante;
b)în cazul tranzacţiilor sau relaţiilor de afaceri cu persoane expuse public sau cu clienţi ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public, inclusiv pentru o perioadă de cel puţin 12 luni începând cu data de la care respectiva persoană nu mai ocupă o funcţie publică importantă;
c)în cazul persoanelor fizice sau juridice stabilite în ţări terţe identificate de Comisia Europeană drept ţări terţe cu grad înalt de risc;
d)în cazurile prevăzute în reglementările sau instrucţiunile sectoriale emise de autorităţile competente în aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4) din Legea nr. 129/2019.
(3)În toate situaţiile ce pot prezenta risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a terorismului, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală au obligaţia să examineze contextul şi scopul tuturor tranzacţiilor care îndeplinesc cel puţin una dintre următoarele condiţii:
a)sunt tranzacţii complexe;
b)sunt tranzacţii cu valori neobişnuit de mari;
c)nu se încadrează în tiparul obişnuit;
d)nu au un scop economic, comercial sau legal evident.
(4)În cazul tranzacţiilor ocazionale sau al relaţiilor de afaceri cu persoane expuse public sau cu clienţi ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală trebuie să adopte, în plus faţă de măsurile standard de cunoaştere a clientelei, printre altele, următoarele măsuri:
a)să obţină aprobarea conducerii de rang superior cu privire la stabilirea sau continuarea relaţiei de afaceri;
b)să obţină informaţii despre sursa fondurilor şi averii clientului şi beneficiarului real al clientului şi sursa fondurilor care urmează să fie utilizate în relaţia de afaceri sau în tranzacţii cu astfel de persoane;
c)să efectueze permanent o monitorizare sporită a relaţiei de afaceri cu aceste persoane.
(5)Măsurile prevăzute la alin. (4) sunt aplicate de consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală şi în cazul membrilor familiilor persoanelor expuse public şi al persoanelor cunoscute ca fiind asociaţi apropiaţi ai acestora.
(6)În cazul relaţiilor de afaceri sau al tranzacţiilor care implică ţări terţe cu grad înalt de risc identificate potrivit art. 17 alin. (1) lit. d) din Legea nr. 129/2019, consultanţii fiscali şi societăţile de consultanţă fiscală aplică măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei conform prevederilor art. 171 din Legea nr. 129/2019.
(7)Normele interne adoptate de consultanţii fiscali şi de societăţile de consultanţă fiscală în aplicarea art. 24 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, privind măsurile aplicabile în materie de cunoaştere a clientelei, inclusiv a beneficiarului real, conţin cel puţin următoarele elemente:
a)identificarea criteriilor de acceptare a clienţilor şi nivelul ierarhic de aprobare a acestora;
b)tipurile de produse şi servicii care pot fi furnizate fiecărei categorii de clientelă;
c)încadrarea clienţilor în categoria de risc adecvată şi modalitatea de trecere a acestora dintr-o categorie în alta;
d)frecvenţa actualizării, pe bază de risc, a informaţiilor şi a documentaţiei despre clienţi;
e)conţinutul măsurilor de cunoaştere a clientelei pentru fiecare categorie de risc identificată, cu indicarea explicită a documentelor şi informaţiilor utilizate;
f)monitorizarea permanentă a operaţiunilor derulate de clienţi, indiferent de categoria de risc în care acestea sunt încadrate, în scopul detectării tranzacţiilor neobişnuite şi/sau suspecte;
g)gestionarea situaţiilor de încetare a relaţiilor de afaceri şi a celor în care apar dificultăţi în procesul de cunoaştere a clientelei;
h)identificarea tranzacţiilor sau a relaţiilor de afaceri cu persoane expuse public sau cu clienţi ai căror beneficiari reali sunt persoane expuse public sau deţin calitatea de membru al familiei persoanei expuse public ori de persoană cunoscută ca asociat apropiat al unei persoane expuse public, inclusiv pentru o perioadă de cel puţin 12 luni începând cu data de la care respectiva persoană nu mai ocupă o funcţie publică importantă;
i)modul de punere în aplicare a sancţiunilor internaţionale, conform legislaţiei în vigoare, inclusiv prin verificări realizate pe site-ul Oficiului, www.onpcsb.ro, secţiunea "sancţiuni internaţionale", precum şi modul în care se va demonstra la cererea autorităţilor/instituţiilor abilitate îndeplinirea concretă a obligaţiei.