Art. 6. - _ - Instructiunile 3/2017 privind modificările contractului de achiziţie publică/contractului de achiziţie sectorială/ acordului-cadru şi încadrarea acestor modificări ca fiind substanţiale sau nesubstanţiale
M.Of. 673
Ieşit din vigoare Versiune de la: 17 August 2017
Art. 6
I._
(1)Modificările contractuale "nesubstanţiale - adaptări la context practic", reglementate de prevederile art. 221 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv de prevederile art. 240 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 99/2016, sunt acele modificări care nu se încadrează în unul dintre aspectele cu privire la modificările substanţiale menţionate la art. 12 alin. (1).
(2)Fără a se verifica dacă sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de art. 5 alin. (2), o modificare va fi considerată "nesubstanţială - prag valoric", supusă prevederilor art. 221 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv prevederilor art. 241 alin. (1) din Legea nr. 99/2016, atunci când valoarea modificării este mai mică decât:
a)pragurile corespunzătoare prevăzute la art. 7 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 12 alin. (1) din Legea nr. 99/2016 (pragurile de publicare în JOUE); şi
b)10% din preţul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru iniţial, în cazul contractelor de achiziţie publică de servicii sau de produse şi al contractelor sectoriale de servicii sau de produse, sau 15% din preţul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru iniţial, în cazul contractelor de achiziţie publică de lucrări şi al contractelor sectoriale de lucrări.
(3)La aplicarea alin. (2) se va urmări ca modificarea contractuală efectuată să nu aducă atingere naturii generale a contractului/acordului-cadru, aşa cum este aceasta din urmă definită la art. 221 alin. (11) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv la art. 242 alin. (1) din Legea nr. 99/2016, şi, totodată, să fie necesară pentru eficientizarea procesului de implementare a respectivului contract din prisma autorităţii/entităţii contractante şi/sau pentru îmbunătăţirea calităţii rezultatului acestuia, fără a schimba însă echilibrul contractual în favoarea contractantului.
NOTA Nr. 5
Valoarea unei modificări nesubstanţiale - adaptare la context practic, respectiv a uneia nesubstanţială - prag valoric se calculează ca valoare netă din punct de vedere monetar.
Exemplul nr. 9: Într-un contract de lucrări, intrarea principală ce se realizează printr-o uşă cu un preţ contractual de 300 u.m. este înlocuită cu 2 intrări adiacente cu 2 uşi de alt tip, cu preţ de 200 u.m. fiecare. Valoarea modificării este de + 100 u.m.
Valoarea cumulată a modificărilor succesive se calculează ca sumă aritmetică a valorilor nete ale acestor modificări.
În procesul de exprimare a valorii modificării în termeni monetari, anterior aprobării acesteia, autoritatea/entitatea contractantă va documenta şi justifica metodele folosite, cu respectarea principiilor bunei gestiuni financiare.
Fiecare modificare de preţ va fi calculată pe baza unor preţuri similare din contract, cu adaptările de rigoare. Dacă nu există preţuri similare pentru calcularea modificării, acesta se va calcula potrivit costului rezonabil de execuţie a lucrării, luând în considerare orice aspect relevant care reflectă consumurile de materiale, manoperă, utilaj şi/sau transport necesare, după caz, la care se adaugă un profit rezonabil. Caracterul rezonabil va fi evaluat în raport cu bunele practici general acceptate în sectorul respectiv de activitate, astfel încât să reflecte faptul că achiziţia lucrărilor suplimentare, ce fac obiectul modificării, s-a făcut în condiţii de eficienţă economică şi socială, obţinându-se nivelul de calitate necesar, la un preţ ce nu depăşeşte pe cel mediu existent pe piaţa de profil în cauză.
(4)În situaţia în care modificările sunt nesubstanţiale, nefiind îndeplinită niciuna dintre condiţiile prevăzute la art. 12 alin. (1), acestea se pot implementa chiar dacă valoarea lor depăşeşte plafoanele menţionate la alin. (2) lit. a), cu condiţia ca acestea să nu depăşească procentele precizate la alin. (2) lit. b), încadrarea juridică făcându-se pe baza prevederilor art. 221 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv a prevederilor art. 240 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 99/2016, drept modificare "nesubstanţială - adaptări la context practic".
(5)În cazul în care o modificare nesubstanţială - adaptare la context practic/prag valoric conduce la o mărire a preţului final/total al contractului, autoritatea/entitatea contractantă va încheia, din motive de angajament legal, un act adiţional cu contractantul, având drept scop îndeplinirea celor 4 faze ale execuţiei bugetare, reglementate de prevederile Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare, unde valoarea angajamentului legal trebuie să nu depăşească valoarea creditului de angajament.
(6)Implementarea modificărilor nesubstanţiale - adaptare la context practic/prag valoric pe parcursul execuţiei contractului, în cazul în care se face în limita valorii la care acesta a fost semnat, se formalizează prin înscrisuri, cum ar fi, fără a se limita la dispoziţii de şantier, note de renunţare, note de comandă suplimentară, ce documentează toate aspectele respectivei modificări, inclusiv preţuri unitare, cantităţi, precum şi argumentele cu privire la necesitatea şi oportunitatea realizării.
II._
1._
NOTA Nr. 6
Un element particular în ceea priveşte implementarea contractelor de lucrări este cel referitor la modul în care se vor executa şi deconta operaţiunile/activităţile ce pot fi considerate conexe obiectului principal al contractului, putând fi asimilate cu cele descrise la art. XI din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 83/2016 privind unele măsuri de eficientizare a implementării proiectelor de infrastructură de transport, unele măsuri în domeniul transporturilor, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările ulterioare. Pentru aceste operaţiuni/activităţi, a căror necesitate este certă, dar nu se pot determina cu exactitate, la momentul pregătirii procedurii de atribuire a contractului, cantităţile şi toate detaliile calitative ce vor guverna execuţia acestora, se recomandă autorităţii/entităţii contractante să aloce o valoare maximală drept "rezervă de implementare", aceasta fiind diferită de conceptul de "cheltuieli diverse şi neprevăzute", având în vedere că:
a)sumele aferente se introduc de către autoritatea/entitatea contractantă la nivelul formularului aferent elaborării propunerii financiare, ca sumă fixă nominală, nemodificabilă, sau ca procent ce urmează a fi aplicat de ofertanţi la cheltuielile aferente investiţiei de bază, fiind incluse, totodată, în valoarea estimată a achiziţiei. Astfel, propunerea financiară ce trebuie întocmită de ofertanţi va conţine o linie bugetară distinctă, dedicată anumitor articole/elemente (ce pot lua, spre exemplu, forma unor tipuri de lucrări specializate şi/sau procurarea şi instalarea unor echipamente) evidenţiate la nivel general, având în vedere că necesitatea procurării acestora nu se află sub controlul vreuneia dintre părţile contractului, neputându-se anticipa frecvenţa apariţiei în practică, precum şi fiecare articol de deviz incident;
b)sumele în cauză nu pot fi folosite altfel decât pentru articolele/elementele pentru care au fost destinate iniţial;
c)decontarea se va face conform clauzelor de revizuire ce au fost prevăzute de la început în contract şi care specifică modul de stabilire a preţurilor articolelor/elementelor pentru care a fost constituită "rezerva de implementare", aşa cum rezultă din exemplul de mai jos:
Exemplul nr. 10: La nivelul unui contract de lucrări având ca obiect construcţia unei magistrale de metrou, entitatea contractantă consideră, încă de la momentul elaborării documentaţiei de atribuire, că nu poate stabili cu exactitate cantităţile de lucrări aferente relocării reţelelor de utilităţi, având în vedere că, oricât de calitative ar fi studiile de teren realizate în etapa de pregătire a procedurii de atribuire, acest aspect rămâne în continuare în afara posibilităţii de cuantificare la un nivel de detaliu ce ar permite o ofertare obiectivă şi având la bază aceleaşi premise. În consecinţă, pentru a gestiona acest risc şi a nu distorsiona rezultatul competiţiei, entitatea contractantă va introduce la nivelul formularului de propunere financiară o sumă nominală de "x" lei, la nivelul capitolului de articole generale, intitulată "rezervă de implementare", destinată pentru decontarea cantităţilor de lucrări aferente relocării reţelelor de utilităţi care vor fi identificate în procesul de implementare a contractului, după deschiderea frontului de lucru. Cheltuielile suportate de ofertant în relaţie cu acestea în execuţia contractului vor fi decontate pe baza preţurilor de pe piaţă sau pe baza preţurilor aferente unor activităţi/articole similare existente în contractul rezultat în urma derulării procedurii de atribuire a acestuia.
"Rezerva de implementare" reprezintă o rezervă la dispoziţia entităţii contractante şi nu este obligatoriu a fi cheltuită în totalitate, ci strict pentru destinaţia pentru care a fost alocată de la început în documentaţia de atribuire, dacă în procesul de execuţie a contractului apar lucrări ce se încadrează în această destinaţie.
2._
NOTA Nr. 7
O situaţie similară cu cea a "rezervelor de implementare" o reprezintă cea referitoare la "cheltuielile incidentale" în cazul contractelor de servicii având ca obiect prestaţii intelectuale, cum ar fi cele de consultanţă/asistenţă tehnică, elaborare studii, proiectare sau supervizare.
Sumele în cauză sunt stabilite ca sumă fixă nominală, nemodificabilă, la nivelul formularului de propunere financiară ce face parte din documentaţia de atribuire aferentă procedurii de atribuire a respectivului contract, din considerentele precizate la nota nr. 6.
"Cheltuielile incidentale" sunt destinate pentru a acoperi acele activităţi care sprijină îndeplinirea obiectivelor principale ale contractului, respectiv operaţiuni auxiliare şi/sau care ţin de logistică, cum ar fi, fără a se limita la:
- cheltuielile de traduceri şi interpretare;
- transport intern/internaţional şi cheltuieli de cazare în scopul contractului (de exemplu, pentru organizarea unor ateliere de lucru, şedinţe de monitorizare, vizite la faţa locului);
- cheltuieli administrative (de exemplu, pentru papetărie, fotocopiere şi alte cheltuieli necesare pentru operaţionalizarea activităţii de implementare a contractului, cum ar fi cele de închiriere a autovehiculelor necesare pentru realizarea vizitelor pe teren, realizarea unor teste de laborator suplimentare necesare ca urmare a apariţiei unor necesităţi neprevăzute de reperformare a unor verificări/inspecţii).
Decontarea se face numai dacă aceste categorii de cheltuieli au fost descrise la nivel general prin documentaţia de atribuire a contractului iniţial, iar contractantul demonstrează autorităţii/ entităţii contractante faptul că sunt de această natură, fiind totodată necesare pentru îndeplinirea obiectului contractului în cauză şi se încadrează în preţurile aferente unor activităţi/ articole similare prevăzute în contract sau reprezintă preţul pieţei. De asemenea, contractantul trebuie să supună aprobării autorităţii/entităţii contractante realizarea operaţiunilor/ activităţilor în cauză, înainte de a fi angajată cheltuiala, iar realitatea respectivelor cheltuieli trebuie să poată fi demonstrată prin facturi şi documente de plată doveditoare între contractant şi prestatorul/furnizorul acestora.
ATENŢIE!
Nu se va putea deconta din rezerva de "cheltuieli incidentale" achiziţionarea unor echipamente IT (hardware şi software) care pot face subiectul derulării unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziţie publică/sectorială şi care nu fac parte din categoria elementelor ce pot influenţa în mod direct indicatorul de rezultat al obiectului contractului. Justificarea că aceste echipamente vor fi folosite la asigurarea îndeplinirii activităţii administrative pentru perioada de implementare a contractului nu reprezintă un argument legal, având în vedere că aceste cheltuieli sunt strict legate de funcţionarea administrativă şi nu au efect direct asupra obiectului contractului de achiziţii publice.
Rezerva de "cheltuieli incidentale" nu poate fi utilizată pentru acoperirea altor categorii de costuri decât cele pentru care a fost destinată.