Art. 16. - Art. 16: Ordinul de creare a unui fişier de lucru pentru analiză - Decizia 2009/371/JAI/06-apr-2009 privind înfiinţarea Oficiului European de Poliţie (Europol)
Acte UE
Jurnalul Oficial 121L
Ieşit din vigoare Versiune de la: 15 Mai 2009
Art. 16: Ordinul de creare a unui fişier de lucru pentru analiză
(1)Pentru fiecare fişier de lucru pentru analiză, directorul specifică într-un ordin de creare a fişierului:
a)denumirea fişierului;
b)scopul fişierului;
c)grupurile de persoane la care se referă datele stocate în fişierul respectiv;
d)natura datelor care urmează să fie stocate şi a datelor cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice sau apartenenţa sindicală, precum şi datele privind sănătatea sau viaţa sexuală care sunt strict necesare;
e)contextul general care determină luarea deciziei de a crea fişierul;
f)participanţii la grupul de analiză la momentul creării fişierului;
g)condiţiile în care pot fi transmise datele cu caracter personal stocate în fişierul respectiv, persoanele cărora le pot fi transmise aceste informaţii şi în baza căror proceduri;
h)termenele necesare pentru examinarea datelor şi perioada de stocare;
(i)metoda de întocmire a registrului de evidenţă.
(2)Consiliul de administraţie şi organismul comun de supraveghere sunt imediat informate de către director cu privire la ordinul de creare a fişierului sau la orice modificare ulterioară a elementelor menţionate la alineatul (1) şi intră în posesia dosarului. Organismul comun de supraveghere poate prezenta consiliului de administraţie orice observaţii pe care le consideră necesare. Directorul poate solicita organismului comun de supraveghere să îşi formuleze observaţiile într-un anumit termen.
(3)Fişierul de lucru pentru analiză se păstrează cel mult trei ani. Înainte de încheierea termenului de trei ani, Europol verifică dacă este necesară păstrarea în continuare a fişierului. Atunci când acest lucru este strict necesar pentru finalitatea fişierului, directorul poate dispune păstrarea acestuia pentru încă trei ani. Consiliul de administraţie şi organismul comun de supraveghere sunt imediat informate de către director cu privire la elementele fişierului care justifică stricta necesitate a păstrării acestuia. Organismul comun de supraveghere poate prezenta consiliului de administraţie orice observaţii pe care le consideră necesare. Directorul poate solicita organismului comun de supraveghere să îşi formuleze observaţiile într-un anumit termen.
(4)Consiliul de administraţie poate, în orice moment, să solicite directorului să modifice un ordin de creare a unui fişier sau să închidă un fişier de lucru. Consiliul de administraţie stabileşte data de la care modificarea sau închiderea fişierului produce efecte.