Art. 231. - Regulament din 2024 privind organizarea şi funcţionarea Spitalului ''Prof. dr. Constantin Angelescu''
M.Of. 880
În vigoare Versiune de la: 2 Septembrie 2024
Art. 231
(1)Circuitul fiecărui document cu care se lucrează în cadrul Spitalului este stabilit printr-o procedură operaţională privind circuitul documentelor aprobată de către Comitetul director.
(2)Respectarea acestei proceduri este obligatorie pentru toţi salariaţii, iar încălcarea reprezintă abatere disciplinară sancţionată potrivit prevederilor prezentului regulament şi dispoziţiilor legale în materie.
(3)Documentele care vin din afara unităţii, precum şi cererile, referatele şi petiţiile salariaţilor se vor înregistra şi se vor depune în mapa cu documente spre a fi luate la cunoştinţă şi repartizate spre soluţionare de către manager (în lipsa acestuia, de către directorul medical) în cadrul şedinţei Comitetului director.
(4)Este interzisă depunerea la mapă de documente neînregistrate şi fără viza şefului ierarhic superior, când este cazul.
(5)Circuitul documentelor de la manager la subordonaţii direcţi se face prin intermediul secretariatului.
(6)Circuitul documentelor emise în interiorul Spitalului este stabilit de manager, iar acestea poartă semnătura şefilor compartimentelor care le-au emis şi a managerului; întrucât aceste acte privesc activitatea şi organizarea internă, este interzisă furnizarea lor în afara unităţii.
(7)Documentele emise în cadrul Spitalului şi care ies în afara unităţii se semnează de către manager şi, unde este cazul, şi de către ceilalţi membri ai Comitetului director şi se transmit secretariatului în vederea expedierii acestora.
(8)Documentele scoase din circuit vor fi arhivate, respectându-se prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(9)Actele, documentele şi lucrările Spitalului pot purta denumirea de: decizii, notă internă, notă de serviciu, adresă de înştiinţare, referat, cerere etc.
(10)Toate înscrisurile/actele de uz intern şi extern ale unităţii, indiferent de circuitul acestora, vor purta în mod obligatoriu antetul Spitalului, denumirea serviciului/secţiei/biroului de la care emană, numărul de înregistrare din registrul general al unităţii, numele, prenumele şi semnătura persoanelor care au întocmit/au redactat/au contrasemnat şi au emis actul.
(11)Orice document adresat altor instituţii sau instituţii superioare se va elibera/expedia numai prin registratura/secretariatul Spitalului, iar aceste documente nu pot fi înaintate destinatarilor dacă nu conţin semnătura reprezentantului legal al unităţii (manager) ori a locţiitorului acestuia, în condiţiile legii.
(12)Deciziile sunt redactate de către Serviciul R.U.N.O.S. şi sunt transmise spre aprobare şi semnare managerului Spitalului, fiind difuzate prin intermediul registraturii Spitalului. Originalul deciziei se păstrează la Serviciul R.U.N.O.S. în registrul special cu această destinaţie.
(13)Referatele de necesitate prin care se solicită achiziţionarea unor bunuri, servicii sau lucrări vor respecta întocmai condiţiile impuse de normele în materia achiziţiilor publice. Referatele de necesitate vor conţine în mod obligatoriu următoarele elemente: antetul Spitalului, numele serviciului/secţiei/biroului de la care provin, numele, prenumele şi semnătura persoanei care emite/redactează/întocmeşte/contrasemnează, cantitatea necesară şi orice elemente tehnice ce pot ajuta la identificarea categoriilor de bunuri solicitate. Referatele de necesitate sunt înaintate conducerii spre aprobare. Notele de serviciu, notele interne, deciziile de la managerul unităţii sau ceilalţi superiori ierarhici, precum şi între serviciile/compartimentele din unitate se comunică celor interesaţi prin intermediul registraturii.
(14)Documentele şi lucrările se înaintează spre aprobare şi semnare managerului de către şefii serviciilor de specialitate, respectiv de către şefii de secţii/laboratoare/servicii.
(15)Actele care produc efecte juridice vor fi vizate de către consilierul juridic. Refuzul acordării vizei de legalitate pe orice înscris înaintat spre avizare Compartimentului juridic va face obiectul unui punct de vedere exprimat în scris, înregistrat la unitate şi adus la cunoştinţa conducerii unităţii.
(16)Actul sau adresa se redactează în atâtea exemplare originale câţi destinatari sunt, plus un exemplar care se va păstra la serviciul de specialitate sau secţia respectivă, purtând la final data, numele şi prenumele persoanei care l-a întocmit.
(17)Toate documentele de provenienţă externă, primite prin registratura Spitalului, sunt înaintate managerului pentru rezoluţie şi repartizate către serviciile/funcţiile/secţiile delegate cu soluţionarea lor.
(18)Regula se aplică indiferent de destinatarul adresei/actului respectiv, care poate avea o anumită funcţie în cadrul Spitalului.
(19)Documentele sunt distribuite prin intermediul registraturii cu rezoluţia managerului Spitalului.
(20)Este strict interzisă ieşirea din unitate a unor acte înscrisuri (spre exemplu, copii xerox din condici, registre, adrese etc.). Dacă acestea nu au viză "conform cu originalul" şi nu sunt certificate prin semnătura managerului ca fiind conforme, acestea sunt nule în faţa oricărui organ sau organism al statului.
(21)După rezolvarea cererii, răspunsul se înaintează prin grija Compartimentului registratură-secretariat managerului spre aprobare şi semnare.