Secţiunea 1 - LICITATIA - Instructiuni din 1998 de finantare si implementare, in sistem descentralizat a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare si stimulare a inovarii
M.Of. 91 bis
În vigoare Versiune de la: 26 Februarie 1998
Sectiunea 1:LICITATIA
1.In vederea selectarii Contractorilor pentru Conducerea de Programe/Proiecte prin procedura de licitatie, prevezuta la art.5 lit.a) din Normele metodologice aprobate prin Hotararea Guvernului nr.48/1997, denumite in continuare Norme, Autoritatea Contractanta asigura:
A)Elaborarea dosarului licitatiei; stabilirea Comitetului de evaluare si a metodologiei de evaluare tehnica si financiara
1.1.Stabilirea calendarului de organizare si desfasurare a licitatiei.
1.2.Elaborarea Termenilor de referinta, pe baza prevederilor Planului National pentru cercetare-dezvoltare si inovare sau, dupa caz, ale Contractului de finantare, Planului Strategic si Programelor de Lucru aprobate; Termenii de referinta se redacteaza conform structurii-cadru prevazute in anexa nr.3a la prezentele instructiuni.
1.3.Alcatuirea Listei Lungi si selectarea Potentialilor Contractori care se includ in Lista Scurta, conform prevederilor art.22, lit.a) si lit. b) din Norme si conform cerintelor ce rezulta din Termenii de referinta. in scopul alcatuirii Listei Lungi, Autoritatea Contractanta se adreseaza Monitorului de Program, in vederea consultarii Registrului Central de Potentiali Contractori. Lista Scurta se redacteaza conform modelului prevazut in anexa nr.1a la prezentele instructiuni si se transmite, impreuna cu Termenii de referinta, Monitorului de Program/ Responsabilului de Proiect in vederea aprobarii.
1.4.Stabilirea Comitetului de evaluare, conform prevederilor de la art.22, lit.q) din Norme; completarea si semnarea Declaratiei de impartialitate de catre fiecare membru al Comitetului de evaluare, utilizand formularul prevazut in anexa nr.5 la prezentele instructiuni.
1.5.Stabilirea criteriilor de evaluare a ofertelor, a grilei de punctaj si a metodologiei de evaluare tehnica si financiara, pe baza cerintelor prevazute in Termenii de referinta. Grila de punctaj si metodologia de evaluare tehnica si financiara se aproba de catre Monitorul de Program/Responsabilul de Proiect si trebuie stabilita in mod unitar astfel, incat sa nu accentueze sau sa reduca nejustificat diferentele reale intre oferte si sa nu distorsioneze coeficientii de importanta acordati Propunerii Tehnice si Propunerii Financiare. Criteriile de evaluare si grila de punctaj se aduc la cunostinta ofertantilor in capitolul F din Instructiunile pentru ofertanti. In anexa nr.4 este prevazuta metoda de punctare ce se utilizeaza in evaluarea financiara a criteriului Tarif.
1.6.Elaborarea urmatoarelor documente necesare in vederea alcatuirii dosarului licitatiei:
1.6.1.Modelul de Contract de finantare - pe baza cerintelor prevazute in Termenii de referinta si in Conditiile generale al Contractelor de finantare, conform modelelor de contract stabilite de MCT in functie de obiectul Contractului de finantare si in acord cu modelul prevazut in anexa nr.3 la prezentele instructiuni;
1.6.2.Modelele de Lista personalului si Curriculum vitae - pe baza cerintelor prevezute in Termenii de referinta in Conditiile generale al Contractelor de finantare, conform modelelor prevazute in anexa nr.3c la prezentele instructiuni;
1.6.3.Modelul de Esalonarea platilor - pe baza modelului de Contract de finantare elaborat conform prevederilor de la pct.1.6.1, a precizarilor corespunzatoare din Conditiile generale ale Contractelor de finantare si conform modelului prevazut in anexa nr.3d la prezentele instructiuni;
1.6.4.Instructiunile pentru ofertanti - conform modelului prevazut in anexa nr.2 la prezentele instructiuni;
1.6.5.Invitatia la licitatie - conform modelului prevezut in anexa nr.1 la prezentele instructiuni.
1.7.Completarea dosarului licitatiei cu:
1.7.1.Structura-cadru de Organizare si metoda - prevazuta in anexa nr.3b la prezentele instructiuni;
1.7.2.Modelul de Specificatie financiara - prevazut in anexa nr.1 la Norme;
1.7.3.Modelul de Deviz - prevazut in Tabelul nr.2 care este anexa la Normele aprobate prin Hotararea Guvernului nr.401/1997.
1.8.Transmiterea, clarificarea si, dupa caz, modificarea dosarului licitatiei, conform prevederilor de la art.22, lit.e)-lit.g) din Norme.
B)Primirea, deschiderea si evaluarea ofertelor
1.9.Primirea, inregistrarea ofertelor si, dupa caz, modificarea termenului de depunere a acestora, precum si modificarea sau retragerea ofertelor de catre ofertanti, conform prevederilor de la art.22, lit.n) si lit.o) din Norme si conform prevederilor corespunzatoare din Instructiunile pentru ofertanti.
1.10.Deschiderea ofertelor, conform prevederilor corespunzatoare din Instructiunile pentru ofertanti si cu respectarea urmatoarelor cerinte:
1.10.1.Deschiderea si examinarea preliminara a ofertelor se face pentru a controla daca oferta este completa, daca documentele sunt semnate si daca ofertele sunt in general, in ordine.
1.10.2. Plicurile cu mentiunea "Propunerea Financiara" nu se deschid inainte ca evaluarea Propunerii Tehnice sa fie efectuata
1.10.3.Autoritatea Contractanta pregateste, pentru uzul propriu, procesul-verbal intocmit la deschiderea ofertelor, cuprinzand informatiile desprinse in aceasta faza.
1.10.4. Dupa deschiderea ofertelor, informatiile referitoare la examinarea, clarificarea, evaluarea si compararea ofertelor, precum si recomandarile privind atribuirea Contractului de finantare nu pot fi divulgate ofertantilor sau altor persoane, cu exceptia celor implicate oficial in organizarea licitatiei.
1.11.Evaluarea si, dupa caz, reevaluarea ofertelor, conform prevederilor de la art.22, lit.r) si lit.s) din Norme, prevederilor corespunzatoare din Instructiunile pentru ofertanti si cu respectarea urmatoarelor cerinte:
1.11.1. Comitetul de evaluare, numit de Autoritatea Contractanta, stabileste daca fiecare oferta este conforma cu cerintele dosarului licitatiei. In cazul existentei unor divergente privind respingerea unei oferte incomplete sau incorect prezentate, se solicita in scris punctul de vedere al Monitorului de Program/Responsabilului de proiect punct de vedere care trebuie respectat de Autoritatea Contractanta si de Comitetul de evaluare.
1.11.2. Ofertele stabilite ca fiind conforme cu cerintele dosarului licitatiei sunt evaluate tehnic, conform criteriilor tehnice de evaluare si a grilei de punctaj stabilite prin Instructiunile pentru ofertanti.
1.11.3. Ofertele care, in urma evaluarii tehnice, indeplinesc conditiile de punctaj stabilite prin Instructiunile pentru ofertanti, sunt evaluate financiar. Ofertele care nu au preturile stabilite in lei sunt respinse.
1.11.4. in scopul facilitarii examinarii, evaluarii si compararii ofertelor, Autoritatea Contractanta poate solicita fiecarui ofertant individual, explicatii privind oferta, inclusiv structura si nivelul preturilor. Cererea de explicatii si raspunsul se fac in scris. Autoritatea Contractanta nu poate solicita, propune sau permite nici o modificare a valorilor sau a elementelor principale ale ofertei, cu exceptia cazului in care modificarea este necesara pentru a confirma corectarea unei erori de calcul descoperita de Autoritatea Contractanta in timpul evaluarii ofertelor.
1.11.5. Daca Propunerile Financiare sunt corepunzatoare, Autoritatea Contractanta controleaza existenta unor eventuale erori de calcul aritmetic. Erorile se corecteaza de catre Autoritatea Contractanta in cazuriie in care:
-exista o neconcordanta intre sumele exprimate in cifre si cele exprimate in litere; sumele exprimate in litere vor prevala;
-exista o discrepanta tntre preturile unitare si suma totala rezultata din inmultirea preturilor unitare cu cantitatile; pretul unitar va prevala, cu exceptia situatiei in care, Autoritatea Contractanta considera aceasta ca o eroare evidenta a preturilor unitare, caz in care suma totala va prevala si pretul unitar va fi corectat.
1.11.6.Sumele declarate in oferta, corectate, daca a fost necesar, de catre Autoritatea Contractanta conform prevederilor de la pct.1.11.5, sunt considerate obligatii ale ofertantului. Daca ofertantul nu accepta corectarea valorii ofertei, oferta este respinsa.
1.11.7. Solutiile alternative vor fi evaluate dupa evaluarea ofertelor de baza, conform dosarului licitatiei.
1.11.8. Desfasurarea si rezultatele evaluarii se consemneaza intr-un raport de evaluare, care se semneaza de toti membri Comitetului de evaluare. Raportul de evaluare nu se face public si nu se comunica nici unui ofertant. Pe baza acestui raport se intocmeste procesul-verbal prevazut la art.22, lit.r) in Norme.
C)Selectarea Contractorului; negocierea contractului
1.12.Selectarea Contractorului, contractarea si comunicarea rezultatului licitatiei, conform prevederilor de la art.22, lit.u) - lit.y) din Norme, prevederilor corespunzatoare din Instructiunile pentru ofertanti, din Conditiile generale ale Contractelor de finantare si conform urmatoarelor precizari:
1.12.1. Autoritatea Contractanta nu este obligata sa accepte oferta cu pretul cel mai scazut sau sa atribuie Contractul de finantare.
1.12.2. Atribuirea Contractului de finantare este precedata de negocieri, de regula, in situatiile in care:
-valoarea contractului propusa de ofertanti depaseste suma maxima planificata pentru achizitionarea serviciului respectiv, indiferent daca suma a fost sau nu comunicata in Invitatia la licitatie, sau
-preturile sau tarifele unitare propuse de ofertanti depasesc nivelul normal al pietei pentru serviciile care urmeaza sa fie furnizate.
1.12.3. Daca o Propunere Financiara necesita negocieri si ofertantul nu este de acord sa scada pretul la un nivel acceptabil, atunci se initiaza procedure de contractare cu urmatorul ofertant din ierarhia rezultata in urma evaluarii si, daca este necesar, se efectueaza din nou negocieri asupra pretului. Daca nici de aceasta data nu se ajunge la intelegere, procedura poate continua cu toate Propunerile Financiare de la ofertantii ale caror Propuneri Tehnice au fost considerate acceptabile.