Secţiunea 2 - EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECTE - Instructiuni din 1998 de finantare si implementare, in sistem descentralizat a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare si stimulare a inovarii
M.Of. 91 bis
În vigoare Versiune de la: 26 Februarie 1998
Sectiunea 2:EVALUAREA PROPUNERILOR DE PROIECTE
In vederea selectarii Contractorilor pentru conducerea de Proiecte prin procedura evaluarii propunerilor de proiecte, prevazuta la art.5 lit.c) din Norme, Autoritatea Contractanta asigura:
A)Elaborarea Pachetului de informatii al programului
2.1.De regula, Pachetul de informatii al programului este elaborat de catre MCT pe baza prevederilo Planului National pentru cercetare-dezvoltare si inovare, si este inclus ca anexa la Termenii de referinta din dosarul licitatiei in urma careia MCT atribuie conducerea programului. Pachetul de informatii al programului poate fi elaborat si de catre o Autoritate Contractanta, alta decat MCT pe baza Contractului de finantare prin care i s-a atribuit conducerea de program, precum si pe baza Planului Strategic si Programului de Lucru aprobate in cadrul contractului. Elaborarea Pachetului de informatli al programului se face cu respectare structurii-cadru prevazuta la art.25, lit.c) din Norme si a urmatoarelor cerinte:
A1)Elaborarea formularelor si a instructiunilor privind prezentarea si
primirea propunerilor de prolecte
2.1.1.Elaborarea formularelor de propunere de proiect se face conform structurii-cadru stabilita in anexa nr. 6 la prezentele instructiuni. Completate corespunzator de ofertanti formularele de propunere de proiect trebuie sa permita aplicarea prevederilor art.25, lit.g) si lit.n) din Norme si sa contina informatiile ce trebui incluse in anexele la Contractul de finantare.
2.1.2.Prin Pachetul de informatii al programului se stabilesc si:
-numarul de exemptare in care trebuie prezentata propunerea de proiect - de regula, 5;
-dupa caz, conditiile in care mai multi ofertanti pot participa la o propunere de proiect comuna modelul Scrisorii de confirmare a recunoasterii unui Conducator de Proiect ca reprezentant ofertantilor asociati;
-formularul Scrisorii de confirmare a primirii propunerii de proiect de catre Autoritatea Contractanti formularul se ataseaza Pachetului de informatii al programului si este transmis solicitantilor impreuna cu acesta; Ofertantul completeaza formularul si il transmite Autoritatii Contractante in pachetul care contine propunerea sa de proiect.
A2)Stabilirea criteriilor generale si specifice de evaluare a propunerilor de proiecte
2.1.3.Criteriile generale si specifice de evaluare a propunerilor de proiecte se stabilesc in functie cu scopul, obiectivele si continutul tematic al programului, consultand lista orientativa prevazuta in anexa nr.7 la prezentele instructiuni.
2.1.4.Pe baza criteriilor de evaluare a propunerilor de proiecte, stabilite prin Pachetul de informatii al programului, se elaboreaza Fisa de evaluare individuala a propunerii de proiect si Fisa de evaluare in panel a propunerii de proiect. Modelul Fisei de evaluare individuala este prevezut in anexa nr.8 la prezentele instructiuni.
A3)Procedura de evaluare a propunerilor de proiecte
2.1.5.Procedura utilizata in cadrul primei etape a evaluarii, prevazuta la art.25, lit.l), pct.i) din Norme, este urmatoarea:
-Evaluatorii primesc de la Resposabilul de panel numai filele notate cu litera B ale formularelor propuneri, de proiecte, care nu contin informatii cu privire la identitatea si caracterizarea ofertantilor
-In cazul in care un evaluator constata ca nu are competenta tehnica sa evalueze o anumita propunere de proiect care i-a fost repartizata, evaluatorul in cauza si Autoritatea Contractanta trebuie sa actioneze conform obligatiilor ce le revin potrivit art.25, lit.h), pct.iii) din Norme.
-In faza evaluarii individuale a propunerilor de proiecte, primul criteriu care se analizeaza de catre evaluatori, este acela al incadrarii, specificata de ofertant a propunerii de proiect in continutul tematic al programului. Daca toti evaluatorii considera ca o propunere de proiect nu corespunde acestui criteriu, evaluarea individuala este oprita. Daca exista divergente de opinie, toate evaluarile individuale continua pana la sfirsitul primei etape. In ambele situatii, se organizeaza o discutie de consens si Panelul isi exprima opinia in aceasta problema. In cazul in care prin consensul panelului se stabileste ca propunerea de proiect nu corespunde acestui criteriu, panelul elaboreaza o nota explicativa, evaluarea propunerii de proiect se opreste si, daca este posibil, propunerea este directionata spre alt obiectiv al programului, care face obiectul competitiei. Daca redirectionarea este posibila, propunerea de proiect este respinsa.
-Rezultatele evaluarii individuale din cadrul primei etape sunt consemnate de fiecare evaluator Fisa individuala de evaluare a propunerii de proiect.
-Rezultatele evaluarii in panel din cadrul primei etape se consemneaza in Fisa de evaluare in panel a propunerii de proiect - Raportul de consens.
2.1.6.Procedura utilizata in cadrul etapei a doua a evaluarii, prevazuta la art.25, lit.l), pct.ii) din.Norme, trebuie sa respecte urmatoarele cerinte:
-Evaluatorii primesc de la Responsabilul de panel filele notate cu litera A ale formularelor de
propunere de proiect care contin informatii cu privire la identitatea si caracterizarea ofertantiior.
-In cazul in care un evaluator constata ca este susceptibil de partinire a vreunuia dintre ofertanti, evaluatorul in cauza si Autoritatea Contractanta trebuie sa actioneze conform obligatiilor ce le revin potrivit art.25, lit.h), pct.iii) din Norme.
-Rezultatele din etapa a doua a evaluarii unei propuneri de proiect se consemneaza de catre evaluatori in rubricile corespunzatoare ale Fiselor de evaluare individuala si ale Fisei de evaluare in panel care s-au utilizat in prima etapa, stabilindu-se, in final, note generala a propunerii de proiect.
2.1.7.Prin Pachetul de informatii al programului se stabileste metodologia de notare, precum si cea de incadrare in clase si de selectare a propunerilor de proiecte in vederea finantarii.
A4)Stabilirea claselor de incadrare si a modului de selectare in vederea finantarii
a propunerilor de proiecte
2.1.8.Clasele de incadrare a propunerilor de proiecte, se stabilesc, de regula, astfel:
-propuneri"excelente";
-propuneri "foarte bune", care cer modificari minime;
-propuneri "satisfacatoare", care cer modificari substantiale pentru a indeplini criteriile de calitate;
-propuneri "slabe/nesatisfacatoare", care nu pot fi finantate;
-propuneri "respinse in prima etapa" care nu corespund criteriilor de evaluare stiintifica/tehnica;
-propuneri "in afara scopului", care nu corespund scopului, obiectivelor, categoriilor de proiecte/activitati/actiuni finantabile.
2.1.9.In Lista Propunerilor de proiecte care se pot finanta se includ, de regula, acele propuneri care se incadreaza in clasele "excelente" si "foarte bune". Prin Pachetul de informatii al programului pot fi stabilite si criterii suplimentare de selectare, cum sunt:
-bugetul disponibil;
-asigurarea unui echilibru intre obiectivele Programului;
-eliminarea redondantelor;
-nivelul de cofinantare;
-recomandarile evaluatorilor privind agregarea propunerilor de proiecte.
2.1.10. Modelul Listei propunerilor de proiecte care se pot finanta si al Listei de rezerva se elaboreaza pe baza modelului prevazut in anexa nr.9 la prezentele instructiuni.
A5)Stabilirea modului de rezolvare a contestatiilor
2.1.11. Rezolvarea contestatiilor se face prin raspuns direct in cazurile in care propunerea de proiect este incadrata de evaluatori in una dintre clasele "slabe/nesatisfacatoare", "respinse in prima etapa", "in afara scopului"; pentru celelalte cazuri se stabilesc prin Pachetul de informatii al programului, procedurile de revizuire a evaluarii.
A6)Elaborarea modelului de contract
2.1.12. Modelul de Contract de finantare se elaboreaza pe baza conditiilor de finantare in cadrul programului, conform modelelor de Contract de finantare stabilite de MCT in functie de obiectul Contractului de finantare si in acord cu modelul prevazut in anexa nr.3 la prezentele instructioni; modelui de Contract de finantare trebuie sa includa anexele prevazute la art.22, lit.d), pct.iii), subpct.(c,), subpct (d,) si subpct.(e,) din Norme.
2.2.Transmiterea Pachetului de informatii al Programului/Proiectului catre Monitorul de program/Responsabilului de proiect in vederea aprobarii, in cazul in care Pachetul de informatii a fost elaborat de catre Autoritatea Contractanta.
B)Organizarea si desfasurarea competitiei
2.3.Deschiderea competitiilor - conform prevederilor de la art 25, lit.a) si lit.b) din Norme; in elaborarea Anuntului privind cererea de propuneri de proiecte se utilizeaza informatiile corespunzatoare din Pachetul de informatii al programului.
2.4.Constituirea Panelurilor de evaluatori - conform prevederilor de la art.25, lit.g) - lit.j) din Norme si semnarea de catre toti membri panelurilor a Declaratiei de impartialitate confidentialitate si competenta, conform modelului prevezut in anexa nr.10 la prezentele instructiuni.
2.5.Deschiderea propunerilor de proiecte - conform prevederilor corespunzatoare din Pachetul de informati al programului, prevederilor de la pct.1.10.3 si pct.1.10.4 si cu respectarea urmatoarelor cerinte:
2.5.1.La deschiderea pachetelor continand propunerile de proiecte, Autoritatea Contractanta completeaza Scrisoarea de confirmare a prirnirii propunerii de proiect prevezuta la pct.2.1.2 si o expediaza ofertantului in termen de cel mult doua saptamani de la termenul limita de primire a propunerilor de proiecte.
2.5.2.Autoritatea Contractanta mentioneaza rezultatele verificarilor si, dupa caz, toate completarile corectiile efectuate asupra propunerii de proiect in Fisele individuale de evaluare a propunerii de proiect care se distribuie ulterior evaluatorilor.
2.6.Pregatirea propunerilor de proiecte in vederea evaluarii, evaluarea si clasificarea propunerilor de proiecte, comunicarea rezultatelor si solutionarea contestatiilor - conform prevederilor de la art.25, lit.g) si lit.u) din Norme si prevederilor corespunzatoare din Pachetul de informatii al programului.
2.7.Negocierea, completarea si semnarea Contractelor de finantare - conform prevederilor de la art.25 lit.v) din Norme, prevederilor corespunzatoare din Pachetul de informatii al programului si din Conditiilor generale ale Contractelor de finantare.