Secţiunea 2 - Întocmirea, completarea, eliberarea şi arhivarea documentelor şcolare - Regulament din 2024 privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar

M.Of. 706

În vigoare
Versiune de la: 19 Iulie 2024
SECŢIUNEA 2:Întocmirea, completarea, eliberarea şi arhivarea documentelor şcolare
Art. 24
(1)Unităţile de învăţământ preuniversitar acreditate/autorizate să funcţioneze provizoriu gestionează documentele şcolare prevăzute la art. 2 alin. (1).
(2)Necesarul de documente şcolare se determină sub directa coordonare a directorului unităţii de învăţământ, în raport cu cifra de şcolarizare.
(3)Responsabilitatea gestionării documentelor şcolare revine, după caz, directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate/autorizate să funcţioneze provizoriu, dirigintelui/învăţătorului/învăţătoarei/institutorului/profesorului pentru învăţământul primar sau titularului de disciplină, în condiţiile prevăzute de prezentul regulament.
(4)După încheierea anului şcolar, toate documentele şcolare se păstrează şi se arhivează la nivelul unităţii de învăţământ acreditate/autorizate să funcţioneze provizoriu, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 25
(1)În cazul în care, pe parcursul frecventării nivelului de învăţământ, elevul îşi schimbă numele sau prenumele/CNP-ul pe cale administrativă sau pe cale judecătorească, dobândind un alt certificat de naştere, această modificare se operează în documentele şcolare la solicitarea scrisă a elevului sau a reprezentantului legal al acestuia, după caz, pe baza actelor doveditoare. Solicitarea, însoţită de actele doveditoare ale schimbării de nume sau prenume/CNP, în copie conformă cu originalul, se arhivează, cu termen de păstrare permanent. Documentele şcolare eliberate ulterior schimbării identităţii se completează cu noua identitate.
(2)Completarea documentelor şcolare se poate face electronic sau olograf, cu cerneală neagră sau albastră, fără spaţii libere.
(3)Eventualele modificări se fac cu tuş sau cu cerneală roşie, menţionându-se actul în temeiul căruia au fost efectuate.
(4)Toate rubricile rămase libere se barează.
(5)Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări în documentele şcolare.
Art. 26
(1)Registrul matricol, în format letric sau în format electronic, devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor.
(2)În format letric, registrul matricol se tipăreşte în format A3, pe filiere (teoretică/vocaţională/tehnologică). Instrucţiunile de completare se regăsesc tipărite pe copertă.
(3)Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din certificatul de naştere. În cazul persoanelor care au cetăţenia unui stat terţ al Uniunii Europene, înscrierea elevilor în registrul matricol se realizează în conformitate cu datele înscrise în paşaport şi în alte înscrisuri oficiale care atestă starea civilă, emise de statul care a eliberat paşaportul. Dacă există neconcordanţă între paşaport şi înscrisurile oficiale, prevalează datele din paşaport.
(4)În cazurile excepţionale prevăzute la art. 6 alin. (5) se procedează la consemnarea corespunzătoare în registrul matricol a noii identităţi.
(5)Atribuirea numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul şcolarizării, pe niveluri şi forme de învăţământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu modificările ulterioare, la nivel de unitate de învăţământ.
(6)Pentru elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numărul matricol se atribuie în continuarea seriei anului respectiv.
(7)În registrul matricol se consemnează mediile anuale încheiate la fiecare disciplină, din catalogul clasei, la care se adaugă menţiuni cu privire la eventualele examene de diferenţă.
(8)Anual, situaţia şcolară este certificată de secretarul unităţii de învăţământ şi este confirmată, după verificare, de directorul acesteia.
(9)În mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata şcolarizării în respectiva unitate de învăţământ.
(10)Pentru situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transfer de la un nivel de pregătire la altul, de la o formă de organizare la alta şi de la o specializare la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau între filiere diferite, se menţionează denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de diferenţă şi notele obţinute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
(11)Pentru elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învăţământ, de la o/un filieră/profil/specializare la alta/altul, se specifică examenele de diferenţă şi rezultatele obţinute, menţionându-se media anuală calculată la unitatea de învăţământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.
(12)Pentru absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ...."; în această situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
(13)Pentru absolvenţii care au promovat examenul de certificare/finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor de studii se completează în caseta corespunzătoare şi rezultatele examenului.
(14)Atât în registrul matricol, cât şi în catalogul clasei se înscriu lizibil şi în întregime toate disciplinele înscrise în planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător fiecărei clase/fiecărui an de studii.
(15)Registrul matricol, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(16)Scoaterea registrului matricol din unitatea de învăţământ este interzisă.
(17)Registrul matricol electronic se tipăreşte, semnează, avizează şi arhivează de către directorul unităţii de învăţământ, la finalul anului şcolar, cu respectarea prevederilor prezentului regulament.
Art. 27
(1)Registrul de evidenţă a elevilor audienţi este similar registrului matricol şi, după completare, devine document şcolar cu regim special.
(2)Înscrierea în registrul de evidenţă a elevilor audienţi se realizează în conformitate cu prevederile art. 26.
(3)Registrul de evidenţă a elevilor audienţi, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
Art. 28
(1)Catalogul clasei, în format letric sau în format electronic, devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor. Letric, catalogul clasei se tipăreşte în format A3. Instrucţiunile de completare se tipăresc pe copertă.
(2)Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din certificatul de naştere şi din registrul matricol, menţionându-se în mod explicit numărul matricol, volumul şi pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului şcolar de către învăţător/învăţătoare, institutor, profesor pentru învăţământul primar sau de către profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac în baza documentelor existente la secretariatul unităţii de învăţământ.
(3)Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face lizibil şi în întregime, în conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător clasei respective şi în funcţie de disciplinele opţionale stabilite.
(4)Pentru evaluarea periodică, pentru înscrierea absenţelor, precum şi pentru încheierea mediilor anuale răspunde în mod direct titularul de disciplină. Este interzisă înscrierea datelor fără note. Învăţătorul/Învăţătoarea, institutorul, profesorul pentru învăţământul primar sau profesorul diriginte răspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
(5)La sfârşitul anului şcolar se întocmeşte, pe ultima pagină a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor şi a mediilor generale, semnat de învăţător/învăţătoare, institutor, profesor pentru învăţământul primar, profesorul diriginte şi titularii de discipline şi vizat de directorul unităţii de învăţământ.
(6)Notele/Mediile înscrise greşit în catalogul letric se corectează prin tăiere cu o linie orizontală şi se înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roşie, se semnează de către titularul de disciplină şi de director, după care se aplică sigiliul unităţii de învăţământ.
(7)Scoaterea catalogului din unitatea de învăţământ este interzisă.
(8)Catalogul în format letric, după completarea procesuluiverbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează cu termen de păstrare permanent.
(9)Catalogul electronic este un sistem informatic integrat care gestionează situaţia şcolară a preşcolarilor şi elevilor prin înregistrarea absenţelor, notelor, mediilor, cu generare de rapoarte şi statistici relevante la nivel de clasă, unitate de învăţământ, judeţ şi sistem naţional de învăţământ preuniversitar, precum şi alte date legate de parcursul educaţional şi procesele administrative aferente acestuia.
(10)Catalogul electronic asigură comunicarea dintre personalul didactic al unităţii de învăţământ şi părinţii/reprezentanţii legali ai beneficiarilor primari, cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.
(11)Catalogul electronic se dezvoltă şi se utilizează în conformitate cu standardele tehnice şi de securitate stabilite de către Ministerul Educaţiei şi aprobate prin ordin de ministru.
(12)Aprobarea, înfiinţarea, organizarea, funcţionarea, planul de migrare şi interconectare, precum şi calendarul operaţionalizării catalogului electronic se stabilesc prin ordin al ministrului educaţiei.
(13)Până la operaţionalizarea catalogului electronic la nivelul întregului sistem de învăţământ preuniversitar, acesta se tipăreşte, semnează, avizează şi arhivează la finalul fiecărui an şcolar, cu respectarea prevederilor prezentului regulament.
Art. 29
(1)Catalogul pentru examenul de certificare/finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim special, după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricilor din formular, conform metodologiei specifice fiecărui tip de examen de certificare/finalizare.
(2)Eventualele corecturi se fac cu cerneală roşie, se confirmă prin semnătura preşedintelui şi prin aplicarea ştampilei de examen, astfel încât să nu se acopere înscrisul din catalog.
(3)După întocmire, catalogul pentru examenul de certificare/finalizare a studiilor este verificat de toţi membrii comisiei, care, după însuşirea conţinutului, semnează pe coperta formularului şi în locurile prevăzute expres în formular.
(4)După completare, catalogul menţionat la alin. (1) se arhivează cu termen de păstrare permanent.
Art. 30
(1)Prevederile art. 29 se aplică în mod corespunzător şi în cazul cataloagelor pentru examenele de corigenţă şi de diferenţe.
(2)Pe cataloagele prevăzute la alin. (1) se aplică sigiliul unităţii de învăţământ.
Art. 31
(1)Portofoliul educaţional al elevului reprezintă cartea de identitate educaţională a acestuia şi cuprinde totalitatea diplomelor, certificatelor sau a altor înscrisuri obţinute în urma evaluării competenţelor dobândite de către acesta în contexte de învăţare formale, nonformale şi informale.
(2)Utilizarea lui debutează începând cu clasa pregătitoare şi se eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii şcolari începând cu clasa a II-a.
Art. 32
Suplimentul descriptiv în format Europass se completează şi se eliberează în baza unei metodologii aprobate prin ordin al ministrului educaţiei.
Art. 33
(1)Foaia matricolă se eliberează obligatoriu absolvenţilor din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar care au absolvit/finalizat un nivel de învăţământ, conform sistemului naţional de învăţământ aprobat prin lege.
(2)Foaia matricolă se întocmeşte pe baza informaţiilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor.
(3)Unităţile de învăţământ preuniversitar acreditate/autorizate să funcţioneze provizoriu eliberează foi matricole întocmite şi semnate de conducerea acestora, pe care se aplică sigiliul unităţii de învăţământ.
(4)Pentru absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ...". În această situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
(5)Foile matricole eliberate absolvenţilor învăţământului liceal prevăzuţi la alin. (4) vor conţine, în mod obligatoriu, durata studiilor şcolii absolvite anterior învăţământului liceal şi nivelul de calificare obţinut.
(6)Foile matricole eliberate absolvenţilor care au studiat în străinătate sau la organizaţii furnizoare de educaţie care organizează şi desfăşoară, pe teritoriul României, activităţi de învăţământ corespunzătoare unui sistem educaţional din altă ţară, înscrise în Registrul special al Agenţiei Române de Asigurare a Calităţii în Învăţământul Preuniversitar (ARACIP), vor conţine menţiunea "la calcularea mediei pentru clasele V-VIII/IX-XII/XIII se vor lua în considerare doar perioadele de studii absolvite la unităţi de învăţământ din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar".
(7)În situaţia pierderii, furtului sau distrugerii foii matricole eliberate, în urma unei cereri depuse de către titular/împuternicit, se eliberează o altă foaie matricolă.
(8)Foaia matricolă se eliberează la cerere, în format letric şi/sau în format electronic.
Art. 34
(1)Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanţilor pe bază de cerere, cu specificarea destinaţiei şi a termenului de valabilitate de 90 de zile, şi nu au caracter de regim special.
(2)Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completează pe baza datelor din registrul matricol, se semnează de către directorul/directorul adjunct şi de secretarul-şef/secretarul unităţii de învăţământ, aplicându-se sigiliul, şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire al corespondenţei din unitatea de învăţământ. În registru trebuie să apară în clar numele şi prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data şi persoana pe numele căreia se eliberează adeverinţa, numele în clar şi semnătura persoanei care a completat şi a eliberat documentul.
(3)Prin adeverinţa de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe/mulţi semestre (dacă este cazul)/ani de studiu, că a urmat anumite discipline şi se indică mediile obţinute.
(4)Adeverinţa de studii se eliberează elevilor, părinţilor/reprezentanţilor legali, împuterniciţilor acestora sau la solicitarea scrisă a unor unităţi de învăţământ ori a altor persoane juridice.
(5)Pentru orice alte solicitări, conducerea unităţii de învăţământ va elibera o adeverinţă simplă.
Art. 35
(1)Până la eliberarea fiecărui act de studii prevăzut la art. 1 alin. (2), absolvenţilor din învăţământul preuniversitar care au finalizat un nivel de învăţământ/au promovat examenul de certificare/finalizare li se poate elibera, la cerere, adeverinţa care atestă finalizarea nivelului de învăţământ/promovarea examenului de certificare/finalizare.
(2)Adeverinţele care atestă finalizarea nivelului de învăţământ/promovarea examenului de certificare/finalizare se înregistrează într-un registru de evidenţă special constituit cu această destinaţie la nivelul unităţii de învăţământ.
(3)Adeverinţele primesc număr de înregistrare corespunzător celui din registrul de evidenţă special.
(4)Adeverinţele se întocmesc şi completează de către secretarul unităţii de învăţământ şi se semnează de acesta şi de directorul unităţii de învăţământ la care absolvenţii au finalizat nivelul de învăţământ/au promovat examenul de certificare/finalizare, aplicându-se şi sigiliul unităţii de învăţământ.
(5)Fiecărui absolvent i se eliberează o singură adeverinţă în original, în format letric.
(6)Adeverinţele conţin următoarele informaţii, după cum urmează:
a)date din registrele matricole şi din cataloagele examenului de certificare/finalizare;
b)denumirea şi adresa unităţii de învăţământ;
c)numele, toate iniţialele prenumelui tatălui şi toate prenumele titularului se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele, precum şi CNP-ul absolventului. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut;
d)mediile obţinute la examenul de certificare/finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (şapte 89%).
(7)Adeverinţele se completează cu datele din registrul matricol sau catalogul de examen de certificare/finalizare a studiilor, după caz.
(8)Până la eliberarea actelor de studii corespunzătoare finalizării nivelului de învăţământ/promovării examenului de certificare/finalizare, înscrierea la un alt nivel de învăţământ a absolvenţilor se face pe baza acestor adeverinţe.
(9)Adeverinţa care atestă finalizarea nivelului de învăţământ/promovarea examenului de certificare/finalizare poate fi eliberată şi în format electronic, certificată printr-o semnătură electronică calificată de către Ministerul Educaţiei. Standardele tehnice şi de securitate privind completarea şi eliberarea adeverinţei în format electronic se stabilesc prin ordin al ministrului educaţiei.
(10)Termenul de valabilitate a adeverinţei este până la eliberarea actului de studiu corespunzător, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării acesteia.
Art. 36
(1)Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unităţilor de învăţământ care gestionează acte de studii.
(2)Înscrierea datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o activitate şi alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de acte de studii.
(3)În prima parte a Registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii sunt înscrise denumirile formularele actelor de studii primite, predate sau transferate, după caz.
(4)Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii cuprinde şi o a doua parte, care se referă la evidenţa nominală a eliberării actelor de studii titularilor sau împuterniciţilor acestora.
(5)Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roşie.
(6)Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1 şi se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârşitul Registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii se face menţiunea poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele şi prenumele persoanelor care au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semnează de secretarul-şef/secretar şi se avizează de director.
(7)Numerotarea seriei noi se face începând cu numărul 1, şi nu în continuare.
(8)Pentru actul de studii eliberat pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica "Menţiuni" se trec datele de identitate ale împuternicitului şi se semnează de către acesta.
(9)Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează, cu termen de păstrare permanent.
Art. 37
(1)Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaştere a limbii române se întocmeşte pentru certificatele de competenţe lingvistice obţinute în urma promovării examenului de competenţe în limba română de către persoanele care au dobândit o formă de protecţie internaţională sau un drept de şedere în România, precum şi de către cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene şi ale Spaţiului Economic European şi ai Confederaţiei Elveţiene şi care nu cunosc limba română.
(2)Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaştere a limbii române devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale absolvenţilor la nivelul unităţilor de învăţământ care gestionează acte de studii.
(3)Prevederile art. 36 alin. (2)-(9) se aplică în mod corespunzător în cazul Registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii care atestă nivelul de cunoaştere a limbii române.