Capitolul 2 - Evidenţa, întocmirea, multiplicarea, manipularea şi păstrarea documentelor secrete de stat - Hotararea 19/1972 privind unele măsuri în legătură cu apărarea secretului de stat

M.Of. 5

Ieşit din vigoare

Versiune de la: 1 August 1995

CAPITOLUL 2:Evidenţa, întocmirea, multiplicarea, manipularea şi păstrarea documentelor secrete de stat

Evidenţa documentelor secrete de stat se ţine în registre special destinate în acest scop, întocmite potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 1.

Numerele de înregistrare vor fi precedate de un zero la documentele secrete, de două zerouri la documentele strict secrete şi de trei zerouri la documentele strict secrete de importanţă deosebită şi se vor înscrie pe toate exemplarele documentului, precum şi pe anexele acestuia.

Pentru fiecare document strict secret de importanţă deosebită şi exemplar de pe acest document se întocmeşte cîte o fişă însoţitoare, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 2. Această fişă se completează de fiecare dată cînd documentul respectiv este dat spre consultare.

Art. 6

Categoria de secret a lucrării se menţionează de salariatul care o întocmeşte, potrivit dispoziţiilor legale şi în raport cu listele informaţiilor, datelor şi documentelor cu caracter secret de stat prevăzute în art. 4 şi se înscrie în mod obligatoriu pe ciorna acesteia, şeful ierarhic fiind obligat să verifice dacă documentul a fost just categorisit.

Art. 7

Întocmirea documentelor cu caracter secret de stat se face în caiete de ciornă, pe coli de hîrtie sau formulare, a căror evidenţă se ţine într-un registru întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 3.

Dispoziţiile şi indicaţiile de serviciu date de şefi, care au caracter secret de stat sau se referă la probleme ce trebuie avute în vedere la întocmirea lucrărilor cu caracter secret de stat, se notează de către salariaţi numai în caietul de ciornă.

Caietele de ciornă, colile de hîrtie, matriţele, formularele şi reprezentările grafice, care conţin informaţii sau date cu caracter secret de stat, sînt supuse aceluiaşi regim de păstrare şi manipulare ca şi celelalte documente cu caracter secret de stat.

Evidenţa caietelor de ciornă, a colilor de hîrtie şi a diferitelor formulare pe care se întocmesc documentele secrete de stat, precum şi a matriţelor şi a hîrtiei carbon folosite pentru multiplicarea acestora, se ţine în cadrul compartimentului special sau de către persoana însărcinată cu evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete.

Materialele prevăzute la alineatele precedente vor fi ştampilate sau ştanţate înainte de a fi date în lucru.

Art. 8

Documentele cu caracter secret de stat reprezentînd variante sau exemplare în plus vor fi distruse de către comisii formate din cel puţin doi salariaţi, dintre care unul va fi de la compartimentul special, iar celălalt dintre persoanele care au acces la informaţii, date şi documente cu caracter secret de stat, întocmindu-se pentru aceasta un proces-verbal, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 4. Procesul-verbal de distrugere va fi aprobat de şeful compartimentului în care s-a întocmit lucrarea şi va fi înregistrat în registrul prevăzut în art. 5.

Caietele de ciornă, colile de hîrtie, formularele, matriţele, precum şi hîrtia carbon consumate, vor fi restituite compartimentului special sau persoanei de la care au fost primite, care le va distruge în condiţiile prevăzute la alineatul precedent.

Art. 9

Multiplicarea documentelor cu caracter secret de stat se face prin dactilografiere sau alte mijloace, de către persoane ce au aprobare să lucreze cu astfel de documente, asigurîndu-se ca despre conţinutul lucrării să nu ia cunoştinţă persoane neautorizate.

Art. 10

Multiplicarea documentelor cu caracter secret de stat prin alte mijloace decît dactilografiere se face în prezenţa unui salariat al compartimentului special sau a salariatului însărcinat cu evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete.

Toate exemplarele ce au rezultat de la aparatele de multiplicare vor fi luate în evidenţă într-un registru întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 5.

În cazul cînd un document multiplicat se reface parţial, filele înlocuite vor fi distruse în condiţiile prevăzute în art. 8.

Cînd din anumite motive un document multiplicat trebuie refăcut în întregime, noul document se înregistrează la un alt număr în registrul prevăzut în art. 5 alin. (1) şi în registrul prevăzut în alineatul 2 din prezentul articol.

Multiplicarea documentelor strict secrete de importanţă deosebită, primite de la alte organizaţii socialiste, este interzisă.

Art. 11

Operaţiunile de traducere a documentelor cu caracter secret de stat şi de multiplicare a acestora se execută în condiţiile de redactare şi multiplicare prevăzute în art. 7-9. Evidenţa lor se ţine în registrul de traduceri întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 6.

Art. 12

Dactilografa, primind pentru dactilografiere documentele cu caracter secret de stat, înscrie ciorna respectivă în registrul întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 7, în prezenţa persoanei care a redactat-o, după care semnează de primire.

Cînd dactilografierea s-a făcut prin dictare fără a se folosi o ciornă sau alt document, se va face menţiune despre aceasta în registrul de dactilografiere la rubrica "observaţii".

Registrul de dactilografiere se va repartiza fiecărei dactilografe în parte.

Art. 13

Forma de dactilografiere a documentelor cu caracter secret de stat va fi cea prevăzută în anexa nr. 8.

Art. 14

Lucrările strict secrete de importanţă deosebită se dactilografiază în cadrul compartimentului special sau în locuri anume stabilite de conducerea organizaţiei socialiste.

Art. 15

Manipularea tuturor documentelor secrete de stat se face numai prin compartimentul special sau de către persoana însărcinată cu evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete.

Art. 16

La primirea corespondenţei cu caracter secret de stat se verifică integritatea plicului sau coletului, a sigiliilor şi dacă numerele de pe plicuri sau colete corespund numerelor înscrise în opisul curierului poştei speciale sau în condica de predare.

În cazul cînd plicul sau coletul ori sigiliile au fost violate, se întocmeşte un proces-verbal în prezenţa celui care predă şi se raportează imediat conducătorului organizaţiei socialiste. O copie de pe procesul-verbal se trimite expeditorului şi Consiliului Securităţii Statului care este obligat să verifice împrejurările în care s-a produs violarea.

Art. 17

La deschiderea corespondenţei se controlează dacă numerele de pe documente corespund numerelor înscrise pe plic şi dacă există toate anexele înscrise în aceste documente, după care corespondenţa se înregistrează şi se îndrumează persoanelor cărora le este adresată.

Art. 18

Corespondenţa cu caracter secret de stat, cu menţiunile speciale "confidenţial-personal" sau "a se deschide personal", va fi deschisă de persoana căreia i-a fost adresată şi care va dispune de urmare, după ce în prealabil a fost luată în evidenţă.

Predarea documentelor cu caracter secret de stat în interiorul organizaţiei socialiste se face pe baza unei condici întocmite potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9.

Art. 19

Conducătorii organizaţiilor socialiste pot aproba ca transportul documentelor cu caracter secret de stat la alte organizaţii socialiste situate în aceeaşi localitate să se facă de salariaţi anume desemnaţi. În acest caz documentele vor fi luate de la compartimentul special, sigilate, asigurîndu-se totodată măsurile necesare pentru securitatea lor pe timpul transportului şi vor fi predate pe baza condicii prevăzute la art. 18.

Art. 20

Compartimentul special sau salariatul care are şi atribuţii cu privire la evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete va repartiza fiecăruia dintre salariaţii care lucrează cu documente secrete de stat cîte o mapă tip servietă, un sigiliu metalic şi plastilină, întocmind pentru fiecare dintre aceşti salariaţi o fişă imprimată cu seria corespunzătoare sigiliului încredinţat.

Documentele secrete de stat, date spre rezolvare salariaţilor care au fost aprobaţi să lucreze cu astfel de documente, se păstrează, atît în timpul programului cînd nu se lucrează cu ele cît şi în afara programului în mape speciale tip servietă, sigilate cu plastilină.

În mapă trebuie să existe în permanenţă opisul tuturor documentelor pe care le conţine, întocmit potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 10, pe baza căruia să se poată verifica integritatea conţinutului acesteia.

La terminarea zilei de muncă salariaţii predau mapele cu documentele secrete de stat sigilate cu plastilină, compartimentului special sau salariatului care are şi atribuţii cu privire la evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete şi primesc în schimb fişele.

La începerea zilei de muncă, salariaţii primesc mapele sigilate de la compartimentul special sau salariatul care are şi atribuţii cu privire la evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete şi predau în schimb fişele. Deschiderea mapei se face numai de către persoana care are în primire lucrările cuprinse în ea.

În cazuri speciale, cînd nevoile muncii impun, mapa cu documente secrete de stat se va deschide şi în lipsa celui care are în primire lucrările cuprinse în ea, cu aprobarea şefului ierarhic şi în prezenţa unui salariat al compartimentului special sau a salariatului care are şi atribuţii cu privire la evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor secrete. Cu această ocazie se va întocmi o notă în care se va specifica ce document a fost ridicat, numărul de înregistrare şi numărul de file. Această notă, semnată de cei care au deschis mapa, va fi pusă în locul documentului ridicat.

După terminarea operaţiunilor menţionate la alineatul precedent, mapa se va sigila cu sigiliul celui care a deschis.

Art. 21

Încăperile unde se păstrează documente secrete de stat şi cele destinate arhivei documentelor secrete de stat trebuie să fie amenajate în mod special, cu gratii la ferestre, cu uşi prevăzute cu grile metalice şi încuietori sigure şi să fie asigurate împotriva incendiilor.

În raport cu volumul muncii, trebuie să se asigure încăperile necesare pentru păstrarea documentelor, primirea şi expedierea corespondenţei, pentru consultarea documentelor de către persoanele care au acces la aceste documente, pentru multiplicare şi dactilografiere.

În încăperile unde se păstrează documentele ce constituie secrete de stat au acces numai salariaţii compartimentului special şi persoanele care au dreptul să controleze munca acestora.

Art. 22

După terminarea zilei de muncă, casele de fier şi dulapurile metalice în care se păstrează documentele secrete de stat se sigilează cu plastilină. Locul unde se păstrează cheile caselor şi dulapurilor metalice se va stabili de conducătorul organizaţiei socialiste. În cazul pierderii unor chei, se va schimba sistemul de închidere şi se vor efectua cercetări pentru stabilirea împrejurărilor care au dus la pierderea acestora, precum şi a celor vinovaţi.

În afara programului de lucru, paza şi securitatea încăperilor în care se păstrează documentele secrete de stat se asigură prin personalul de serviciu sau de pază, acolo unde există, ori cu mijloace tehnice speciale. Uşile acestor încăperi se închid cu cheia şi se sigilează.