Art. 11. - Art. 11: Funcţiile de conformitate - Regulamentul 1624/31-mai-2024 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanţării terorismului
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
Neintrat în vigoare Versiune de la: 19 Iunie 2024
Art. 11: Funcţiile de conformitate
(1)Entităţile obligate numesc un membru al organului de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de conducere care să fie responsabil cu asigurarea respectării prezentului regulament, a Regulamentului (UE) 2023/1113 şi a oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor (denumit în continuare "manager responsabil cu funcţia de conformitate").
Managerul responsabil cu funcţia de conformitate se asigură că politicile, procedurile şi controalele interne ale entităţii obligate sunt în concordanţă cu expunerea la risc a entităţii obligate şi că acestea sunt puse în aplicare. Managerul responsabil cu funcţia de conformitate se asigură, de asemenea, că sunt alocate suficiente resurse umane şi materiale în acest scop. Managerul responsabil cu funcţia de conformitate este responsabil de primirea informaţiilor cu privire la deficienţele semnificative sau importante ale unor astfel de politici, proceduri şi controale.
În cazul în care organul de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de conducere este un organism responsabil în mod colectiv pentru deciziile sale, managerul responsabil cu funcţia de conformitate este responsabil de acordarea de asistenţă şi consiliere acestuia şi de pregătirea deciziilor menţionate la prezentul articol.
(2)Entităţile obligate dispun de un coordonator al funcţiei de conformitate, numit de organul de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de conducere şi cu o poziţie ierarhică suficient de înaltă, care este responsabil de politicile, procedurile şi controalele desfăşurate în aplicarea zilnică a cerinţelor entităţii obligate în materie de CSB/CFT, inclusiv în ceea ce priveşte punerea în aplicare a sancţiunilor financiare specifice, şi este un punct de contact pentru autorităţile competente. Coordonatorul funcţiei de conformitate este, de asemenea, responsabil de raportarea tranzacţiilor suspecte către FIU, în conformitate cu articolul 69 alineatul (6).
În cazul entităţilor obligate care fac obiectul verificărilor privind personalul de conducere de nivel superior sau beneficiarii reali în temeiul articolului 6 din Directiva (UE) 2024/1640 sau în temeiul altor acte juridice ale Uniunii, coordonatorii funcţiei de conformitate sunt supuşi verificării conformităţii cu cerinţele respective.
În cazul în care dimensiunea entităţii obligate şi riscul scăzut al activităţilor sale justifică acest lucru, o entitate obligată care face parte dintr-un grup poate numi drept coordonator al funcţiei de conformitate o persoană care îndeplineşte această funcţie într-o altă entitate din cadrul grupului respectiv.
Coordonatorul funcţiei de conformitate poate fi revocat numai în urma notificării prealabile a organului de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de conducere. Entitatea obligată notifică supraveghetorului revocarea coordonatorului funcţiei de conformitate, specificând dacă decizia se referă la îndeplinirea sarcinilor atribuite în temeiul prezentului regulament. Coordonatorul funcţiei de conformitate poate, din proprie iniţiativă sau la cerere, să furnizeze supraveghetorului informaţii cu privire la revocare. Supraveghetorul poate utiliza informaţiile respective pentru a-şi îndeplini sarcinile care îi revin în temeiul celui de al doilea paragraf de la prezentul alineat şi al articolului 37 alineatul (4) din Directiva (UE) 2024/1640.
(3)Entităţile obligate pun la dispoziţia funcţiilor de conformitate resurse adecvate, inclusiv personal şi tehnologie, proporţional cu dimensiunea, natura şi riscurile entităţii obligate pentru îndeplinirea eficace a sarcinilor lor şi se asigură că persoanelor responsabile de aceste funcţii li se acordă competenţele de a propune orice măsuri necesare care să garanteze eficacitatea politicilor, procedurilor şi controalelor interne ale entităţii obligate.
(4)Entităţile obligate iau măsuri pentru a se asigura că coordonatorul funcţiei de conformitate este protejat împotriva represaliilor, a discriminării şi a oricărui alt tratament inechitabil şi că deciziile coordonatorului funcţiei de conformitate nu sunt subminate sau influenţate în mod nejustificat de interesele comerciale ale entităţii obligate.
(5)Entităţile obligate se asigură că coordonatorul funcţiei de conformitate şi persoana responsabilă de funcţia de audit menţionată la articolul 9 alineatul (2) litera (b) pot raporta direct organului de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de conducere şi, în cazul în care există un astfel de organ, organului de conducere acţionând în exercitarea funcţiei sale de supraveghere în mod independent şi pot exprima preocupări şi avertiza organul de conducere, în cazul în care evoluţii specifice ale riscurilor afectează sau pot afecta entitatea obligată.
Entităţile obligate se asigură că persoanele care participă direct sau indirect la punerea în aplicare a prezentului regulament, a Regulamentului (UE) 2023/1113 şi a oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor au acces la toate informaţiile şi datele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor lor.
(6)Managerul responsabil cu funcţia de conformitate raportează periodic organului de conducere cu privire la punerea în aplicare a politicilor, procedurilor şi controalelor interne ale entităţii obligate. În special, managerul responsabil cu funcţia de conformitate prezintă organului de conducere o dată pe an sau, dacă este cazul, mai frecvent un raport privind punerea în aplicare a politicilor, procedurilor şi controalelor interne ale entităţii obligate elaborat de coordonatorul funcţiei de conformitate şi informează respectivul organ cu privire la rezultatul eventualelor revizuiri. Managerul responsabil cu funcţia de conformitate ia măsurile necesare pentru a remedia în timp util eventualele deficienţe identificate.
(7)În cazul în care natura activităţii entităţii obligate, inclusiv riscurile şi complexitatea sa, precum şi dimensiunea sa, justifică acest lucru, funcţiile managerului responsabil cu funcţia de conformitate şi ale coordonatorului funcţiei de conformitate pot fi îndeplinite de aceeaşi persoană fizică. Funcţiile respective pot fi cumulate cu alte funcţii.
În cazul în care entitatea obligată este o persoană fizică sau o persoană juridică ale cărei activităţi sunt desfăşurate de o singură persoană fizică, persoana respectivă este responsabilă de îndeplinirea sarcinilor prevăzute la prezentul articol.