Partea v - GLOSAR - Norma din 2003 GENERALE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITATII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Termen

Explicaţie

Neajunsuri

Printre neajunsurile aduse obiectivităţii individuale şi independenţei în organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitările ariei auditului, restricţiile de acces la dosare, la bunuri şi la personal, precum şi limitările resurselor.

Cauza

Explicaţia diferenţei între ceea ar trebui să existe şi ceea ce există efectiv.

Carta auditului intern

Document oficial care defineşte misiunea, competentele şi responsabilităţile acestei activităţi. Carta trebuie să:

- definească poziţia auditului intern în cadrul entităţii;

- autorizeze accesul la documente, la bunuri şi la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor;

- definească aria de activitate a auditului intern.

Conflictul de interese

Toate relaţiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entităţii. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de a-şi asuma obiectiv obligaţiile şi responsabilităţile sale.

Controlul intern

Ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătăţirii gestiunii riscului şi creşterii probabilităţii ca scopurile şi obiectivele stabilite să fie atinse.

Diagrama circulaţiei documentelor

Prezentarea schematică a circuitului documentelor între diverse posturi de lucru, indicându-se originea şi destinaţia lor şi care oferă o viziune completă a traseului informaţiilor şi a suporturilor ei. Constituie un element în abordarea auditului, care ţine cont de riscuri.

Mediul de control

Atitudinea şi acţiunile conducerii cu privire la importanţa controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul şi structura necesară realizării obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control înglobează următoarele elemente:

- integritatea şi valorile etice;

- concepţia şi stilul conducerii;

- structura organizatorică;

- atribuţiile de competenţă şi de responsabilităţi;

- politicile şi practicile relativ la resursele umane;

- competenţa personalului.

FIAP

FIAP este un document sintetic care prezintă o disfuncţie, indică natura problemei, faptele, cauzele, consecinţele şi recomandările pentru remediere.

Fişa de procedură

Document scris care analizează fiecare din funcţiile entităţii şi care prezintă la fiecare etapă posturile de lucru, sarcinile (operaţiile de executat, inclusiv controalele şi documentele de stabilit, de realizat şi de folosit). El constituie de asemenea, un element în abordarea analizei riscurilor.

Probele/ documentele justificative

Informaţiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie:

- Suficiente (informaţii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să îndeplinească bine munca şi calitativ imparţiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);

- Pertinente (informaţiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);

- Au un cost de obţinere rezonabil (informaţiile au un cost de obţinere proporţional cu rezultatul pe care auditorul urmăreşte să-l obţină).

Obiectivele misiunii

Enunţuri generale elaborate de către auditorii interni şi definind ceea ce este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.

Obiectivitate

Atitudinea imparţială, care reclamă o independenţă de spirit şi de judecată şi implică faptul că auditorii interni nu se subordonează decât propriei lor judecaţi şi nu altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile şi pe lucrări incontestabile, lipsite de prejudecăţi.

Ordinul de serviciu

Mandat general acordat de către o autoritate calificată unui auditor în vederea începerii unei misiuni.

Circuitul auditului

Înseamnă capacitatea de a identifica o informaţie şi de a urmări parcursul acesteia într-un proces. Permite regăsirea unei informaţii până la sursă. Instituţiile comunitare apreciază circuitul ca "suficient" atunci când permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate şi notificate la Comisia Europeană, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deţinute la diferite niveluri administrative, până la beneficiarii finali, inclusiv în cazul în care aceştia din urmă nu sunt destinatarii finali ai fondurilor.

Planificarea sau programarea controalelor şi auditurilor

Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri şi testări destinate să îndeplinească obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.

Programul de activitate al misiunii de audit

Un document care enumeră procedurile de urmat în vederea realizării misiunii de audit.

Raportul de audit

Opiniile scrise ale auditorului şi alte constatări, care se bazează pe un ansamblu de date financiare certe, rezultând dintr-un audit de regularitate, sau deducţii ale auditorului ca urmare a realizării unui audit de performanţă.

Model de Raport de audit

Cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de audit.

Procedura

Maniera specifică de efectuare a unei activităţi sau a unui proces.

Proces

Ansamblul de activităţi corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în elemente de ieşire.

Recomandare

Propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficienţele constatate.

Responsabil pentru auditul intern

Postul de nivel cel mai înalt în cadrul unei entităţi, responsabil de activitatea de audit intern. În cazul în care activităţile de audit intern sunt încredinţate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern şi persoana însărcinată cu supravegherea executării contractului de servicii şi de asigurare a calităţii ansamblului acestor activităţi, răspund de activitatea de audit intern şi de urmărirea rezultatelor misiunii.

Rezultate, impact

Efectele unui program sau ale unui proiect, măsurate la nivelul cel mai semnificativ, ţinând cont de realizarea programului sau a proiectului.

Rezultate, concluzii şi recomandări ale auditului

Rezultatele sunt efectele muncii prestate de către auditori în concordanţă cu obiectivele auditului.

Concluziile reprezintă interpretarea constatărilor plecând de la rezultate.

Recomandările sunt piste de acţiune avansate de către auditor în funcţie de rezultatele şi concluziile obţinute.

Riscul

Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecinţe şi de probabilitate.

Supervizarea

Supervizarea poate fi înţeleasa în două maniere: este mai întâi de toate un semn de unitate, funcţia de regularitate constând în urmărirea activităţilor şi validarea operaţiilor agenţilor prin încadrare; ele se integrează sistemului de control intern; este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul încadrează, orientează şi controlează auditorii în toate etapele de natură să ajusteze cu maximum de eficacitate operaţiile, procedurile şi testele obiectivelor urmărite.

Structura teritorială UCAAPI

Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finanţelor Publice, care exercită competenţe delegate de UCAAPI.