Secţiunea 1 - INSTRUMENTE DE PLANIFICARE SI PROGRAMARE - Instructiuni din 1998 de finantare si implementare, in sistem descentralizat a programelor/proiectelor de cercetare-dezvoltare si stimulare a inovarii
M.Of. 91 bis
În vigoare Versiune de la: 26 Februarie 1998
Sectiunea 1:INSTRUMENTE DE PLANIFICARE SI PROGRAMARE
A)Planul Strategic si Planul Anual
3.Planul Strategic este documentul de baza pentru planificarea implementarii diferitelor Proiecte/subproiecte ale Programului/Proiectului si se elaboreaza avand a baza Contractul de finantare incheiat pentru procurarea serviciilor de conducere de Program/Proiect.
4.Planul Strategic serveste ca referinta pentru documentele ulterioare de planificare, monitorizare
evaluare. Modificarile si revizuirile ce decurg din rapoartele ulterioare de monitorizare si evaluare sunt luate in considerare si executate direct de Programul de Lucru.
5.Planui Strategic acopera intreaga perioada de implementare a Programului/Proiectului. Planul Anual reprezinta defalcarea din Planul Strategic, corespunzatoare unui an bugetar. Planul Strategic trebui, inainta Autoritatii Contractante spre aprobare, impreuna cu primul Program de Lucru, inaintea inceperii perioadei planificate, la termenul prevezut prin Contractul de finantare. In cazul Programelor/Proiectelor implementate pe perioada mai multor ani bugetari, Planurile Anuale vor fi, de asemenea, inaintate spre aprobare inaintea inceperii perioadei planificate inaintea inceperii perioadei planificate, la termenul prevazut prin Contractul de finantare.
6.Conducatorul de Program/Proiect pregateste Planul Strategic in urma consultarilor necesare cu Monitorul de Program/Responsabilul de Proiect. In cadrul acestor consultari, Monitorul de Program/Responsabilul de Proiect poate initia o analiza tehnica detaliata a Programului/Proiectului, cu ajutorul unei comisii d evaluatori externi. La incheierea acestei evaluari, Monitorul de program/Responsabilul de Proiect transmite Conducatorului de Program/Proiect observatii clare privind modificarile ce trebuie facute Planului Strategic inainte ca acesta sa fie transmis Autoritatii Contractante in vederea avizarii ,
7.Modul de elaborare a Planului Strategic este prevezut in anexa nr.11 la prezentele instructiuni.
B)Programul de lucru
8.Programul de Lucru este documentul de programare si raportare cu caracter in principal financiar, care se elaboreaza, de regula, pentru o perioada de 3-6 luni, de catre Conducatorul. de Program/Proiect cu autoritatea Monitorului de Program/ Responsabilului de Proiect.
9.Modul de elaborare a Programului de Lucru este prevazut in anexa nr.12 la prezentele instructiuni.
10.Programul de Lucru cumuleaza informatii privind toate activitatile intreprinse de la inceputul
Programului/Proiectului, luand in considerare termenele necesare pentru contractare si plati, astfel:
10.1.alocarile bugetare pentru Proiecte/subproiecte se actualizeaza printr-o previziune pentru perioada urmatoare (n+1) si, daca este necesar, o revizuire a perioadei curente (n);
10.2.alocarile bugetare cumulate se refera atat la Contractele de finantare deja semnate cat si la cele care urmeaza sa fie semnate pana la sfarsitul perioadei acoperite de Prograrnul de Lucru;
10.3.situatia platilor se refera atat la alocarile planificate in perioada referita de Programul de Lucru, cat si la platile ramase sa fie efectuate conform Contractelor de finantare deja semnate in perioadele Programelor de Lucru anterioare (n, n-1, n-2).
11.Prezentarea Programului de lucru este conditia initiala pentru aprobarea de catre Autoritatea Contractarda alocarii bugetelor la dispozitia Conducatorului de Program/Proiect si a efectuarii platilor in avans catre acesta.
12.Conducatorul de Program/Proiect poate solicita in avans numai fonduri necesare pentru efectuarea platilor planificate pentru perioada Programului de Lucru, astfel incat sumele neutilizate aflate in contul sau aferent Bugetului pentru Proiecte/subproiecte, deschis in numele Programului/Proiectului, sa fie minime.
13.Aprobarea Programului de Lucru de catre Autoritatea Contractanta constituie autorizarea pentru contractarea activitatilor cuprinse in Programul de lucru, conform alocarilor bugetare prevazute de acesta.
14.Procedura de aprobare a Programului de Lucru este urmatoarea:
14.1.Conducatorul de Program/Proiect transmite proiectul Programului de lucru Monitorului de
Program/Responabilului de Proiect spre aprobare.
14.2.Monitorul de Program/Responabilul de Proiect verifica proiectul Programului de Lucru, luand in considerare reglementarile in vigoare si practicile financiare si tehnice curente; avizeaza Programul de Lucru si il transmite spre aprobare, impreuna cu comentariile sale, factorilor implicati din cadrul Autoritatii Contractante;
14.3.Daca in cursul verificarii si controlului sunt solicitate informatii suplimentare sau se considera necesara revizuirea unuia sau mai multor elemente ale Programului de Lucru, s,s pot stabili contacte directe intre factori
implicati din cadrul Autoritatii Contractante s i Conducatorui de Program/Proiect.
14.4.In urma avizarii Programului de Lucru, Autoritatea Contractanta aproba noile alocari bugetare si - in functie de situatia platilor, care trebuie sa corespunda alocarilor financiare aprobate - efectuarea platilor in avans necesare Conducatorului de Program/Proiect.
14.5.In cazurile prevazute de reglementarile in vigoare, Autoritatea Contractanta inainteeza Programul de Lucru aprobat si cererea de avans organului de control financiar preventiv al Curtii de Conturi, pentru aprobarea finala, in urma careia poate fi efectuat transferul de fonduri.
14.6.In conditiile respectarii termenului de prezentare a Programului de Lucru, de catre Conducatorul de Program/Proiect Autoritatea Contractanta trebuie sa puna la dispozitia Conducatorului de Program/Proiect sumele aprobate ca plati in avans la termene care sa asigure implementarea normala a
Programului/Proiectului, prin respectarea termenelor limita planificate in Contractele de finantare semnate de Conducatorul de Program/Proiect cu Conducatorii de Proiecte/subproiecte.