Art. 25. - Pe linie de secretariat şi documente clasificate, Serviciul cabinet are următoarele atribuţii: - Regulament din 2013 de organizare şi funcţionare a aparatului propriu al Inspectoratului General pentru Imigrări

M.Of. 316

Ieşit din vigoare

Versiune de la: 16 Aprilie 2015

Art. 25

(1)Pe linie de secretariat şi documente clasificate, Serviciul cabinet are următoarele atribuţii:

a)primeşte, ţine evidenţa, verifică - acolo unde există posibilitatea corespondenţa se verifică şi cu mijloace speciale pentru controlul antiterorist -, înregistrează, repartizează corespondenţa internă şi externă prin circuitul intern al documentelor, păstrează, asigură transmiterea, pregăteşte şi expediază corespondenţa, clasează, arhivează sau distruge documentele ordinare şi clasificate;

b)întocmeşte, după consultarea conducerii I.G.I., ordinea de zi a şedinţelor la care participă conducerea şi lista participanţilor, consemnează problemele discutate/prezentate în cadrul şedinţelor, prin stenodactilografiere/scriere în registre special constituite, difuzează deciziile, instrucţiunile, dispoziţiile date cu această ocazie;

c)ţine evidenţa ordinelor, instrucţiunilor şi regulamentelor clasificate emise de conducerea M.A.I.;

d)primeşte, înregistrează, înaintează petiţiile înregistrate către compartimentele de specialitate, în funcţie de obiectul acestora, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului, urmărind soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsului, expediază răspunsul către petiţionar şi se îngrijeşte de clasarea şi arhivarea petiţiilor;

e)asigură relaţia cu publicul, cetăţeni români şi străini, reprezentanţi ai persoanelor fizice şi juridice în România, care depun cereri adresate conducerii I.G.I.;

f)[textul din Art. 25, alin. (1), litera F. din capitolul V, sectiunea 1 a fost abrogat la 21-mai-2014 de Art. I, punctul 1. din Ordinul 74/2014]

g)înregistrează, ţine evidenţa şi asigură distribuirea sigiliilor şi ştampilelor;

h)execută transportul corespondenţei ordinare şi a celei care conţine informaţii clasificate secret de serviciu între sediile I.G.I. şi la alte instituţii abilitate etc.;

i)asigură multiplicarea, evidenţa, păstrarea şi manipularea documentelor ce conţin informaţii clasificate şi ordinare, întocmite în cadrul I.G.I., şi a celor primite de la alte unităţi, în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare;

j)coordonează şi controlează activitatea structurilor teritoriale din subordinea I.G.I. pe liniile de muncă specifice.

(2)Pe linie de protocol, Serviciul cabinet are următoarele atribuţii:

a)asigură organizarea şi executarea măsurilor şi acţiunilor de protocol planificate/neplanificate la nivelul conducerii I.G.I.;

b)asigură primirea, traducerea, redactarea şi transmiterea, după caz, a corespondenţei de la/la organele de protocol din străinătate;

c)organizează primirea la conducerea I.G.I. a diplomaţilor acreditaţi la Bucureşti sau a altor cetăţeni străini;

d)redactează şi asigură trimiterea unor scrisori adresate de conducerea I.G.I. către diferite organisme sau personalităţi din ţară ori străinătate;

e)asigură transmiterea felicitărilor din partea conducerii I.G.I., precum şi a mulţumirilor conducerii la felicitările primite;

f)întocmeşte notele necesare în vederea confecţionării şi depunerii coroanelor şi jerbelor cu ocazia unor evenimente oficiale;

g)ţine evidenţa fondului de protocol şi a tuturor operaţiunilor legate de acesta;

h)asigură traducerea materialelor dispuse de conducerea I.G.I.;

i)execută şi alte atribuţii pe linie de protocol dispuse de conducerea I.G.I.

(3)Pe linie de arhivă, Serviciul cabinet are următoarele atribuţii:

a)îndrumă şi coordonează activitatea de arhivă desfăşurată de I.G.I.;

b)organizează şi asigură întreţinerea şi exploatarea fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul I.G.I., în conformitate cu dispoziţiile legale în materie;

c)efectuează verificări în evidenţa centrală şi în fondul arhivistic şi asigură studierea dosarelor aflate în gestiune la solicitarea unor structuri din M.A.I., a Serviciului Român de Informaţii, Serviciului de Informaţii Externe, Ministerului Apărării Naţionale sau a altor organe ale administraţiei publice, pe bază de delegaţii semnate de conducătorii instituţiilor abilitate şi aprobate de conducerea I.G.I., în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

d)organizează şi conservă fondul arhivistic neclasificat al I.G.I. în ordinea cronologică a constituirii dosarelor şi ia măsuri pentru prevenirea degradării, distrugerii sau sustragerii documentelor;

e)primeşte şi distribuie dosare lucrătorilor I.G.I în baza solicitării scrise sau listei aprobate de ofiţerul desemnat;

f)identifică şi nominalizează înscrisurile şi documentele ce constituie "Tezaurul de documente al I.G.I." şi propune preluarea acestora în arhiva M.A.I.;

g)efectuează "preluarea" şi "transmiterea" dosarelor cetăţenilor străini în baza de date a S.I.M.S.;

h)cooperează cu alte structuri ale M.A.I. în domeniul de competenţă şi cu structurile I.G.I. pentru corectarea evidenţelor dosarelor în S.I.M.S.;

i)asigură valorificarea optimă a spaţiului de arhivare şi propune măsuri de îmbunătăţire a condiţiilor de spaţiu, mediu şi climat;

j)asigură respectarea normelor de prevenire şi stingere a incendiilor şi de protecţie a muncii în incinta arhivei, ia măsuri de asigurare a mijloacelor de prevenire şi stingere a incendiilor şi de instruire a personalului pentru situaţii de incendii, calamităţi naturale sau catastrofe;

k)întocmeşte situaţii şi rapoarte specifice solicitate de conducerea I.G.I.;

l)elaborează precizări metodologice în domeniile de competenţă.